Доклад №1000001110 за извършен одит на финансовото управление на Изпълнителна агенция „Железопътна администрация за периода от 01. 01. 2009 г до 31. 12. 2009 г

Размерът на отчетените бюджетни средства в ОКИ към 31.12.2009 г. по подпараграф 10-16 „вода, горива и енергия” е 6 589 лв., като включва разходите за топлофикация, студена вода, електрическа енергия и горива (масла) за служебните автомобили. Планираните средства по подпараграфа са в размер на 7 000 лева. Отчетените разходи за одитирания период по видове са както следва:

На основание на горепосочените протоколи през одитирания период са изплатени (възстановени на собственика на сградата, в която се помещава Агенцията) режийни разходи за 2009 г. в размер на 3 065,26 лв.⁸⁹ Правилно са отчетени по счетоводните сметки от СБП.

Проверката установи, че Агенцията притежава 6 броя автомобили. Със заповеди

Отчетените разходи по подпараграф 10-16 „вода, горива и енергия” към 31.12.2009 г., включват разходите за гориво на служебните автомобили. На начислена основа, правилно са отразени в едноименната счетоводна сметка 6010 „Разходи за вода, горива и енергия”. По нея през 2009 г. са отчетени разходи в размер на 12 828 лв., от които 1 977 лв. са разходите за вода, електро и топло енергия, за които има приложени разходо-оправдателни документи. Следователно отчетените разходи за гориво по счетоводната сметка 6010 „Разходи за вода, горива и енергия” са за 10 852 лв. От оборотната ведомост към 31.12.2009 г. се вижда, че изписаното гориво за служебните автомобили (кредитния оборот на счетоводната сметка 3020 „Горива”) през 2009 г. е в размер на 10 660 лв.), от които 1 792 лв. са от налични количества в началото на 2009 г. Следователно закупеното гориво през 2009 г. е за 8 868 лв. (10 660 лв. - 1 792 лв.).

На касова основа (по подпараграф 10-16 „вода, горива и енергия”) в ОКИ към 31.12.2009 г. са отчетени общо 6 589 лв., което показва, че отчета за касовото изпълнение на бюджета към 31.12.2009 г. не отразява достоверно размера на изразходваните средства за закупуване на вода, горива и енергия, в т. ч. на средствата за закупуване на гориво за служебните автомобили през одитирания период. ⁹²

В счетоводството е организирано отчитане на изразходваното гориво, но не е осъществен ефективен контрол от страна на главния счетоводител и главния секретар за определяне актуални норми за разход на горивото. Липсата на утвърдени актуални разходни норми за гориво на служебните автомобили за одитирания период, не позволява да се извърши анализ на законосъобразността на разхода и е довело до разходване на средства за гориво за служебните автомобили, над определените по план.

В ГФО за 2009 г. на Агенцията, съществува несъответствие при отчитането на разходите за вода, горива и енергия, на касова и на начислена основа.

2.3.5. Разходи за външни услуги

По подпараграф 10-20 „разходи за външни услуги” от ОКИ към 31.12.2009 г. са отчетени разходи в размер на 62 441 лв., при планирани 169 830 лв. Съгласно разшифровка на подпараграфа ⁹³ изготвена от одитирания обект, тези разходи включват:

Съгласно изискванията на чл. 30, ал. 2 от ПМС № 27 на МС от 09.02.2009 г. за изпълнението на държавния бюджет на РБ за 2009 г., „...Въз основа на трудовите задължения и изискванията за длъжността, определени с длъжностните характеристики, работодателят утвърждава списък на длъжностите и на лицата, които имат право на транспортни разноски по ал. 1...” (в границите на населеното място).

