ГЛАВА ТРЕТА ОТЧИТАНЕ НА СТОКОВО - МА ТЕРМАЛНИТЕ ЗАПАСИ

Възникването на счетоводството е тясно свързано с документирането⁷ на стопанските операции. Не е възможно съществуването на отчетност без възможността сведенията, които вече са осмислени като стопански факти, явления и процеси да бъдат регистрирани на определени носители. Обстоятелството, че сведенията са вече материализирани и дават представа за някакви стопански факти или действия е единственото и най-съществено доказателство за съществуването на отчетност.

В този смисъл документирането следва да се разглежда като способ за фиксиране на осъществените стопански операции посредством писане, перфориране, фотографиране или по друг подходящ начин. Следователно като елемент на метода на счетоводството документирането представлява способ за първично обхващане и характеризиране на стопанските факти, явления и процеси, с помощта на определени отчетни измерители.В счетоводството то има задължителен характер.

Документооборотът обхваща движението на счетоводните документи от момента на съставянето им в предприятието, до момента на предаването им за съхранение в постоянния счетоводен архив. Той осигурява :

♦ определяне на първичните и вторичните счетоводни документи , които ще се използват за отразяване на процесите и явленията

⁷Етимологически терминът "документ "произлиза от латинската дума "йокитепйнп" и означава материален носител на информация ,имащ доказателствена сила и значение.

за движението на средствата и източниците на средствата в предприятието;

♦ своевременно и вярно отразяване стопанските операции в хронологичен ред;

♦ определяне на мястото на съставяне, пътя и времето на придвижване на документите по предназначение;

• 
  най- реално разпределение на времето за обработка на
  документите в отделните технологични звена и служби на предприятието;
  
• 
  спазване на -сроковете за предаване на документите на
  потребителите;
  
• 
  максимално съкращаване на пътя за придвижване на
  документите от съставителите до окончателната им обработка;
  
• 
  определяне на мястото за съхранение, контрола и гарантиране
  на запазването на информацията, съдържаща се в тях.
  

Оформлението на счетоводните документи се регламентира от Глава Втора от Закона за счетоводство.Там те се класифицират по следния начин:

Счетоводният документ може да бъде и електронен.

Съдържанието на всеки носител на счетоводна информация се представя посредством реквизити. Това са информационни показатели или елементарни съставни части на информационната съвкупност. Чрез тях се отразяват различните свойства и характеристики на описваната стопанска операция.

Реквизитите биват:

В Закона за счетоводството чл.7.ал.1 са посочени задължителните реквизити на първичен счетоводен документ:⁸

1. 
   наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;
   
2. 
   дата на издаване ;
   

4. 
   предмет и стойностно изражение на стопанската операция ;
   
5. 
   име, фамилия и подпис на съставителя.
   

длъжностните лица, които имат право да съставят и подписват първичните носители на счетоводната информация. Тези лица носят отговорност за достоверността на данните в тях. Счетоводните документи се попълват ръкописно, на компютър или на пишеща машина. Поправки и добавки в първичните счетоводни документи не се разрешават. Погрешно съставените поправени първични счетоводни документи се анулират и се съставят нови.

Лицата, които са разпоредили извършването на дадена стопанска операция, носят отговорността за нейната законосъобразност и целесъобразност, а длъжностните лица, съставили и подписали първичен счетоводен документ и технически информационни носители отговарят за тяхната достоверност, правилно оформяне и придвижване.

Достоверността на информацията в първичните счетоводни документи , напускащи предприятието предназначени за използване от трети лица, се потвърждава с печат на предприятието- износител на документа.

При копия: документа трябва да съдържа допълнително името на длъжностното лице, което предава документа и съхранява оригинала и името на лицето, което приема копието и печата на предприятието.

Стоково - материалните запаси като обект на счетоводното отчитане, се характеризират с използването на различни по форма и съдържание първични счетоводни документи, в които се отразява информацията за движението и състоянието на запасите.

Едни от най - често срещаните първични счетоводни документи . свързани с отчитането на стоково - материални ценности са :

При придобиване на стоково - материални запаси:

Фактурата е основният документ , който се използва при закупуване на материали.Тя може да бъде,дебитно известие , кредитно известие.

