Условия и ред за приемане, отчитане и унищожаване на документи с фабрична номерация нормативна уредба

чл. 86-88 от Наредба № 4 от 16 април 2003 г. за документите за системата на народната просвета (Наредба № 4 от 16 април 2003 г.)

Документите от задължителната документация за училищата за края на учебната година, в които фабрично са отпечатани серия и номер, са документи с фабрична номерация (чл. 86, ал. 1 от Наредба № 4 от 16 април 2003 г.).

1. Приемане на документи с фабрична номерация.

Приемането и предаването на документи с фабрична номерация се извършва с двустранно подписан приемателно-предавателен протокол за документи с фабрична номерация, който е по образец, съгласно приложение № 4 към чл. 86, ал. 2 от Наредба № 4 от 16 април 2003 г.

Приемателно-предавателният протокол се изготвя в четири екземпляра – за приемащата, за предаващата страна, за РИО и за МОН. Предаващата страна представя в МОН екземпляра, предназначен за него, а приемащата – в РИО.

Срокът на съхранение на приемателно-предавателните протоколи е постоянен, като ръководителите на институциите, РИО и МОН определят със заповед място за съхранението им.

2. Отчитане на документи с фабрична номерация.

Документите с фабрична номерация се отчитат ежегодно след приключване на януарската поправителна сесия (чл. 87, ал. 1 от Наредба № 4 от 16 април 2003 г.). Директорът на институцията със заповед назначава експертна комисия, която съставя отчет за получените и разходваните документи с фабрична номерация и протокол за унищожените документи с фабрична номерация.

Отчетът на документите с фабрична номерация е по образец, съгласно приложение № 5 към чл. 87, ал. 2 от Наредба № 4 от 16 април 2003 г.

Директорът на институцията е длъжен да представи на РИО в срок до 31 март единия от екземплярите на отчета заедно с копие от протокола за унищожаване на документи с фабрична номерация.

Със заповед на директора/ръководителя на институцията се определя място за постоянното съхранение на отчета на документите с фабрична номерация.

3. Унищожаване на документи с фабрична номерация.

Документи с фабрична номерация се унищожават в следните случаи:

- когато са дефектни;

- когато са сгрешени при попълването им;

- когато са станали негодни за ползване;

- остатъкът от неизползваните документи;

- годните за ползване бланки (без дубликатите) след приключване на януарската поправителна сесия

Горепосочените документи се унищожават от определена със заповед на директора комисия за унищожаване на документи с фабрична номерация. Комисията съставя протокол за унищожените от нея документи с фабрична номерация. В протоколът задължително следва да се впишат видът на документите, които подлежат на унищожаване и количеството им (чл. 88, ал. 2 Наредба № 4 от 16 април 2003 г.).

Унищожаването на документите става на заседание на комисията, на което се изготвя посоченият по-горе протокол. Комисията изрязва първо отпечатаните серия и фабричен номер от бланките на документите и ги залепва върху протокола, като върху всеки залепен номер поставя кръглия печат на институцията (чл. 88, ал. 3 от Наредба № 4 от 16 април 2003 г.). Залепените номера са неразделна част от протокола, а останалата част от бланките се унищожава чрез изгаряне.

Протоколът за унищожаване на документите с фабрична номерация се подписва от всички членове на комисията и се предава на директора на институцията в сроковете, определени от заповедта.

Със заповед на директора на институцията се определя място на съхранение на протокола за унищожаване на документи с фабрична номерация, като срокът на съхранение е постоянен.

Резултат от процедурата

Съгласно чл. 147, ал. 1, т. 12 от Правилника за прилагане на Закона за народната просвета, директорите на детски градини, училища и обслужващи звена контролират и отговарят за правилното водене и съхраняване на задължителната училищна документация и съхраняват учебната документация.