ІІІ. Изпълнение и отчитане на договори с обекти на специалните обществени поръчки за строителство и доставки и услуги

При проверката на изпълнението и отчитането през 2009 г. на 3 договора за възлагане на специални обществени поръчки за строителство, включени в одитната извадка, се установи следното:

1.1. Договор за строителство № ВИ-06-41 от 24.06.2009 г.⁷² между МО – възложител и „ЛОГ - СИБЕРИЯ” ЕООД, гр. София - изпълнител, с предмет строителни и монтажни работи (СМР) на обект 1383/Ел. – под. 32890, база Атия”, гр. Бургас в съответствие с представения от възложителя инвестиционен проект и количествено-стойностна сметка (КСС), Приложение № 1 неразделна част от него

1.1.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощения главен директор на Главна дирекция „Инфраструктура на отбраната” (ГДИО) със Заповед № ОХ-497 от 01.08.2008 г. (в сила до 12.08.2009 г.)⁷³.

1.1.2. Стойността по договора е 412 361 лв. с ДДС със срок на изпълнение на договорените видове работи 65 календарни дни (04.10.2009 г.) от датата на откриване на строителната площадка.

1.1.3. В ГДИО е въведена практика за срок за приключване на изпълнението на СМР да се счита датата на поканата за подписване на Констативен акт за установяване годността за приемане на строежа (образец 15), с който акт се извършва предаване на строежа от строителя на възложителя.

Във Вътрешните правила за дейността на ГДИО от м. февруари 2009 г.⁷⁴ и в издадените заповеди на министъра на отбраната няма разпоредби, регламентиращи точно и ясно прилагането на въведената практика.

В резултат на това не може да се даде разумна увереност за спазване на договорения срок за приключване на строителството по договора, което поражда риск от неправилно изчисляване на евентуална забава.

1.1.4. Възложените СМР не са изпълнени от „ЛОГ - СИБЕРИЯ” ЕООД в договорения срок, с което не са спазени клаузите на договора. Предаването на строежа от строителя на възложителя с Констативен акт (образец 15) от 21.10.2009 г. е след договорения срок - 04.10.2009 г. Съобразно въведената практика, забавата от 10 просрочени дни спрямо договорения срок е изчислена от 14.10.2009 г. - датата на получаване в министерството (в ГДИО) на писмо - покана от изпълнителя за подписване на Констативен акт (образец 15). За установената забава за просрочие на срока за изпълнение на договора от МО е изчислена неустойка в размер на 3 436 лв., която не е платена от изпълнителя до приключване на одита. От страна на възложителя – МО, чрез ГДИО не са предприети достатъчно ефикасни управленски действия за търсене на дължимата неустойка по съответния ред.

В договора няма клауза за определяне на датата за приемане на изпълнението по договора, от която започва да тече забавата в сроковете, както и с какви документи се удостоверява този факт. Този пропуск поражда риск от неправилно определяне на забавата и неточно изчисляване на размера на дължимата неустойка.

В резултат на това не може да се даде разумна увереност за правилността и точността на изчислените просрочени 10 дни забава и размера на дължимата неустойка.

1.1.5. От страна на МО не са спазени клаузите на договора по отношение на плащанията за извършените и фактурирани СМР общо в размер на 412 361 лв. с ДДС в договорените срокове за плащане, като през 2009 г. не е извършено плащане по договора.

1.1.6. От дирекция „Финанси” на МО през м. декември 2009 г. правилно са осчетоводени двете фактури от 24.11.2009 г. за извършените СМР по договора на обща стойност 412 361 лв. с ДДС като задължения на МО по сметка 4010 „Задължения към доставчици от страната” срещу дебитиране на сметка 2071 „Незавършено строителство, производство и основен ремонт”.

Към 31.12.2009 г. начисленото задължение е включено в годишния финансов отчет на МО.

1.1.7. Взаимоотношенията между страните по договора са уредени при условията за прехвърляне и разплащане на вземането, съгласно Решение № 197 от 08.04.2010 г. на МС за приемане на механизъм за уреждане на задължения по Републиканския бюджет (необнародвано). Подписан е договор от 01.11.2010 г. за прехвърляне на вземането на изпълнителя „ЛОГ – СИБЕРИЯ” ЕООД в размер на 412 361 лв. с ДДС от МО на „Българската банка за развитие” АД, на която дата от банката е заплатена цената на вземането. На това основание и в изпълнение на дадените указания от Министерството на финансите (МФ),⁷⁵ към 31.12.2010 г. задължението на МО към изпълнителя в посочения размер по договора е закрито.

Към 31.12.2010 г. от дирекция “Финанси” на МО е закрита партидата на изпълнителя по договора “ЛОГ – СИБЕРИЯ” ЕООД чрез кредитиране на счетоводна сметка 2071 „Незавършено строителство, производство и основен ремонт” в размер на 412 361 лв. срещу дебитиране на сметка 4500 “Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на активи, пасиви, приходи и разходи”.

В тази връзка от дирекция “Финанси” на МО е изпратена писмена информация от 24.01.2011 г. (почти една година след издадените разрешения за ползване на строежа) до поделението - приемател за стойността на извършените СМР на приключилия строителен обект за счетоводното отразяване в оборотната ведомост към 31.12.2010 г. в увеличение стойността на актива, в зависимост от неговия вид, със сумата на извършеното строителство, в съответствие с Бюджетните указания по разходването на бюджета на МО за 2009 г., утвърдени от министъра на отбраната със Заповед № ОХ-193 от 11.03.2009 г.

