Управлението на неструктурирани данни- технология, или манталитет

Западните анализатори с ентусиазъм се впускат в “търсене на първичното”. Например Ramana Rao отбелязва, че “няма такова нещо като неструктурирани данни или информация”, но посвети съвсем скоро на “тази липса” една много интересна статия.

Други с охота коментират същността, начина на използване и т.н. на “мета” данните. Могат да се дадат и други примери, но това не е необходимо защото всичко остава затворено в западните представи за нещата и тяхната трактовка. Тоест- повече прагматизъм, по-малко “философстване”.
Забележителен принос в разработването на темата има Изтокът и то предимно заслугата се пада на руснаците. За съжаление, ние българите все още сме на ниво “Що е то деловодство и има ли то почва у нас?”

Не че и руснаците не ги терзае този организационен феномен- “деловодството” (между другото дефинирано по еднотипен начин само в Русия/СССР и в България). Но те се занимават и с друг проблем, с по-високо ниво на общност- това е проблема за “документооборот-”а, с който практически руснаците маркират работата с неструктурирани данни.

Заслужава си да се отбележи, че Александр Сапожников (мениджър на проекта ЗАО ЛАНИТ, Knowledge Management Principal), за когото ще стане дума по-долу, доста благородно води коментарите от името на славянската общност. Не зная, дали за подобна позиция би трябвало да е упълномощаван, но мен лично това не ме дразни. По-скоро се питам, ако беше на ясно с хоризонта на българското разбиране за неструктурирани данни, “опиращ” в деловодното обслужване, дали не би говорил само от името на руските производители?!

Както и да е, но Сапожников (в “Родное, но непонятное или понятное, но не родное”) директно атакува руската/славянската интерпретация на понятието “документооборот”. Той сполучливо го оприличава на “салата” от понятията Document Management, Document Imaging, Workflow, Groupware, Electronic Archiving/Retrieving, Electronic Document Interchange, като по-късно в статията си включва в набора и Content Management и Knowledge Management.

Независимо от иронията, той реалистично отбелязва, че това не е неразбиране, а опит да се дефинира и решава нещо като “свръх задача”. В подкрепа на тезата посочва, че на Запад си поставят по-малки, но добре дефинирани задачи, които в повечето случаи решават сполучливо.

Намеквайки за славянска мегаломания, Сапожников прокарва тезата, че в основата на проблема стои дълбоко разминаване в разбирането на същността на нещата, разминаване, дължащо се на фундаменталната разлика между културата и манталитета на Запада и Изтока- в случая славянството.

Той започва с разминаването на ниво базови термини- например в разбирането на термина “управление-management”, което на Запад без особени терзания се разбира, като “преход на специфична информация от неуправляемо, в управляемо (manageable) състояние”. Сапожников отбелязва, че е на лице славянско разбиране на изрази, касаещи управление на кораб, автомобил и т.н. но в същия момент странното звучене на термин “управление на документи” много трудно се вписва в славянския манталитет.

Той прави доста обстоен анализ на целевата функция, стояща в основата на подобно противоречие и по-скоро на буквалната конкретност на интерпретацията. Славяните разбират управляемостта на документите, като проста двойка от императиви- “нареждане- изпълнение”. В този смисъл е ясно защо в процес на управление, една команда, отправена към документи изглежда несъстоятелна.

(Тук си заслужава да се отбележи, че Сапожников доста пространно търси корените на това явление в “допетровска“ Русия. Изнесените факти определено са много интересни, но си заслужава не да бъдат коментирани, а да бъдат четени в оригинал)

В същия момент, на запад разглеждат качеството “управляемост” като привеждане в състояние, което се вписва в общото функциониране на администрацията с цел оптимизиране на нейната работа. Друга страна на подобна практика е отхвърляне на разбирането за “управление заради самото управление”. Славянското възприемане, че всяко нареждане трябва да се изпълнява, подозрително противостои на западното търсене на оптимален краен ефект, чрез възможни непрекъснати корекции на текущите задачи по пътя към крайната цел.

Доразвивайки тезата си, Сапожников обобщава, че “в западната практика, основни резултати от внедряването на системи за управление на документна (неструктурирана) информация, са:

• 
  снижаването на зависимостта на хода на производствените процеси от конкретния опит и способности на хората
  
• 
  повишаване на продуктивността (производителността на труда) на скъпо струващите административни служители”
  

Подкрепа на своето твърдение Сапожников намира и в анализа на характеристиката “качество на вземаните решения”. Той посочва, че руското (славянското) разбиране на основната предпоставка за постигането на високо качество- “поддържането в обозримо и управляемо състояние на системите, в които участват различни субекти в различни моменти от време”, се свежда до понятието “контрол на решенията”, нещо което западните специалисти не използват.

И тук стига до интересния извод, че има “упорито нежелание западните и руските специалисти да говорят на един и същи език”. Това тласка Сапожников не само към някои размишления, но и към констатацията “Два свята-две системи?”, която с известна тъга извежда като заглавие на следващия раздел в статията си.

В него търси подкрепа на тезата си и в материали на други автори. Цитираният от Сапожников материал “Смазка для корпоративной бюрократии” (Юлиана Петрова, Коммерсант Ione № 84, 21 мая 2002 г.) предлага пазарен анализ, който дели документните системи на две големи групи- руски и чуждестранни (западни). Подобно разделяне е съвсем нормално за подобен анализ, но именно в него Сапожников намира подкрепа на тезата си за трайността в наличието на такива групи.

Буди недоумение липсата на продължение на анализа в същата посока, а именно кои са предпоставките за наличие на устойчиво ориентирани (руски) потребители към различни типове системи, едни от които твърде различни от руския манталитет. Още по-интересният въпрос е доколко тези групи ще бъдат устойчиви, има ли динамика в техния състав и т.н.

