Като част от бизнес комуникацията на фирмата

1Интервюто като част от бизнес комуникациите

2.1.Елементи на интервюто

интервюто, така и то кандидатите за работа.

Изборът на най – добрите е сложен и многоетапен процес и към него се подхожда сериозно, спазват се обосновани изисквания и процедури.

Етимологията на термина интервю идва от френски език и означава свиждане или среща и корена на думата е от френския глагол s’entrevoi (съзирам, предвиждам). Английският термин interview се превежда на български като събеседване, среща.

Адер смята, че могат да се обособят различни видове интервюта: журналистическо,

устно събеседване, разпит в полиция, интервю за вземане на служители.

Елементите на интервюто са интервюиращ и интервюиран, канал, обстоятелства, съобщение, кодиране, декодиране, обратна връзка, шум.

Интервюиращ и интервюиран.

Участниците в интервюто са субекти в комуникацията. Ролите им на говорител и слушател се сменят на ротационен принцип. В най – общия случай интервюиращият задава въпроси, задава задачи и изисква демонстриране на професионални умения. В момента, когато той спре да говори, интервюиращия започва да отговаря или вербално и невербално да изпълнява задачата.

Спецификацията на интервюто се определя от правата и задълженията на участниците в него. Интервюиращия не само разговаря и задава въпроси, той инициира и организира интервюто. Той трябва да следи за хода на интервюто, да го направлява, да не допуска отклонения.

Интервюирания участва в диалога, но е лишен от възможността да го насочва и организира. Кандидатът за свободна позиция дава отговори на отправените към него въпроси. Той изпълнява поставените задачи, пита за условия на работа. Съобразява се с поставената тема и се опитва да не се отклонява. Стреми се да съблюдава правилата на бизнес етикета, да не изпада в крайни емоционални състояния и да не изразява негативни чувства. По време на разговора е длъжен да се концентрира и разпредели вниманието си.

Интервюиращия и интервюирания не са в равностойна позиция по отношение на подготовката и провеждането на диалог. Мениджърът е информиран предварително за особеностите на комуникативната ситуация и за детайлите. Подготвен е и често той определя правилата. Кандидатът е информиран частично, подготвя се предварително и в много голяма степен хипотетично и само предполага за параметрите и критериите. В повечето случай той е този, който е подложен на стрес.

Участниците в интервюто преживяват интелектуално и емоционално напрежение Участникът чува съобщението, декодира го, осмисля го, прави изводи. Освен това той трябва да подготви своето съобщения независимо дали то е въпрос или отговор.

Умението да се слуша е едно от най – важните, които участниците формират. То включва: правилно декодиране на вербалните и не вербалните сигнали, откриване на ключови думи и фрази, улавяне на скрития под текст, на многозначността на думите, вярното им тълкуване и значение.

Каналите

Каналите при провеждане на интервюто са индиректни и директни.

Обстоятелства са там където протича комуникацията според С. Хайбелс и Р. Уйвър. Обстоятелствата оказват влияние върху процеса на общуване

Интервюиращия има възможност да опознае обстоятелствата, при които ще с провежда интервюто, докато кандидатите само хипотетично предполагат каква ще бъде обстановката. Те трябва бързо и адекватно да се ориентират в обстоятелствата. Интервюираните получават предимно зрителни впечатления и не бива да се поддават на внушения или да се притесняват.

Съобщение. Съобщението е другият основен елемент на интервюто. Според Нюком то може да бъде идея, емоция или фактическа информация. Информацията съставя преобладаващия брой съобщения в събеседването.

Интервюиращия се стреми да извлече максимално количество информация. Ето защо той задава повече въпроси и поставя повече задачи за изпълнение. В по – редки случай неговите съобщения са богато информационно наситени.

Интервюиращият изпраща съобщения, които съдържат предимно информация: дати, факти, цифри, имена и др. В най – общият случай те са под формата на отговори на въпроси зададени от интервюиращия.

Кодиране

Емоцията се изключва от комуникативните умения на участниците в интервюто. Препоръчително е да се следват социално приемливи и утвърдени модели на поведение. Участниците се стремят да общуват така, че да не предизвикват езикови комуникационни бариери или шум.

Декодиране

Декодирането означава процес на откриване на съдържанието на знака, откриване на съобщението съответстващо на приетия сетивно сигнал.В процеса на интервюирането се декодират както вербални и не вербални знаци, така и комбинации между тях. При събеседването нараства ролята на неезиковите средства. Ето защо е важно да се разпознават и да се тълкуват правилно.

Интервюирания често е в такова положение, че се налага бързо да преценява. Възможно е мениджърът чрез рефлекторни въпроси да проверява реакциите му, а не да иска формално съгласие на другия. Кандидатът трябва бързо да декодира сигналите.

Обратната връзка е друг елемент на процеса на интервюиране. Тя също има специфично проявление. Сигналите на обратната връзка са нещо различно от обмена на информация чрез размяна на въпроси и отговори. При двупосочната комуникация ролята на обратната връзка не само не намалява, напротив, нараства. Интервюирания и интервюиращия се намират в затворено пространство, разстоянието е социално–консултативно. Това позволява на участниците бързо и веднага в момента на говоренето да улавят сигналите, да направят преценка, да внесат своевременно корекции във вербалният изказ или невербалното си поведение. Поради тези причини при интервюто за подбор на персонала се отдава много голямо внимание на обратната връзка.

Чрез обратната връзка се показва и изразява рационалното и емоционално възприемане на информацията. Сигналите на обратната връзка служат като коректив в процеса на комуникацията и като средство за осъществяване на контрол.

Последният, но не и по важност, елемент на интервюто е шумът. Той може да бъде породен от две неща първото от които е:

1. 
   неточно, непълно, невярно кодиране и/или декодиране на съобщението чрез вербални и/или невербални знаци.
   
