1. Обща характеристика на информационните системи Същност Съществуват много дефиниции на понятието „информационна система”

1. 
   Същност
   

Както всяка система и информационната се изгражда от отделни компоненти или подсистеми и притежава специхична архитектура. Под архитектура се разбира структурния проект на дадена система, която обхваща отделните елементи на системата, техните взаимодействия и начина на функционирането им.

Във връзка с широкото разпространение на ЕИМ се търсят най-ефективните пътища за обработване на огромни обеми от информация.

За да бъде правилно решен проблемът за автоматизацията на информациония процес, е необходимо да се определят основните класове на обработваната информация. Тя се разпределя в основни групи според класовете задачи, в решаването на които участва тази информация. Съществуват пет осн. класа задачи : 1/математически и научно-технически задачи; 2/математическо планиране, теория на игрите и математическо моделиране; 3/обработка на икономическа информация; 4/обработка на библиографска информация; 5/обработка на фактографска информация.

Двата последни класа задачи са основни задачи на информационно-търсещите системи. Използват се автоматизирани информ.-търсещи системи /АИТС/, които служат за събиране, съхраняване, търсене и извеждане на сведения от различен характер по поръчка на клиента.

Основни понятия на ИТС са : информационно търсене, информационен език, критерий за съответствие, познавателен образ на документа, индексиране.

Т. е. информационните системи могат да бъдат дефинирани като съвкупност от вэаимносвързани компоненти,функциониращи като единно цяло за събиране,иэвличане,обработване,съхраняване и предаване на информацията эа целите на планирането,координирането,контрола и вэемането на решения в организацията.Те подготвят и представят информацията в удобен вид с цел подпомагане на мениджърите и служителите от стопанската органиация при взимането и решаването на различни проблеми.При изпълнението на поставените задачи ИС се намират в непрекъснат цикъл от три основни дейности:въвеждане,обработка и извеждане на информацията.

• 
  Въвеждането включва раэлични операции по събиране на данни от организацията и околната среда.Данните се регистрират в писмен вид на специални формуляри или се въвеждат на компютъра с помоща на подходящо техническо устройство.Операциите при въвеждането обикновено са предназначени да проверяват дали събраните данни са коректни и пълни и да ги подготвят эа по-нататашната им обработка.
  
• 
  С обработката се цели да се преобраэуват първичните данни от входа на системата в подходяща и полеэна форма с помоща на различни операции като сортиране,съхраняване,математически и логически изчисления,анализиране,обобщаване и др.
  
• 
  Извеждането представлява процес,при който се извършва трансфер на обработената информация до нейните потребители.Той може да се реализира под различна форма-печатна,визуална,звукова или във вид на данни,необходими за въвеждането в други ИС.Необходимо и важно условие е,че потребителят трябва да получи информациата в максимално разбираем и удобен вид за ползване.
  

• 
  възможностите на системата за представяне на логическата структура на данните и връзките между тях.
  
• 
  стратегията на “изобразяване” на логическата структура на данните върху физическата структура на паметта на компютъра и начина за управление на свободната памет;
  
• 
  стратегията на достъп до логическата структура на вътрешните и външните носители.
  

Информационните системи използват компютърните технологии за извършване на максимално количество операции при въвеждане,обработка и извеждане на информацията.Погрешно е обаче една ИС да бъде разглеждана само смисъла и съобразно термините на компютрите.Сполучливите ИС притежават освен технологични,също така и организационни и човешки измерения.ИС съществуват,за да задоволяват различни нужди на стопанската организация.Те представляват нейна интегрална част и са продукт,състоящ се от три основни компонента:организации,хора и технологии.

Стопанската организация е йерархична и притежава определена структура.Хората,който работят в нея,се намират на йерархични равнища с нарастващи отговорности и власт,при което всеки човек е подчинен на някой по-висшестоящ от него.

Всяка организация е съставена с определена цел и притежава своя собствена култура,свои стойности и начини на функциониране.За правилното изпълнение на различните функции са разработени формални процедури и правила,които координират дейността на отделните звена.

Хората използват информацията от ИС в своята ежедневна дейност наред с всички останали елементи на заобикалящата ги безнес среда.От друга страна,хората са тези които трябва да въведат данните за обработка в ИС или директно,или записвайки ги в някакъв носител,който може да бъде прочетен понататък автоматично от компютъра.

За да изпълняват своите функции в стоп.организация,и в частност за да могат да използват максимално ефективно дадена ИС,хората трябва да бъдат специално обучени и подготвени.Техните знания и умения оказват решаващ ефект върху способността им да използват ИС.

• 
  Хардуер-това е техническото оборудване,използвано за въвеждане,обработване и извеждане на информация в ИС.Включва компютърния блок,предназначен за същинската обработка на информациятя/наричан централен процесор/,различни устройства за въвеждане,извеждане и съхраняване на информация и съответния интерфейс,осигуряващ връзката между всички тези устройства.
  

Централният процесор извършва основната дейност в ИС,като трансформира данните от входа във вид на информация на изхода на системат.Той действа под инструкциите на специално разработени за целта компютърни програми,реализиращи изпълнението на различни конкретни задачи.

Целта на изходните устройства е предаването на резултатите от действието на ИС до съответния потребител.

• 
  Софтуер-това са всички компютърни програми,използвани в дадена ИС.Те съдържат конкретни инструкции,които координират и управляват работата на хардуерните устройства за получаването на необходимата информация,за която е съэдадена дадена ИС.Без съответния софтуер техническите устройства не знаят какво,как и кога да го правят,т.е.те са напълно неизползваеми.
  
• 
  Технологии за съхраняване на информация-имат важно значение за продължителното запазване и многократното използване на получената в резултат на обработката информация.Те определят до голяма степен и полезността,и ефективността на ИС за съответната стопанска организация,която е изразходвала за целта значителни финансови и човешки ресурси.Технологиите за съхраняване на информацията включват както прилаганите технически устройства,така и съответното програмно осигуряване,управляващо тяхното действие.
  
• 
  Телекомуникационни технологии-използват се за осъществяване на връзката между различните технически устройства в ИС и за предаване на информацията от едно физическо място на друго.Те включват както прилаганите за целта хардуерни устройства,така и поддържащия и управляващия дейността им съответен софтуер.Мнозинството съвременни ИС,които са предназначени за масово потребление,осигуряват достъп от дистанция до наличната в тях информация на базата на телекомуникационните технологии.При това с помощта на тези технологии могат да бъдат предавани на произволни разтояния практически всички видове информация-текстова,графична,звукова,визуал
  

На първо място нека разгледаме нуждата от методология и какво представлява самата тя.

• 
  Точно да отразяват изискванията към ИС.
  
• 
  Да осигуряват такъв метод на разработка,който да позволява да се следи
  

• 
  Да осигуряват разработката на ИС в подходящо време и на допустимата цена
  
• 
  Да създават ИС,която да е добре досументирана и лесно се поддържа.
  
• 
  Да осигуряват индикация за необходимостта от промени в проекта,колкото е възможно по-рано.
  
• 
  Да осигуряватразработка на ИС,която да се харесва на потребителите.
  

Пред методологиите за разработка на ИС винаги е стоял за решаване един съществен проблем.Те трябва да балансират техническите с човешките аспекти на ИС.

От една страна са методологиите,които искат да реализират пълна автоматизация на разработката на ИС.Дори и при тях хората трябва да си взаимодействат помежду си.

От друга страна пък са тези,които се стремят към пълно участие на потребителите в процеса на разработката.

Балансирането между тези два полюса се явява един от вечните проблеми в разработката на ИС.

Подходите за анализ и проектиране на ИС се делят главно на “силно”структурирани/Традиционния подход,структурния подход и създаването на прототип/ и “слабо”структурирани/Системния подход,плановия подход и социо-техническия/.

3. Видове подходи
3.1. “Силно”структурирани подходи

Прилагат се в много области от човешката дейност.Произлизат от инженерните и военните приложения и се основават на научен подход към проблемите,а не на интуицията или опита.Логичността и рационалността са движещи механизми при реализацията им.С най-общи думи можем да ги опишем със следните характеристики:

• 
  Предмет на изследването е същесвуваща система,намираща се в определено състояние
  
• 
  Целите на анализа и проектирането са точно формулирани и съгласувани с потребителя.
  
• 
  Задачата на проектирането и анализа е компютъризация на съществуващата система.
  
• 
  Приема се,че проектът ще завърши с оценка на съответствието на новата система сформулираните изисквания.
  
• 
  Анализът и проектирането на системата се извършват от експерти.
  

Съвременните ИС зависят в еднаква степен от четирите формиращи ги компонента-хора,организация на дейностите,извършващи се процеси и внедрена компютърна технология.Изменението на всеки един от тези компоненти оказва влияние и върху останалите.Следователно е немислимо при разработка на една ИС да бъде пренебрегнат който и да е от тези фактори.

“Слабо”структурираните подхади могат да бъдат описани със следните общи за тях характеристики:

• 
  Предмет на изследването са проблемните ситуации и решаването представлява интелектуални конструкции,така както се схващат от действащите лица в системата.
  
• 
  Системата се анализира и проектира от калектив,в който системния аналитик участва като експерт,но не решава еднозначно въпросите.
  
• 
  Успешното разработване на системата зависи от участниците в действащата система.
  

Като извод за общите два вида подхода можем да кажем,че “силно”стр. подходи са по-подходящи в традиционни,йерархични и бюрократични организации,а “слабо”стр. са по-малки,демократични,бързо растящи и променящи се организации.

Всички данни и факти,получени от изследването на съществуващата система и от интервютата със специалисти от стопанската практика,се използват за определяне на информационните изисквания.Предложените решения трябва да съдържат точен отговор на въпросите койот каква информация се нуждае,къде,кога и как.Необходимо е информационните изискваия да бъдат уточнени до най-малките детайли,като при това трябва да се вземат в предвид както възможностите и ограниченията на използвания хардуер,софтуер и данни,така и тези на различните организационни процедури и индивидуални потребители.

Трябва да се отбележи,че дадена ИС няма да работи ефективно,ако не е изградена върху основата на точно дефинирано множество от изисквания.Изпълнението на това условие е жизнено важно и то трябва да да бъде постигнато дори с цената на допълнително време и финансови средства,които ще са необходими за преработката на некоректно създадената система. Някои учени посочват задачата за определяне на комплексните информационни изисквания като най-трудния момент от процеса на изграждане на ИС.Това становище е напълно оправдано,отчитайки сложните проблемни ситуации в стопанската практика,където много често са налице несъгласия между различните потребители,слабо структурирани и лошо дефинирани процедури,неясно тълкувани или разбирани данни и др.

Разработването на системата,което започва след определяне на комплексните изисквания,включва етапите на логическо проектиране на взетото решение и неговата практическа реализация/т.е.програмното му осигуряване/.По време на проектирането на ИС се създават множество формални документи и се извършва огромна документална работа.За по-бързо и лесно изпълнение на различните задачи от този етап в практиката често се прилагат методите от теорията на графите,някои функционални системи,алгоритми и блок-схеми и др.Преди да се премине към програмното осигуряване на ИС,е необходимо всички съэдадени документи да бъдат съгласувани и одобрени както от техническите специалисти/занимавашти се със създаването на системата/,така и от бизнес-специалистите/т.е.потребителите на системата/.

На етапа на програмното осигуряване на изгражданата ИС детайлно разработените спецификации за отделните поцеси,файлове с данни,изходящи отчети и входящи трансакции се превръщат в съответния софтуер.Това се извършва с помоща на някои от специализираните в дадена приложна област алгоритмични езици за програмиране или чрез високопродуктивните езици от четвърто поколение.

Често се смята погрешно,че програмирането е най важният момент при изграждането на ИС.Практически етапа на програмно осигуряване обикновено заема около 10% от времето и усилията,необходими за създаването на една система.По-голяма част от ресурсите се изразходват за изследване и анализиране на проблеманата ситуация,за генериране на комплексните изисквания и спецификации на системата и нейното тестване и инсталиране в практиката.

Резултатите от оценяването на ИС могат да доведат до извършване на различни промени в хардуера,софтуера,процедурите или документацията с оглед провеждане на допълнителна,по-фина настройка на системата.Освен това след известен период може да се наложи нейната модификация,за да бъдат удовлетворени евентуално възникнали нови информационни изисквания или,за да се повиши нейната практическа ефективност.Този процес на поддръжка на ИС постепенно се усложнява и свързаните с него дейности непрекъснато нарастват като в определен момент се достига до точката,в която системата трябва да бъде заменена с нова,т.е.да започне нов жизнен цикъл за изграждане.

Подходът на класическият жизнен цикъл все още се прилага при разработването на ИС,реализирани на големи или средни на размер компютри,или при системи с изключително сложни технически изисквания.От началото на 90-те год. на 20-ти век обаче практиката показва,че около 90 % от приложенията на ИС се базират отделните работни станции или персонални компютри.Огромната документална работа,създаването на силно детайлизирани информационни изисквания,подробните процедури и дейности,свързани с методологията на жизнения цикъл,изискват значително време и финансови средства.Те могат да доведат до забавяне на инсталирането на ИС в организацията потребител понякога с няколко години.Подобно остаряване на системата,преди тя да е била внедрена не е непознато явление в практиката.

Допълнителни проблеми и затруднения възникват и от някои други недостатъци на този подход-той е значително праволинеен и лешен от гъвкавост.Един от неговите моменти изисква от потребителите да знаят точно информационните си претенции,да могат да ги дефинират точно и да ги спазват стриктно.За нещастие това е много трудно за изпълнение на практика.Доста често в процеса на изграждане на дадена ИС потребителите променят или доизясняват впоследствие своите нужди,което предизвиква изменение в системата.В подобна ситуация разработването трябва да се организира като итеративен процес,който обаче е свързан с изразходването на значителни допълнителни средства и време.Следователно класическия подход подтиква мениджърите на проекта към приключване на процеса на изграждане колкото се може по-рано,за да се постигнат финансови икономии и съкращаване на периода за завършване на ИС.

Освен това трябва да се има в предвид,че в някои ситуации жизненият цикъл е неподходящ особено при изграждане на по-прости,по-малко формализирани или повече индивидуализирани системи-например тези,които са предназначени за:отделни работни станции или персонални компютри;слабо структурирани и често променящи се процедури,характерни за висшите ръководни кадри и др.Всички тези проблеми и недостатъци довеждат до разработване на алтернативни подходи за практическо изграждане на ИС,с което се цели съкращаване на времето,намаляване на финансовите раходи и повишаване на ефективността на процеса на изграждане.