Доклад №0200006512 за извършен одит за съответствие при финансовото управление

Настоящият окончателен одитен доклад е издаден с Разпореждане № 177 от 23.05.2013 г. на председателя на Сметната палата

В обхвата на одита са включени организацията на бюджетния процес, управленските решения във връзка с управлението и контрола на бюджетните средства, спазване на законовите разпоредби за възлагане на обществени поръчки и управлението на имуществото.

ВА „Г. С. Раковски” е юридическо лице на бюджетна издръжка, второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към Министерството на отбраната (МО).

Началникът на Академията е пряко подчинен на министъра на отбраната. Представлява ВА и носи отговорност за цялостната й дейност. Член е на академичния съвет (АС) и негов председател. Упражнява и правомощията на ректор по Закона за висшето образование (ЗВО). Дейността на началника на Академията се подпомага от двама заместник-началници по учебната и научната част и по административното и материално-техническото осигуряване.

Бюджетите на ВА за 2011 г. и 2012 г. са съставени и коригирани в съответствие с нормативните изисквания. Реализираните собствени приходи през одитирания период са средно с 40 на сто повече от утвърдения план. Изпълнението на бюджетните разходи е в рамките на утвърдените годишни кредити за одитирания период. Отчетените разходи за 2011 г. са 6 650 966 лв. и към 30.09.2012 г., съответно 4 484 528 лв. За 2011 г. преходният остатък в началото на година е 29 096 лв., а за 2012 г. - 405 051 лв. За одитирания период ВА няма просрочени вземания и задължения.

Извършените разходи за заплати и други възнаграждения на служителите са в рамките на нормативно определените размери. На един военнослужещ са изплатени компенсационни суми в нарушение на нормативните изисквания. Създадени са условия за икономично изразходване на средствата за текуща издръжка. Капиталовите разходи са извършени в съответствие с утвърдените бюджетни средства, като по-голямата част са финансирани със собствени средства.

Вътрешните правила за обществените поръчки не са актуализирани своевременно при промените в нормативната уредба, в областта на обществените поръчки, което е извършено по време на одита.

Спазени са нормативните изисквания при възлагането на обществена поръчка чрез публична покана, по реда на глава осма „а” от Закона за обществените поръчки (ЗОП).

Изборът на изпълнител на малки обществени поръчки, по реда на чл. 2, ал. 1 от Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП, отм.) е извършен след осигурена минимална конкуренция от три валидни оферти.

Изплатените средства по сключените договори за обществени поръчки са в рамките на договорените цени.

Констатираните несъответствия с изискванията на ЗОП и НВМОП (отм.) при възлагането на обществени поръчки са свързани с: сключване на договори, без да са представени всички изискващи се документи и преди да е изтекъл срока на обжалване на решението за определяне на изпълнител; неоснователно провеждане на процедури на договаряне с покана по НВМОП (отм.), за възлагане на обществени поръчки на ниски стойности; непоставяне в обявленията за обществени поръчки на конкретни минимални изисквания за икономическото и финансово състояние, и техническите възможности на участниците; използване на методики за оценка на оферти, които не дават възможност за избор на икономически най-изгодна оферта и несъдържащи указания по всички показатели; определяне на гаранции за участие в процедурите в размер по-голям от нормативно установения; несвоевременно освобождаване на внесени гаранции за участие и гаранции за изпълнение, както и освобождаване на гаранция за изпълнение преди приключване на договор и пропуски при съхраняването на документацията за обществените поръчки.

Дейността по осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност при откриването и провеждането на обществени поръчки, преди сключване на договорите и извършване на разходите не е изпълнявана непрекъснато и последователно през одитирания период. С акт на началника на Академията не е определено лице, което да замества финансовия контрольор при отсъствие, което е регламентирано по време на одита. Системата за двоен подпис не е прилагана във всички случаи на сключване на договорите.

Въведени са правила за управление на имоти/части от имоти, част от които не са съобразени с действащото законодателство. Със Системата за финансово управление и контрол (СФУК) са въведени контролни процедури във връзка с отдаване под наем на движимо и недвижимо имущество и получаването на приходи за ВА.