2. 
   намесата на външни фактори или технически проблеми в канала, което причинява неточно, непълно, невярно предаване на информацията. Такива външни фактори могат да бъдат честото звънене на телефони в залата, където се провежда интервюто, непрекъснато влизане и излизане на външни лица и т.н.
   

Интервюто е част от сложният процес за подбор на персонала. Неговата насоченост се изразява в това, че то обслужва процеса за набиране и оценяване на служители.

Интервюто е официална структура или полуструктурирана комуникация. То протича при наличието на правила и при определени условия. Извести са мястото на провеждане, началният час, дори понякога приблизителното му времетраене.

В процеса на подготовката и провеждането му откриваме четирите разновидности на комуникацията: говорене, слушане, писане и четене.

Участниците в интервюто изпълняват определени комуникативни роли, които са в известна степен свързани със статуса им.

Интервюиращия е в позицията на ръководещ диалога. Той си поставя целите: да извлече максимално количество информация, да проучи данните, да провери достоверността им. Мениджърът има за цел да провери поведението на кандидата, неговите личностни качества и професионален опит.

Интервюиращия се стреми да запази доброто име на организацията. Задължава се да следва етичните норми и правила, да демонстрира добри комуникативни умения. Ръководенето на интервюто изисква предварително да се подготвят въпросите, задачите и стъпките. Включват се едновременно уменията да се слуша, изслушва и възприема информация.

Интервюиращия е в такава позиция, че той задава повече въпроси. Те не са самоцелни и хаотични. Той има предварително изградени представи и очаквания.

Интервюто може да се представи и като особен вид диалог. То се различава от другите диалогични форми. При дискусията участниците обсъждат значими теми при предварително определен регламент.

2Въпроси в интервю

3.1. Видове въпроси

Не по-малко важно е те да разпознават видовете въпроси, да са информирани, кои от тях се задават най-често, как се подреждат във входа на интервюто и какви комуникативни функции изпълняват. Ако интервюиращия и интервюирания имат тези знания, ще могат по-бързо да реагират, да декодират правилно казаното от другия, да предвиждат тактиките и стъпките, да различават етични и неетични въпроси, да отговарят ефективно.

Въпросителните изречени са разделени на две групи: въпросителни изречения с въпросителна дума и въпросителни изречения без въпросителна дума. Тези с въпросителната дума биват три разновидности:

• 
  с частица например “Ще приемете ли тези условия на работа”
  
• 
  с цели въпросителни думи “Защо напуснахте предишната си работа”, “Каква магистърска програма сте завършили”
  
• 
  с пълнозначни въпросителни думи и частици “Какъв ли би могъл да бъде според вас идеалният мениджър”
  

Ако мениджърът се опитва да извлече информация за намеренията и нагласите на кандидата, без това да прозвучи провакативно, формулира по подобен начин въпросите си:

“Вероятно не сте имали възможност за израстване на предишната си работа?”

Ако кандидатът се цели да се осведоми за условията на работа, може деликатно да попита:

“Работата на програмиста изисква да разполага със собствен компютър, който да не е остарял. Известно е, че в тази сфера, ако се цели високо качество на продукта, новостите се внедряват бързо следователно може да се разчита на компютър с параметри...?”

Според друг критерии въпросителните изречения с делят на същински и несъщински. Същинските се отличават с висока честота на употреба. Те се произнасят с цел да са предизвика отговор:

“Какво научихте по време на специализацията си в Германия? Как приложихте в работата наученото?”

Не същинските въпроси от своя страна се делят на: реторични въпроси, въпроси с повторения, въпроси молби.

Наблюдава се тенденция на нарастване на отворените въпроси в интервютата. Това става тогава, когато обявената свободна позиция е отговорна, престижна, с висок социален статус и от кандидатите се изисква да представи повече информация.

Тематичната насоченост на въпросите, които мениджърите отправят към кандидатите е разнообразна.

Интервюиращия не пита интервюирания само за професионалните му умения, опит и квалификация. Работодателите си интересуват и от личностните им характеристики, от това каква е ценностната им система, какви са интересите, хобитата, нагласите, каква е мотивацията им. Практиката оказва , че мениджърите задават въпроси към кандидатите, за да получат максимално количество достоверна информация за тях като специалисти и индивидуалисти. Кандидатът може да бъде запитан за образование, за степен на владеене на език, за хоби, за интереси, за характер.

Работодателите не се интересуват само от социалният статус и професията на кандидатът в момента. Те проучват миналият му опит, за да се убедят, че назначеният от тях кандидат е наистина професионалист. Мениджърите се стремят да преценят още преди да назначат даден служител дали той ще се справи с работата си, как реагира в симулирани или реални ситуации. Тогава се задават въпроси формулирани по специфичен начин. Йеит нарича тези въпроси рефлективни. Рефлективните въпроси се формулират учтиво и уклончиво, целта е да се проверят рефлексите на кандидата. В хода на запитването кандидата може да бъде запитан по следният начин: “След като разполагаме с толкова малко време, мисля, че ще е добре да преминем към друга област. Вие на какво мнение сте?” Ако кандидатът реагира бързо и се съгласи разговорът да продължи, това се отчита положително от интервюиращия. Интересен е и начинът на отправяне на т.нар. на половина рефлексни въпроси като пример може да се даде: “Винаги съм смятал, че обслужването трябва да започне след като се заплати сметката. Вие не мислите ли тъка?”

Въпросите могат да се разделят също тъка на етични и неетични. Към групата на неетичните спадат тези, които засягат личността на кандидата. Интервюиращия може да отправи въпроси за религиозни убеждения, национална принадлежност, раса, семейно положение и други.Такива въпроси са например: “На коя партия симпатизирате? За кого гласувахте на последните избори? Какви са родителите Ви?”. Препоръчва се да не се задават директно подобни въпроси особено ако интервюто е групово и кандидатът може да се почувства унизен.