1.1.8. При осъществения предварителен контрол за законосъобразност преди извършването на разход по една фактура по договора не са спазени изискванията на нормативните и вътрешни актове, като в издадения контролен лист от 02.12.2009 г. на финансовия контрольор не е посочен номер и дата на фактура или стойност, с оглед обвързване, удостоверяване и документиране на извършените конкретни проверки преди извършването на разхода по отношение на верността на първичните счетоводни документи, включително правилното изчисление на количествата и сумите.

1.1.9. В изготвената справка от 30.11.2009 г. за наличните лимити и кредити по параграфи преди плащане, във връзка с проверките при осъществяване на предварителен контрол, е посочена позиция на този строителен обект, която не съответства на позицията в утвърдените от министъра на отбраната ЕПСССУ за МО и БА за 2009 г. Разминаването в позициите показва недостатъчно ефективни контролни процедури при документирането и съпоставянето на информацията от различните документи.⁷⁶

1.1.10. За строителния обект са издадени 2 разрешения за ползване на строежи от 12.02.2010 г, подписани от министъра на отбраната, в съответствие с изискванията на нормативните и вътрешни актове. Разрешенията за ползване са изпратени до командира на поделение 32 890, гр. Бургас.⁷⁷

1.2. Договор за строителство № ВИ-06-37 от 22.06.2009 г.⁷⁸ между МО, като възложител и „ГИБ” ООД, гр. Бургас - изпълнител, с предмет ремонтни строително-монтажни работи (РСМР) на обект 1383/115 – Ремонт на склад за ЗИП на фрегати -
под. 32 890, база „Атия”, гр. Бургас в съответствие с представения от възложителя инвестиционен проект и Приложение № 1 - КСС, неразделна част от договора.

1.2.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощения главен директор на Главна дирекция „Инфраструктура на отбраната” със Заповед № ОХ-497 от 01.08.2008 г. (в сила до 12.08.2009 г.).⁷⁹

1.2.2. Стойността по договора е 514 579 лв. с ДДС със срок на изпълнение на договорените видове работи 90 календарни дни (17.10.2009 г.) от датата на откриване на строителната площадка.

1.2.3. В договора няма клауза за определяне на дата за приемане на изпълнението по договора, от която започва да тече забава в сроковете и с какви документи се удостоверява този факт.

1.2.4. Възложените РСМР са изпълнени от „ГИБ” ООД в договорения срок. Съгласно въведената в ГДИО практика, строителните работи приключват на 19.10.2009 г. - датата на полученото в МО писмо - покана за подписване на Констативен акт, образец 15. Констативният акт е съставен и подписан от съответните компетентни лица на 12.11.2009 г.

1.2.5. От страна на МО не са спазени клаузите на договора по отношение на срокове за плащане за извършените и фактурирани РСМР общо в размер на 514 427 лв. с ДДС. До края на 2009 г. не е извършено плащане по договора.

1.2.6. Фактурите за извършените РСМР по договора (от 28.08.2009 г. и от 19.11.2009 г.) на обща стойност 514 427 лв. са осчетоводени по сметка 4010/1 „Задължения към доставчици от страната” от дирекция „Финанси” на МО през м. декември 2009 г. срещу дебитиране на счетоводна сметка 6021 „Разходи за текущ ремонт”. Начисленото задължение със същата сума е отразено по баланса на МО към 31.12.2009 г. На начислена основа разходът неправилно е отчетен като текущ ремонт, вместо като капиталов разход за основен ремонт.

1.2.7. През м. април 2010 г., със закъснение почти от 6 месеца след договорения срок, от МО е извършено плащане по едната фактура, тази от 28.08.2009 г., в размер на 168 757 лв.

На касова основа, разходът е отчетен неправилно по разходен подпараграф
10-30 „Текущ ремонт”, вместо по параграф 51-00 „Основен ремонт” от Единната бюджетна класификация (ЕБК).

Това е в резултат на продължаващата в МО практика на неправилно планиране в ЕПСССУ и отчитане на разходи за строителство и основен ремонт, какъвто е характера на извършените РСМР по договора, като разходи за текущ ремонт. Липсата на достатъчно ефективни управленски, организационни и контролни процедури, които да осигурят надеждна и достоверна информация, води до неспазване на изискванията на ЕБК за 2009 г. и Бюджетните указания по разходването на бюджета на МО за 2009 г. за планиране и отчитане на разходите съобразно техния вид, естество и икономически характер по предвидените за тях разходни бюджетни параграфи и подпараграфи. Нарушени са и изискванията на Сметкоплана на бюджетните предприятия (СБП), указанията на МФ за класифициране и отчитане на плащанията, съгласно техния икономически характер и естество и утвърдения от министъра на отбраната Наръчник на счетоводителя (финансиста) в МО и БА.

Разходите по договора за строителство нямат характер на текущ ремонт и следва да се планират и отчитат като капиталови разходи за основен ремонт на касова и начислена основа и с тяхната стойност да бъде увеличена стойността на дълготрайните активи.

1.2.8. По втората фактура от 19.11.2009 г., в размер на 345 670 лв. с ДДС, от МО не е извършено плащане през 2010 г. Взаимоотношенията между страните по договора по тази фактура са уредени при условията за прехвърляне и разплащане на вземането, съгласно Решение № 197 от 08.04.2010 г. на МС за приемане на механизъм за уреждане на задължения по Републиканския бюджет (необнародвано). Съгласно подписан договор от 28.07.2010 г. вземането на изпълнителя „ГИБ” ООД, гр. Бургас от МО в размер на 345 670 лв. е прехвърлено на „Българската банка за развитие” АД, на която дата от банката е заплатена цената на вземането. На това основание и съгласно дадените указания от МФ, към 31.12.2010 г. задължението на МО в посочения размер към изпълнителя по договора е закрито.

1.2.9. В изготвената справка от 23.11.2009 г. за наличните лимити и кредити по параграфи преди плащането, във връзка с проверките при осъществяване на предварителен контрол, е посочена позиция на този строителен обект, която не отговаря на позицията в утвърдените от министъра на отбраната ЕПСССУ за МО и БА за 2009 г. Разминаването в позициите показва недостатъчно ефективни контролни процедури при документирането и съпоставянето на информацията от различни документи, с оглед пълнота и точност при отчитането на разходите за строителството по договора.⁸⁰

1.2.10. За строителния обект е издадено разрешение за ползване на строежа от 12.02.2010 г, подписано от министъра на отбраната, в съответствие с изискванията на нормативните и вътрешни актове. Разрешението за ползване е изпратено до командира на поделение 32 890, гр. Бургас.⁸¹

1.3. Договор за строителство № ВИ-06-49 от 16.12.2009 г.⁸² между МО, като възложител и „ЛОГ - СИБЕРИЯ” ЕООД, гр. София - изпълнител, с предмет СМР на обект 1318/Ел. – под. 32 140, гр. Варна в съответствие с представения от възложителя инвестиционен проект и Приложение № 1 - КСС, неразделна част от договора.

1.3.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната със Заповед № ОХ-596 от 12.08.2009 г. (в сила до 07.04.2010 г.)⁸³

1.3.2. Стойността по договора е 338 577 лв. с ДДС със срок на изпълнение на договорените видове работи 75 календарни дни от датата на откриване на строителната площадка.

1.3.3. Съгласно представената по време на одита информация,⁸⁴ изпълнението на договора стартира през м. март 2010 г. и обектът не е въведен в експлоатация. Тъй като изпълнението на СМР по договора е извън одитирания период, същото не е предмет на проверка и анализ.

1.3.4. Плащанията от МО за извършените и фактурирани през 2010 г. СМР по договора, общо в размер на 319 361 лв. с ДДС, са извършени при спазване договорените срокове. Отчитането на разходите за строителство на начислена и касова основа е извършено от дирекция „Финанси” на МО, в съответствие с нормативните и вътрешни актове на МО.⁸⁵

2. Изпълнение и отчитане на договори с обекти на специалните обществени поръчки за доставки и услуги

При проверката на изпълнението и отчитането през 2009 г. на 6 договора за възлагане на специални обществени поръчки за доставки и услуги, включени в одитната извадка, се установи следното:

2.1. Годишен договор № УД 03-23 от 30.04.2009 г.⁸⁶, сключен в изпълнение и съгласно условията на Рамково споразумение № УД 03-22 от 28.04.2009 г., между МО - възложител и „Пилатус Еъркрафт” ЛТД, Швейцария - изпълнител, с предмет: поддръжка на самолети РС-9М и РС-12 чрез осигуряване на доставки на наземно оборудване, резервни части, консумативи и осъвременяване на техническата документация; извършване на планови и непланови (аварийни) ремонти, както и периодични проверки, калибриране и проверка на контролно-измервателната апаратура на самолетите и други услуги за поддръжка; извършване на други услуги във връзка с експлоатацията на самолета от възложителя, с Приложения № 1 и № 2.

2.1.1. При сключването на Годишния договор МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната със Заповед № ОХ-498 от 01.08.2008 г. на министъра на отбраната (в сила до 12.08.2009 г.).⁸⁷

2.1.2. Цената на Годишния договор за 2009 г. е 3 111 168 швейцарски франка, с левова равностойност 4 019 629 лв., платима чрез авансово плащане в размер на 1 314 088 швейцарски франка с левова равностойност от 1 697 801 лв. (Приложение № 1) и чрез акредитив в размер на 1 797 080 швейцарски франка с левова равностойност от 2 321 827 лв. (Приложение № 2). Годишният договор е в сила от датата на подписването, със срок на валидност 12 месеца - до 30.04.2010 г.

Към Годишния договор е сключено Допълнително споразумение № УД-03-32 от 01.07.2009 г., което не води до изменение в крайната цена, договорените срокове и условията за доставки и услуги. Въпреки, че не е посочено правно основание за сключването на допълнителното споразумение, в него са изложени мотиви за промени в отделни позиции от Годишния договор.

Изпълнението на договорените доставки и услуги е извършено в срока на валидност на Годишния договор, като са спазени договорните клаузи относно условията за доставката (място, дата, приемане на стоките, услугите и ремонтните дейности, прехвърляне на собственост).

2.1.3. Съгласно Рамковото споразумение и Годишния договор, от МО е извършено авансово плащане на 05.06.2009 г. в размер на 1 314 088 швейцарски франка с левова равностойност 1 697 801 лв. срещу представена от изпълнителя банкова гаранция от 13.05.2009 г. за авансово плащане на същата стойност, в рамките на договорения срок, при спазване на срока за валидност на гаранцията (до 31.07.2010 г.).

Към 31.12.2009 г. предоставеният аванс не е усвоен и целият размер на аванса правилно е отразен в оборотната ведомост на МО като вземане по счетоводна сметка 4040 „Доставчици по аванси от чужбина” по партидата на „Пилатус Еъркрафт” ЛТД, Швейцария и съответно по баланса на МО за 2009 г.

През м. май 2010 г. е направена последна доставка на резервни части и консумативи и са извършени последните планови ремонти, с което преведеният през 2009 г. аванс е усвоен изцяло. Срещу представяне на съответните документи, сумата на гаранцията за авансово плащане автоматично е намалявана (усвоявана), пропорционално на стойността на всяка пратка, като стойността на гаранцията е усвоена изцяло към 04.05.2010 г. или в срока на валидност на същата, в съответствие с клаузите в Рамковото споразумение и Годишния договор.

2.1.4. Спазени са договорените срокове и условия за откриване и усвояване на неотменяемия документарен акредитив за доставки на резервни части, консумативи и услуги за извършени ремонти в размер на 1 797 080 швейцарски франка, с левова равностойност от 2 321 828 лв.

Акредитивът е усвоен изцяло през 2009 г., в рамките на договорения срок за неговата валидност, срещу представяне на съответните документи за фактически получени доставки и услуги от МО.

2.1.5. След получаване на последните доставки и услуги на 04.05.2010 г. и представяне в банката на изискващите се документи (фактури и приемно-предавателни протоколи) е освободена автоматично и изцяло банковата гаранция за добро изпълнение на договора, при спазване валидността на гаранцията до 30.05.2010 г., в съответствие с клаузите на Рамковото споразумение и Годишния договор.

2.1.6. Извършеното авансово плащане, откриването на акредитива, усвояването на аванса и акредитива за доставени активи са отчетени на начислена и касова основа от дирекция „Финанси” – МО и в поделенията – крайни получатели в съответствие с изискванията на нормативните⁸⁸ и вътрешните⁸⁹ актове и заповеди на министъра на отбраната.

Констатирано е различно счетоводно третиране в два последователни отчетни периода на една и съща стопанска операция в рамките на изпълнение на един договор по отношение на услугите за извършени ремонти. При усвояването на аванса и акредитива от дирекция „Финанси” на МО разходите за ремонти са отчетени по две различни балансови счетоводни сметки – като разходи по икономически елементи по сметка 6029 „Други разходи за външни услуги” и като вътрешни разчети по сметка 4500 „Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на активи, пасиви, приходи и разходи”, а в поделението краен получател – като балансов актив в увеличение на стойността на ремонтираните активи.

Тази практика оказва влияние върху точността на размера на разполагаемия капитал във финансовите отчети на МО при приключването на счетоводната сметка за вътрешни разчети от дирекция „Финанси” на МО и поделенията на БА, съгласно оповестената счетоводна политика на МО, БА и структурите на подчинение на министъра на отбраната и изискванията на нормативните актове.

В резултат на това не може да се потвърди с разумна увереност, че осчетоводяването на тези разходи е извършено при спазване на един от основните счетоводни принципи на Закона за счетоводството (ЗСч), а именно принципът за предпазливост.⁹⁰

Това се дължи на недобрата координация и взаимодействие между различните структури в системата на МО и БА и на недостатъчно ефективен контрол за обвързване на счетоводните записвания на услугите (ремонтите) по договора, с оглед гарантиране вярното и точното представяне на придобитите активи и разполагаемия капитал във финансовите отчети на МО.⁹¹

2.2. Договор № УД 12-32 от 19.05.2009 г.⁹², между МО – възложител и „Авиостарт” ООД, гр. София - изпълнител, с предмет: извършване на 4 (четири) чартърни полета със самолет ИЛ-76 (или резервен самолет със сходни възможности) за транспортиране на материалните средства, въоръжението и личния състав на контингент от състава на БА за участие в операцията на Международните сили за поддържане на сигурността в Афганистан.

2.2.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната със Заповед № ОХ-498 от 01.08.2008 г. на министъра на отбраната (в сила до 12.08.2009 г.).⁹³

2.2.2. Цената на договора, съгласно чл. 3 от Раздел ІІІ „Цени и начин н плащане” на договора е:

- за полетите на 20.05.2009 г. от България до Афганистан и на 02.06.2009 г. от Афганистан до България общо 1 397 049,30 лв. без ДДС;

- за полетите на 07.11.2009 г. от България до Афганистан и на 20.11.2009 г. от Афганистан до България общо 1 397 049,30 лв. без ДДС.

Общата стойност на договора е в размер на 2 794 098,60 лв. без ДДС.⁹⁴

2.2.3. Допуснато е непрецизно формулиране на чл. 2 във връзка с чл. 1 от договора по отношение на определените срокове на полетите. В текста на чл. 5 и Приложение № 1 към договора се установи непълнота в разпоредбата за подписването на протоколите за изпълнение на превозите от представител на МО - не са посочени конкретни длъжностни лица, които следва да потвърдят извършването на услугата, начина на оторизирането им от страна на МО, както и от коя структура на МО и БА следва да са.

Тези пропуски са допуснати независимо, че е изпълнена съгласувателната процедура преди подписването на договора и осъществения предварителен контрол преди поемане на задължението.

2.2.4. От изпълнителя „Авиостарт” ООД са изпълнени два от договорените четири превоза – на 20.05.2009 г. от България до Афганистан и на 02.06.2009 г. от Афганистан до България. В досието за разходи на договора са приложени два протокола, Приложение № 1. В двата протокола за изпълнение на превоз има запис на ръка, без да е ясно длъжностното лице, направило записа, че полетите са изпълнени и че лицето няма забележки. Не е ясно кой е представителят на МО, неговата длъжност, от коя структура на МО и БА е и начина на оторизирането му. Посочената в протоколите информация не е достатъчна за целите на последващия контрол при проследяване изпълнението на договорите.

В двата протокола липсват дати за изготвянето на документите, както и полета, с което не е спазено изискването на чл. 5 от договора. Тъй като са договорени четири полета за различни дати, така съставените протоколи не потвърждават кои точно от полетите са изпълнени.

Това е основание да се направи извод за невъведени достатъчно адекватни и изчерпателни контролни дейности и процедури (на оторизиране, документиране и проследяване на процеси и операции при оформянето на изискващите се документи), които да валидират и гарантират точността и пълнотата на извършените услуги по договора.

2.2.5. На основание на чл. 22 от договора и поради отпаднала необходимост от извършването на полети от МО (приключване на мисията) са отказани последните два полета, за което изпълнителя е уведомен писмено от заместник-министър на отбраната.

2.2.6. Спазени са изискванията на нормативните⁹⁵ и вътрешните⁹⁶ актове за отчитате на разходите за извършените услуги по договора на начислена и на касова основа.⁹⁷

2.3. Договор № УД 04-65 от 07.12.2006 г.⁹⁸, между МО – възложител и „Битова електроника” АД, гр. Велико Търново - изпълнител, с предмет: изграждане на 12 броя наземни радиолокационни опознаващи устройства (НРЛОУ) по стандарта на НАТО STANAG 4193 във вид и обем съгласно Работна програма – Приложение № 3 и обучение на обслужващ състав, определен от възложителя, като техническите изисквания и параметри на НРЛОУ са посочени в Приложение № 1, неразделна част от договора

2.3.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната, съгласно Заповед № ОХ-540 от 28.09.2005 г. на министъра на отбраната.⁹⁹

2.3.2. Цената на договора е 24 331 400 лв. с ДДС, съгласно Приложение № 2 „Спецификация на състава и дейностите по изграждане на 12 броя НРЛОУ”, неразделна част от договора.

2.3.3. Крайният срок за изпълнение на договора е не по-късно от 30.11.2008 г. От изпълнителя са спазени условията, мястото, документацията и срокът за доставката в поделенията – крайни получатели, като изцяло са изпълнени доставките, съгласно клаузите и в рамките на договорения срок.

2.3.4. Плащането по последните две фази от изпълнението на договора, със срок 30.11.2008 г., общо в размер на 4 752 200 лв. е извършено със забава от МО през 2009 г., с което не е спазена клаузата относно договорения срок за плащане по двете доставки.

При изпълнение на задължението на МО за плащане по извършените две доставки и издадените от изпълнителя фактури - от 07.10.2008 г. на стойност 2 484 800 лв. и от 02.02.2009 г. на стойност 2 267 400 лв., е установена забава при плащането спрямо договорения срок.

Съгласно приложените в досието съгласувателни таблици и справки за наличните лимити и кредити е посочено наличие на лимити за плащания по конкретни позиции от ЕФП за МТО в МО и БА за 2008 г. и 2009 г. към момента на възникване на задължението за плащане, т.е. има осигурени бюджетни средства по плана за изпълнение на задължението за плащане по договора от страна на МО.

Като резултат от забавените плащания, с бюджетно платежно нареждане от 29.09.2010 г. от МО е изплатена сума в размер на 132 934 лв., представляваща обезщетение за договорена неустойка. Неустойката е изплатена на основание издаден Изпълнителен лист от Софийски градски съд от 23.04.2010 г. по влязло в сила решение на Арбитражния съд при Българската търговско промишлена палата от 15.03.2010 г. и подписан от министъра на отбраната Договор за опрощаване на задължение от 29.09.2010 г.

2.3.5. Извършените начисления по издадените фактури за двете доставки правилно са отчетени на начислена основа от дирекция „Финанси” на МО като задължение на МО към доставчици от страната по партидата на „Битова електроника” АД. Направените плащания през 2009 г., включително и изплатената сума, представляваща обезщетение за договорена неустойка за забава на плащанията, правилно са отчетени на касова основа от дирекция „Финанси” на МО по съответния разходен бюджетен параграф, в съответствие с изискванията на нормативните и вътрешните актове на МО.

Получените активи по двете доставки, които са идентични по вид и характеристики, са осчетоводени по различни балансови счетоводни сметки – като актив по сметка 2049 „Други машини, съоръжения, оборудване” и като вътрешни разчети по сметка 4500 „Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на активи, пасиви, приходи и разходи” от дирекция „Финанси” на МО и като задбалансов актив по задбалансови сметки 9909 „Други активи в употреба, изписани на разход” и 9978 „Други задбалансови активи” – от поделенията в БА крайни получатели по договора.