Предприети са адекватни управленски решения за събиране на месечните наемни вноски от наемателите, като са начислявани лихви за закъснение в съответствие с договорените клаузи.

Установените пропуски при извършения одит за съответствие при финансовото управление на ВА се дължат на недобра координация и взаимодействие между структурни звена и на недостатъчно ефективен контрол.
Част втора

ВЪВЕДЕНИЕ
1. Основание за извършване на одита

Одитът за съответствие при финансовото управление на ВА „Г. С. Раковски” за периода от 01.01.2011 г. до 30.09.2012 г. е извършен, на основание чл. 5, ал. 1, т. 2 и чл. 36, ал. 1 от Закона за Сметната палата и Заповед № ОД-2-065 от 10.09.2012 г. на Валери Апостолов, заместник-председател на Сметната палата. Одитът е включен в Програмата за одитната дейност на Сметната палата за 2012 г.

Одитът е извършен в съответствие с изискванията на Закона за Сметната палата.
2. Информация за одитирания обект

ВА „Г. С. Раковски” е държавно висше училище¹ - юридическо лице, съгласно решение на Народното събрание за привеждане на акта за създаване на ВА в съответствие със Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България (ЗОВСРБ) и ЗВО.²

С решение на Акредитационния съвет на Национална агенция за оценяване и акредитация от 23.02.2012 г., ВА има институционална акредитация, съгласно изискванията на ЗВО, със срок на валидност пет години.

През одитирания период е в сила Правилник за устройството и дейността на

Предметът на дейност на ВА включва:

а) обучение на български и чуждестранни офицери и граждански лица с висше образование и придобиване на образователно-квалификационна степен „магистър”, и на образователна и научна степен „доктор” по специалности от професионалната област „Военно дело”;

б) обучение за повишаване на квалификацията;

в) извършване на научни и приложни изследвания по въпроси на сигурността, отбраната и военното дело;

г) други дейности, свързани с отбраната на страната, които са й възложени от министъра на отбраната.

Министърът на отбраната по предложение на АС утвърждава: структурата и щата на Академията и длъжностните характеристики на академичния състав; специалностите и учебните планове, които се съгласуват с министъра на образованието, младежта и науката; проект на наредба за условията и реда за приемане на обучаващи се и система за оценяване и поддържане качеството на обучение в Академията.

Структурата на ВА включва командване, основни, управленски и обслужващи звена. Органи на управление са началника на Академията, общото събрание и АС в рамките на установените им с правилника правомощия. Общото събрание и АС се избират за срок от 4 години.

Началникът на ВА е кадрови военнослужещ, които се назначава и освобождава по реда на ЗОВСРБ и е пряко подчинен на министъра на отбраната. Той упражнява и правомощията на ректор по ЗВО. Дейността на началника на Академията се подпомага от двама заместник-началници по учебната и научната част и по административното и материално-техническото осигуряване.

ВА „Г. С. Раковски” съставя, изпълнява, приключва и отчита самостоятелен бюджет.⁴ Началникът на ВА е второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към министъра на отбраната.⁵

В съответствие с извършени структурни промени за одитирания период са в сила две длъжностни разписания, утвърдени от министъра на отбраната. Въз основа на длъжностните разписания са изготвени функционални задължения на структурните звена и длъжностни характеристики, които са утвърдени от началника на Академията.⁶

Контролът за спазването на нормативните актове и заповеди на министъра на отбраната във ВА „Г. С. Раковски” и вътрешния одит се осъществяват от дирекциите „Инспекторат” и „Вътрешен одит” към министъра на отбраната.

За одитирания период началници на ВА „Г. С. Раковски” са генерал-майор Георги Танев Георгиев, за периода от 23.04.2008 г. до 27.05.2011 г., а след тази дата - комодор Димитър Ангелов Ангелов, които носят управленската отговорност по смисъла на чл. 6, ал. 1 от Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор (ЗФУКПС).⁷
3. Цели на одита

Целите на одита са да се оцени: адекватността и ефективността на системата за вътрешен контрол; законосъобразността на управленските решения във връзка с организацията, планирането, управлението и контрола на бюджетните и другите публични средства и дейности; законосъобразността на управлението на имуществото.

