-
Въведение
За да може Ротари интернешънъл да продължи своята хуманитарна дейност и да разшири своята служба в общностите в страната и чужбина, неговата членска база трябва постоянно да нараства. Повече членове означава повече знание, повече талант и повече енергия, необходими за успеха на хуманитарната дейност на Ротари и за провеждане на стойностни проекти, които се отнасят до живота на стотици и хиляди хора. Всеки нов ротарианец допринася с лични и професионални ресурси и умения, които могат да увеличат възможността на Ротари клуба за служба на общността и на света.
Увеличаване и развитие на членството
Всички ротарианци имат отговорност за насърчаване увеличаването и развитието на членството чрез три основни функции:
● Задържане на настоящите членове
● Набиране на нови членове
● Създаване на нови Ротари клубове
Поради това, че и трите функции са еднакво важни за поддържане нарастването и развитието на членството, върху всяка от тях трябва да се акцентира на клубно и дистрикт ниво, за да се осигури Ротари клубовете да продължат да бъдат силни, адекватни и ефективни. Адекватните Ротари клубове:
● Поддържат и/или увеличават своята членска база
● Осъществяват успешни проекти, които са свързани с потребностите на техните общности и общностите в другите държави
● Поддържат Фондация „Ротари” чрез участие в програми и парични вноски
● Развиват лидери, способни да служат на Ротари над клубно ниво
В някои случаи за Ротари клубовете е невъзможно да увеличат броя на своите членове. Например съоръженията, необходими за сбирките е възможно да не позволяват сибиране на голяма група от хора или времето на сбирката може да не е подходящо за новите членове. При такива обстоятелства клубовете биват насърчавани да съдействат при създаването на нови Ротари клубове. През последните години членовете на новите Ротари клубове са основен елемент на увеличаване членството в ротари. Проявяващи интерес към създаване на нови клубове, трябва да се обърнат към своя дистрикт гуверньор и към представителя на администрацията на своя клуб и дистрикт в международния офис, обслужващ тяхната област. За повече информация, прочетете глава 2 – „Дистриктът” от Мануела по процедурите (035). Вашият представител на администрацията на клуба и дистрикта може да отговаря и на въпроси относно организирането на нови клубове.
Организирането на нов Ротари клуб изисква много време и работа, но за много ротарианци това е източник на ценен опит. Този наръчник предоставя изискваните формуляри и информация, свързани с процеса по създаване на нов клуб, както и необходимите материали и стъпки при създаването. Създаването на нов клуб е много динамичен и променлив процес. Поради това, че местните обстоятелства се променят в целия свят на Ротари, процесът по организиране на нов клуб, описан в този наръчник, служи за начална информация, която да осигури спазването на изискванията от страна на РИ. Възможно е да са необходими допълнителни действия, наложени от местните ротариански традиции и юридически изисквания на специфични юрисдикции.
2. Процес на организиране на нов клуб
При създаване на нов Ротари клуб РИ изисква различни стъпки. Тук са представени необходимите стъпки и форми.
1. От дистрикт гуверньора се подписва Проучване за създаване на нов клуб, което се предоставя на Ротари интернешънъл. Дистрикт гуверньорът определя специалния представител, който да работи с чартърната група при организирането на клуба.
2. Формулярът за спонсора на новия клуб се подава на РИ от клуба(клубовете), съгласил(и) се да бъдат спонсор(и). Не е задължително, но се препоръчва да има клуб спонсор.
3. Набират се членове за чартиране на клуба.
4. До борда на РИ се изпращат за одобрение Формуляр за кандидатстване за нов клуб с чартърната такса и списък на членовете, подписани от дистрикт гуверньора и специален представител.
5. Връчва се хартата на новия клуб.
Потенциално местоположение
Местоположението на новите клубове може да бъде един от двата вида:
● Област, в която има Ротари клубове. Ако в рамките на местността има съществуващи клубоове, трябва да се осигури наличието на достатъчно квалифицирани хора от бизнеса и професиите, които да спадат към минимум 40 класификации за поддържане на нов клуб от най-малко 20 активни членове по класификационна система на Ротари.
● Област, в която няма Ротари клубове. В област, в която няма Ротари клубове, трябва да се осигури наличието на достатъчно квалифицирани хора от бизнеса и професиите, които да спадат към минимум 40 класификации. Този минимум се изисква, за да се създаде успешен клуб от най-малко 20 активни членове по класификационната система на Ротари.
Неротариански държави
Разширяването към неротариански държави може да се осъществи само с предварително одобрение от борда на РИ. За повече информация относно разширяването в неротариански държави, осъществете контакт със своя дистрикт гуверньор или представителя на клубната и дистрикт администрация.
