Дистрикт 2482, България Клубен Меморандум за разбиране на Фондация Ротари

свързан с реализацията и отчета на Дистриктен грант DG_________

A. Поддържане на стандартен пакет от инструменти за отчетност, които да включват пълен запис на всички фактури и разходи на грантовите средства,

B. Изразходване на средствата на гранта съгласно предварително одобрения план,

C. Поддържане на разделение на задълженията при работата със редствата

D. Създаване на система за инвентаризация на оборудване и други активи закупени със средства от гранта и поддържане на отчетност за предмети закупени или произведени по гранта.

E. Гарантиране, че всички дейности по гранта, включително превалутирането на средства отговарят на местните закони, които са всила по време на дейностите по гранта.

За да получи средства по грант, Клубът трябва да има банкова сметка, която да се използва единствено и само за получаване и изразходване на средствата по гранта на РФ.

Изисквания за клубната банкова сметка:

1. Има минимум двама ротарианци от клуба със спесимени по сметката, които да подписват едновременно платежните документи,

2. Да бъде нисколихвена или безлихвена банкова сметка. Всякакви натрупани лихви по сметката трябва да бъдат документирани и използвани за одобрени дейности по гранта или да бъдат върнати на РФ.

3. За всеки един грант се открива отделна сметка, като името на сметката трябва ясно да идентифицира за какви грантови средства е предназначена.

4. Грантовите средства не може да се депозират в инвестиционни сметки които включват, но не се ограничават до взаимни фондове, депозити, облигации и акции.

5.Банковите извлечения трябва да бъдат на разположение, в подкрепа на фактурите за изразходване на грантовите средства на РФ.

6. Клубът трябва да поддържа писмен план за промяна на спесимените за банковите сметки в случай, че ръководството бъде сменено.

11. Запазване на документация

Клубът трябва да създаде и поддържа архив на важни документи, свързани с реализирането на този грант. Запазването на тези документи подкрепя прозрачността в управлението на грантовете и подпомага подготовката за одити или финансови оценки.

Документите, които трябва да бъдат пазени включват, но не се ограничават до:

1.Банкова информация, включваща копия на извлечения от сметката на гранта и платежни нареждания за извършените плащания.

2.Документи за Клубна квалификация, включително копия на подписания Клубен Меморандум за разбирателство.

3.Документирани планове и процедури, включително:

a.План за финансово управление,

b.Процедури за съхранение и архивиране на документи,

c.План за смяна на титулярите по банковите сметки и запазване на информация и документация,

d.Система за документиране на доклади за злоупотреби и/или пропуски в управлението на грантовите средства.

4. Информация свързана с грантовете, включително разписки и фактури за всичко закупено трябва да са достъпни и на разположение на всички Ротарианци в Клуба и при поискване от Дистрикта.

5. Пълен комплект от документите за гранта включващи формата с която се кандидатства пред Дистрикта, формата с която се отчита реализирания проект и всички съпътстващи документи и изброени по-горе, трябва да бъдат запазени за минимум 5 (пет) години или повече, ако това се изисква от местните закони. При архивиране документите се поставят в папка с етикет, съдържащ следната информация: наименование на проекта, ротарианската година в която е финансиран гранта, дата на финансиране и дата на отчитане на гранта.
12. Докладване на злоупотреби с грантови средства

Клубът трябва да докладва всякакви потенциални злоупотреби или липса на контрол в изразходването на грантовите средства пред Дистрикта. Насърчава се клубна среда, в която не се толерира злоупотребата със средства.

Всички останали разходи свързани с този грант ще бъдат покрити от клуба и няма да бъдат пречка за реалиризането на гранта.

Отговорник за проекта ................................................. , подпис: