Чл. С наредбата се уреждат общите правила за вътрешния оборот на електронни документи на хартиен носител в администрациите. Ч

Приета с ПМС № 101 от 17.05.2008 г., обн., ДВ, бр. 48 от 23.05.2008 г., в сила от 13.06.2008 г.

Глава първа

ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ

(2) Правилата по ал. 1 се актуализират незабавно при всяко изменение на нормативната уредба, регулираща организацията на административната дейност.

(2) Ръководителите на администрациите осигуряват поддържането на актуални данни за водените в съответната администрация регистри чрез незабавни вписвания в регистъра на регистрите и данните по реда, предвиден в наредбата и в Инструкцията за водене, съхраняване и достъп до регистъра на регистрите и данните, издадена от министъра на държавната администрация и административната реформа.

(2) Административните информационни системи осигуряват поддържането и обработката на данните за оборота на електронни документи и документи на хартиен носител при предоставянето на административни услуги и изпълнението на административни процедури.

(3) Процедури са всички работни процеси в администрацията или между различните администрации, които включват вътрешен оборот на документи и които не представляват предоставяне на административни услуги и вътрешни електронни административни услуги.

(4) Административните информационни системи поддържат и осигуряват съхранението на приетите и създаваните електронни документи по ал. 2 за срок не по-малък от 20 години по начин, позволяващ възпроизвеждане на документите без загуба на данни.

(5) Създаването на електронните документи в администрацията се осигурява със средствата на АИС или на външни програмни приложения.

Чл. 5. (1) Изградената съгласно чл. 4 АИС осигурява възможност за извеждане на всички данни, дефинирани в наредбата, в документ, създаден от председателя на Държавната агенция за информационни технологии и съобщения и регистриран в регистъра на информационните обекти, съгласно наредбата по чл. 43, ал. 2 от Закона за електронното управление.

(2) Административната информационна система трябва да бъде сертифицирана по реда на глава шеста от наредбата по чл. 43, ал. 2 от Закона за електронното управление.

(2) Всяко създаване на данни в АИС по ал. 1 се придружава с автоматичен запис за лицето, което е извършило създаването, и времето на извършването му.

(3) Регистрираните данни по ал. 2 не подлежат на корекция или унищожаване и се съхраняват за срок не по-малък от 20 години.

Глава втора

РАБОТА С ДАННИ

Раздел I

Раздел II

Информационни обекти в АИС

Чл. 11. (1) Административната информационна система поддържа съвкупност от свързани данни - информационни обекти, върху които като неделими единици са приложими функции по създаване, унищожаване, управление на достъпа и други функции.

(2) Данните в състава на информационния обект се създават автоматично или на ръка в АИС.

1. име - собствено име на физическо лице; ако името е съставно и включва две или повече отделни имена, се вписват всичките имена;

2. презиме - бащино име на физическо лице;

3. фамилия - фамилно име на физическо лице; ако фамилията е съставна, се вписват всичките съставящи я имена;

4. системен идентификатор - уникален идентификатор на физическото лице, генериран автоматично от АИС с цел еднозначно установяване от кого е извършено определено действие в АИС;

5. позиция:

а) наименование на административния орган - потребител на системата;

б) описание на длъжността съгласно Единния класификатор на длъжностите в администрацията и на административното звено, в което физическото лице - потребител на системата, работи по трудово или служебно правоотношение;

в) посочване, че лицето - потребител на системата, работи по гражданско правоотношение;

6. потребителско име за АИС - комбинация от букви и цифри, с която се определя достъпът на потребител до ресурсите на АИС;

7. парола - комбинация от букви, цифри и други служебни знаци, с която се удостоверява правото на достъп на потребител до ресурсите на АИС; удостоверяването на правото на достъп може да се извършва и с други средства.

Чл. 13. За обслужване на съвместната поддръжка на електронни документи и документи на хартиен носител в АИС се поддържат информационни обекти от вида "документ". Минималният състав на данните в описанието на този вид информационен обект е определен в наредбата.