Проучване за създаване на нов клуб
Ако е възможно създаването на нов клуб, дистрикт гуверньорът трябва да инициира Проучване за създаване на нови клубове за тази местност. Ръководителят трябва да посети съответната местност, за да определи дали тя е подходяща за нов клуб. Това е особено важно за местности с по-малко от 5000 жители. Преди набирането на потенциални членове за новия клуб, гуверньорът трябва да увери, че проучването и формулярът за спонсора, ако се изисква такъв, са попълнени и подадени на РИ. Ако клубът не бъде създаден през същата година, проучването трябва да бъде предадено на следващия гуверньор.
Набиране на членове за чартирането
При изготвянето на списък с потенциалните членове, вземете под внимание следните ресурси:
● Водещи сфери на бизнес и организации в областта и хора, свързани с тях, които са квалифицирани за членство в Ротари
● Настоящи ротарианци от съседни клубове, за които часът на сбирката на новия клуб е по-удобен
● Бивши ротарианци в областта
● Пенсионери ротарианци, които преди са заемали ръководни позиции
● Лица, фигуриращи в местни и бизнес телефонни указатели
● Лица, фигуриращи в справочници с други професионални групи в местността
3. Роли и отговорности
Дистрикт гуверньор
Създаването на нови клубове е отговорност на дистрикт гуверньора (Правилника на РИ, раздел 15.090), под общото ръководство на борда на РИ. Създаването на нови Ротари клубове, е едно от най-големите постижения на един дистрикт гуверньор и може да бъде важна част от определянето на годишните цели на дистрикта. Създаването на нови клубове е дейност, която изисква време, внимателно ръководство и коопериране на много хора.
При създаването на нов клуб дистрикт гуверньорът е отговорен за:
● Определяне на членове, които да служат в дистрикт комитета по разширяването и ръководене на тяхната дейност
● Одобряване на официално проучване за създаване на нови клубове в местността, набелязана за местоположение на новия клуб и, ако е възможно, изпращане на попълнения формуляр в дистрикт офиса на РИ
● Определяне на специален представител, който да съдейства при извършване на процеса по създаване на нов клуб
● Разглеждане и подписване на формуляра за кандидатстване за нов клуб и изпращането му до дистрикт офиса на РИ за одобрение от борда на РИ
● Връчване на хартата на новия Ротари клуб
Завършващият своя мандат гуверньор трябва да предостави на елект гуверньора списък на специалните представители, които работят с предварителни клубове.
Дистрикт комитет по разширението
Всеки гуверньор трябва да определи екип от трима съветници по разширението в дистрикта, които да съставят дистрикт комитет по разширението. Всеки съветник трябва да служи за период от три години, като този, служещ трета година, да бъде председател на комитета (първоначално се прави назначение на едно лице за срок от една година, едно лице за срок от две години и едно лице за срок от три години). (Кодекс на ротарианската практика, част 18.020)
Под ръководството на дистрикт гуверньора дистрикт комитета по разширението трябва да разработи и осъществи план за създаване на Ротари клубове в дистрикта.
Дистрикт комитета по разширението е отговорен за:
● Определянето на общности, в които няма Ротари клубове, които могат да чартират нов клуб.
● Определяне на общности, в които могат да бъдат създадени нови Ротари клубове без това да се отрази негативно върху съществуващия(съществуващите) клуб (ове) или върху отклоняване на съществуващия (те) клуб(ове) от осъществяване на служба към общността. Създаването на нови Ротари клубове в местности, в които има съществуващи клубове с по-малко от 25 члена, не се счита за благоприятно.
● Съдействие при организиране и създаване на нови клубове, както е определено от дистрикт гуверньора.
Специален представител
Дистрикт гуверньорът определя добре информиран ротарианец от близък клуб, за предпочитане от клуба спонсор, който да бъде специален представител за създаването на новия клуб. Специалният представител има правомощието да представлява гуверньора при организирането на клуба. Гуверньорът определя какви точно да бъдат задълженията и правомощията на представителя според това кое е най-подходящо за дистрикта.
При организирането на нов Ротари клуб специалният представител на гуверньора е като цяло отговорен за:
● Провеждането на среща за планиране с членовете на клуба спонсор или организирането на група, след като бъде одобрено проучването за създаване на нов клуб, но преди да бъде започната работата по организирането.
● Определяне разделянето на отговорностите между специалния представител и клуба спонсор или организационната група с оглед на следното:
○ Плана за установяване на членове за чартирането, който да отговаря на изискванията на борда и конституционните документи на РИ.
