За длъжността “съдебен деловодител – регистратура

Адм. секретар: М. Стефанова Председател: П.Тонева

Дата:……………………

Д Л Ъ Ж Н ОС Т Н А Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А

ЗА ДЛЪЖНОСТТА
“СЪДЕБЕН ДЕЛОВОДИТЕЛ – РЕГИСТРАТУРА,

ТОЙ И АРХИВАР”

в Районен съд-Горна Оряховица


код по НКПД - 4415 2003 клас по НКИД – 8423 Правосъдие

I. Изисквания за заемане на длъжностТА:

1. За длъжността „съдебен деловодител – регистратура, той и архивар” се назначава лице, което:

• 
  е пълнолетен български гражданин;
  
• 
  не е поставено под запрещение;
  
• 
  не е осъждано за умишлено престъпление от общ характер;
  
• 
  не е лишено по съответен ред от правото да заема определена длъжност;
  
• 
  не е в йерархическа връзка на ръководство и контрол със съпруг, съпруга или лице, с което е във фактическо съжителство, с роднина по права линия без ограничения, по съребрена линия до четвърта степен включително или по сватовство до четвърта степен включително;
  
• 
  не е едноличен търговец, неограничено отговорен съдружник в търговско дружество, управител, търговски пълномощник, търговски представител, прокурист, търговски посредник, ликвидатор или синдик, член на орган на управление или контрол на търговско дружество или кооперация;
  
• 
  не е народен представител;
  
• 
  не е съветник в общински съвет (за съответната общинска администрация);
  
• 
  не заема ръководна или контролна длъжност на национално равнище в политическа партия.
  

• 
  образование – минимално изискуемо, съгласно Класификатора на длъжностите в администрацията на основание чл. 341 от ЗСВ - средно.
  

• 
  отлични практически умения за работа със стандартна офис техника и текстообработващи компютърни програми;
  
• 
  познания по общи деловодни техники;
  
• 
  познаване на съдебната документация и значението й за съдебната система;
  
• 
  отлични познания по граматика, стилистика, правопис и пунктуация.
  

• 
  лоялно отношение към работодателя;
  
• 
  организационни умения и умения за работа в екип;
  
• 
  способност за вежливо, търпеливо, любезно и коректно отношение към клиенти и колеги;
  
• 
  оперативност, комуникативност, инициативност;
  
• 
  отговорност.
  

Изпълнява дейности по приемане и експедиране на входящата и изходящата кореспонденция на съда.

Осигурява съхраняването на всички свършени дела, деловодни книги и всички други документи, създавани в резултат на дейността и във връзка с осъществяването на функциите на структурните звена в съда.
IV. ОСНОВНИ ДЛЪЖНОСТНИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ:

1. Изпълнява задълженията на деловодител в служба „Регистратура”, като:

• 
  приема и регистрира входящата кореспонденция, постъпваща от „Български пощи”ЕАД, куриерски фирми, искови молби за образуване на граждански дела, постъпващите от Районна прокуратура - Горна Оряховица обвинителни актове, предложения за определяне на общо наказание и за освобождаване от наказателна отговорност с налагане на административно наказание за образуване на НОХД, НАХД и ЧНД, постъпващи жалби срещу наказателни постановления за образуване на НАХД
  
• 
  експедира изходящата кореспонденция;
  
• 
  обслужва граждани, адвокати и вещи лица
  
• 
  осигурява информация за получената и изпратената кореспонденция;
  
• 
  разпределя и направлява постъпилата поща;
  
• 
  изпълнява и други задължения, свързани с документооборота и административното обслужване;
  
• 
  води входящ дневник на електронен носител, който разпечатва периодично и изходящ дневник на хартиен и електронен носител, регистър на заявленията за достъп до обществена информация;
  
• 
  да води регистър на протоколите за разгласяване на обявленията по чл. 487, ал.3 от ГПК;
  
• 
  да води регистър за вписването на наддавателните предложения по публичната продан, съгласно чл.489, ал.4 от ГПК;
  
• 
  на първа страница на всеки приет или издаден от съда документ отбелязва регистрационния номер, датата на постъпване, час – при необходимост или поискване от вносителя и полага подпис;
  
• 
  при обработване на постъпили по пощата или чрез куриерска услуга книжа по съдебни дела запазва плика. Върху първа страница на постъпилите книжа се записва номерът на обратната разписка или датата на пощенското клеймо, с означение че са получени;
  
• 
  в деня на постъпването предава в деловодството на съда книжата, отнасящи се по висящи дела и книжата, по които се образуват дела.
  

