В съответствие с дефинициите, дадени от Регламента за прилагане на Регламент 1083/2006 г

К М Е Т

Приложение

към чл.24, т.9.7 и § 1, т.8 от ПЗР на СФУК

И н с т р у к ц и я

за предотвратяване, разкриване и съобщаване на нередности

Въведение

В съответствие с дефинициите, дадени от Регламента за прилагане на Регламент 1083/2006 г. и Регламент 1828/2006 и Закона за финансовото управление и контрола в публичния сектор нередност е всяко нарушение на разпоредба на европейското или националното законодателство, в резултат на извършено действие или пропуск на икономически оператор (служител, физическо или юридическо лице, или други органи), което оказва или би могло да окаже въздействие в ущърб на общия бюджет на Европейските общности или държавния бюджет на България чрез неоправдан разход на средства.

От определениeто за нередност биха могли да бъдат извадени следните изводи:

• 
  То се отнася за всякакво поведение, умишлено или неумишлено (действие или пропуск) на икономически оператор, което оказва или би могло да окаже въздействие в ущърб на общия бюджет на Европейските общности или държавния бюджет на България. Негова обективна последица трябва да е била нарушение на разпоредба от приложимото законодателство на Общността или на националното законодателство.
  
• 
  За да бъде квалифицирано като “нередност”, това поведение трябва да води до нарушение на разпоредба от законодателството на Общността или на националното законодателство.
  
• 
  Обхватът на понятието “нередност” трябва да се разглежда в контекста на законодателната рамка, особено във връзка със задължението държавите-членки на ЕС да установят системи за управление и контрол, които осигуряват добро финансово управление и адекватна одитна пътека за цялата система на изпълнение. Поради това, незачитането на тези задължения от страна на икономическия оператор, трябва да бъде доведено до знанието на Европейската комисия.
  
• 
  Всички институции, участващи в управлението на средствата от Европейския съюз (ЕС), трябва да предприемат необходимите мерки за предотвратяване и
  справяне с нередностите и за възстановяване на сумите, неправомерно
  платени в резултат от допуснати нередности или небрежност. Системата
  за предотвратяване, разкриване и коригиране на нередности следва да
  обхваща както средствата от ЕС, така и националните ресурси за
  съфинансиране.
  

• 
  използване или представяне на неверни, неточни или непълни твърдения или документи, което води до присвояване или неправомерно задържане на средства от общия бюджет на Европейските общности или бюджети, управлявани от или от името на Европейските общности, или държавния бюджет на България;
  
• 
  неразкриване на информация в нарушение на конкретно задължение, което има същото действие;
  
• 
  неправилно използване на такива средства за цели, различни от целите, за които са били първоначално отпуснати.
  

Измама, свързана с отпуснати помощи, се определя като деяния, извършени от лице, което заблуждава друго лице да му предостави субсидия, помощ, да направи принос или друго плащане от държавния бюджет, бюджета на законоустановен държавен орган, държавен фонд или общински бюджет, използването или предоставянето, на които по закон или други правни норми, е обвързано с условия, на които първото лице не отговаря и, по такъв начин, той заблуждава другото лице, включително и относно възможността за изпълнение на гореспоменатите условия.

Също така, деяния, извършени от лице, което (като служител, член, представител, или друго лице, оправомощено да действа от името на лице, което предоставя субсидия, помощ, прави принос или друго плащане от държавния бюджет, бюджета на законоустановен държавен орган, държавен фонд или общински бюджет) разрешава получаването на субсидия, помощ, принос или друго плащане от държавния бюджет, бюджета на законоустановен държавен орган, държавен фонд или общински бюджет, от трето лице, за което знае, че това трето лице не отговаря на условията за получаване на гореспоменатите средства.

Наказателната отговорност се определя от съответни разпоредби в наказателното право според степента на сериозност на извършеното, което е основа за оценяване на размера на щетите, причинени от измама.

1. 
   Технически
   

2. 
   Договорни
   

1. 
   неправилно делегиране на правомощия и задължения;
   
2. 
   сертифициране/верифициране на неправомерни плащания/недопустими разходи;
   
3. 
   неправилни указания за обекта;
   
4. 
   неправилно одобряване на материали или предложения на изпълнителя по договора;
   
5. 
   неправилно представяне на допълнения/различни варианти на поръчки за извършване на работи;
   
6. 
   неправилна обработка на фактурите, издаване от изпълнителя.
   

3. 
   Финансови
   

4. 
   Административни
   

1. 
   Умишлени
   

• 
  фактури, издавани за услуги, стоки или работи, които в действителност не са извършени или предоставени (алшиви/фиктивни фактури);
  
• 
  фактури, издадени от фиктивна фирма (фалшификации на фактури);
  
• 
  дублирани фактури;
  
• 
  фактури, издадени за по-големи суми от действителните;
  
• 
  неотразени намаления за количество, цена и други във фактурите;
  
• 
  измамно превеждане на суми в погрешна банкова сметка;
  
• 
  манипулиране на констатации от документални проверки;
  
• 
  манипулиране на констатации от проверки на място;
  
• 
  фалшифициране и модифициране на счетоводни и/или други отчети и оправдателни документи;
  
• 
  неточно представяне или пропускане на събития, проекти или друга важна информация.
  

2. 
   Неумишлени
   

• 
  пропуски и грешки, в резултат на проявена небрежност;
  
• 
  неумишлено нарушаване на приетите правила и процедури;
  
• 
  незадоволителна контролна среда и система за финансово управление.
  

1. 
   Нередности с финансово въздействие
   

2. 
   Нередности без финансово въздействие
   

1. 
   Систематични
   

2. 
   Еднократни
   

Основните участници в управлението и изпълнението на проект по дадена оперативна програма – бенефициенти, междинно звено, управляващ орган, сертифициращ орган и одитиращ орган, са отговорни за докладване и администриране на нередности.

При наличие или съмнение за връзка на някое от лицата от съответните институции, на които следва да се подават сигналите за нередности, със случая на нередност, информацията се подава директно до:

• 
  ръководителят на ведомството;
  
• 
  ръководителя на сертифициращия орган в Министерство на финансите;
  
• 
  Централно звено за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на Европейските общности към Министерство на вътрешните работи;
  
• 
  OLAF (The European anti-Fraud office)
  

Най-сигурният начин за намаляване на нередностите е те да бъдат направени неприемливи за различните органи и лица, ангажирани при изпълнението на програмите и проектите, финансирани чрез нея по време на целия период на изпълнение, съответно цикъл на реализация на проекта.

Нередности могат да възникнат на всеки етап от цикъла на изпълнение на програмата или даден проект, финансиран чрез нея, както и в ежедневните дейности на всяка участваща институция. Поради това, системите, изградени за разкриване и предотвратяване на нередности трябва да обхващат целия цикъл на продължителност на програмата/проекта.

За предотвратяването на нередности е необходимо:

• 
  Формиране на процедури за подготовка на проекти и тяхното последващо управление, в т.ч. осигуряване разделяне на функциите и отговорностите между ангажираните лица (установяване и поддържане на одитни пътеки);
  
• 
  Познаване на изискванията на съответната оперативна програма;
  
• 
  Познаване на нормативната уредба, приложима при изпълнението на проектите;
  
• 
  Познаване режима на обществените поръчки;
  
• 
  Познаване процедурите за мониторинг и докладване на проектите;
  
• 
  Изграждане на система за контрол;
  
• 
  Изграждане на счетоводна система за целите на съответната оперативна програма и финансираните чрез нея проекти;
  
• 
  Спазване на правилата за документооборот;
  

• 
  Обучения на служители на бенефициентите, ангажирани в изпълнението на проектите по оперативните програми, в т.ч. обучения във връзка с правилата за предотвратяване, регистриране и коригиране на нередности.
  

Разкриването на нередности може да стане при различни обстоятелства, при изпълнението на различни процеси и на различни нива. Нередности могат да бъдат регистрирани от персонала на управляващия орган, междинното звено, бенефициента при осъществяване на проверки в рамките на самия орган и извън него. Нередности се регистрират още и при одити, извършвани за целите на съответната оперативна програма върху бенефициента, междинното звено и управляващия орган.

1. 
   Проверка на документи
   

Подробни проверки на исканията за средства и доклади за постигнат напредък, представени от бенефициента, биха могли да разкрият, че даден проект не е отбелязал напредък в постигане на установените индикатори.

2. 
   Проверки на място
   

По време на редовни посещения на обекта трябва да се осъществява контрол върху дейността на инженерите/изпълнителите/доставчиците чрез проверки на място на качеството и количеството, както и на системите за управление и контрол на бенефициента. Контролът, осъществяван по време на проверките на място се описва в съответни писмени процедури, които се изготвят от управляващия орган и придобива формална форма в съответните контролни листа, по които да се извършват проверки.

Доказателствата, събрани по време на проверка на място, могат също да покажат дали в изчислението на разходите, декларирани и платени преди това, са били включени недопустими такива.