Въпросите могат да бъдат класифицирани и по критерии комуникативни цели. Тези цели се различават на отделните етапи от интервюто. Интервюиращия е този, който изготвя предварително въпросниците, той направлява диалога. В тази класификация разделяме въпросите на въвеждащи, насочващи и подпомагащи въпроси. Като пример за насочващ въпрос можем да кажем: “В мотивационното си писмо посочвате, че сте работил две години като мениджър по продажбите във фирми за строителни материали. Посочете, кои бяха тези фирми.”Мениджърът подпомага интервюирания с допълнението: “За какво отговаряхте? Какво точно вършехте във фирмата?”. По този начин интервюиращия не само ръководи диалога, но и сам определя насоката в която да протече разговора, а също тъка демонстрира етично поведение и много добри комуникативни умения.

Комуникативните цели на интервюиращия могат да бъдат насочени и в друга посока. Мениджърите вече са получили информация от селекцията и анализа на представените документи. Те обаче продължават и по време на интервюто да извличат данни в ситуация на устна комуникация. Така се опитват да допълват получените вече данни с нови. Освен това те си поставят като важна цели и проверката на информацията. Например мениджърът може да попита кандидатът: Къде сте работил като програмист?, а след това за да допълни информацията, да продължи: Какво точно работехте? Какви бяха резултатите от работата Ви? За да верифицира казаното да тук, интервюиращия задава въпроса: “Какви програми създадохте? Има ли отзиви на клиенти и в печата за тях?”.

Тематичната насоченост на въпросите, които кандидатът задава на мениджъра, най-често са насочени към:

• 
  времетраене на работния ден, командировки, извънреден труд, дежурства
  
• 
  заплата
  
• 
  социални осигуровки, ползване на мобилен телефон, служебен автомобил, карта за транспорт, почивна и спортна база
  
• 
  здравеопазване
  
• 
  застраховки
  
• 
  възможност за обучение
  
• 
  възможност за професионално израстване
  
• 
  критерии за оценяване
  

2.1.Формулиране на въпросите, отговорите и комуникативните цели на участниците в интервюто

Формулиране на въпросите, отговорите и комуникативните цели на участниците в интервюто.

Мениджърите на човешки ресурси не винаги питат директно, в повечето случаи задават въпроси, в които влагат различни смислови нюанси. Кандидатите за работа имат възможност да се запознаят с различни варианти на формулиране на въпросите, да подготвят отговорите се, да преценят точно каква информация се изисква при отправяне точно на това запитваме, какъв е подтекстът.

Например за проверка до колко кандидатът е запознат с организацията, той може да бъде запитан: “Какво знаете за нашата организация. Какво можете да кажете за нея?”

Отговорите на такива въпроси изискват много добра теоретична подготовка, обстойно проучване на организацията, аргументиране на позиции и мнения. Отговорите не предполагат телеграфен стил, а разсъждения, доказани твърдения, логическа последователност.

Информация за мотивацията на желаещия да постъпи в организацията, нагласите и ценностите му може да се получи, след като той отговори на въпроси като: “С какво Ви заинтересува нашата организация? Кое за Вас е най-важното в една работа? Каква работа търсите? и пр.”.

Кандидатите обикновено подготвят предварително отговорите на такива въпроси. Те съобщават не толкова конкретни факти, а правят аргументация. Практиките показват, че мениджърите и работодателите задават въпросите си, от отговорите на които получават информация относно намеренията и плановете на кандидата за кариера. Някои от въпросите са формулирани тъка, че привидно не си изисква информация в тази област, но всъщност се съобщава индиректно за това: “Какво бихте променили в настоящата си работа? Колко дълго възнамерявате да останете в нашата организация? Какви са дългосрочните Ви цели?”.

Обикновено кандидатите за работа, които имат опит от предишни интервюта , се опитват да не казват конкретни факти и отговарят условно и уклончиво. Етикета и коректността обаче изискват да не се прикриват намерения преди сключването на договор с работодателя. Те става явни, когато служителят започне работа в компанията.

В случаите, когато организацията е определила каква част от корпоративната си политика да се избягва текучеството и да се наемат добри професионалисти, лоялни служители, резонно е мениджърите да задават въпроси като: “Колко скоро можете да започнете работа? Каква работа желаете незабавно? Каква полза ще има нашата организация, ако Ви наеме?”

Мениджърите по човешки ресурси задават въпроси, за да проверят доколко информацията в автобиографията и писмото за кандидатстване е достоверна и пълна, доколко кандидатът е наясно с опита си и възможностите си да изпълнява дадена длъжност.

Кандидатите трябва да умеят да представят достатъчно достоверни факти и да аргументират твърденията си, да покажат на интервюиращия, че покриват критериите за длъжността, да го склонят да ги наеме.

3Видове интервюта за подбор на персонала

• 
  в зависимост от броя на участниците
  
• 
  в зависимост от канала и средствата на осъществяване на комуникацията
  
• 
  в зависимост от мястото в процеса на интервюиране
  
• 
  в зависимост от целите и условията на провеждане
  
• 
  според начина на подреждането на въпросите
  
• 
  в зависимост от начина на подреждане
  

4Етапи на интервюто за подбор на персонала

Етапите за провеждане на интервюто са три: подготвителен, същински и заключителен.

За интервюиращия

Подготвителен етап. За интервюиращия изисква колективен труд. За да се постигне ефективност е необходимо да има ясно разпределение на задачи, отговорници, срокове, както и отчитане на изпълнението на задачите.

Управленски решения.

Това е повече управленска и организационна работа. Бизнескомуникацията на този етап предимно индиректна, съчетава устна и писмена. Освен това се използва реклама и връзки с обществеността. Предимно тя е рутинна и ежедневна работа, но нейното изпълнение е в основата на добрият старт.