Като има предвид регулаторната дейност на Агенцията в сферата на железопътния транспорт, са извършени проверки на 5 броя произволно избрани длъжностни характеристики на служители по трудово и по служебно правоотношение, включително на “младши инспектор” и на главен инспектор”. Констатира се, че във всички е включен раздел Контакти и представителни функции, в който фигурира идентичен текст: „….с физически и юридически лица, относно проблеми и дейности обхванати от задълженията и правомощията на служителя….” Това е общ текст, който не посочва необходимостта от регулярни пътувания на конкретния служител от длъжностното разписание на Агенцията през работно време „в границите на населеното място”, както се изисква от нормативния акт (ПМС № 27 на МС от 09.02.2009 г. за изпълнението на държавния бюджет на РБ за 2009 г.). В две от длъжностните характеристики - на „гл. инспектор” и „младши инспектор” е посочено, че осъществяват контролни функции на място, съгласно ЗЖТ (съставят актове за нарушения по закона).⁹⁵ Следователно, в Агенцията съществуват длъжности, за които са наложителни „пътувания в границите на населеното място”, но те не са конкретизирани ясно в съответните длъжностни и не са свързани със списъците за закупуване на картите, утвърждавани от изпълнителния директор всяко тримесечие.

Разходите за покупка на карти за градския транспорт на 55 на сто от служителите на администрацията са извършени без да са конкретизирани в длъжностните характеристики задължения, изискващи редовното им пътуване в границите на населеното място. В резултат на това извършените разходи са незаконосъобразни.

Общо през отчетния период за телефонни и пощенски услуги са изразходени 25 888 лв., като са възстановени от служителите преразходи на служебните мобилни телефони в размер на 2 678 лв.⁹⁸ Възстановяването се извършва, като сумите се удържат от заплатите на служителите допуснали преразходите. За целта на основание т. 10 от Вътрешните правила за провеждане на телефонни разговори и за ползване на служебните мобилни и стационарни телефони на Агенцията, са събрани декларации във връзка с разпоредбата на чл. 272 от Кодекса на труда (КТ) и чл. 72 от ЗДСл, за изразено съгласие от служителите, да им се удържат суми от месечното възнаграждение, в случаи на реализирани преразходи за ползвани телефонни услуги. Установи се, че декларации са събирани от служителите през 2007 г., след което прилагането им при възстановяване на преразходи е преустановено. ⁹⁹

Отчетените разходи за телефонни и пощенски услуги в ОКИ към 31.12.2009 г. по подпараграф 10-20 „разходи за външни услуги”, съответстват на салдото в оборотната ведомост към 31.12.2009 г. на счетоводната сметка - 6023 „Разходи за пощенски и телекомуникационни услуги” - 23 210 лв. Правилно възстановените преразходи на служителите за проведени разговори над утвърдените лимити са посочени на начислена основа, като кредитни обороти по счетоводната сметка 6023 „Разходи за пощенски и телекомуникационни услуги”.

в) поддръжка на софтуер - през одитирания период са извършвани плащания за 9 812 лв. по договори за поддръжка на софтуер. Разходите за поддръжката на софтуера, отчетени по подпараграфа „разходи за външни услуги”, съответстват на дебитния оборот в оборотната ведомост на счетоводната сметка - 6026 „Разходи за поддръжка на софтуер” към 31.12.2009 г.

г) поддръжка на хардуер - отчетени са присъщи разходи по договори за поддръжка на компютрите, в размер на 3169 лв. Разходите за поддръжка на хардуера са отразени правилно като дебитен оборот на счетоводната сметка - 6027 „Разходи за поддръжка на хардуер” в оборотната ведомост към 31.12.2009 г.

д) други разходи - съгласно представената разшифровка са в размер на 12 466 лв., като включват разходи за интернет, автомивка, техническо обслужване на служебните автомобили, паркинг на служебните автомобили, изработка на печати и др. Правилно са отчетени по едноименната счетоводна сметка от индивидуалния сметкоплан 6029 „Други разходи за външни услуги”. Възстановените суми от Европейската комисия по договори за извършени преводи в размер на 12 076 лв. правилно са отразени по кредита на същата счетоводната сметка, партида 206 „договор за превод”.