Чл. 14. За изпълнение на процедурите за контрол на административната дейност в АИС се поддържат информационни обекти от вида "задача" с минимален състав на данните, както следва:

1. наименование и кратко описание на задача - текстово определение на задачата, което я прави различима сред поставяните задачи в администрацията;

2. разширено описание на задача - допълнителна информация към определението на задачата, което дава детайлно описание на условията за нейното изпълнение, на специфичните изисквания към крайните продукти от изпълнението на задачата и други;

3. уникален регистров идентификатор на етап - уникален регистров идентификатор на етап на услуга или процедура, с който той е регистриран в регистъра на регистрите и данните, когато със задача се контролира изпълнението на етап от предоставянето на услуга или изпълнението на процедура;

4. изпълнител на задача - данни, идентифициращи в АИС лицето, на което е възложено изпълнението на задачата или което отговаря за нейното изпълнение;

5. дата на планирано започване изпълнението на задача;

6. дата на планирано приключване изпълнението на задача;

7. дата на ефективно започване изпълнението на задача;

8. дата на ефективно приключване изпълнението на задача.

Чл. 15. (1) В АИС се поддържат информационни обекти от вида:

1. "физическо лице" с минимален състав на данните, както следва:

а) име - собствено име на физическо лице, бащино и фамилно име; ако някое от имената е съставно, вписват се всичките имена;

б) идентификатор на физическо лице - единен граждански номер или личен номер на чужденец, а когато физическото лице не е регистрирано в България - дата на раждане, място на раждане и номер на паспорт или друг личен документ;

2. "юридическо лице" с минимален състав на данните, както следва:

а) наименование - наименование на юридическото лице;

б) идентификатор на юридическото лице - код по БУЛСТАТ на юридическото лице или ЕИК на вписано в Търговския регистър търговско дружество или кооперация, а в случаите на чуждестранно юридическо лице - уникален номер или други данни съгласно националното законодателство;

3. "клон на чуждестранно лице" с минимален състав на данните, както следва:

а) наименование - наименование на клона на юридическото лице, регистриран по българското законодателство;

б) идентификатор на клона на юридическото лице - код по БУЛСТАТ на клона на юридическото лице или ЕИК на вписан в Търговския регистър клон на чуждестранен търговец.

(2) Когато физическото лице е кореспондент в качеството си на едноличен търговец, за него се поддържат данни, аналогични на тези за юридическите лица.

Чл. 16. (1) Ако в някоя администрация се работи със съвкупности от данни, които са определени като информационни обекти в нормативно регламентирани регистри, те се поддържат в АИС като информационни обекти със същото наименование.

(2) Минималният състав на данните в информационните обекти в АИС съвпада или е подмножество на данните в състава на едноименните информационни обекти от нормативно регламентираните регистри.

(2) Създаването на достъп до обект по ал. 1 може да включва и определяне на специфични параметри на създадения достъп.

(3) Всяко създаване на достъп по ал. 1 трябва да е проследимо и за него трябва да се регистрират автоматично и по начин, неподлежащ на корекция или унищожаване, данни за:

1. създател на достъпа - данни, еднозначно идентифициращи служител чрез АИС;

2. време на създаване на достъп.

Раздел III

Поддържане на данни за електронни документи и документи на хартиен носител от АИС

Чл. 19. (1) Данни за електронни документи и документи на хартиен носител се поддържат от АИС чрез обект от вида "документ".

(2) Файловото съдържание на електронните документи е една от данните в състава на обект от вида "документ" и се съхранява единствено със средствата на АИС.

(3) Управлението на достъпа до файловото съдържание на електронните документи се извършва само със средствата на АИС.

(4) За осъществяване на достъпа по ал. 3 се поддържа връзка между описанието на информационния обект, с който е представен електронният документ, и файловото му съдържание.

1. създаден от - автоматично регистрирани име, фамилия и системен идентификатор на потребител в АИС, създал или съхранил информационен обект в нея;

2. създаден на - автоматично регистрирано време на създаване или съхраняване на обект, отчетено с точност до секунда;

3. наименование на документ - наименование или абревиатура на документ;

4. указател за връзка към файловото съдържание на електронния документ в АИС.

Чл. 21. (1) При получаване в АИС на файлово съдържание на електронен документ в резултат на пренос в АИС се създава обект от вида "документ".

(2) Ако заедно с файлово съдържание по ал. 1 в АИС са получени и други данни, тяхната обработка се извършва във връзка с начина на получаване на документа в АИС и съгласно изискванията на наредбата.

(2) Наименованията на документите могат да се формират автоматично при създаването им в АИС по данни, подадени от външни лица, по предварително установена схема в автоматично изпълняван алгоритъм или по друг начин.

(3) Автоматично формирани наименования подлежат на корекция само ако това е предвидено в правилата по ал. 1.

