Доклад №0700000208 за извършен одит на финансовото управление на бюджета на Националния исторически музей

Съгласно изискванията на чл. 41, ал. 1 от Закона за Сметната палата (ЗСП), на ръководителя на одитирания обект е изпратен доклад за резултатите от одита с препоръки за подобряване на дейността.

В законоустановения срок по чл. 42, ал. 1 от ЗСП, директорът на НИМ е уведомил Сметната палата за предприетите мерки по изпълнение на дадените препоръки.
ІІ. КОНСТАТАЦИИ ОТ ИЗВЪРШЕНАТА ПРОВЕРКА
При извършената проверка се установи, че в изпълнение на дадените препоръки са предприети следните действия:
Препоръка 1 Да се приведат в съответствие с нормативните изисквания всички действащи вътрешни актове. Да се въведат правила и процедури за: документооборот в НИМ; идентифициране и мониторинг на рисковете; сигнализиране, проверка, разкриване и докладване на административни слабости, пропуски и нарушения, които създават предпоставки за корупция, измами и нередности; предварителен контрол; отдаване под наем на имущество; възлагане на обществени поръчки; участие на служителите в мероприятия извън установеното работно време на музея; организиране на разкопки. Вътрешните документи да се утвърдят от директора на музея.

Извършена е актуализация на съществуващите вътрешни актове и те са утвърдени от директора на музея.

В изпълнение на дадената препоръка са разработени:

• 
  Наредба за документооборота в НИМ, утвърдена на 29.12.2008 г., Правила за деловодната дейност на НИМ, утвърдени на 29.12.2008 г., и е актуализирана Наредба за документооборота при финансово-счетоводната дейност в НИМ, утвърдена на 02.01.2009 г.;
  
• 
  „Управление на рисковете в НИМ”, утвърден на 29.12.2008 г.;
  
• 
  Правила по сигнализиране, проверка, разкриване и докладване на административни слабости, пропуски и нарушения в НИМ, създаващи предпоставки за корупция, измами и нередности, утвърдени от директора на 16.11.2008 г.;
  
• 
  Правила за отдаване под наем на недвижимо и движимо имущество - държавна собственост, предоставено за стопанисване и управление на НИМ, утвърдени на 02.01.2009 г.;
  
• 
  Вътрешни правила за реда за възлагане на обществени поръчки по Закона за обществени поръчки и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки в НИМ, утвърдени на 02.01.2009 г.;
  
• 
  Правила за работа в извънработно време, утвърдени на 29.12.2008 г.
  
• 
  Правилата и процедурите за извършване на предварителен контрол са разработени в Раздел ІV „Контролни дейности” на Вътрешните правила за финансово управление и контрол в НИМ, утвърдени на 07.07.2008 г.
  
• 
  Правилата и процедурите за организиране на разкопки са включени в актуализираните Правила за провеждане и отчитане на археологически разкопки, утвърдени на 02.12.2008 г.
  
• 
  За привеждане на вътрешната нормативни актове в съответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор са разработени и утвърдени Вътрешните правила за финансово управление и контрол в НИМ, утвърдени на 07.07.2008 г.
  

В утвърдената Организационна структура на НИМ функциите по изготвяне на проекта на бюджет на музея за съответната година са залегнали като част от функционалната характеристика на сектор „Финансово-счетоводен” от отдел „Финансово-счетоводен и административно обслужване”.

В т. 1 „Основни функции и задължения” на длъжностните характеристики на заместник директорите на НИМ и главния счетоводител е записано, че разработват и предлагат за одобрение на директора на НИМ проектобюджета за съответната година.

Относно функционирането на филиал „България и славянският свят” към НИМ са изпратени редица докладни записки до съответните министри на културата, като последната е от 27.02.2009 г., с искане филиалът да бъде закрит и фондът му да бъде пренесен в основната сграда на НИМ.

За да се гарантира своевременното, точно и вярно отразяване на стопанските операции и опазването на активите е направена актуализация и допълване на Счетоводната политика на музея и на Наредбата за документооборота при финансово-счетоводната дейност, с цел да бъдат максимално обхванати всички операции, произтичащи от дейността на музея.

Правилата и процедурите за промяна на номиналната стойност на билетите са описани в Раздел ІІІ „Цени” на Правилата за събиране, отчитане и контрол на приходите в брой в НИМ. Те съдържат реда за промяна на номиналната стойност на билетите, отговорните длъжностни лица, документите, съставяни при тези операции.

Процедури за приемане/предаване на активи от складовете на НИМ се съдържат във вътрешните правила на отделите, разпореждащи се със съответните складове.

В длъжностната характеристика на главния счетоводител от 05.12.2008 г. е избегнато смесването на отговорностите му по организацията на счетоводната дейност в НИМ с отговорностите по вътрешния финансов контрол.
Препоръка 4 Да се регламентира редът относно събирането, отчитането и контрола на приходите в брой от НИМ и филиалите, в т.ч. на даренията чрез дарителски каси и на приходите от такси. Събраните приходи в брой да се внасят своевременно в банковата сметка и да се прекрати практиката от касата на музея да се изразходват средства без подпис на директора.

На 09.01.2009 г. от директора на музея са утвърдени Правила за събиране, отчитане и контрол на приходите в брой в НИМ. В правилата са определени: структурни звена, в които се събират приходи в брой; ред за тяхното събиране, отчитане и осчетоводяване и контрола върху тези дейности.

На 02.01.2009 г. от директора на музея е утвърдена Процедура за прилагане на системата за двоен подпис, където изрично е посочено, че двойният подпис е задължителен при „разрешаване на разходи в брой от касата на музея”. Системата на двойния подпис е регламентирана и в чл. 29 на Вътрешните правила за финансово управление и контрол в НИМ.

Препоръка 5 Да се осчетоводят задълженията на НИМ, възникнали във връзка с вече приети в музея и оценени движими паметници на културата. Да се заведат по баланса на НИМ църквата „Св. Йоан Богослов”, намираща се в Земенския манастир – паметник на културата от ХІ – ХІV век, и църквата „Св. 40 мъченици” във Велико Търново.

В Индивидуалния сметкоплан на НИМ, към счетоводна сметка 4897 „Задължения към други кредитори”, е създадена подсметка 4897/4 „Оценени, неизплатени ДПК”, по която се осчетоводяват задълженията на НИМ, възникнали във връзка с приети в музея и оценени движими паметници на културата.

Групов археологически паметник „Велика Лавра”, Велико Търново (църква „Св. 40 мъченици”), е заведен по баланса на НИМ през април 2008 г.

След направена от лицензиран оценител оценка на църквата „Св. Йоан Богослов” в Земенския манастир” тя е заведена по баланса на НИМ през януари 2009 г.

Извън конкретните препоръки на Сметната палата, във връзка с направени констатации в одитния доклад, са предприети и други мерки за отстраняване на направени пропуски.

Направена е групова имуществена застраховка за 2009 г. на сградите - държавна собственост, предоставени за стопанисване и управление на НИМ по балансовите им стойности.

Направена е застраховка „каско” и задължителна застраховка на местата на плавателен съд Кораб - музей „Радецки” за 2009 г.
В резултат на извършената проверка се установи, че предприетите действия съответстват на дадените препоръки.


Снежина ЧИПЕВА,

член на Сметната палата и