Установи се, че неправилно, като „други външни услуги” са отчетени на начислена основа разходи за: „профилактика на компютърни системи” - 780 лв. (партида 0191); ”поддръжка на електронен регистър” (партида 0195) - 1260 лв.; „ремонт мобилен компютър” (партида 0061) - 173 лв.; „ремонт компютър” (партида 0160) - 36 лв.; „топлоенергия” (партида 0197) - 447 лв.; „семинар Европейска железница” (партида 0203) - 415 лв. и др., при наличие на предвидени едноименни счетоводни сметки в СБП за тези видове разходи. ¹⁰⁰

Извършената по време на одита проверка на отчетените командировки в страната и в чужбина показа, че реда за провеждането и отчитането на командировките не е регламентиран във Вътрешните правила за дейността на финансово-счетоводния отдел на Агенцията. По видове командировки, проверката установи следното:

Във връзка с установяване на законосъобразността на разходваните средства за проведените командировки в страната, се извърши директна съществена проверка на отчетените в счетоводството заповеди за извършени командировки за първото тримесечие на одитирания период (от 01.01.2009 г. до 31.03.2009 г.). От проверката се констатира:

С цел проверка законосъобразността на извършените бюджетни разходи във връзка с отчетените през 2009 г. краткосрочни командировки в чужбина, по време на одита се извърши директна съществена проверка на отчетените командировки за периода от 01.01.2009 г. до 30.06.2009 г. (първо полугодие). Проверени бяха спазването на лимита за дневни, за нощувки, както и срока за отчитане на командировките, съгласно изискванията на Наредбата за краткосрочните командировки в чужбина. За резултатите от извършената проверка се утанови, че:

Липсата на първичен документ, в който да се съпоставят получените авансово суми от всеки командирован служител, с извършените разходи за командировката по видове и по стойност, затруднява проследяването на изразходваните бюджетни средства (валута) за нея. ¹⁰⁴

Върху разходните ордери за изплащане на суми за проведените краткосрочни командировки в чужбина липсват подписи на ръководител и на главен счетоводител. Не е прилагана във всички случаи системата на двоен подпис при изплащане на суми във връзка с провежданите командировки. С въведената в Агенцията организация за отчитане на извършените командировки, не се осигурява ясна и систематизирана информация за проследяване на разходваните бюджетни средства за извършените краткосрочни командировки в чужбина. ¹⁰⁵

Краткосрочните командировки в чужбина се отчитат в счетоводството на Агенцията (валутната каса), без да се попълват за целта авансови отчети във валута, с което се затруднява проследяването на реално изразходените средства за всяка извършена командировка и не се осигурява ясна и систематизирана информация за проследяване законосъобразността на извършените разходи. Не е прилагана във всички случаи на плащания във връзка с краткосрочните командировки в чужбина, системата на двоен подпис.

в) дългосрочни командировки в чужбина - по план за одитирания период в ОКИ към 31.12.2009 г. по подпараграф 10-53 „дългосрочни командировки в чужбина” са предвидени 35 000 лв., и до 30.09.2009 г. са отчетени 33 256 лв., извършени разходи по подпараграфа.

През одитирания период, на основание заповед на изпълнителния директор № 14-00-22 от 30.01.2009 г., в ИА „ЖА” е разпоредена дългосрочна командировка на служител в Братислава, за три годишен период (от 16.02.2009 г. до 16.02.2012 г.). В заповедта са посочени командировъчни за периода от 01.01.2009 г. до 01.01.2010 г.; средствата за наем, съгласно договор за същия период и е отбелязано, че пътните разходи са за сметка на Агенцията. До момента на предсрочното прекратяване на дългосрочната командировка в чужбина (м. юли 2009 г.) са изразходени 50 744 лв. ¹⁰⁶

За осигуряване на средствата за командировката, необходими до края на 2009 г. (115 390 лв., по план-сметка), с писмо на изпълнителния директор, изх. № 04-01-670 от 16.01.2009 г., до главния секретар на ПРБК, е поискана корекция на бюджета на Агенцията за 2009 г., в частта на средствата за дългосрочни командировки в чужбина, тъй-като към момента на командироване на служителя по бюджетната сметка на Агенцията са предвидени само 35 000 лв. Не е посочен размер на исканите средства. Допълнително с писмо № 10-18-303 от 26.01.2009 г. е приложена план-сметка за месеците февруари и март 2009 г. за командировъчни, общо в размер на 7 210 лв. В отговор главният секретар на МТ, с писмо вх. № 04-05-42 от 26.01.2009 г., уведомява изпълнителния директор, че „към момента технически не е възможно искането на корекция по бюджета на министерството, поради което следва да се потърсят резерви за частично осигуряване на средствата от бюджета на Агенцията, които в последствие да бъдат допълнени от министерството” (първостепенния разпоредител).¹⁰⁷

