Декември 2009г. M. Съхранение на документи по оп "Околна среда 2007-2013 г."

Настоящата процедура определя условията и реда за съхранение на документи по оперативна програма “Околна среда 2007-2013 г.” (ОПОС) от :

• 
  Управляващия орган (УО) на ОПОС към Министерство на околната среда и водите (МОСВ),
  
• 
  Междинното звено (МЗ) на ОПОС към МОСВ и
  
• 
  Бенефициентите, получатели на безвъзмездна финансова помощ (БФП) по ОПОС.
  

Съгласно изискванията на Регламент (EO) № 1083/2006 на Съвета от 11 юли 2006 година относно определянето на общи разпоредби за Европейския регионален фонд, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и за отмяна на Регламент (EO) № 1260/1999 (Регламент № 1083/2006) и Регламент (EO) № 1828/2006 на Комисията от 8 декември 2006 година относно реда и начина на изпълнение на Регламент (ЕО) №1083/2006 на Съвета за определянето на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и на Регламент 1080/2006 на Европейския парламент и на Съвета относно Европейския фонд за регионално развитие (Регламент № 1828/2006), съхранението на документи по ОПОС се извършва с цел осигуряване на адекватна одитна пътека на всички нива на управление и изпълнение на ОПОС, включително при извършването на оценки на програмата и в процеса на докладване.

Съхранението на документация представлява и един от методите за предотвратяване на нередности по ОПОС.

Документите по ОПОС, които са изброени в “Документи по ОПОС, които подлежат на съхранение” - Образец 1 от настоящата процедура, подлежат на задължително съхранение от компетентните органи/институции, съобразно заложеното в таблицата като всеки отделен вид документ следва да се съхранява в оригинал или в копие, съгласно реда, посочен в таблицата.

Създаването и подържането на архив предоставя възможност за получаване на документална информация и управление на процесите, свързани с подготовката и изпълнението на ОПОС, функционирането на системите за управление и контрол на ОПОС, подготовката и провеждането на процедурите за избор на проекти за финансиране по ОПОС, изпълнението на проектите, финансирани по ОПОС, включително избора на изпълнителите на отделните дейности, включени в проектите; мониторинга и контрола на проектите, финансирани по ОПОС, както и докладването на нередностите по ОПОС.

Всички документи по ОПОС подлежат на текущо и дългосрочно (архивно) съхранение в архив, съгласно нормативната база на Европейския съюз и изискванията на националното законодателство.

По отношение на съхранението на документите, свързани са докладването на нередностите по ОПОС се прилага одобрената от министъра на околната среда и водите „Процедура за администриране и докладване на нередности и възстановяване на неправомерно изплатени суми в рамките на оперативна програма „Околна среда 2007-2013 г.“ “. По отношение на съхранението на останалите документите по ОПОС се прилага настоящата процедура.

M.2. Одитна пътека

Одитната пътека е съвкупност от писмени процедури, които трябва да са формулирани по такъв начин, че да позволят проследяване на всеки документ, действие, процес в организацията, като описват точно кой, какво, как и кога извършва, с каква цел и какъв акт/документ се създава в резултат на това.

Одитната пътека се осигурява чрез правилата на водене на:

• 
  документооборота и деловодната система на УО / МЗ / Бенефициента
  
  • 
    Инструкцията за документооборота на МОСВ; общата деловодна система на МОСВ и вътрешната деловодна система на УО и МЗ;
    
  • 
    Инструкцията / вътрешните правила на Бенефициента за организацията на деловодната дейност и документооборота; общата деловодна система на Бенефициента и вътрешната деловодна система за съответния проект, ако има такава
    
• 
  архива на УО / МЗ / Бенефициента (съгласно настоящата процедура и “Регистър на архива на УО МЗ / Бенефициента - съответно Образец 5 / Образец 6 / Образец 7).
  

