Дистрикт 2482, България Клубен Меморандум за разбиране на Фондация Ротари



Дата30.11.2018
Размер229.5 Kb.
Дистрикт 2482, България
Клубен Меморандум за разбиране на Фондация Ротари

свързан с реализацията и отчета на Дистриктен грант DG_________


1. Клубът трябва да спазва този Меморандум за разбиране, всякакви допълнителни Дистриктни изисквания и всички приложими политики на РФ.
2. Клубът е отговорен за употребата на средствата за клубно спонсорирани грантове, независимо от това кой контролира средствата.
3. Квалификацията може да бъде прекъсната или отменена при установяване на злоупотреба и липса на контрол в изразходването на грантовите средства, включващи, но не ограничени до: измама; фалшифициране; подправяне на членство; груба небрежност; застрашаване на здравето, благоденствието или безопасността на бенефициентите; недопустими дарения; употреба на средства за лична изгода; недекларирани конфликти на интереси; монополизиране на средствата от отделни лица; фалшифициране на отчети; завишени цени; приемане на плащания от бенефициентите; незаконни действия; употреба на грантовите средства за непозволени цели.
4. Клубът трябва да сътрудничи при провеждането на всички финансови, грантови или оперативни одити.
5. Клубът назначава поне един клубен член, отговорен за управлението на този грант.
6. Клубът гарантиран, че при изразходването на грантовете на РФ се спазват изискванията за контрол и практиките за управление на грантове.
7. Клубът гарантира, че всички лица, ангажирани с гранта, осъществяват дейностите си по начин, при които се избягват всякакви съществуващи или потенциални конфликти на интереси.
8. Клубът трябва да има писан План за управление на финансите, за да осигури качествено администриране на гранта. Управление на финансите трябва включва процедури по:

A. Поддържане на стандартен пакет от инструменти за отчетност, които да включват пълен запис на всички фактури и разходи на грантовите средства,

B. Изразходване на средствата на гранта съгласно предварително одобрения план,

C. Поддържане на разделение на задълженията при работата със редствата

D. Създаване на система за инвентаризация на оборудване и други активи закупени със средства от гранта и поддържане на отчетност за предмети закупени или произведени по гранта.

E. Гарантиране, че всички дейности по гранта, включително превалутирането на средства отговарят на местните закони, които са всила по време на дейностите по гранта.


9. Изисквания за банкови сметки

За да получи средства по грант, Клубът трябва да има банкова сметка, която да се използва единствено и само за получаване и изразходване на средствата по гранта на РФ.

Изисквания за клубната банкова сметка:

1. Има минимум двама ротарианци от клуба със спесимени по сметката, които да подписват едновременно платежните документи,

2. Да бъде нисколихвена или безлихвена банкова сметка. Всякакви натрупани лихви по сметката трябва да бъдат документирани и използвани за одобрени дейности по гранта или да бъдат върнати на РФ.

3. За всеки един грант се открива отделна сметка, като името на сметката трябва ясно да идентифицира за какви грантови средства е предназначена.

4. Грантовите средства не може да се депозират в инвестиционни сметки които включват, но не се ограничават до взаимни фондове, депозити, облигации и акции.

5.Банковите извлечения трябва да бъдат на разположение, в подкрепа на фактурите за изразходване на грантовите средства на РФ.

6. Клубът трябва да поддържа писмен план за промяна на спесимените за банковите сметки в случай, че ръководството бъде сменено.


10. Отчет за употребата на грантовите средства

Отчитането на грантовете е ключов аспект от управлението и контрола на грантовете. Клубът трябва да спазва сроковете за отчет на реализирания грант и изразходваните грантови средства, които са в рамките на 2 месеца от последното плащане по гранта или 12 месеца от получаване на средствата, освен ако не е упоменат изришно друг срок.

11. Запазване на документация

Клубът трябва да създаде и поддържа архив на важни документи, свързани с реализирането на този грант. Запазването на тези документи подкрепя прозрачността в управлението на грантовете и подпомага подготовката за одити или финансови оценки.

Документите, които трябва да бъдат пазени включват, но не се ограничават до:

1.Банкова информация, включваща копия на извлечения от сметката на гранта и платежни нареждания за извършените плащания.

2.Документи за Клубна квалификация, включително копия на подписания Клубен Меморандум за разбирателство.

3.Документирани планове и процедури, включително:

a.План за финансово управление,

b.Процедури за съхранение и архивиране на документи,

c.План за смяна на титулярите по банковите сметки и запазване на информация и документация,

d.Система за документиране на доклади за злоупотреби и/или пропуски в управлението на грантовите средства.

4. Информация свързана с грантовете, включително разписки и фактури за всичко закупено трябва да са достъпни и на разположение на всички Ротарианци в Клуба и при поискване от Дистрикта.

5. Пълен комплект от документите за гранта включващи формата с която се кандидатства пред Дистрикта, формата с която се отчита реализирания проект и всички съпътстващи документи и изброени по-горе, трябва да бъдат запазени за минимум 5 (пет) години или повече, ако това се изисква от местните закони. При архивиране документите се поставят в папка с етикет, съдържащ следната информация: наименование на проекта, ротарианската година в която е финансиран гранта, дата на финансиране и дата на отчитане на гранта.
12. Докладване на злоупотреби с грантови средства

Клубът трябва да докладва всякакви потенциални злоупотреби или липса на контрол в изразходването на грантовите средства пред Дистрикта. Насърчава се клубна среда, в която не се толерира злоупотребата със средства.


13. Този грант ще бъде реализиран и отчетен пред Фондация Ротари най-късно до 31 май 2016 г.
14. Клубът ще получи финансиране от Фондация Ротари в размер на ____________$.

Всички останали разходи свързани с този грант ще бъдат покрити от клуба и няма да бъдат пречка за реалиризането на гранта.


Оторизация и съгласие

Този Меморандум за разбиране е съгласие между Ротари Клуб __________________________ и Дистрикт 2482 и удостоверява, че Клубът ще предприеме мерки, за да гарантира правилно изпълнение на дейностите, свързани с гранта и правилно управление на грантовите средства на Фондация Ротари. Чрез подписването на този документ, Клубът се съгласява да спазва всички правила и условия в Меморандума за Разбиране.
От името на Ротари Клуб ___________________________, долуподписаните членове на клуба се съгласяват да спазват всички правила и изисквания от Меморандума за разбиране за Ротарианска година ______________ и да уведоми РИ Дистрикт 2482 за всякакви промени или ревизии на клубните политики и процедури, свързани с тези изисквания.
Дата:
Президент на РК ........................................................... , подпис:

Отговорник за проекта ................................................. , подпис:



Клубен Меморандум за разбиране на Фондация Ротари свързан с реализацията и отчета на Дистриктен грант 2015/2016



Каталог: files -> events files -> 1251
events files -> Семинар на тема "Лидерство, приоритети, ценности"
events files -> Програма 12: 00 13: 00 ч Настаняване в Хотел "Виктория"
events files -> Rotary international
events files -> Ротариански уикенд на лова и отмората в еленския балкан
events files -> Изложение на открито Място : подножието на Паметника на свободата на връх Шипка 22 август 2015 г. 00 17. 00 часа
1251 -> Дистриктен номер 2482 (квалифицирано)
events files -> Преференциални условия за настаняване на участниците в петс новотел „Пловдив” Пловдив, 22-24 март 2013 г


Поделитесь с Вашими друзьями:


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2019
отнасят до администрацията

    Начална страница