Обяви и съобщения за свободни позиции. Обявата в медиите трябва да звучи атрактивно, като същевременно съобщава достатъчно и достоверна информация за условията за кандидатстване и за длъжността. Изготвянето на съобщени/обява за свободна позиция е писмена комуникация. В съобщението основните структурни елементи са:

• 
  информация за организацията
  
• 
  изисквания към кандидатите
  
• 
  комуникативни умения
  
• 
  морални норми
  
• 
  длъжностни характеристики
  
• 
  бонусите и перспективите за кандидатите
  
• 
  изисквания към подаването на документи
  

В българската бизнес среда вече има образци и примери за перфектно изготвени и оформени обяви за работа като задължителна стъпка при подготовката на интервюто.

Събиране, селекция и оценка на подадените документи.

Следващата стъпка в подготвителният етап е събирането на подадените документи, анализ и внимателна селекция. Създава се база данни за желаещите да постъпят в организацията. Извличането на информация служи за вземането на управленски решения.

Подготовка за участие в интервюто.

Въпросници

На този етап мениджърите прецизират въпросниците. Управляващите изготвят евентуално писмени варианти с таблици за оценяване, които ще послужат като база за вземане на управленски решения за назначаване или не на кандидата. При подготовка на интервюто (когато е уточнен броя на допуснатите кандидати) е добре да се разполага с копия на въпросниците за всеки участник и срещу него по точков принцип да се отбелязват оценките като при журиране.

Бизнескомуникацията протича във вариантите обмен на информация и работа в екип, умения да се редактира текст, да се структурират писмени варианти на интервюто. Устното общуване прагматично обслужва изготвянето на писмени документи, чрез които се подготвя устното събеседване.

Информиране на кандидатите

Процесът на подготовка продължава с провеждане на служебни телефонни разговори между кандидатите с телефонистки, секретарки, административни координатори. Препоръчително е кандидатите, които не са одобрени за определената позиция също да бъдат информирани. Онези, които са били одобрени получават информация писмено или устно. Писмените текстове се изготвят по определени стандарти и изисквания.

Тестове

Тестовете са един от методите за оценка на кандидатите. Чрез тях могат да бъдат проверени професионалният опит, умения, знания, рефлекси, способности за концентрация, издръжливост, степен на владеене на чужд език и други. Понякога тестовете се провеждат в от консултантски фирми и организации, които извършват предварителен подбор по заявка на фирми. Желаещите да постъпят в дадена компания преди или след етапа на устния диалог попълват още бланки, формуляри и др. В тях се отговаря на въпроси и/или попълват в писмена форма данни и факти о професионалната си биография и опит.

Същински етап. Устна комуникация.

Диалога протича в няколко фази. Те са с точно определено времетраене и с окончателно определена хронология. Започва се с отворени въпроси, преминава се при евентуално преговаряне на заплатата, като се задават отворени и затворени въпроси както от интервюиращия така и от интервюирания. Ако мениджърът иска да включи стресови моменти, добре е да започне с усилено наблюдаване, да премине към постепенно опознаване и сближаване.

Понякога отпускането се оставя на края, като се отправят въпроси, от които не се очаква съществена информация.

Заключителен етап

Информиране на кандидатите. Заключителният етап е последният в процеса на интервюиране На този етап се осъществява предимно индиректно, от служители на изпълнителски позиции, на които е възложено да информират кандидатите за резултатите от приключилото събеседване. Чрез писма или по телефона интервюираните се уведомяват за взетите решения. На този етап писмените форми са предпочитани.

За интервюирания

Подготвителен етап. За интервюирания този етап не може да бъде фиксиран точно във времето. Желаещият да намери работа е мотивиран да прояви активност и да следи обявите в медиите и браншовите организации. В този етап има няколко фази:

1. 
   Търсене на информация за свободни позиции
   
2. 
   Изготвяне и окомплектоване на писмените документи – автобиография, писмо за кандидатстване, копия от диплома и др.
   
3. 
   Подготовка за участие в интервюто
   

На първата фаза от този етап кандидатът търси информация за свободните позиции. В българската бизнес среда рядко кандидатът сам инициира самопредставянето си в организации и фирми и изпраща комплект от документи за кандидатстване по пощата или по e-mail. Обикновено документите са адресирани до мениджърите по управление на човешките ресурси. Кандидатът за работа осъществява комуникация предимно индиректно по телефона със служители на изпълнителски позиции, които са натоварени да съобщават стандартната информация за интервюто.

Документите за кандидатстване се изготвят като се използват възприети стандарти за структурно и графично оформяне. Най-важните документи за всяко интервюто са: молба, автобиография мотивационно писмо.

Третата фаза на този етап включва усилена проучвателна работа и тренинги за участие в интервюто. Събирането на информация за организацията, за позицията, за бранша е трудоемка и скучна работа, но е задължителна.

Същински етап.

Същинското интервю от своя страна се разделя на три части или етапа: начало, среда и завършване. Интервюирания се включва в събеседването, след като бъде поканен. Той не може да инициира и стартира интервюто. Непрекъснато се адаптира, съобразява и реагира в ситуацията. Началото, първото впечатление, което създава (поздрав, ръкостискане, сядане, облекло), както и добрият финал (поздрав, ръкостискане, излизане) трябва да са синхронизирани, да оформят окончателното добро впечатление.

Заключителен етап

Информиране за резултатите.

След приключване на устното интервю може сам да прецени, да си даде самооценка доколко успешно се е представил и какви са шансовете му да бъде предпочете пред останалите. Кандидатът има възможност сам да прояви инициатива и да проследи взетите решения от мениджърите, по телефона или с писмо да поиска да бъде информиран дали е бил избран или не.

Вербални и невербални аспекти на интервюто за подбор на персонала.

Вербалните средства са съществена част от комуникативното поведение на участниците в интервюто. Подготовката и планирането не биха били успешни, ако участникът не си даде отговор на следните въпроси:

1. 
   Кой от двамата субекти в процеса на интервюиране ще бъде?
   
2. 
   Каква комуникативна роля ще изпълнява?
   
3. 
   Какво ще бъде интервюто: структурирано, полустроктурирано, с елементи на стрес?
   
4. 
   Какво е приблизителното времетраене на събеседването.
   