Осигуряването на одитна пътека е необходимо, за да се осигури прозрачност и да се дадат разумни гаранции за законосъобразното, ефективно и икономично управление; за да се осигури проследяване на процесите в организацията до крайния потребител и обратно (подход отгоре надолу и отдолу нагоре); за да се проследи разделението на функциите по управление, контрол, плащане и осчетоводяване в рамките на съответната организация; за да се оцени адекватността и ефективността на системите за управление и контрол; за да се определят възможните рискови фактори в организацията.

Одитната пътека посочва какви процедури съществуват и кои са отговорните лица по тях; какви документи и бази данни се създават и кой е отговорен за това.

M.3. Текущо съхранение на документи / оперативен архив

Документите, изготвени във връзка с и в изпълнение на ОПОС, както и договорите за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПОС, се съхраняват текущо в институциите / организациите, които оперират с тях, съгласно настоящата процедура, вътрешните им правила, инструкциите им и/или ръководствата за дейността им.

По отношение на задължените лица по тази процедура, редът е както следва:

• 
  за УО и МЗ на ОПОС - съгласно Инструкцията за организацията на деловодната дейност и документооборота на Централното управление на Министерството на околната среда и водите (Инструкция за документооборота на МОСВ) и съгласно Образец 2 - “Списък на документи по ОПОС, съхранявани от УО” и Образец 3 - “Списък на документи по ОПОС, съхранявани от МЗ” към настоящата процедура;
  
• 
  за Бенефициентите на ОПОС съгласно съответните инструкции или вътрешни правила на Бенефициентите за организацията на деловодната дейност и документооборота и съгласно Образец 4 - “Списък на документи по ОПОС, съхранявани от Бенефициента” към настоящата процедура.
  

Тези документи се архивират и съхраняват от служителите, отговорни за архива съгласно Образец 1 от настоящата процедура.

УО, МЗ и бенефициента задължително поддържат свой архив от документи.

Документите, изготвени от УО, МЗ и Бенефициентите във връзка с проектите, финансирани от ОПОС, регистрирани с определено наименование / регистрационен номер и постъпили в архива за продължителен период на съхранение, съставляват документалния фонд на УО, МЗ и Бенефициентите.

Обособените физически документи по проектите се съхраняват на функционален принцип в досиета, подредени по групи, в класьори и папки. Подредбата на архива е представена в “Система за подреждане на досиетата в архива” - Образец 9.

Задължително се запазва в архив екземплярът на водещото структурно звено в оригинал, съгласно Образец 1. При наличие на копие от документ оригиналът не се предоставя за ползване.

Документите на хартиен носител се съхраняват в оригинал или заверено копие “Вярно с оригинала” от лице, което има право да извършва такава заверка.

Документите в електронен формат задължително са придружени с електронен подпис, съгласно правилата за приемането и издаването на електронни документи в администрацията на Бенефициента / МЗ / УО.

За МЗ и УО валидни са Правилата за приемането и издаването на електронни документи в администрацията на Министерството на околната среда и водите: http://www2.moew.government.bg/recent_doc/admin_service/ukazania_e-sign_za_internet.pdf.

Бенефициентът е длъжен да предвиди в договорите за възлагане на обществени поръчки като задължение за изпълнителя да спазва изисквания за съхранение на документацията за проекта, по начин, по който да позволява на Бенефициента да спазва изискванията на настоящата процедура.

M.5. Служители, отговорни за архива

За всеки архив на УО, МЗ и Бенефициента се определя отговорен служител и съответно негов заместник/заместници, които извършват регистрацията на постъпилите документи, организират съхранението на документите и предоставят документите при поискване от оторизирани лица или след разрешение от ръководителя на УО/ МЗ / Бенефициента.

Отговорните служители за архивите на УО и МЗ се определят със заповед на министъра на околната среда и водите, а отговорните служители на Бенефициента се определят със заповед на ръководителя на Бенефициента.

Гореспоменатите служители отговарят за целостта на архивите и следят за навременното връщане на предоставените за ползване документи.