Верен на своето явно пристрастие към прокарваната теза, Сапожников малко прибързано я подкрепя с извода, че “Рискуваме да предскажем, че в обозримо бъдеще, пазарът на документни решения (системи) ще остане поли-културен”.

Подобно становище е дискусионно, дори само ако си спомним тяхната целева функция, формулирана по-горе от самия Сапожников в двата основни резултата от използването им.

Очевидно не е ясно, защо една и съща цел ще се постига по различни пътища. Но това е само на пръв поглед- авторът директно посочва, че основната причина е човешкият фактор, като основен участник във внедряването и използването на документни системи. (Сапожников използва интересно определение- “особенности местного делового ландшафта («свои пригорки и ручейки», как писал Гоголь)”.

И тук Сапожников прави коментари, които за съжаление са валидни и за българската действителност. Накратко те изглеждат така:

За обезличаването: На лице е традиционно ниска мобилност на средния и ниския персонал. Подобно “заседяване” на кадрите става основа за създаване на трайни връзки между тях, надхвърлящи организационните регламенти. Персоналът започва да се разбира “от половин дума” и така наложилите се неформални отношения налагат много специфични изисквания към информационната система, която трябва да ги обслужва. Тоест, “обезличаването” е трудно постижимо.

Но ако бъдем по-критични към казаното, трябва да отбележим, че това е следствие, а не причина. Причината се крие в ниското ниво на организация на работата, ниското ниво или липсата на формализация, включително и като писани правила. В общия случай правилата се пишат, не за да правят работата по-ефективна, а за да отговарят по абсолютно неясен начин на някакви директиви или нормативни изисквания, често пъти с отминала давност. Всичко това води до “самоорганизация” на персонала- процес, който се управлява от личната мотивация на подчинените и пасивността на ръководителите. Именно тази самоорганизация ражда спецификата, която наистина е трудно разбираема за западните специалисти.

Сапожников правилно отбелязва по-нататък, че в случая основен проблем са технологиите, които ще обслужват подобен процес на контрол. Но той спира до тук, а не продължава още по-нататък, където стоят проблемите по стойността на този контрол, неговите форми- явен и неявен, гъвкавостта на преход от един тип към друг и т.н.

Независимо от това, Сапожников безапелационно отбелязва, че нито една западна система не може да битува в руската действителност, ако не предлага средства именно за контрол на решенията и осигуряване на информационната безопасност.

Първото твърдение до някъде следва логиката на изложените до момента факти, но второто поне на пръв поглед въобще не съответства на една обща представа за функционалност на една западна система от този клас.

Сапожников се опитва да дефинира нов тип осигуряване на информационната безопасност, а именно като осигуряване на непрозрачност на административния процес, чрез управление на достъпа до данните.

Това е нещо, с което малка хора биха се съгласили, защото ако дадена система осигурява пълноценно управление на достъпа до данните, то с него лесно може да се постигне включително и непрозрачност на административния процес. Има доста качествени западни системи, чиято функционалност по отношение управлението на достъпа до данните може да бъде употребена и за такава “руска специфика”, тоест те априори са приложими в Русия.

Сапожников подминава този факт и мимоходом викайки призрака на 11.09. издига тезата за “конвергенцията на западните и славянофилските системи”. Той посочва, че новите насоки от развитието на западните системи (по отношение на сигурността) практически заимстват от руските.

С тази нова теза, интересът към статията обяснимо спада и болезнено започва да навява мисли за един познат комплекс. Авторът представя процеса на конвергенция чрез една сравнителна таблица на характеристиките на западните и “славянофилските”системи, но тя е толкова обща и не информативна, че внася по-скоро объркване, отколкото яснота.

Нещата се изясняват доста, когато по-нататък в изложението Сапожников сравнява модулите на системата LanDocs с класовете системи, с които работи Запада в областта на обработка на неструктурирани данни. Няма смисъл да се съмняваме, че представената система (LanDocs) покрива функционалността на всички класове системи, посочени в началото на настоящия материал под обобщеното наименование “салата”!

Но в крайна сметка статията е именно за системата LanDocs...

По-горе си спестихме самото представяне на въпросната система, но в него прозира и вторият “кит”, върху който здраво стоят проблемите (и) на руските документни системи. Това е деловодството- изходната точка, от която са тръгнали всички руски документни системи и крайната точка, където няма намерение да отиде нито една западна система.

В действителност не размитото понятие “документооборот”, а детайлно регламентираната (от десетки години) деловодна технология са истинската и поне до сега неувяхваща специфика на руските (а и повечето от българските) документни системи.

Западните специалисти без особени проблеми са склонни да разбират под “документооборот” именно управление жизнения цикъл на документите. Практиката сочи, че това не създава почти никакви недоразумения и проблеми.

Същото обаче не важи за деловодството. Западните специалисти просто не могат да разберат подобна смес от регистрационни, контролни и други процедури, вменени на едно работно място, в пълно противоречие с естеството на децентрализирано възникване на данните, подвластни на тези процедури.

Жалко, че Сапожников не пише нищо по този въпрос, а това е един от големите славянски (разбирай руски и български!) проблеми на модерния административен мениджмънт. Простото обяснение на тази недостатъчност на статията е, че основният модул на системата LanDoc е точно деловодният модул!

Но ако не друго, то тази система заслужава уважение за това, че е вдъхновила автора на коментираната статия и го е тласнала да напише един анализ, търсещ симбиоза между манталитет и технологии в едно сравнение между западната и славянската административни култури!

Л.Благоев, USW Ltd.

Ноември, 2003г.