Издава се в следните случаи:

♦ при приемане в склада на материални запаси , които могат да бъдат съпровождани с фактура, дебитно или кредитно известие, приемно -предавателен протокол или друг документ;

♦ заприходаване на произведената продукция;

♦ връщане в склада на неизползвани в производството материали;

♦ приемане и предаване на инструменти.

Този документ се съставя от материалноотговорното лице или от лицето, което предава материалния запас в склада, в зависимост от възприетата вътрешна уредба на предприятието.

Складовата разписка трябва да съдържа следните реквизити:

• 
  номер и дата на складовата разписка;
  
• 
  номер и дата на фактурата,въз основа на която се издава ;
  
• 
  наименование на доставчика;
  
• 
  склад , в който са получени материалните запаси;
  
• 
  номенклатурен номер и наименование на получените материални запаси;
  
• 
  количество;
  
• 
  подпис на лицето ,което предава и ,което приема.
  

Когато преди складовата разписка не е изготвена временна разписка, тогава складовата разписка е първичен документ, ако обобщава попълнени документи преди това, е вторичен документ.

Той се съставя след извършената проверка. Използва се при различие в количеството, качеството и асортимента на фактурираните и действително получените стоково - материални запаси. Съставя се от комисия, назначена от ръководителя на предприятието в три екземпляра-един за доставчика заедно с предявено искане към него във връзка с установеното несъответствие (рекламация), другият остава в счетоводството, а третия за материално отговорното лице.Според своето предназначение Актът за установяване на различията при приемане на стоково - материални запаси е изпълнителен, за предприятието-получател-вътрешен. Той е вторичен, еднократен.

При съставянето му участват представители на предприятието и доставчика.Съставя се обикновено,когато запасите са пристигнали без фактура и такава ще бъде получена в последствие.Стоково-материалните запаси се оценяват по евентуалната им продажната цена или по цена на предходната доставка.Съставя се в два екземпляра - един за счетоводството и един за материално отговорното лице.

Използва се когато в един и същ склад даден материал постъпва няколко пъти за деня.Изготвя се в два екземпляра - един за превозвача и един за материално отговорното лице.В края на деня данните се обобщават в складовата разписка.В "Хан Крум "АД този документ не се използва.

По принцип се използва при вътрешни премествания на стоково -материални запаси от един склад в друг.Изготвя се в три екземпляри -по един за материално отговорните лица на двата склада и един за счетоводството.

Всяка стопанска операция за намаление на стоково-материални запаси е документално обоснована чрез издаване на съответни документи. Албумът на първичните счетоводни документи ⁹ утвърждава следните основни счетоводни документи:

Искане за отпускане на материали/виж Приложение №3/

Този документ удостоверява отпускането на материали за нуждите на производството или за целите на организацията и управлението на предприятието. Искането за отпускане на материални ценности обикновено се използва за документиране на предадените в производството материали, за които няма предварително разработени и утвърдени разходни норми. Искането се съставя от ръководителя на производственото звено, което изпълнява поръчката и се утвърждава от оторизирано длъжностно лице. Този документ съдържа следните реквизити:

♦ склада, от който ще бъдат получени материалите;

⁹ АЛБУМ на първичните счетоводни документи .София , ФорКом,1998.
♦ количеството и техническата характеристика на отделните видове материали;

♦ звено получател.

Искането задължително се подписва от получателя на материалите и от материално отговорното лице.

Лимитна карта

В предприятията с установена и често повтаряща се номенклатура на произвежданата продукция и разработени технологически разходни норми за материали, отпускането се документира с лимитна карта.

Документът се съставя от съответния отдел или служба в два екземпляра преди започване на изпълнението на поръчката. Издадената лимитна карта се одобрява от оторизирано лице, след което се предава на ръководителя на производственото звено.Единият екземпляр от документа се предава в счетоводството, а другият остава за материално отговорното лице. Тя е валидна за месеца , за който е издадена и само в рамките на лимита , записан в нея.

Лимитните карти обикновено съдържат данни за:

=> шифъра на склада, в който се съхранява материала;

=> наименование, мярка и количество на лимитирания материал;

=> шифър на звеното-потребител на материала;

=> шифър и наименование на поръчката и други.

Съставя се при бракуване на стоково-материални запаси от комисия, определена от ръководителя на предприятието.На базата на този документ бракуваните стоково-материални запаси се бракуват и унищожават по ред утвърден от предприятието. Този документ съдържа необходимите реквизити, характеризиращи съответния материален актив, причините за брака, начина на тяхното ликвидиране. Съдържа информация за пазарната цена на бракуваните материални запаси, както и сумата на данъка върху добавената стойност. Съставя се в два екземпляра - един за счетоводството и един за материално отговорното лице.

Използва се за предаване на материалните запаси за преработка в друго предприятие, когато обработката не може да стане в същото предприятие.

Използва се за отчитане на дадените в употреба инструменти или при отпускане на работно облекло.Документа се изработва по образец за нуждите на предприятието .Съставя се в един екземпляр от материално отговорното лице на склада,отпуснал материалите и се съхранява до обратното им връщане.

При организацията на счетоводното отчитане на стоково -материални запаси трябва да се осигури хронологична регистрация и систематизация на цялата документация за извършените стопански операции.В рамките на отчетния период предприятието осъществява текущо счетоводно отчитане, което отчитане е хронологично и систематично. Хронологичното счетоводно отчитане е свързано с практическата реализация на изискването за регистрация на всички сделки и стопански операции във времето извършени в предприятието. Систематичното счетоводно отчитане е свързано с подреждане и

1. 
   Синтетично отчитане ;
   
2. 
   Аналитично отчитане.
   

• 
  разгъната система - включва раздели , групи и синтетични
  сметки с три , четири и пет цифрена номерация;-
  
• 
  базова система - включва раздели , групи и синтетични
  сметки с трицифрена номерация;
  
• 
  съкратена система - включва раздели и групи сметки.
  

• 
  сметка 301 Доставки- тя е сметка за отчитане на процеси -
  доставка на стоково - материални запаси.Поради това тя може да се
  определи като операционно-калкулационна сметка .По дебита на сметката
  се отразяват покупната цена и всички други разходи , имащи отношение
  към формирането на цената на придобиване на доставяните стоково-
  материални запаси / транспортни разходи , мита , такси и други/.Тя се
  използва в отчетния процес по преценка на главния счетоводител.В
  счетоводството на "Хан Крум " АД тази сметка не се използва.
  
• 
  сметка 302 Материали- в тази сметка се включват всички
  видове материали , който се използват в предприятието.За конкретизиране
  

• 
  сметка 3021 Основни материали
  
• 
  сметка 3022 Спомагателни материали
  
• 
  сметка 3023 Резервни части
  
• 
  сметка 3024 Горивни и смазочни материали
  
• 
  сметка 3025 Амбалажни материали
  
• 
  сметка 3026 Материали ,дадени за преработка навън
  
• 
  сметка 3027Материали и стоки на път
  
• 
  сметка 3028Малоценни и малотрайни предмети
  
• 
  сметка 3029 Други материали
  

• 
  3031 Продукция на склад
  
• 
  3032 Продукция на консигнация
  

• 
  сметка 304 Стоки на склад
  
• 
  сметка 304 Стоки на отговорно пазене
  
• 
  сметка 304 Стоки на консигнация
  
• 
  сметка 304 Стоки на лагеруване и други.
  

Група 31- Млади животни и животни за угояване /не се отчитат в "Хан Крум " АД

Сметките за отчитане на стоково - материалните запаси са активни балансови сметки .По структура и предназначение те са основни инвентарни сметки / с изключение на сметка 301 Доставки/ .Дебитиат се при всяко увеличение на стоково материални запаси , а се кредитира при тяхното намаление. Имат дебитни салда,които са посочени-в раздел Б.Краткотрайни /Краткосрочни активи /,група I Материални запаси на актива на счетоводния баланс.