Служителят, отговорен за архива на УО / МЗ/ Бенефициента води съответно следните регистри:

- “Регистър на архива на УО на ОПОС” (Образец 5) и “Регистър на движението на документите от архива на УО” (Образец 10) или

- “Регистър на архива на МЗ на ОПОС” (Образец 6) и “Регистър на движението на документите от архива на МЗ” (Образец 11) или

- “Регистър на архива на Бенефициента на ОПОС” (Образец 7) и “Регистър на движението на документите от архива на Бенефициента” (Образец 12);

Служителят, отговорен за архива, предава на ползвателя документите с приемо-предавателен протокол – Образец 8 в два екземпляра (по един за всяка от страните);

Служителят, отговорен за архива, приема от ползвателя документа в архива с приемо-предавателен протокол – Образец 8 в два екземпляра;

При прекратяване на трудовото си или служебно правоотношение служителите, отговорни за архива, са задължени да предадат с приемо-предавателен протокол всички документи на прекия си ръководител или на определен от него служител, съгласно чл. 76 от Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ).

Като цяло процедурата за архивиране, която следва да се спазва от служителя, отговорен за архивирането е показана на следващата схема:

Документите в архивите на УО / МЗ / Бенефициента по ОПОС се структурират както следва:

• 
  документите на ниво ОПОС - съхраняват се в отделен раздел от архива на УО. Документите се съхраняват се в четири отделни раздела от архива. В тези раздели се съхраняват и архивират кореспонденция, касаеща подготовката и одобрението на ОПОС. Тук се съхраняват и документите свързани с дейността на Комитетите за наблюдение на ОПОС, докладването на ниво програма, исканията за средства и верификацията на ниво програма, оценките на програмата, както и други документи касаещи дейности на ниво програма.
  
• 
  документите на ниво процедура - съхраняват се в отделен раздел от архива на УО и на МЗ. Досиетата включват всички документи, свързани с изпълнение на дейности по договори, сключени по одобрени за финансиране проекти след провеждане на определена процедура по приоритетни оси 1, 2 и 3 на ОПОС. Тук се прилагат всички договори за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по съответната процедура, а също и всички документи от подписването на договора до верифициране на окончателното искане за средства и окончателния доклад от Бенефициента, включително, а също и искания за средства, кореспонденция с бенефициента, доклади за напредък и други. В досиета могат да се съдържат самите документи или препратки към други части на архива, в които се съхранява необходимата информация и документи.
  
• 
  документи на ниво подбор на проект - съхраняват се в отделен раздел от архива на УО, като за всяка процедура се води отделно досие. Досието на проекта включва следните минимални документи – проектното предложение в оригинал, независимо от това дали е одобрено или не, оригинала на обявата за набиране на проектни предложения, официално одобрените насоки за кандидатстване, заповедите за определяне на комисиите за оценка, декларациите и документите по ПМС 121/2007, доклада на оценителната комисия и протоколите от отделните етапи на оценка, декларациите на лицата по съгласно ПМС 121/2007, доклада на Комитета за избор и координация на проекти, цялата кореспонденция с кандидатите, водена по време на процедурата, всички решения, заповеди и други документи, взети и издадени от ръководителя на договарящия орган, касаещи конкретните процедури и проекти и други документи по преценка на УО.
  
• 
  документи на ниво изпълнение на проект - съхраняват се в отделен раздел от архива на Бенефициента и на МЗ, като за всеки проект се води отделно досие, което съдържа документите от съответния раздел от архива съгласно Образец 1, като в името на досието задължително се съдържа и номера на проекта. Тук се прилагат договорът за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, всички документи от подписването на договора до верифициране на окончателното искане за средства и окончателния доклад от Бенефициента, включително, а също и искания за средства, кореспонденция с Бенефициента, доклади за напредък и други. В досиета могат да се съдържат самите документи или препратки към други части на архива, в които се съхранява необходимата информация и документи.
  