○ Процедурите по създаването на нов клуб
○ Съдействието, от което ще се нуждае новият клуб по време на месеците, през които е в процес на формиране
Ротари клуб спонсор
Ротари клуб спонсор не е задължителен, но препоръчителен. Ако съществува Ротари клуб спонсор, той трябва да:
● служи като възпитател на новия клуб за най-малко една година след приемането на новия клуб за членство в РИ
● Трябва да бъде в добри финансови отношения с РИ
● Трябва да има най-малко 25 активни членове
● Трябва да има добре разработена програма за ротарианска служба
Новите клубове могат да имат повече от един Ротари клуб спонсор, но един от клубовете спонсори трябва да се състои от най-малко 25 активни членове.
При създаването на нов клуб клубът спонсор е отговорен за:
● Оказване на сътрудничество на специалния представител при планирането и организирането на административния процес за новия клуб
● Оказване на помощ за организирането на основните програми и проекти на новия клуб
● Оказване на насоки на новия клуб при неговото развитие в качеството на член на РИ
● Докладване пред дистрикт гуверньора, както се изисква през първата година от съществуването на клуба.
Забележка: Всички ротарианци, участващи в създаването на нов клуб, трябва да знаят, че всички решения, взети относно новия клуб, са неокончателни и не обвързват неговите членове.
Членове при чартирането
Членовете при чартирането са тези, които основават клуба. Те биват избрани за членове преди клубът да бъде приет за членство в РИ.
Членовете при чартирането трябва да:
● да определят местоположението на клуба
● да решат какво да бъде името на клуба
● да приемат стандартната конституция на Ротари клуб
● да определят времето и мястото на сбирките
● да приемат ръководство на клуба и комитетна структура
● да изберат борд на клуба и клубни офицери
● да установят размера на встъпителната такса и членския внос
Приложение 1:
Дейности на специалния представител
При създаването на нов клуб допълнителните задължения на специалния представител на дистрикт гуверньора включват следните дейности:
● Свикване на първата среща на организационната група, когато от четири до шест квалифицирани души се съгласят да станат членове при чартирането на новия клуб. Уведомяване на потенциалните членове, дистрикт гуверньора и президента на клуба спонсор за датата, часа и мястото на първата среща на организационната група. Темите на срещата са следните:
○ Разглеждане на клаузите относно членството и класификациите в Стандартната конституция на Ротари клуб съвместно с всички, които предстои да бъдат членове на клуба.1 Акцентиране върху необходимостта от разнородна група членове при чартирането по отношение на бизнес и професионални интереси.
○ Разглеждане на списъка с потенциалните членове, които може да бъдат поканени на следващите срещи и насърчаване на потенциалните членове при чартирането да се включат в списъка, като се наблегне на това, че те са основателите на своя клуб. Да се обясни, че:
а. Всеки член ще бъде вписан в съответната класификация, която описва или основната и официална дейност на фирмата, компанията или институцията, в която работи или неговите основни официални бизнес или професионални дейности.
b. Наличието на членове за чартирането с различни бизнес и професионални интереси, е важно условия. Затова е препоръчително от всяка класификационна група да има по един представител, но клубът може да използва правилото за десетте процента, според което не повече от десет процента от членовете при чартирането могат да бъдат с еднаква класификация, като образование, право или медицина.
● Разпространяване на екземпляри от „Това е Ротари” (001) за потенциалните членове. 2
● Определяне на действащ ковчежник, който да започне събирането на встъпителните такси и членския внос от потенциалните членове. 3
● Обсъждане на въпросите, свързани със седмичната сбирка, клубните офицери, клубното ръководство и организацията на клубните комитети.
1. Екземпляри от Стандартната конституция на Ротари клуб и Препоръчителното ръководство за Ротари клубове могат да бъдат набавени от уеб сайта на РИ www.rotary.org Може да ги намерите и в Процедурния наръчник (035).
2. “Това е Ротари” може да се набави по поръчка чрез имейл: pbos@rotaryintl.org ; факс: (847) 866-3276; тел.: (847) 866-4600; www.rotary.org
3. Клубовете в САЩ, American Samoa, Guam, Northern Marinas, Poerto Rico и U.S. Virgin Islands трябва да имат идентификационен номер на работодателя (EIN), издаден от Вътрешната служба по вземанията. В тези местности РИ кандидатства за EIN за нови клубове веднага след като клубовете бъдат приети за членство. Ако номерът бъде необходим за откриване на банкова сметка преди приемането на клуба за членство в РИ, клубът може да получи свой собствен EIN, за който трябва да уведоми РИ. На клубовете в тези местности се изпраща информация относно клубния статут във Вътрешната служба по вземанията (501с4), след като бъдат приети за членство в РИ, но е възможно да бъде поискана и преди този момент.