Аналитично отчитане-осъществява се синхронизирано със синтетичното при спазване на изискванията за аритметично равенство на записванията.Аналитични счетоводни сметки се откриват към дадена синтетична сметка.В тях се диференцират отчетните данни за повече от един обект на отчитане.

Аналитичното отчитане на материалите,продукцията и стоките се извършва по видове материални запаси, на които според различни признаци се съставя номенклатура. За всяка позиция от номенклатурата се открива и води отделна аналитична сметка .Освен в стойностно дози вид отчитане на запасите се извършва и в натурално изражение-килограми,метри ,литри и други.

" Аналитичното отчитане на стоково материални запаси с използване на компютърна техника и счетоводен софтуер , трябва да осигурява информация за движението / приход и разход /на запасите в количество и

стойност ,за наличностите /в количество и стойност/ в началото и в края на отчетния период, /виж Приложение №4/. Аналитичното отчитане се организира по отделни видове материални запаси , местонахождение , качество ,материално отговорни лица.

Между синтетичното и аналитичното отчитане трябва да има задължителен синхрон при спазване изискванията за аритметично равенство на записванията.Не могат да се правят записвания по аналитични сметки без да се направят такива в синтетичните.С въвеждането на програмните продукти в отчетния процес се улеснява в значителна степен воденето на синтетичната и аналитичната отчетност , спазвайки изискването на Закона за счетоводството за синхронизирано осъществяване на хронологичното и систематичното счетоводно отчитане.Обработката на данните по електронен път спестява определена част от работата на счетоводителите .

3.3.Счетоводно отчитане на придобиването на стоково-материалните запаси

Придобиването на стоково- материални запаси може да се извърши по много начини :

5. 
   чрез установяване на излишъци при инвентаризация;
   
6. 
   чрез получаване на използваеми материали от ликвидация на дълготрайни активи;
   

7. 
   чрез получаване на материали в склада ,които не са използвани
   в производството и други;
   
8. 
   чрез внос на стоково-материални запаси и др.
   

1.1 .Доставката на материали стоково - материални запаси е процес,който включва покупката и операции свързани с превозване,товарене и разтоварване, монтажи и други,свързани с доставянето на запаса до съответното им местоположение и съхранение.Придобиването на материали счетоводно може да се отрази чрез използване на сметка 301 Доставки или директно чрез сметка 302 Материал «.Решението за използването на сметка 301 Доставки се взима от главния счетоводител на предприятието и то трябва да бъде съобразено с това дали доставките са продължителен процес ,съпътстван с извършване на допълнителни разходи .Възможно е и при този случай пак да не се използва сметка 301 Доставки,щом като без трудности по дебита на сметка 302 Материали се формира цената на придобиването им.В такъв случай сметка 302 Материали ,наред с качеството си на имуществена сметка изпълнява ролята и на калкулационна сметка.¹⁰

Сметката 301 Доставки има характер на операционна сметка.¹¹ Тя се дебитира при всяка отделна доставка с направените разходи , които образуват цената на придобиване.Това са :

=> покупната цена;

=> транспортните разходи;

=> невъзстановими данъци;

=> мита;

¹⁰ Душанов,Иван.Курс по счетоводство на предприятието/Иван Душанов и Марин Димитров-
София:"Ромина",2003,с.243

¹¹ Дамянов,Дамян.Финансово счетоводство/Дамян Н. Дамянов.-Свищов:АИ"Ценов",1999,с.81

=> такси и комисионни;

=> други.

Сметката се кредитира с цената на придобиване при завършване процеса на придобиване при дебитиране на съответните сметки за отчитане на стоково-материални запаси.

Получена е фактура №0000000698/27.06.2008г.от "Артпласт"ЕООД -гр.Ямбол за доставката на: /виж Приложение №1/.

• 
  Лепило/монтарол260Р/ 120кг.*4.9Ф= 592.80лв.
  
• 
  Телешки бокс/естествена кожа/ 30.90м²*22.00= 679.80лв.
  
• 
  Подлепващ плат /К8-280/ 100м.*4.20= 420.00лв.
  
• 
  Подлепващ плат/К5-290/ 300м.*3.90=1170.00лв.
  