Изготвянето на ефективно комуникативно поведение по време на интервюто изисква определени теоретични познания относно провеждането му.

Вербални аспекти на поведението на интервюиращия.

Принципи.

1. 
   Интервюиращия знае,че въпросите в едно интервю са винаги точно определен брой. Количествения критерии не е единствения. Броят на въпросите е в зависимост от това към какви области ще отправят, за каква позиция в организацията се кандидатства. Броят на въпросите зависи от предварително определеното времетраене на интервюто.
   
2. 
   Интервюиращия има варианти. Готовите списъци с въпроси са опора
   
3. 
   Интервюиращия проверява професионалните качества, умения и навици и затова е резонно повечето въпроси да бъдат насочени именно в тази насока.
   
4. 
   Интервюиращия се стреми да формулира въпросите, така че чрез някои от тях да извлича информация от една и съща тематична област.
   
5. 
   Интервюиращия формулира въпросите и апелите си по такъв начин, че изисква от интервюирания да съобщи данни и факти, които потвърждават или отричат съобщена вече информация.
   

Варианти

Има няколко варианта на комуникативно поведение, за които се използват образни наименования на невербалните похвати.

Гостоприемния домакин: “Разкажете нещо за себе си?” – интервюиращия предпочита за поставя този въпрос в началото на въпросника, представяйки го като предразполагащ, добронамерен, отпускащ. Всъщност целта е кандидатът да бъде оставен да говори, да разказва, да се саморазкрива. Предполага се, че в потока на разговора е възможно той да допусне да спомене факти, които иначе не би оповестил. Освен това се проверява доколко има способност да говори кратко.

Сондата: “Как бихте охарактеризирали себе си?”

Това е въпрос, който се подходящ за реализиране на тактиката “извличане на информация ”. Привидно се изисква изброяване на прилагателни и славословия. Всъщност се предполага, че кандидатът трябва да опише себе си систематизирано и детайлно.

Околният път: За да се разбере мотивацията и нагласата на кандидата относно оставането му на работното място извън работно време “Желаете ли да работите за повече? Склонен ли сте да оставате след края на работното време?”

Разузнаването – мениджърите по човешките ресурси са се запознали при предварителната селекция с автобиографията на кандидата, въпреки това те му задават въпроси, за да проверят отношението му и да съпоставят данните, да преценят кое не е споменато и на кое се акцентира повече.

Редене на тухли – тази тактика се реализира успешно от интервюиращи с достатъчен опит в управлението на човешките ресурси и стаж в организацията.

Ценностите: “Какво разбирате под коректност? Какво разбирате под дискретност?”

Прогнозиране и предвиждане: “Как се виждате след пет години? Какви са плановете Ви за преуспяване в кариерата?”

Бърз удар: “Амбициозни ли сте?”

Бързи изстрели: “Кое е положително в характера Ви?” и други.

Вербални аспекти в поведението на интервюирания

Принципи

1. 
   Кандидатът показва ползите от своите знания, умения и опит за организации
   
2. 
   Кандидатът дава отговори, чрез които доизгражда пълна картина
   
3. 
   Кандидатът съобщава информация след като е разгадал намерението на интервюиращия
   
4. 
   Кандидатът се придържа стриктно към темата на въпроса
   
5. 
   Кандидатът ползва предимно съобщителни изречения
   
6. 
   Кандидатът изказва потвърждения, но не остава само с отговор “да” или “не” и избягва бързите и еднозначни отговори.
   
7. 
   Кандидатът избягва дългите отговори в стил съчинение разсъждение.
   
8. 
   Кандидатът не си позволява да прави разкази
   
9. 
   Кандидатът задава малко и само фактически и етични въпроси
   

Варианти

Печелене на време – за да спечели време при обмисляне на следващия ход, подходящи са въпросите повторения. При тях слушателя повтаря цялото въпросително изречение или част от него.

Как черното да изглежда сиво: “Кои са отрицателните качества в характера Ви?”. На такива въпроси кандидатът подготвя предварително отговора Необходимо е да представи както отрицателни качества, такива, които по принцип не са пороци и недостатъци.

Самопохвално слово: “Кои са положителните Ви качества?” – интервюиращия включва този въпрос с цел да прецени каква е самооценката на кандидата.

Участие в ревю – отговорът на въпроса “Разкажете нещо за себе си?” се изгражда на принципа “покажи се в най-добрата светлина пред другите”. Обикновено се смята, че сме подготвени, тъй като толкова пъти неформално сме говорили за нас самите пред приятели, близки, колеги. Една от целите е да се предразположи кандидата, да се отпусне, да се намали напрежението.

В рамките на разумното: “Какво очаквате ако вземете позицията, за която кандидатствате?” – интервюиращия задава този въпрос, за да се увери дали кандидатът има ясна представа за професионалните си задължения.

От...до... : “Каква заплата очаквате” – този въпрос се задава както по време на същинското интервю, така и при договаряне на условията на труд и заплащане

Информация от ... източник

Не е препоръчително кандидатът да оповестява неофициалния източник на информация по време на интервюто, особено ако тя се смята за конфиденциална. Изрази като Говори се..., Смята се..., Известно е, че... са начин за излизане през задния вход и са ефективни.

Околовръстен път – кандидатът избягва да дава отговори на въпроси като “Защо напуснахте предишната си работа? Защо през последните две години сте работили в четири организации?” и други.

5Вербални аспекти на интервюто

Етапите за провеждане на интервюто са три: подготвителен, същински и заключителен.

За интервюиращия

Подготвителен етап. За интервюиращия изисква колективен труд. За да се постигне ефективност е необходимо да има ясно разпределение на задачи, отговорници, срокове, както и отчитане на изпълнението на задачите.

Управленски решения.

Това е повече управленска и организационна работа. Бизнескомуникацията на този етап предимно индиректна, съчетава устна и писмена. Освен това се използва реклама и връзки с обществеността. Предимно тя е рутинна и ежедневна работа, но нейното изпълнение е в основата на добрият старт.