Извършеният одит обхваща: организация на бюджетния процес при планирането, утвърждаването и изпълнението на бюджета; управленски решения във връзка с управлението и контрола на бюджетните и другите публични средства; спазване на законовите разпоредби за възлагане на обществени поръчки и управление на имуществото.

От обхвата на одита са изключени гражданските договори за периода 01.01.2011 г. до 31.12.2011 г., поради извършен одитен ангажимент от дирекция „Вътрешен одит” на МО, за даване на увереност относно оценка и анализ на планираните и изпълнени дейности по Програма 8.1. „Образование във Военна академия „Г. С. Раковски” за 2011 г., при който са одитирани и сключените граждански договори.

За постигане целите на одита са изготвени извадки за проверка и оценка на разходите за работна заплата и допълнителни възнаграждения, граждански договори и изпълнението на договорите за доставки на стоки, услуги и строително-ремонтни дейности.

При одита са използвани следните критерии за оценка:

а) законосъобразност на управленските решения във връзка с планирането, управлението и контрола на бюджетните и другите публични средства и дейности;

б) законосъобразност на управленските решения във връзка с проведените процедури по възлагане на обществени поръчки;

в) законосъобразност на управленските решения във връзка с управлението на имуществото;

г) въведени контролни процедури, които да осигуряват: спазване на законодателството, вътрешните актове и други правила, регламентиращи дейностите; надеждност и всеобхватност на финансовата и оперативната информация; опазване на активите и информацията; възможност за проследяване на управленските действия и решения; въведени контролни дейности и документиране на резултатите от тях; правила и процедури за организация и контрол на бюджетния процес и счетоводната отчетност.

Процедурите, отговорностите и взаимовръзките между структурните звена във

Във ВА функционират актуализирана СФУК и Вътрешни правила за осъществяване на предварителен контрол.¹³ За одитирания период с акт на началника на Академията не е определено лице, което да замества финансовия контрольор при отсъствие. В чл. 7, ал. 4 и ал. 5 от Инструкцията за изграждане и функциониране на СФУК е регламентирано, че при поемане на задължение или извършване на разход при отсъствие на финансовия контрольор, същият в едномесечен срок упражнява последващ контрол, който документира с докладна записка до началника на Академията. По време на одита със заповед¹⁴ на началника на ВА са определени служители, които да заместват финансовия контрольор.

С ПУДВА са определени функциите и задачите на органите за управление на Академията, във връзка с финансовото управление и контрола на бюджетните средства. Академичният съвет, като орган за ръководство на учебната и научната дейност ежегодно приема бюджета и контролира изпълнението му.¹⁵ Началникът на Академията по право е член на АС и негов председател, и като такъв предлага на съвета проект на самостоятелен бюджет на Академията, и осъществява управлението и контрола на неговото изпълнение. ВА „Г. С. Раковски” изготвя програмен бюджет по Програма 8.1. към основна програма „Военно образование” на МО. Началникът на ВА е програмен ръководител на програмата.

Орган на вътрешен контрол върху дейността на Академията е контролният съвет. Той изготвя становища по проекта на бюджет и по изпълнението му и ги докладва пред АС и общото събрание.

Началникът на отдел „Финанси” организира, ръководи и контролира финансовата дейност и счетоводната отчетност в Академията. Разработва проектобюджета, съгласно указанията на МФ и дирекция „Планиране, програмиране и бюджет” (ППБ) на МО. Внася разпределението на утвърдения бюджет в АС за одобрение, след което го представя на дирекция „ППБ” за утвърждаване.¹⁶ Представя тримесечните и годишния отчети за изпълнението на бюджета пред АС за приемане. Отчетите за касовото изпълнение на бюджета и на начислена основа се представят в дирекция „Финанси” на МО за изготвяне на консолидирания отчет на министерството и на дирекциите „ППБ” и „Управление на човешките ресурси”.

С утвърдените вътрешни актове от ВА „Г. С. Раковски” и Министерството на отбраната са създадени предпоставки за добра организация в процеса по планиране, управление и контрол на бюджетните и други публични средства в съответствие с действащото законодателство.