● Разясняване плана на бъдещите срещи и уточняване на редовните седмични сбирки.
● Организиране и председателстване допълнителни срещи с потенциалните членове при чартирането и клуба спонсор, за да се уточнят следните неща:
○ Ден, час и място на седмичната сбирка на клуба
○ Клубна встъпителна такса и членски внос
○ Приемане на Стандартната конституция на Ротари клуб и комплект ръководства
○ Предварителни клубни офицери.
○ Уведомяване на членовете при чартирането относно правилата за клубно членство и класификационния принцип.
● Оказване на съдействие на организационната група за попълването и изпращането на формуляра за кандидатстване за нов клуб и таксата за чартирането на дистрикт гуверньора.
● Председателство на първите две срещи на предварителния Ротари клуб и на първата среща на борда на новия клуб. За подробна информация относно тези срещи, вижте Глава 4 от това ръководство – „Нови Ротари клубове”.
● Оказване на насоки на новия клуб, съвместно с клуба спонсор през първата година след връчване на хартата на клуба. След формиране на предварителния клуб, оказване съдействие на новите ротарианци чрез пълна информация за Ротари, присъствие на седмичните сбирки и насърчаване на клуба спонсор, други клубове в дистрикта и членовете на дистрикт комитета да съдействат за обучение на новите членове.
Приложение 2:
Дейности на клуба спонсор
Успехът на новия клуб зависи от това дали е добре организиран и как функционира през първите няколко месеца. След като новият клуб получи своята харта, клубът спонсор има ролята на ментор, като дава напътствия през първата година от чартирането на клуба. Допълнителните отговорности на клуба(овете) спонсор(и) може включат следното:
● Определя член на клуба, който да бъде отговорен за това камбаната и чукчето, значките, членските карти, Ротари знамето и други ротариански аксесоари да присъстват на всяка клубна сбирка на новия клуб.
● Съдейства за това клубният секретар да служи като съветник на секретаря на новия клуб по време на първите клубни сбирки. .
● Съдейства за това клубният президент да присъства на първата редовна среща на борда на новия клуб заедно със специалния представител.
● Насърчава опитни членове да помагат на членовете на новия клуб, като ги ориентират по отношение на информация, практики и процедури на РИ.
● Съдейства на новия клуб при планирането на неговите програми през първите няколко месеца.
Организиране на комитети
Клубът спонсор и специалният представител на дистрикт гуверньора трябва да работят с чартър членовете за разработването на комитетна структура, която да съдейства за клубните цели. Комитетите се изграждат, за да служат за изпълнението на определена цел. Част VII (Комитети) и VIII (Задължения на комитетите) от Препоръчителното ръководство за Ротари клубовете очертават структурата и задълженията на комитетите. Клубните комитети и отговорности са описани и в Кодекса на ротарианската практика. Разгледайте с президента комитетната структура и обсъдете дали тя е съобразена с настоящите и бъдещите цели на клуба.
Насърчавайте председателите на комитетите на клуба спонсор да се срещат със своите колеги от комитетите на новия клуб. Поканете членове на комитети на новия клуб да присъстват на редовна среща на комитетите на клуба спонсор, за да могат да разберат по-добре как функционира един опитен комитет.
Съхраняване на пълен архив
Секретаря на клуба спонсор може да съдейства на секретаря на новия клуб за изграждане на система за постоянно архивиране, за да се осигури пълен архив от началото на функциониране на клуба. Информацията относно създаването на нов клуб и списъкът с чартър членовете са важни исторически документи. Трябва да се осигури новият секретар да има екземпляр от правилника на клуба и клубната конституция с част II и III правилно комплектовани. Тези документи трябва да бъдат съхранявани като постоянен клубен архив. Съдействайте на секретаря да изгради лесна система за поддържане на архив с присъствени списъци и значителни събития, които трябва да са част от историята на клуба. Осигурете клубът да има екземпляр от Процедурния наръчник (035).
Състоянието на членството се променя и трябва внимателно да се води архив и доклад относно напусналите членове или чрез бизнес портала в уеб сайта на РИ или чрез формулярите за докладване на новоприетите и напусналите клуба членове. Тази информация трябва да бъде предоставена и на дистрикта. Лице от клуба спонсор трябва да съдейства на секретаря за изготвянето на месечен отчет за посещаемостта на сбирките и за неговото изпращане на дистрикт гуверньора до петнадесето число на следващия месец.
Сподели с приятели: |