Прилагането на различна счетоводна практика в системата на МО и БА влияе върху точността на размера на разполагаемия капитал на МО във финансовите отчети на министерството при приключването на счетоводната сметка за вътрешни разчети от дирекция „Финанси” и поделенията на БА, съгласно оповестената счетоводна политика на МО, БА и структурите на подчинение на министъра на отбраната и изискванията на нормативните актове, както и върху размера на балансовите и задбалансови активи на консолидирано ниво.

Констатираното различно счетоводно третиране в два последователни отчетни периода на една и съща стопанска операция за получени активи в рамките на изпълнение на един договор, не позволява да се потвърди с разумна увереност, че осчетоводяването на тези активи е извършено при спазване на един от основните счетоводни принципи на ЗСч - принципът за предпазливост при осъществяване на счетоводството.

Това е в резултат на недобрата координация и взаимодействие между различни структури в системата на МО и БА и на недостатъчно ефективен контрол за обвързване на счетоводните записвания на доставките на активите по договора, с оглед гарантиране вярното и точно представяне на придобитите активи и разполагаемия капитал във финансовите отчети на МО.¹⁰⁰

2.4. Договор № УД 04-79 от 19.12.2008 г., между МО – възложител и „Балкантел” ООД, гр. София - изпълнител, с предмет: доставка на стоки и услуги за надграждане (ъпгрейд) и разширяване на КИНС на ВВС на два етапа, с 5 приложения като неразделна част от договора

2.4.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната със Заповед № ОХ-498 от 01.08.2008 г. на министъра на отбраната (в сила до 12.08.2009 г.).¹⁰¹

2.4.2. Общата стойност на договора е 26 947 811 евро с ДДС с левова равностойност 52 705 338 лв.

Цената на договора за доставки на стоки и услуги по Приложение № 1 в размер на 23 399 531 евро, определена по години и по етапи е както следва:

- за 2008/2009 г. – 15 728 982 евро и за 2010 г. – 7 670 549 евро;

- по Етап 1 - 17 224 144 евро, а по Етап 2 – 6 175 388 евро.

Стойността на доставките и услугите по Приложение № 2 от договора е в размер на 3 548 280 евро с ДДС и се изпълняват при осигуряване на финансови средства от МО, съгласно договора.

2.4.3. Крайният срок за изпълнение на доставките и услугите по Етап 1 и Етап 2 по Приложение № 1 от договора е две години от датата на подписване на договора, т.е. 19.12.2010 г., съгласно клаузите на договора и Приложение № 3.

Срокът за изпълнение на доставките и услугите по Приложение № 2 е една година от датата на заявяването им от МО.

2.4.4. От МО е спазен срокът на двете авансови плащания през 2008 г. и през

2.4.5. При анализа на изпълнението на договора през 2009 г. се установи, че от изпълнителя по договора са спазени условията на приемане и предаване на доставките и услугите (място, документи, срок).

При краен срок за изпълнение на договорените доставки и услуги 19.12.2010 г. по Приложение № 1, са извършени доставки и услуги в поделенията – крайни получатели общо в размер на 14 977 487 евро, с левова равностойност 29 293 418 лв. до 31.12.2009 г. Това представлява над 64 на сто от договорените доставки и услуги по приложението, с която сума е извършено редуциране (усвояване) на преведените аванси.

Към 31.12.2009 г. неусвоената част от сумата на двата преведени аванса е в размер на 751 496 евро, с левова равностойност 1 469 798 лв. и е отчетена като вземане на МО срещу бъдещи доставки по договора.

2.4.6. Преведените аванси и тяхното усвояване са отчетени правилно на начислена и на касова основа. Получените активи са осчетоводени в дирекция „Финанси” на МО като разход, а в поделението, краен получател - по задбалансови счетоводни сметки, в съответствие с изискванията на нормативните¹⁰² и вътрешните¹⁰³ актове на МО.¹⁰⁴

2.5. Договор № УД 12-15 от 10.06.2008 г.¹⁰⁵, между МО – възложител и „МОБА” ЕООД, гр. София - изпълнител, с предмет: организиране и осъществяване на физическа въоръжена 24-часова охрана на конкретно посочени 24 поделения – обекти за охрана и конкретен брой охранители

2.5.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната, съгласно Заповед № ОХ-540 от 28.09.2005 г. на министъра на отбраната.

2.5.2. Цената на договора е 567 059 лв. с ДДС месечно, определена за всеки охраняван обект поотделно и формирана в съответствие с Приложение № 1, неразделна част от договора, с подробна Калкулация за предлаганата цена за един охранител за всеки обект.

Към договора са подписани две допълнителни споразумения от 20.11.2008 г. и от 13.07.2009 г., с които се променя цената по договора, във връзка с промяна в списъка на обектите за охрана и промяна на размера на минималната работна заплата, считано от 01.01.2009 г.

Общата месечна цена на договора по допълнителното споразумение от 20.11.2008 г. възлиза на 555 713 лв., а по допълнителното споразумение от 13.07.2009 г. - общо 578 910 лв.

2.5.3. Срокът за изпълнение на договора е 5 години, считано от датата на сключването на договора, т.е. до 10.06.2013 г.

2.5.4. През месец януари 2009 г. от МО е извършено авансово плащане в размер на 1 000 284 лв., при спазване клаузите на договора и представяне на съответните документи.

През 2009 г. преведеният аванс е приспаднат изцяло срещу представяне на документите за извършените услуги, подписани и оформени в съответствие с нормативните и вътрешни актове на МО и клаузите на договора.

2.5.5. Общият размер на разходите по договора през 2009 г. е 6 877 221 лв. (включително аванса), изплатени от МО по представени от изпълнителя фактури за извършени услуги в съответствие с договорените условия и срокове.

2.5.6. Отчитането на начислена и на касова основа на преведения аванс, неговото усвояване и разходите за другите плащания по договора са в съответствие с изискванията на нормативните и вътрешните актови на МО.¹⁰⁶

2.6. Договор № УД 04-69 от 16.12.2008 г.¹⁰⁷, между МО – възложител и

2.6.1. При сключването на договора МО е представлявано от надлежно упълномощен заместник-министър на отбраната със Заповед № ОХ-498 от 01.08.2008 г. на министъра на отбраната (в сила до 12.08.2009 г.).¹⁰⁸

2.6.2. Общата стойност на договора е 94 318 922 лв. с ДДС и срок за изпълнение, определен на 3 етапа.

Крайният срок за изпълнение на договора е не по-късно от 30.11.2011 г., като по етапи сроковете и плащанията са:

Етап 1 за 38 658 032 лв. – от 2008 г. до 30.10.2009 г.;

Етап 2 за 31 848 727 лв. – от 30.11.2009 г. до 29.10.2010 г.;

Етап 3 за 23 812 163 лв. – от 29.11.2010 г. до 28.10.2011 г.

2.6.3. От МО е направено авансово плащане през 2008 г. в размер на 25 000 000 лв. за първия етап от договора, срещу представяне от изпълнителя на банкова гаранция за авансово плащане в съответствие с клаузите на договора, при спазване срока на нейната валидност.

Към 31.12.2008 г. предоставеният аванс е отчетен като вземане на МО по счетоводна сметка 4020 „Доставчици по аванси от страната” по партидата на „ПроМакс 99” ЕООД.

Преведеният аванс от 25 000 000 лв. е окончателно усвоен към 31.12.2009 г. срещу представени документи за предаване и приемане на доставките и дейностите, съгласно условията на договора за място, срокове и документи.

2.6.4. През 2009 г. са изпълнени и приети от МО други доставки и дейности
(извън тези, по усвояването на аванса) по Етап 1 на договора общо в размер на 12 588 667 лв. по 5 фактури от 2009 г. Задълженията по петте фактурите не са изплатени от МО до края на 2009 г., с което не са спазени клаузите на договора по отношение на плащане в договорените срокове на извършените и приети доставки и дейности.

Към 31.12.2009 г. неплатените фактури в размер на 12 588 667 лв. са отчетени като задължение на МО към доставчици от страната по партидата на „ПроМакс 99” ЕООД.

2.6.5. От страна на изпълнителя не е спазен договорения срок за изпълнение на част от договорените доставки и дейности по Етап 1 - до 30.10.2009 г., с което не са спазени клаузи на договора.

2.6.6. В съответствие с условията по договора, за допуснатата забава при изпълнението на Етап 1, от МО е начислена неустойка към 12.01.2010 г. в размер на 96 243 лв. Дължимата неустойка не е преведена от изпълнителя и не е удържана от банковата гаранция за изпълнение на договора.

От своя страна, изпълнителят „ПроМакс 99” ООД начислява неустойка за забавата за плащане на извършени доставки и дейности по договора за 2009 г., която към 01.03.2010 г. е в размер на 1 132 980 лв. Неустойката не е платена от МО.

Налице са две насрещни неустойки за неизпълнение на договора от страна на възложителя и от страна на изпълнителя. От изпълнителя се предлага взаимно уреждане на дължимите неустойки, като процесът на уреждане на взаимоотношенията между страните по отношение на неустойките не е приключен до края на 2010 г.

2.6.7. Задължението на МО по договора към 31.12.2009 г. в размер на 12 588 667 лв. е уредено при условията за прехвърляне и разплащане на вземането, съгласно Решение № 197 на МС от 08.04.2010 г. за приемане на механизъм за уреждане на задължения по Републиканския бюджет.

Вземането на изпълнителя „ПроМакс 99” ООД гр. София по 5-те фактури, общо в размер на 12 588 667 лв. с ДДС, е прехвърлено на „Българската банка за развитие” АД, съгласно подписан договор от 05.07.2010 г., на която дата банката е заплатила цената на вземането.

На това основание и съгласно дадени указания от МФ¹⁰⁹, към 31.12.2010 г. задължението на МО в посочения размер към изпълнителя по договора „ПроМакс 99” ООД е закрито.

2.6.8. При осъществения предварителен контрол за законосъобразност преди извършването на разход по петте фактури по договора не са спазени изискванията на нормативните и вътрешни актове за удостоверяване и документиране на извършените конкретни проверки от финансовия контрольор преди разрешаване на разхода по отношение на верността на количествата и сумите в първичните счетоводни документи, като в съставения контролен лист е посочена като документ за проверка само заявката за централно плащане.

2.6.9. При усвояването през 2009 г. на преведения през 2008 г. аванс са направени следните счетоводни записвания:

а) получените активи по договора, предназначени за специални дейности по отбраната, правилно са осчетоводени, като са изписани на разход в дирекция „Финанси” на МО и заведени по задбалансова счетоводна сметка в едно от поделенията – краен получател;

б) получените активи по договора, предназначени за специални дейности по отбраната и изписани на разход в дирекция „Финанси” на МО, неправилно са осчетоводени едновременно по балансова и задбалансова счетоводна сметка в друго поделение – краен получател;

в) получените активи по договора, които не са предназначени за специални дейности по отбраната, правилно са осчетоводени като вътрешни разчети в дирекция „Финанси” на МО, но в поделението – краен получател са осчетоводени по задбалансова счетоводна сметка, която не кореспондира със сметката за вътрешни разчети.