2. Изпълнява задълженията на съдебен архивар в служба „Архив”, като:

• 
  приема с приемо – предавателен протокол от служба "Съдебно деловодство" най – късно до края на м. юни свършените през предходната година дела и приключените деловодни книги, а свършените през текущата година дела приема не по-рано от два месеца от свършването им;
  
• 
  в посочените срокове приема и делата по делбените производства, по които е допусната делбата, ако съделителите не са внесли разноски за извършване на експертиза за оценка на имотите и съставяне на дяловете. Ако до изтичане на срока за пазене на делото страните внесат разноските, въз основа на определение на съда, изважда делото от архив и го докладва под стария номер за по-нататъшен ход.
  
• 
  приема с приемо – предавателен протокол и съхранява приключилите номенклатурни канцеларски дела, образувани от дейността на общата администрация и необходимостта, от които е отпаднала;
  
• 
  групира при внасянето в архив делата по групи и според вида им, като във всяка група подрежда делата по реда на образуването им.
  
• 
  води отделни архивни книги за гражданските и наказателните дела, като попълва всички реквизити на архивните книги;
  

• 
  На всяко архивно дело поставя архивен номер и номер на връзката и прави съответно отбелязване в електронната папка на делото;
  
• 
  в описната книга отбелязва под кой пореден номер на архивната книга е предадено делото в архива;
  
• 
  архивните материали, групирани във връзки се подреждат по подходящ за търсене начин. На всяка връзка поставя стикер с означение на номера на връзката и архивните номера на делата, които се съдържат в нея;
  
• 
  отговаря за съхраняването на предадените дела и документи, като архивните материали по граждански и наказателни дела се държат отделно;
  
• 
  извършва всички видове справки по предадените дела, книги и документи, като на мястото на изваденото дело поставя картон с означение къде се намира делото;
  
• 
  за извадените от архива дела и за изпратените от съдебния архивар по разпореждане на съда архивирани дела на други органи, води дневник по който следи за срочното им връщане;
  
• 
  съхранява внесените в архива дела според сроковете за съхранение, съгласно номенклатурата за съхраняване на делата в съда;
  
• 
  извършва преглеждане и унищожаване на делата с изтекъл срок на съхранение след утвърждаване на акт, изготвен от комисия, назначена със заповед на административния ръководител;
  
• 
  участва в експертизата на ценността на документите в съда и ако комисията намери, че делото не подлежи на запазване, от него изважда документите за гражданско и имотно състояние, решенията по делата за гражданско състояние и за вещни права върху недвижими имоти, за наследство, всички решения по дела за делби и протоколите за теглене на жребий по делата за делби; влезлите в сила постановления за възлагане на недвижими имоти при публична продан, протоколите за обстоятелствена проверка, съставени от 16.02.1948 г. до 12.02.1952 г. Подрежда тези книжа в папки, съставя им опис и ги съхранява съгласно сроковете за съхранение на внесените в архива дела и други книжа.
  
• 
  не унищожава наказателните дела, по които присъдата не е приведена в изпълнение и наказанието не е изтърпяно, съхранява тези дела в архива до изтичане на предвидените в Наказателния кодекс давностни срокове за изпълнение на наказанието;
  
• 
  отговаря за съхраняването на документите след изтичане на срока за съхраняване на делата. При унищожаване на съдебни дела изважда присъдите и решенията по тях, отделя ги в томове, съставя опис и ги съхранява за срок 20 години в съда, след което се изпращат за съхранение в дирекция "Централен държавен архив" към Държавна агенция "Архиви".
  
• 
  подготвя и предава документи в териториалната дирекция "Архив";
  
• 
  изготвя изпълнителни листи, удостоверения, придружителни писма и преписи на съдебни актове по архивните дела;
  
• 
  организира и поддържа архивното помещение, освобождава място за нови дела и премества архивни дела от деловодството в архивните помещения.
  
• 
  извършва и други дейности, възложени от председателя на съда и административния секретар, свързани с предадените в службата дела и документи.
  