3. 
   Публичност на място (местен печат/общественост)
   

4. 
   Редовни/окончателни одиторски доклади
   

Нередности, открити чрез горепосочените начини се отразяват в документи като: доклади за извършени верификации; доклади от извършени проверки на място; одиторски доклади на различните институции, осъществяващи одит за целите на съответната оперативна програма

Всички разкрити нередности или подозрения за нередности се регистрират/записват. Записите трябва да осигуряват:

• 
  възможност за проследяване на развитието на нередността и начина за нейното коригиране;
  
• 
  информация и доказателства, които могат да се окажат необходими при предприемане на действия срещу определени лица или организации (като например съдебна процедура);
  
• 
  последователна информация, в случай, че за нередностите следва да се информират други органи/институции.
  

• 
  досиета за нередност
  
• 
  регистър за нередност (приложен образец)
  

Достъпът до информацията от Регистъра за нередности е ограничен до лицата, които имат функции, свързани с администрирането на нередности. При поискване информацията може да се предоставя на контролни органи.

• 
  доклади за извършени нередности по проект, финансиран от съответна оперативна програма;
  
• 
  документация по разследването;
  
• 
  копие от одиторски доклади;
  
• 
  кореспонденция във връзка със случая на нередност, включваща: изпратени и получени уведомления/писма, съответните отговори и други документи;
  
• 
  информация, свързана със съдебни дела и други.
  

Всеки един от органите и лицата, ангажирани в процеса на управление на съответната оперативна програма и финансираните чрез нея проекти, който разкрие или узнае за нередност, на коя да е от фазите на изпълнение на програмата/проекта, следва незабавно да докладва за нея.

Информация за нередност, на база на която се стартира процедура за докладване на нередности може да бъде сигнал извън съответното ведомство (от външен контролен орган) или сигнал в рамките на ведомството (от вътрешен контролен орган, вътрешен одит, служител в следствие на изпълнение на заложените в контролната среда проверки и др.).

Възможните начини, по които бенефициента може да докладва сигнали за наличие на нередности и измами или подозрения за нередности и измами, са:

• 
  докладване до ръководителя на междинното звено на съответната оперативна програма, съгласно посочените изисквания;
  
• 
  докладване до ръководителя на управляващия орган на съответната оперативна програма;
  
• 
  докладване до ръководителите на Сертифициращия орган и Одитиращия орган в Министерство на финансите и/или
  
• 
  докладване до съвета за координация в борбата с правонарушенията, засягащи финансовите интереси на европейската общност.
  

Лицата, ангажирани с процеса на управление на съответния проект следва да подават сигнали за наличие на нередности и измами или подозрения за нередности и измами на служителя по нередности на бенефициента и ръководителя на бенефициента.

При наличие на съмнение за връзка на някое от лицата, на които следва да се подават сигналите за нередности и измами, със случая на нередност, информацията се подава директно до:

• 
  ръководителя на съответното ведомство;
  
• 
  Ръководителя на сертифициращия орган в Министерство на финансите;
  
• 
  Централното звено за координация;
  
• 
  OLAF
  

• 
  да пази, на сигурно място, всички оригинални документи (или заверени копия, ако оригиналната документация трябва да бъде предадена), удостоверяващи извършването на нередността (или потвърждаващи подозрения за извършването й);
  
• 
  да вземе мерки за вписване в Регистъра на нередностите и образуване на “Досие на нередността” за всеки отделен казус на нередност, като данните и в двата документа бъдат актуализират редовно;
  
• 
  да осигури поверителност на информацията относно разкрита или подозирана нередност;
  
• 
  да документира и впише всички подробности около проведено разследване с цел:
  

• 
  разкриване на измами или нередности;
  
• 
  установяване на лицето/лицата, отговорни за извършване на измамата или нередността.
  

• 
  да информира бенефициента за подозираната или разкритата нередност, за отговорните лица и хода на разследването;
  
• 
  да осъществява административното обслужване на процедурите по нередностите.
  

Настоящата инструкция е утвърдена със заповед №................./....................... г. на кмета на община Роман и е неразделна част от Системите за финансово управление и контрол в Община Роман.

съгласувал:
Секретар на ОбА-Роман

Гл. юристконсулт

На основание чл.44, ал.2 от Закона за местното самоуправление и местната администрация във връзка с предотвратяване на нередности в Община Роман в процеса на управление на проекти, финансирани от Европейския съюз

Настоящата заповед с приложената към нея инструкция, чрез секретаря на общината, директорите на дирекциите ФСД АПИТО , УТАБ МДТ КПРТТ и ОЗК СП ОП и ОС” началниците на отделите МДТ КПРТТ и АПИТО , гл. счетоводител и финансов контрольор да се доведе до знанието на служителите от Общинска администрация – Роман , за сведение и изпълнение.

ПРИЛОЖЕНИЕ: Съгласно текста

К М Е Т

/инж.Красимир Петков/