Обяви и съобщения за свободни позиции. Обявата в медиите трябва да звучи атрактивно, като същевременно съобщава достатъчно и достоверна информация за условията за кандидатстване и за длъжността. Изготвянето на съобщени/обява за свободна позиция е писмена комуникация. В съобщението основните структурни елементи са:

• 
  информация за организацията
  
• 
  изисквания към кандидатите
  
• 
  комуникативни умения
  
• 
  морални норми
  
• 
  длъжностни характеристики
  
• 
  бонусите и перспективите за кандидатите
  
• 
  изисквания към подаването на документи
  

В българската бизнес среда вече има образци и примери за перфектно изготвени и оформени обяви за работа като задължителна стъпка при подготовката на интервюто.

Събиране, селекция и оценка на подадените документи.

Следващата стъпка в подготвителният етап е събирането на подадените документи, анализ и внимателна селекция. Създава се база данни за желаещите да постъпят в организацията. Извличането на информация служи за вземането на управленски решения.

Подготовка за участие в интервюто.

Въпросници

На този етап мениджърите прецизират въпросниците. Управляващите изготвят евентуално писмени варианти с таблици за оценяване, които ще послужат като база за вземане на управленски решения за назначаване или не на кандидата. При подготовка на интервюто (когато е уточнен броя на допуснатите кандидати) е добре да се разполага с копия на въпросниците за всеки участник и срещу него по точков принцип да се отбелязват оценките като при журиране.

Бизнескомуникацията протича във вариантите обмен на информация и работа в екип, умения да се редактира текст, да се структурират писмени варианти на интервюто. Устното общуване прагматично обслужва изготвянето на писмени документи, чрез които се подготвя устното събеседване.

Информиране на кандидатите

Процесът на подготовка продължава с провеждане на служебни телефонни разговори между кандидатите с телефонистки, секретарки, административни координатори. Препоръчително е кандидатите, които не са одобрени за определената позиция също да бъдат информирани. Онези, които са били одобрени получават информация писмено или устно. Писмените текстове се изготвят по определени стандарти и изисквания.

Тестове

Тестовете са един от методите за оценка на кандидатите. Чрез тях могат да бъдат проверени професионалният опит, умения, знания, рефлекси, способности за концентрация, издръжливост, степен на владеене на чужд език и други. Понякога тестовете се провеждат в от консултантски фирми и организации, които извършват предварителен подбор по заявка на фирми. Желаещите да постъпят в дадена компания преди или след етапа на устния диалог попълват още бланки, формуляри и др. В тях се отговаря на въпроси и/или попълват в писмена форма данни и факти о професионалната си биография и опит.

Същински етап. Устна комуникация.

Диалога протича в няколко фази. Те са с точно определено времетраене и с окончателно определена хронология. Започва се с отворени въпроси, преминава се при евентуално преговаряне на заплатата, като се задават отворени и затворени въпроси както от интервюиращия така и от интервюирания. Ако мениджърът иска да включи стресови моменти, добре е да започне с усилено наблюдаване, да премине към постепенно опознаване и сближаване.

Понякога отпускането се оставя на края, като се отправят въпроси, от които не се очаква съществена информация.

Заключителен етап

Информиране на кандидатите. Заключителният етап е последният в процеса на интервюиране На този етап се осъществява предимно индиректно, от служители на изпълнителски позиции, на които е възложено да информират кандидатите за резултатите от приключилото събеседване. Чрез писма или по телефона интервюираните се уведомяват за взетите решения. На този етап писмените форми са предпочитани.

За интервюирания

Подготвителен етап. За интервюирания този етап не може да бъде фиксиран точно във времето. Желаещият да намери работа е мотивиран да прояви активност и да следи обявите в медиите и браншовите организации. В този етап има няколко фази:

1. 
   Търсене на информация за свободни позиции
   
2. 
   Изготвяне и окомплектоване на писмените документи – автобиография, писмо за кандидатстване, копия от диплома и др.
   
3. 
   Подготовка за участие в интервюто
   

На първата фаза от този етап кандидатът търси информация за свободните позиции. В българската бизнес среда рядко кандидатът сам инициира самопредставянето си в организации и фирми и изпраща комплект от документи за кандидатстване по пощата или по e-mail. Обикновено документите са адресирани до мениджърите по управление на човешките ресурси. Кандидатът за работа осъществява комуникация предимно индиректно по телефона със служители на изпълнителски позиции, които са натоварени да съобщават стандартната информация за интервюто.

Документите за кандидатстване се изготвят като се използват възприети стандарти за структурно и графично оформяне. Най-важните документи за всяко интервюто са: молба, автобиография мотивационно писмо.

Третата фаза на този етап включва усилена проучвателна работа и тренинги за участие в интервюто. Събирането на информация за организацията, за позицията, за бранша е трудоемка и скучна работа, но е задължителна.

Същински етап.

Същинското интервю от своя страна се разделя на три части или етапа: начало, среда и завършване. Интервюирания се включва в събеседването, след като бъде поканен. Той не може да инициира и стартира интервюто. Непрекъснато се адаптира, съобразява и реагира в ситуацията. Началото, първото впечатление, което създава (поздрав, ръкостискане, сядане, облекло), както и добрият финал (поздрав, ръкостискане, излизане) трябва да са синхронизирани, да оформят окончателното добро впечатление.

Заключителен етап

Информиране за резултатите.

След приключване на устното интервю може сам да прецени, да си даде самооценка доколко успешно се е представил и какви са шансовете му да бъде предпочете пред останалите. Кандидатът има възможност сам да прояви инициатива и да проследи взетите решения от мениджърите, по телефона или с писмо да поиска да бъде информиран дали е бил избран или не.

Вербални и невербални аспекти на интервюто за подбор на персонала.