Приложената различна счетоводна практика оказва влияние върху точността на размера на отчетения разполагаем капитал при съставяне на финансовите отчети на МО във връзка с приключването на счетоводната сметка за вътрешни разчети от дирекция „Финанси” и поделенията на БА. Констатираните грешки се дължат на недобра координация и взаимодействие между различни структури в системата на МО и БА и на неефективен контрол при осчетоводяването на доставките по договора, с оглед гарантиране на вярното и точно представяне на придобитите активи и разполагаем капитал във финансовите отчети на МО.¹¹⁰

Въз основа на проверките и извършения анализ по изпълнението на договорите за строителство, доставки и услуги, включени в одитните извадки, се правят следните общи изводи:

1. Контролните дейности и процедури за разрешаване, оторизиране и одобрение; разделяне на отговорности при обработка, анализ и контрол; документиране и преглед на процеса, дейности и операции; системата на двоен подпис¹¹¹; архивиране и съхраняване на документацията в досиетата за разход и в досиетата по приемане на строежа; пълно, вярно, точно и своевременно отчитане на всички операции са в съответствие с изискванията на нормативните¹¹² и вътрешните¹¹³ актове, регламентиращи изпълнението на договорите и отчитането на извършените строителство, доставки и услуги по тях и разчетите на касова и начислена основа, с изключение на установените несъответствия и празноти:

- липса на вътрешни правила и процедури, регламентиращи прилагането на въведената практика на Главна дирекция “Инфраструктура на отбраната” относно срока за приключване изпълнението на строителството да се счита датата на получаване на поканата за подписване на Констативен акт за установяване годността за приемане на строежа (образец 15), която дата е и началната за изчисляване на забавата на договорения срок за изпълнение на СМР (договори за строителство № ВИ-06-41 от 24.06.2009 г. с „ЛОГ - СИБЕРИЯ” ЕООД и № ВИ-06-37 от 22.06.2009 г. с „ГИБ” ООД);

- неправилно отчитане на начислена и касова основа на разходите за строителство и основен ремонт като разходи за текущ ремонт, вместо като основен ремонт (договор за строителство № ВИ-06-37 от 22.06.2009 г. с „ГИБ” ООД);

- прилагане на различна счетоводна практика¹¹⁴ при отчитането на разходите за извършените ремонти в системата на МО и БА (Годишен договор за доставки и услуги

- непрецизно формулиране на текстове от договор за определяне на срокове за изпълнение на полетите и пропуски при документиране изпълнението по договора от представители на МО (договор за услуги № УД 12-32 от 19.05.2009 г. с „Авиостарт” ООД, гр. София);

- прилагане на различна счетоводна практика¹¹⁵ за отчитане на получени идентични материални активи в системата на МО и БА (договор за доставки и услуги № УД 04-65 от 07.12.2006 г. с „Битова електроника” АД, гр. Велико Търново);

- прилагана неправилна счетоводна практика¹¹⁶ при осчетоводяване на получените активи в поделенията – крайни получатели и липса на обвързаност на счетоводните записвания при първостепенния разпоредител и разпоредителите с бюджетни кредити от

2. При осъществения предварителен контрол за законосъобразност преди извършването на разход¹¹⁷ при авансовите плащания и осъществените доставки и услуги по договорите са спазени изискванията на нормативните¹¹⁸ и вътрешните¹¹⁹ актове на МО, с изключение на установените несъотвествия при две плащания по следните договори:

• 
  договор за строителство № ВИ-06-41 от 24.06.2009 г. с „ЛОГ - СИБЕРИЯ” ЕООД;
  
• 
  договор за доставки и услуги № УД 04-69 от 16.12.2008 г. с „ПроМакс 99” ЕООД.
  

3. При проверените договори за строителство, доставки и услуги е въведена специфична процедура за представяне на информация в справка за наличните лимити и кредити преди плащане, като част от процедурата за заявяване на лимити за плащания по ЕПСССУ и ЕФП за МТО на МО и БА, предвидена в утвърдените от министъра на отбраната Бюджетни указания по разходване на бюджета на МО за 2009 г. Справката е изготвена във връзка с проверките при осъществяване на предварителен контрол преди извършване на разход от финансовия контрольор в МО по отношение на проверка за съответствие на разхода с поетото задължение и придружава заявката за плащане. В нея са посочени разходни параграфи и позиции от ЕПСССУ и ЕФП за МТО в МО и БА, по които е предвидено плащане и размер на кредит и лимит (остатък) за плащане. Справката е подписана от длъжностно лице, без да е посочена неговата длъжност и структурното звено в администрацията на МО.

4. Съставените документи във връзка с изпълнението и плащанията на договорите (заявки за централно плащане, съгласувателни таблици, документи, свързани със строителния процес, разходооправдателни документи, фактури, актове за приемане и предаване на дълготрайни активи и материални запаси в приемащите поделения, протоколи за извършени услуги и др.) са попълнени, окомплектовани и утвърдени съобразно изискванията на вътрешните актове на МО¹²⁰.