• 
  документите, свързани с директното предоставяне – съхраняват се в отделен раздел от архива на УО, като за всеки проект се води отделно досие. Досието включва оригинал на формуляр за техническа помощ, оригинал на оценителни и контролни листове, оригинал на Решение на Ръководителя на УО за отпускане на безвъзмездната помощ, оригинал на Заповед на министъра на околната среда и водите за отпускане на безвъзмездната помощ, оригинал на съгласувателната кореспонденция по документацията, копие от договора за възлагане на изпълнението на дейностите на изпълнител по ЗОП или НВМОП (в случаите на провеждане на обществена поръчка), оригинал на искания за средства (авансово, междинни, окончателно), копия от разходооправдателни документи, копия от документи, удостоверяващи плащането (напр. банково извлечение) и др.
  
• 
  документите, свързани с обществените поръчки - съхраняват се по следния начин:
  

- за обществени поръчки, сключени от Бенефициента – в архива на Бенефициента, като отделно обособена част от съответното досие по проект.

• 
  документите, свързани с държавните помощи - съхраняват се в отделен раздел от архива на УО, като за всяка процедура по разрешаване на държавна помощ се води отделно досие.
  
• 
  Документите, различни от включените в Образец 1, се съхраняват в съответните структурни звена на Бенефициента / МЗ / УО в рамките на тяхната компетентност и в съответствие с вътрешните правила за документооборот на Бенефициента / Инструкцията за организацията на деловодната дейност и документооборота на Централното управление на Министерство на околната среда и водите.
  

Предаването между Бенефициента, МЗ и УО на оригинали / копия от изброените в Образец 1 документи се извършва по начин, документално удостоверяващ приемането / предаването на документите – разписка, обратна разписка, приемо-предавателен протокол и други.

Разписката се издава от УО на Бенефициента при регистрация на проектни предложения по съответна процедура.

Обратната разписка се изпраща на Бенефициента в случаите на изпращане на кореспонденция, документи или пратки чрез Български пощи с обратна разписка.

Приемо-предавателният протокол от настоящата процедура се издава в два екземпляра за всяка от страните във всички случаи на предаване на един или повече документи, документация, проектни предложения и други, като се изготвя от предаващата страна.

Предаването за архивиране на документи между УО и МЗ на ОПОС се извършва само и единствено с приемо-предавателен протокол между предаващата страна и служителя, отговорен за архива на приемащата страна.

Документите се регистрират в архива на дирекция КПОС хронологично по реда на тяхното постъпване на хартиен и електронен регистър. При извършването на регистрация на постъпилите документи в архива задължително се посочва:

1. 
   Пореден номер на регистрацията. Документите се съхраняват в отделни раздели, т.нар. под-архиви, съгласно горепосочената класификация:
   
   • 
     За документи на ниво “отдел на дирекция КПОС” регистрационните номера са както следва:
     

б) за документи на отдел УОП – KPOS-UOP-A01;

в) за документи на отдел ФУК – KPOS-FUK-A01;

г) за документи на отдел МД – KPOS-MD-A01.

• 
  За документи на ниво подбор на проекти регистрационните номера съвпадат с номера на съответното проектно предложение, като се добавя пореден номер на постъпване в архива – например 58111-53-244-A01, където 58111-53-244 е номерът на регистрация при подаване на проектното предложение, а -A01 е поредният номер на постъпване на проектното предложение в архива
  
• 
  За документи на ниво процедура регистрационните номера съвпадат с номера на договора по съответния одобрен проект, като се добавя пореден номер на постъпване в архива – например 1312/15.12.2008-A01, където 1312/15.12.2008 е номерът на съответния договор, а -A01 е поредният номер на постъпване на проектното предложение в архива. Съответните договори са групирани по номер на процедурата.
  
• 
  За документите, свързани с директното предоставяне по приоритетна ос 4 Техническа помощ, регистрационните номера съвпадат с номера на проектното предложение, като се добавя пореден номер на постъпване в архива – например TA-2008-KPOS-PPIP-3-A01, където TA-2008-KPOS-PPIP-3 е номерът на проекта по приоритетна ос 4 Техническа помощ, а –А01 е поредният номер на постъпване на проекта в архива.
  
• 
  За документите, свързани с държавните помощи, регистрационните номера са както следва: за държавни помощи – SA-A01, за минимални помощи – DEM-А01, помощи, попадащи в обхвата на груповото освобождаване – BE-А01.
  
1. 
   Входящ номер на документа, ако има посочен такъв;
   
2. 
   Изходящ номер на документа, ако има посочен такъв;
   
3. 
   Подател на документа – посочва се лице и институция (напр. заместник-министър Х, министерство У);
   
4. 
   Адресат на документа – посочва се лице и институция (напр. кмет Х, община У);
   
5. 
   Кратко описание на документа;
   
6. 
   Лице, предаващо документа за съхранение в архива – име, длъжност, отдел;
   
7. 
   Дата на предаване на документа в архива.
   

За съхранение на документите от архива на УО / МЗ / Бенефициента се използва архивна библиотека, разположена в архивното помещение.

Документите се систематизират и подреждат съобразно Образец 9 - “Система за подреждане на досиетата в архива”, като се съхраняват на функционален принцип в досиета, подредени по групи, в класьори и папки.

Документите в архива се подреждат в кутии или класьори. Всяка кутия/ класьор се маркира с етикет, който по еднозначен начин указва какви документи се съдържат в него. Описът следва да бъде разположен на място, което еднозначно да указва съдържанието на определената кутия/класьор.

Изискванията за физическа сигурност на документите са следните:

• 
  ограничаване достъпа на персонал до архива, като само по един оторизиран служител ще бъде допускан вътре и придружаван от служителя на архива или неговия заместник;
  
• 
  след обработката на дадено досие, документите се поставят обратно на мястото, от което са били взети и съответният шкаф или помещение се заключват;
  
• 
  конфиденциалност и защита на данните – информацията в документите е предмет на служебна тайна, а служителят по архив, както и ползвателите на архива имат задължения за спазване на конфиденциалност на информацията съгласно предписанията на българското и европейско законодателство;
  
• 
  всички документи от архива се пазят стриктно в охранявано и безопасно архивно помещение;
  
• 
  документите могат да се използват само през работно време в рамките на сградата на УО / МЗ / Бенефициента, с изключение на случаите, когато съответния ръководител е разрешил друго;
  
• 
  архивното помещение трябва да е под контрол/наблюдение през деня, а в случай, че в него не останат служители, вратата се заключва задължително;
  
• 
  в края на работния ден служителите, отговорни за архива затварят прозорците и заключват вратата на архивното помещение;
  
• 
  оставане в архивното помещение след края на работния ден се съгласува с ръководителя на УО / МЗ / Бенефициента.
  

УО предоставя информация относно местоположението на всички документи, необходими за осигуряването на одитна следа, на представители на следните институции: МЗ, Сертифициращ орган, Одитния орган, Дирекция „Вътрешен одит” в МОСВ, Сметната палата, Европейската комисия, Европейската сметната палата и техни упълномощени представители, в съответствие с чл. 19 от Регламент № 1828/2006.

Не се допуска изваждането на документи за ползване извън сградата на УО / МЗ / Бенефициента. Изключение се прави само с разрешение на ръководителя на УО / МЗ / Бенефициента, съобразно искания документ и мястото му на съхранение.

M.12. Контрол по изпълнението на дейностите по архивирането и съхранението на документи по ОПОС

УО следи изпълнението на дейностите по архивирането и съхранението на документи по ОПОС посредством извършваните от него проверки на място на Бенефициентите и на МЗ (съгласно изискванията на Процедура за извършване на проверки на място от Процедурния наръчник за ОПОС).

МЗ следи изпълнението на дейностите по архивирането и съхранението на документи по ОПОС посредством извършваните от него проверки на място на Бенефициентите (съгласно изискванията на Процедура за извършване на проверки на място от Процедурния наръчник за ОПОС).

Контролът по изпълнение на дейностите по архивирането и съхранението на документите по ОПОС се състои в проверката за наличие на адекватна одитна пътека, а също и в проверката на сигурността на архива и ресурсната му обезпеченост.

На контрол подлежи също така и изпълнението на указанията за съхранение на документацията по ОПОС съгласно настоящата процедура и изискванията на приложимото национално и европейско законодателство.

Ръководителят на УО може да разпореди нарочни проверки за спазване изискванията за архивирани и съхранение на документи както в УО, така и при МЗ и Бенефициентите по ОПОС.

За целите на отчитането и докладването на нередности в рамките на всеки Бенефициент, се определя служител, отговорен за докладване и администриране на нередности и измами и сигнали за нередности и измами по съответния/те проект/и, съфинансиран/и от ОПОС.

В МЗ и УО се определя служител по нередностите, отговорен за борбата с измамите и нередностите и докладване и администриране на нередности и измами и сигнали за нередности и измами по ОПОС.

Служителите, отговорни за докладване и администриране на нередности в УО, МЗ и при Бенефициента, водят следните регистри:

• 
  Регистър за нередности
  

• 
  Регистър на фирмите, подаващи невярна и/или подвеждаща информация на ниво Бенефициент
  

• 
  Регистър на всички получени сигнали/ подозрения за нередности и измами по оперативна програма „Околна среда 2007 – 2013г.”
  

Служителите по нередностите поддържат и общо досие на нередностите, в които прилагат документите касаещи нередностите като цяло на съответното ниво (Управляващ орган /Междинно звено /Бенефициент ) на ОПОС, а не конкретна нередност на това ниво.

Достъпът до информацията от досиетата по нередностите е ограничен до лицата, които имат функции, свързани с администрирането на нередности. При поискване информацията се предоставя на контролните органи.

M.14. Период на съхранение на документите в архива

Всички документи, съпътстващи процедурите за избор на проекти за финансиране по ОПОС се съхраняват съгласно изискванията на Постановление № 121 на Министерския съвет от 31 май 2007 г. за определяне на реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по оперативните програми, съфинансирани от структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, и по програма ФАР на Европейския съюз (ПМС 121/2007) за срок от 3 (три) години след приключването на ОПОС по отношение на договорите за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз в съответствие с изискванията на Регламент № 1083/2006 на Съвета.

Независимо от този срок, в случай на установени нередности, документацията се съхранява до приключване на съответните последващи проверки от страна на компетентните национални и европейски органи.

Всички документи, съпътстващи изпълнението на ОПОС като цяло и изпълнението на проектите, финансирани по ОПОС, включително извършените разходи и одитите на ОПОС, се съхраняват както следва:

• 
  за период от 3 години след датата на приключване и отчитане на ОПОС, т.е. поне до 31 август 2020 г., съгласно чл. 90 от Регламент № 1083/2006;
  
• 
  за период от 3 години след частичното приключване на съответния проект, съгласно чл. 88 от Регламент № 1083/2006;
  
• 
  цялата документация, свързана с отпускането на държавни помощи се съхранява най-малко 10 години от датата на отпускане на съответната държавна помощ.
  
• 
  срокът за запазване на документите, отразяващи основните дейности във държавните институции е 20 г., съгласно Инструкцията за организацията на деловодната дейност и документооборота на Централно управление на Министерство на околната среда и водите и чл. 46 от ЗНАФ;
  
• 
  съгласно изготвени вътрешни нормативни документи и правила Наредба № 1, Закона за счетоводството и ЗНАФ са допустими срокове за съхранение в размер на 1 г., 3 г., 5 г., 10 г., за определени финансови документи и други удостоверяващи трудов стаж 50 и 100 г.
  

Документите определени като не ценни се унищожават с акт и се изпращат за сведение в държавен архив, в съответствие с чл. 49, ал. 1, ал. 2 и ал. 3 от ЗНАФ.

След изтичане на съответно указания срок за съхранение, документите се съхраняват в съответствие с Инструкцията за организацията на деловодната дейност и документооборота на Централното управление на Министерство на околната среда и водите/инструкцията или вътрешните правила за документооборота на Бенефициента, както и приложимото национално и европейско законодателство.

Документите се унищожават в съответствие с чл. 49, ал. 1 от ЗНАФ.