3. при работа с гражданите и адвокатите спазва добър тон, държи се учтиво и любезно, разяснява реда за удовлетворяване на исканията им, насочва към други служби или съдилища, когато молбите не са от компетентността на ГОРС, дава подробна информация по отправените им запитвания, посочва времето, в рамките на което ще бъде удовлетворена молбата им;

4. спазва работното време и го използва за изпълнение на служебните си задължения;

5. явява се на работа в състояние, което му позволява да изпълнява точно трудовите си задължения, като при изпълнение на служебните си задължения се легитимира със служебна карта с обозначени трите имена и длъжност;

6. изпълнява служебните си задължения в делово облекло и носи през работно време предоставения му бадж, върху който е отбелязано името и зае-маната длъжност;

7. няма право да представя копия по дела и преписи на други лица, които не са служители на съда;

8. няма право да дава правни съвети и не може да допуска злоупотреба с предоставените му правомощия;

9. не допуска разпространяване на информация и коментари на сведения, които представляват служебна тайна и са му станали известни в кръга на изпълнение на службата му;

10. при изпълнение на възложените задачи не допуска закъснение, забавяне или други отклонения;

11. не може да изнася извън територията на съда всякакъв вид техника, документи или материали, освен след разрешение на Административния ръководител и на Административния секретар;

12. веднага уведомява Председателя и Административния секретар за всички трудности по изпълнение на поставените задачи и изпълнява дадените от тях указания за справяне с трудностите;

13. веднага уведомява Председателя и Административния секретар за всички нарушения на Кодекса на труда, Закона за съдебната власт, Правилника за администрацията в съдилищата, подзаконовите нормативни актове по прилагането им, вътрешните правила, технологичните или правилата за работа с техника и материали, заповеди на работодателя, които е установил в процеса на своята работа;

14. уведомява Административния секретар за промени в адресната си регистрация, телефонния си номер, промяна в образователната степен, професионалната квалификация, получаване на сертификат по образователна /квалификационна/ програма или курс, като предостави съответните за това документи;

15. в изпълнение на възложените задачи пази и съхранява съдебната документация, а при повреждане, загубване или изчезване на документи или дела незабавно уведомява Председателя на съда и Административния секретар.

16. ефективно и по предназначение използва оборудването и материалите, предоставени за изпълнение на длъжността;
V. ОСНОВНИ ОТГОВОРНОСТИ, ПРИСЪЩИ ЗА ДЛЪЖНОСТТА:

Съдебният деловодител – регистратура, той и архивар носи отговорност за :

• 
  Спазване на правилата за професионална етика;
  
• 
  Точно и качествено изпълнение на утвърдените с настоящата длъжностна характеристика задачи;
  
• 
  Правилно водене на всички книги, чието водене е вменено като задължение;
  
• 
  Правилно въвеждане на всички данни в програмния продукт САС „Съдебно деловодство”;
  
• 
  Опазване на получената и пренасяна документация, повереното му от съответното материално отговорно лице имущество;
  
• 
  Запазване на получената служебна информация;
  
• 
  Точно и срочно изпълнение на разпорежданията на съдията докладчик;
  
• 
  Допуснати административни пропуски и нарушения, създаващи предпоставки за корупция, измами и нередности;
  
• 
  Длъжен е да пази като служебна тайна сведенията, които са му станали известни в кръга на службата и засягат интересите на съда, на гражданите, на юридическите лица и на държавата;
  
• 
  Носи отговорност за собствените си резултати, както и на тези от дейността на службата;
  
• 
  Носи дисциплинарна и имуществена отговорност при нарушаване на трудовата и технологична дисциплина, правилата по безопасност на труда, както и за причинени вреди на съда;
  

• 
  Длъжността „Съдебен деловодител – регистратура, той и архивар” в съда е изпълнителска.
  
• 
  Пряко подчинен е на Административния ръководител, на Съдията -докладчик и на Административния секретар.
  
• 
  Има непосредствени взаимоотношения със съдебни служители и магистрати.
  
• 
  Има вътрешни и външни професионални контакти с органи и организации, в кръга на изпълняваните функционални задължения.
  

Дата: ……………….. Служител: ……………………………...

(подпис)
……….......................................................

(име, фамилия)