• 
  Свинска кожа-/изкуствена/ 42.42м²*6.542=277.51лв.
  На отделен ред е начислен 20%ДДС-628.02лв.
  

Заприходени са доставените материали в склад 01 "Основни материали" със складова разписка № 3264/26.06.2008г.

Материалите са вложени в производството.

Счетоводните записвания

• 
  За доставката по покупна цена и начислен ДДС:
  

Дебит сметка 4531 Начислено ДДС на покупки 628.02

Кредит сметка 401 Доставчици 3 768.13

Ан.сметка "Артпласт"ЕООД -гр.Ямбол

• 
  За начислените и изплатените разходи за транспорт:
  

Кредит сметка 401 Доставчици 192.00

Ан.сметка ЕТ"Никчер "-гр.Крумовград

• 
  За извършеното плащане в брой на фактура
  

Дебит сметка 401 Доставчици 192.00

Ан.сметка ЕТ"Никчер "-гр.Крумовград
Кредит сметка 501 каса в лева 192.00

• 
  За заприходяване на доставените материали в слада:
  

Подсметка 3021 Основни материали ,аналитична партида

• 
  Ном.№1372Лепило/монтарол260Р/ 120кг.*5.21= 625.20лв.
  
• 
  Ном.№1158Телешки бокс/естествена кожа/30.90м²*22.27=
  688.14лв.
  
• 
  Ном.№1262Подлепващ плат /К8-280/ 100м.*4.47= 447.00лв.
  
• 
  Ном.№1263Подлепващ плат /К8-290/300м.*4.17=1251.00лв.
  
• 
  Ном.№1199Свинска кожа-/изкуствен42.42м²*6.812=288.77лв.
  

• 
  За изплащане на задължението към доставчика
  

Ан.сметка ЕТ"Артпласт "-гр.Ямбол

Кредит сметка 503 Разплащателна сметка в лева 3 768.13

• 
  За влагането на материалите в производството
  

Дебит сметка 601 Разходи за материали 3300.11

Кредит сметка 302 Материали 3300.11
Подсметка 3021 Основни материали

Дебит сметка 611 Разходи за основната дейност 3300.11

Кредит сметка 601 Разходи за материали 3300.11

1.2.Когато не се използва отделна синтетична сметка за отчитане на доставката се използва дебитиране на съответните синтетични сметки от група 30 Материалщпродукция и стоки на няколко етапа -по отделно за всяка покупната цена и за разходите по доставката.

• 
  Дебит сметка 302 Материали 3768,13
  

• 
  Дебит сметка 611 Разходи за основната дейност 3768.13
  

В изследваното предприятие се използва и този вариант .При него доставените материали се отнасят директно по дебита на сметка 302 Материали. По същата сметка се отнасят и транспортните и други разходи , свързани с доставката.

1.3.При отчитане до,ставка на стоково-материални запаси директно по дебита на сметка 601 Разходи за материали. Тогава е налице без складова форма на организация на осигуряването на дейността със запаси. При нея се доставят количества , които директно се влагат в производството.В "Хан Крум " АД по този начин се отчитат канцеларските материали.

Счетоводните записвания

Дебит сметка 601 Разход на материали Дебит сметка 4531 Начислено ДДС на покупки Кредит сметка 401 Доставчици

1.4.При не фактурирана доставка на стоково-материални запаси те се оценяват по евентуални продажни цени или по цени от минали доставки .Когато се получи фактурата от доставчика ,е възможно цената , по която са заприходени стоково-материалните запаси да съвпада с тази във фактурата.При това положение не се съставя сторнировъчна счетоводна статия.Ако доставката е извършена на основание данъчна фактура следва да се отрази по счетоводен път начисленият ДДС.При различие в цената, по която стоково-материалните запаси са заприходени и цената, отразена във фактурата,следва да се състави сторнировъчна счетоводна статия.

Счетоводните записвания

• 
  На основание на Протокол за приемане на стоково -материални запаси без фактура:
  

Кредит сметка 401Доставчици

• 
  За начисленият ДДС
  

• 
  За различието в цената на заприходяване и отразената цена във фактурата