Въпреки липсата на категоричен отговор, каква част от средствата необходими за дългосрочната командировка ще бъдат предоставени от Агенцията и каква ще бъдат ”допълнени” от ПРБК, изпълнителният директор на ИА „ЖА” е издал заповед № 14-00-22 от 30.01.2009 г., за извършване на командировката. Със заповедта, служителка на ИА „ЖА” е командирована в Централния офис на Проекта Транс-европейска железница към Икономическата комисия за Европа на ООН в гр. Братислава - Словакия, за срок от три години (от 16.02.2009 г. до 16.02.2012 г.), като заместник управител на проекта. По отношение финансирането, в заповедта на изпълнителния директор е посочено че „продължителността на командировката е обвързана с финансиране бюджета на ИА „Железопътна администрация”, като второстепенен разпоредител на Министерство на транспорта”.

След като за финансирането на дългосрочната командировка за периода м.януари - м.април 2009 г. са изплатени бюджетни средства в размер на 36 409 лв., в т. ч. издръжка 33 491 лв. и работна заплата 2 287 лв., отново е направен опит с писмо на изпълнителния директор до главния секретар на МТ № 04-05-42 от 30.05.2009 г., да се иска корекция на бюджета на Агенцията за финансиране целия размер на дългосрочната командировка - 115 390 лв. В писмото е посочено, че ако не се приведат средствата на Агенцията, тя не би могла от утвърдените й средства по бюджетната сметка да покрива минимума от необходимо присъщите за съществуването й разходи. За сравнение можем да посочим, че годишният размер на средствата за издръжка на Агенцията по отчет за 2009 г. е 193 446 лв., а годишният размер на средствата необходими за дългосрочната командировка, съгласно изготвената план-сметка е 115 390 лв.

Тъй-като до полугодието, исканата корекция по бюджета на ИА „ЖА” не е разрешена от ПРБК, с докладна на гл. секретар на министерството до министъра на транспорта - вх. № 28-00-180 от 16.07.2009 г. е предложено на изпълнителния директор на Агенцията, да издаде заповед за прекратяване на дългосрочната командировка. Считано от 01.08.2009 г., със заповед на изпълнителния директор № 10-18-189 от 21.07.2009 г., дългосрочната командировка в чужбина е прекратена.¹⁰⁸

От направената проверка и анализа на разходите на прекратената предсрочно дългосрочна командировка в чужбина, се установи, че прекъсването й се е наложило, поради издаването на заповед за дългосрочното командироване на служителя, преди да са осигурени от МТИС необходимите средства по бюджетната сметка на Агенцията за финансирането й. До прекратяването на дългосрочната командировка са разходвани 50 744 лв., от които 15 744 лв. (50 744 лв. - 35 000 лв. по план) над планираните, тъй-като не са предвидени в плана за разходите по бюджетната сметка на ИА „ЖА” за 2009 г., по подпараграф 10-53 „дългосрочни командировки в чужбина”.

В края на годината, в ОКИ към 31.12.2009 г., изразходените средства , не са отчетени по предвидения от ЕБК за 2009 г. подпараграф 10-53 „дългосрочни командировки в чужбина”. Неправилно са посочени по подпараграф 10-52 „краткосрочни командировки в чужбина, с което верността на касовия отчет е нарушена. ¹⁰⁹

Няма стойностна разлика при отразяването на дългосрочната командировка на начислена и на касова основа.

Издадена е заповед за дългосрочна командировка в чужбина на служител, без да са осигурени необходимите средстваот министерството по бюджетната сметка на Агенцията за финансирането й, което е наложило предсрочното й прекратяване. До предсрочното прекратяване на дългосрочната командировка в чужбина са изразходени 15 744 лв. над планираните. Разходите за дългосрочната командировка в чужбина, не са отчетени в съответствие с изискванията на ЕБК.

Провеждането и отчитането на командировките в ИА „ЖА” в страната и в чужбина, не е регламентирано във вътрешните актове на Агенцията.