Вербалните средства са съществена част от комуникативното поведение на участниците в интервюто. Подготовката и планирането не биха били успешни, ако участникът не си даде отговор на следните въпроси:

1. 
   Кой от двамата субекти в процеса на интервюиране ще бъде?
   
2. 
   Каква комуникативна роля ще изпълнява?
   
3. 
   Какво ще бъде интервюто: структурирано, полустроктурирано, с елементи на стрес?
   
4. 
   Какво е приблизителното времетраене на събеседването.
   

Изготвянето на ефективно комуникативно поведение по време на интервюто изисква определени теоретични познания относно провеждането му.

Вербални аспекти на поведението на интервюиращия.

Принципи.

1. 
   Интервюиращия знае,че въпросите в едно интервю са винаги точно определен брой. Количествения критерии не е единствения. Броят на въпросите е в зависимост от това към какви области ще отправят, за каква позиция в организацията се кандидатства. Броят на въпросите зависи от предварително определеното времетраене на интервюто.
   
2. 
   Интервюиращия има варианти. Готовите списъци с въпроси са опора
   
3. 
   Интервюиращия проверява професионалните качества, умения и навици и затова е резонно повечето въпроси да бъдат насочени именно в тази насока.
   
4. 
   Интервюиращия се стреми да формулира въпросите, така че чрез някои от тях да извлича информация от една и съща тематична област.
   
5. 
   Интервюиращия формулира въпросите и апелите си по такъв начин, че изисква от интервюирания да съобщи данни и факти, които потвърждават или отричат съобщена вече информация.
   

Варианти

Има няколко варианта на комуникативно поведение, за които се използват образни наименования на невербалните похвати.

Гостоприемния домакин: “Разкажете нещо за себе си?” – интервюиращия предпочита за поставя този въпрос в началото на въпросника, представяйки го като предразполагащ, добронамерен, отпускащ. Всъщност целта е кандидатът да бъде оставен да говори, да разказва, да се саморазкрива. Предполага се, че в потока на разговора е възможно той да допусне да спомене факти, които иначе не би оповестил. Освен това се проверява доколко има способност да говори кратко.

Сондата: “Как бихте охарактеризирали себе си?”

Това е въпрос, който се подходящ за реализиране на тактиката “извличане на информация ”. Привидно се изисква изброяване на прилагателни и славословия. Всъщност се предполага, че кандидатът трябва да опише себе си систематизирано и детайлно.

Околният път: За да се разбере мотивацията и нагласата на кандидата относно оставането му на работното място извън работно време “Желаете ли да работите за повече? Склонен ли сте да оставате след края на работното време?”

Разузнаването – мениджърите по човешките ресурси са се запознали при предварителната селекция с автобиографията на кандидата, въпреки това те му задават въпроси, за да проверят отношението му и да съпоставят данните, да преценят кое не е споменато и на кое се акцентира повече.

Редене на тухли – тази тактика се реализира успешно от интервюиращи с достатъчен опит в управлението на човешките ресурси и стаж в организацията.

Ценностите: “Какво разбирате под коректност? Какво разбирате под дискретност?”

Прогнозиране и предвиждане: “Как се виждате след пет години? Какви са плановете Ви за преуспяване в кариерата?”

Бърз удар: “Амбициозни ли сте?”

Бързи изстрели: “Кое е положително в характера Ви?” и други.

Вербални аспекти в поведението на интервюирания

Принципи

1. 
   Кандидатът показва ползите от своите знания, умения и опит за организации
   
2. 
   Кандидатът дава отговори, чрез които доизгражда пълна картина
   
3. 
   Кандидатът съобщава информация след като е разгадал намерението на интервюиращия
   
4. 
   Кандидатът се придържа стриктно към темата на въпроса
   
5. 
   Кандидатът ползва предимно съобщителни изречения
   
6. 
   Кандидатът изказва потвърждения, но не остава само с отговор “да” или “не” и избягва бързите и еднозначни отговори.
   
7. 
   Кандидатът избягва дългите отговори в стил съчинение разсъждение.
   
8. 
   Кандидатът не си позволява да прави разкази
   
9. 
   Кандидатът задава малко и само фактически и етични въпроси
   

Варианти

Печелене на време – за да спечели време при обмисляне на следващия ход, подходящи са въпросите повторения. При тях слушателя повтаря цялото въпросително изречение или част от него.

Как черното да изглежда сиво: “Кои са отрицателните качества в характера Ви?”. На такива въпроси кандидатът подготвя предварително отговора Необходимо е да представи както отрицателни качества, такива, които по принцип не са пороци и недостатъци.

Самопохвално слово: “Кои са положителните Ви качества?” – интервюиращия включва този въпрос с цел да прецени каква е самооценката на кандидата.

Участие в ревю – отговорът на въпроса “Разкажете нещо за себе си?” се изгражда на принципа “покажи се в най-добрата светлина пред другите”. Обикновено се смята, че сме подготвени, тъй като толкова пъти неформално сме говорили за нас самите пред приятели, близки, колеги. Една от целите е да се предразположи кандидата, да се отпусне, да се намали напрежението.

В рамките на разумното: “Какво очаквате ако вземете позицията, за която кандидатствате?” – интервюиращия задава този въпрос, за да се увери дали кандидатът има ясна представа за професионалните си задължения.

От...до... : “Каква заплата очаквате” – този въпрос се задава както по време на същинското интервю, така и при договаряне на условията на труд и заплащане

Информация от ... източник

Не е препоръчително кандидатът да оповестява неофициалния източник на информация по време на интервюто, особено ако тя се смята за конфиденциална. Изрази като Говори се..., Смята се..., Известно е, че... са начин за излизане през задния вход и са ефективни.

Околовръстен път – кандидатът избягва да дава отговори на въпроси като “Защо напуснахте предишната си работа? Защо през последните две години сте работили в четири организации?” и други.