Глава трета

РЕГИСТРАЦИЯ НА ДОКУМЕНТИ В АИС. ОФИЦИАЛЕН ДОКУМЕНТЕН РЕГИСТЪР

Чл. 23. (1) Регистрация на документи във всяка администрация се извършва в официален документен регистър, представляващ база от данни в състава на АИС.

(2) Официалният документен регистър се поддържа от упълномощени от ръководителя на администрацията лица.

(3) Ръководителят на администрацията извършва вписване на официалния документен регистър в регистъра на регистрите и данните.

(4) В една АИС може да има повече от един официален документен регистър, както и в една администрация може да има повече от една АИС. В тези случаи всеки официален документен регистър се вписва в регистъра на регистрите и данните.

(5) При закриване на администрация официалният документен регистър се заличава с вписване на стойността "архивен" за обстоятелството "статус на набор от данни". Вписването се заявява от органа, взел решение за закриване на администрацията, а в случаите, когато закриването става с акт на Народното събрание - от министър-председателя.

Чл. 24. (1) В АИС се допуска регистрацията на документи и други информационни обекти само за вътрешни за администрацията цели и в регистри, различни от официалния документен регистър.

(2) Регистрацията на документи и други информационни обекти за целите на предоставянето на електронни административни услуги и в отношенията между администрациите се извършва винаги в официален документен регистър.

(2) Информационните системи по ал. 1 имат характеристики на АИС и официалните им документни регистри се вписват в регистъра на регистрите и данните.

(3) В зависимост от конкретната дейност информационните системи по ал. 1 може да не включват всички елементи на АИС по смисъла на наредбата.

Чл. 26. За официалния документен регистър не се поддържа история на вписванията на отделните обстоятелства.

Чл. 27. Наименованието на официалния документен регистър съвпада с наименованието на единствения му раздел, което се формира по следния начин: "Официален документен регистър на", следвано от наименованието на администрацията.

Чл. 28. (1) В официалния документен регистър за всеки регистриран документ се вписват следните обстоятелства:

1. време на вписване - автоматично генерирани данни за време на извършено вписване в регистъра;

2. извършил вписването - автоматично генерирани данни за име и системен идентификатор на служител, извършил вписването, или в случай на автоматична регистрация - уникален регистров идентификатор на АИС, с който АИС е вписана в списъка на сертифицираните системи;

3. уникален регистров номер на документ, генериран при регистрацията му в официалния документен регистър;

4. дата на получаване или подписване на документ; уникалният регистров номер и датата на получаване или подписване на документ формират уникалния регистров идентификатор на документа, издаден при регистрацията му;

5. уникален регистров идентификатор и наименование на вида на регистрирания документ, с които този вид документ е вписан във ведомствената номенклатура на видовете документи.

(2) Данните по ал. 1 се поддържат от АИС като данни в състава на информационния обект от вид "документ" или са достъпни от описанието му.

(3) Документът се регистрира в АИС с вече издаден уникален регистров идентификатор при негова предходна регистрация в официален документен регистър.

(4) Когато документът няма издаден уникален регистров идентификатор или издаденият уникален регистров идентификатор не е формиран съгласно ал. 1, т. 4, АИС на администрацията, приемаща документа, генерира автоматично уникален регистров идентификатор, който включва следното:

1. регистров индекс - число, съответстващо на поредния номер на регистрацията на официалния документен регистър на администрацията в регистъра на регистрите и данните;

2. пореден номер на документ - номер, генериран в официалния документен регистър като пореден в рамките на една календарна година; регистровият индекс и поредният номер на документ формират неговия уникален регистров номер;

3. дата на получаване или подписване на документ - дата на получаване или подписване на документ във формат ден, месец, година.

(5) Всяка администрация може да извършва вписвания и на други данни за регистриран документ само ако са регистрирани в регистъра на регистрите и данните.

(6) Уникалният регистров идентификатор на регистриран документ се изписва по следния начин: регистровият индекс по ал. 4, т. 1, знакът за тире ("-"), поредният номер по ал. 4, т. 2, знакът за тире ("-") и датата по ал. 1, т. 4 във формат ден, месец, година, отделени със знак точка (".") помежду им. Допустимо е да се изпускат незначещи нули в регистровия индекс и поредния номер, когато е уредено във вътрешните правила на администрацията.

(2) Начинът на поправяне на грешка, допусната от администрацията, се урежда във вътрешните правила на администрацията.

(3) Чрез АИС се осигурява воденето, съхранението и достъпът до официалния документен регистър по начин, който обезпечава контрол върху пълнотата на извършените вписвания, включително поправяне на грешки на администрацията.

(4) Не се допуска промяна на вече издаден уникален регистров идентификатор, който вече е предаден на друга администрация, гражданин или организация.

(5) За спазване изискванията на този член отговарят служителите по чл. 23, ал. 2 .

Чл. 30. (1) При регистрация на входящи документи с издаден уникален регистров идентификатор се извършва проверка дали на регистровия индекс на издадения уникален регистров идентификатор отговаря валидно вписване в регистъра на регистрите и данните.

(2) При неуспешна проверка по ал. 1 за регистрирания документ се генерира автоматично уникален регистров идентификатор от официалния документен регистър, в който се извършва регистрацията.

(3) Проверката по ал. 1 не се извършва в случаите, когато документът е получен през единната среда за обмен на електронни документи и за участника в единната среда за обмен на електронни документи, подал документа, е вписан официален документен регистър в регистъра на регистрите и данните.

Чл. 31. (1) Регистрация на документи, създадени в съответната администрация, може да се извършва децентрализирано и от служители на администрацията извън тези по чл. 23, ал. 2 .

(2) Лицето, извършващо регистрацията по ал. 1, е посочено в описанието на услугата или процедурата, при която се извършва обработка на съответния документ съгласно вътрешните правила на администрацията.

(3) Лицето, извършващо регистрацията по ал. 1, носи отговорност за спазване изискванията на наредбата.

(4) Контрол за действията на лицата във връзка с регистрацията по ал. 1 и редовността й се упражнява централизирано от служителите по чл. 23, ал. 2 .

Глава четвърта

РАБОТА СЪС СТРУКТУРИ. ПОДДРЪЖКА НА НОМЕНКЛАТУРИ

Раздел I

Класификация на информационни обекти

(2) Ръководителят на администрацията възлага на служител да организира създаването и поддръжката на видове класификационни схеми в АИС за следните видове информационни обекти:

1. потребители по чл. 12 ;

2. документи по чл. 13 ;

3. задачи по чл. 14 ;

4. данни за физически лица по чл. 15 ;

5. номенклатури;

6. съвкупности от унифицирани данни, които се използват от администрацията, съответстващи на или представляващи подмножество на унифицирани данни, поддържани в регистри на тази или други администрации, включително информационни обекти, отговарящи на юридически лица - кореспонденти;

7. други специфични съвкупности от данни, които се използват от администрацията.

(3) Общата класификационна схема за документи обхваща класификацията на всички видове документи, определени в АИС, независимо дали документът е в електронна форма или на хартиен носител.

(2) Простите класификационни схеми се състоят от едно ниво и се представят като набор от раздели.

(3) За класификационните схеми с повече от едно ниво на класификация за един или повече раздели се определят подраздели за следващото ниво на класификация.

(4) Нивата и разделите на всяко ниво в даден тип класификационна схема се определят по целесъобразност.

(5) Един и същ обект може да бъде класифициран многократно по един или повече раздели в различни нива на класификационна схема от съответния вид.

(6) Един и същ раздел може да бъде подраздел на други раздели в различни нива на класификационна схема от съответния вид.

1. извършил класификация - данни, еднозначно идентифициращи чрез АИС служителя, извършил класификация;

2. време на класификация.

(2) При класификацията на раздел от класификационна схема се прилагат изискванията на ал. 1.

(2) Създаването, премахването, промяната в постоянните раздели на класификационните схеми и правилата за класификация на информационните обекти в тях се извършват по процедури, регламентирани във вътрешните правила на администрацията.

(3) Процедурите по ал. 2 се осъществяват от определен от ръководителя на администрацията служител.

(4) Раздели или подраздели от променлив тип се създават при:

1. достигане до предварително определен брой обекти в даден раздел;

2. настъпване на нов времеви период;

3. настъпване на събитие, регламентирано като основание за създаване на нов раздел.

(5) Във вътрешните правила на администрацията се определя процедурата за създаването, премахването и промяната в организацията на раздели от променлив тип и правилата за класификация на обекти в тях.

1. наименование или класификационен индекс на раздела;

2. описание на предназначението на раздела;

3. време на създаване на раздела;

4. служител, създал раздела.

(2) За подлежащите на създаване раздели от променлив тип се определят:

1. схема за формиране на наименованието и на индекс на раздела от класификационната схема, ако има такъв;

2. място на създаване на раздела в класификационната схема - на най-горното ниво или като подраздел на раздел от ниво на класификационната схема.