6Не вербални аспекти на интервюто

При невербалната комуникация хората предават сведения, чувства, мисли чрез размяна на телесно-пластични сигнали и конкретно организиране на пространството. Участниците в комуникацията се разбират не само с помощта на неезикови сигнали. Тези сигнали обаче имат значителна роля както при кодиране на съобщението, при подготовка на комуникативното поведение, така и при обратната връзка.

Невербалната комуникация е от особено значение в специфичната комуникативна ситуация в бизнеса, каквато е интервюто за подбор на персонала. Общуването е най-често директно, устно, в закрито помещение.

Проксемиката изследва като смислово значимо пространството, в което хората общуват. Разстоянието между мебелите в помещението, разположението им,височината, обема, моделите, материалите, от които са направени, са елементи на невербалната комуникация. Офис обзавеждането оказва влияние върху общуването. То определя до известна степен използването като видове и количество на други невербални знаци като поглед, жестове, мимики, интонация, пози.

Позата, заедно с жестовете и мимиките са невербални сигнали, които дават много информация за емоциите в процеса на общуване. Поради специфичните пространствени характеристики и възможността за по-голяма видимост, се улавят именно от тези неезикови средства. Ако участниците ги декодират своевременно и правилно, това улеснява събеседването. Същевременно пространствената близост изисква самоконтрол на собственото поведение.

Мимиките са едни от най-важните невербални сигнали по време на интервюто. Поради това, че интервюиращия и интервюирания се намират близко един да друг на лице е добра видимост. И кандидатът, и мениджърът имат възможност да улавят сигналите и да ги декодират, да правят изводи, да променят поведението си веднага, да реагират бързо И интервюиращия, и интервюирания следят изражението на лицето на другия по време на диалога. Те се опитват да уловят промените и да тълкуват мимиките. Някои от мимиките се контролират трудно. Други не се поддават на бърза или трайна корекция.

Жестовете, в съчетание с позите и мимиките, са едни от най-важните индикатори за нагласата и поведението по време на интервюто. Участниците използват жестовете независимо дали са седнали или прави, или пък се предвижват в пространството. Кинемите се прилагат както самостоятелно, така и в съчетание с други неезикови и езикови средства.

Ръкостискането е един от жестовете, които се отличават с висока честота в бизнеса и конкретно в интервюто за подбор на персонала. По принцип ръкостискането открива и закрива интервюто, то има маркираща роля. Това засилва важността му като невербално средство. Интервюиращия има водеща роля и в преобладаващия брой случаи пръв подава ръка. Ръкостискането, съчетано с приятно изражение на лицето, добронамерена усмивка и осъществен контакт с поглед, са типични за възпитан, комуникативен и етичен партньор.

Интонация. Умението да се използва правилно и ефективно гласа се формира както чрез натрупване на теоретични познания, така и чрез тренинги и автотренинги. Тъй като интервюто е формално и официално общуване, се изисква спазване на правоговорните правила и придържане към пълния произносителен стил.

Поглед. Контактът с очите е важен при невербалното общуване. Очите дават много информация за личността на човека. Погледът предава по невербален сигнали за емоционално състояние на човека, за преживявания, за настроения, мисли, чувства в момента, в конкретна комуникативна ситуация, във всеки отделен момент от интервюирането. Погледът е широко използвано невербално средство в съвременния бизнес.

Облеклото. Облеклото на всеки човек е индивидуално и то издава до гол яма степен особености, вкусове, предпочитания, нагласи на личността. Изборът на дрехите е повлиян от редица фактори: професия,принадлежност към социална прослойка, социален статус, пол, възраст, модни тенденции, особености на даден народ,религия, лични предпочитания и вкусове. Следователно важно е да се анализира комуникативната ситуация провеждане на интервю за работа преди да изберем точно какво да облечем. Отивайки на интервю, кандидатът се стреми да създаде максимално добро впечатление за себе си и начинът му на обличане е един от факторите, които допринасят за това. Оформянето на външният вид чрез избора на дрехи, обувки и аксесоари е важна част от изграждането на имиджа.

Миризми. Парфюмите, дезодорантите, ароматите са също невербално средство. Те изискват както индивидуални предпочитания, така и хигиенни навици и имат значение за възприемането на всеки човек от околните. Това невербално средство е от особено значение при интервюто.

7Заключение

В процеса на интервюиране невербалните и вербалните сигнали трябва да са в синхрон. Тълкуването на езика на тялото не става изолирано то другите невербални средства като интонация, облекло, пространствено разположение. Всяко неезиково средство не се разглежда самостоятелно, изолирано, а в съчетание с другите невербални сигнали.

Ефективното участие в интервюто не е сляпо следване на правила и съвети, подредени в рецептурници. Важно е да се познават видовете интервюта, за да се подготвят различни варианти на комуникативно поведение.

Ефективното участие от гледна точка на интервюирания е различно от ефективното ръководене/провеждане от гледна точка на интервюиращия

Подготовката не би била успешна, ако желаещия да стане част от персонала на престижна фирма не е на ясно със спецификата на дейността й, с историята й. Важно е кандидатът да има представа какво точно ще се изисква от него, когато започне работа в компанията.

Интервюто е част от бизнескомуникацията, но носи в себе си и елементи на изграждането на имидж – персонален за кандидата и корпоративен за организацията.

Каталог: files -> files
files -> Р е п у б л и к а б ъ л г а р и я
files -> Дебелината на армираната изравнителна циментова замазка /позиция 3/ е 4 см
files -> „Европейско законодателство и практики в помощ на добри управленски решения, която се състоя на 24 септември 2009 г в София
files -> В сила oт 16. 03. 2011 Разяснение на нап здравни Вноски при Неплатен Отпуск ззо
files -> В сила oт 23. 05. 2008 Указание нои прилагане на ксо и нпос ксо
files -> 1. По пътя към паметник „1300 години България
files -> Георги Димитров – Kreston BulMar
files -> В сила oт 13. 05. 2005 Писмо мтсп обезщетение Неизползван Отпуск кт

Изтегляне 326.82 Kb.

Сподели с приятели: