Отчет за касовото изпълнение на бюджета и извънбюджетните сметки за 2012 г

№ 0100009813

Одитът се извърши на приложения годишен финансов отчет на Министерството на външните работи, включващ баланс към 31.12.2012, годишен отчет за касовото изпълнение на бюджета и извънбюджетните сметки и фондове, както и приложенията към тях, съгласно Заповед № ЗМФ-60 от 20.01.2005 г. на министъра на финансите и изискванията на приложимата обща рамка на финансово отчитане.

1. 
   Основание за извършване на одита
   

2. 
   Предмет на одита
   

3. 
   Одитиран период
   

Министерството на външните работи е юридическо лице на бюджетна издръжка със седалище гр. София. Министерството е администрация, която подпомага министъра на външните работи при осъществяването на правомощията му.

Министърът на външните работи е централен едноличен орган на изпълнителната власт, който ръководи, координира и контролира осъществяването на държавната политика в областта на външната политика на Република България и международните отношения. Министърът ръководи и представлява Министерството на външните работи и е първостепенен разпоредител с бюджетни кредити.

За одитирания период министър на външните работи е Николай Младенов. Постоянен секретар е Иван Сираков и главен секретар е Иван Китов.¹

Обобщеният отчет на първостепенния разпоредител с бюджетни кредити включва отчетите на МВнР – ЦУ и второстепенните разпоредители с бюджетни кредити – Дипломатически институт, Държавен културен институт и задграничните представителства на Република България в чужбина.

1. 
   Проверка на изпълнението на препоръките дадени при финансовия одит - текущ контрол от Сметната палата на МВнР.
   

1. 
   Предприети действия за отстраняване на констатираните несъответствия по време на текущия контрол на периодичните отчети за 2012 г. на МВнР.²
   
   1. 
      Относно препоръката за извършване на преглед на представителните разходи и същите да бъдат приведени в съответствие с изискванията на т. 31 от ДДС № 06 от 2009 г. на МФ.
      

2. 
   Относно своевременното осчетоводяване на задълженията към доставчиците и вземанията от клиенти се установи, че в МВнР-ЦУ препоръката е изпълнена към 31.12.2012 г. само за задълженията към доставчиците, а за задграничните представителства е изпратено Писмо изх. № ФС-55 от 15.02.2013 г., подписано от постоянния секретар на МВнР, за коригиране на отклонението, считано от 01.01.2013 г.
   
3. 
   С Писмо изх. № ФС-55 от 15.02.2013 г., подписано от постоянния секретар са дадени пояснения за вярното и честно представяне на даренията в задграничните представителства, считано от 01.01.2013 г.
   
4. 
   Предприети са действия относно използването на несъществуващи подпараграфи .
   
5. 
   Относно извършване на анализ на приходите и разходите за стопанската дейност и тяхното осчетоводяване се установи, че в МВнР-ЦУ същите са осчетоводени. За задграничните представителства е изпратено Писмо изх. № ФС-55-00-25 от 18.12.2012 г., подписано от постоянния секретар на МВнР, но към 31.12.2012 г. приходите и разходите от стопанската дейност не са осчетоводени по съответните задбалансови счетоводни сметки.
   
6. 
   Относно правилното осчетоводяване на възнагражденията на служителите наети като местни лица в задграничните представителства в чужбина е изпратено Писмо изх. № ФС-55 от 15.02.2013 г., подписано от постоянния секретар, за коригиране на отклонението от 01.01.2013 г.
   

Годишният отчет за касовото изпълнение на бюджета и извънбюджетните сметки за 2012 г. на МВнР е представен в Сметната палата с Писмо вх. № 04-07-5 от 05.03.2013 г. след срока (27.02.2013 г.), определен в т. 20 на ДДС № 12 от 21.12.2012 г. на МФ. Годишният отчет е представен по пълна бюджетна класификация за 2012 г. по определената форма от МФ. Представена е обяснителна записка към ОКИБ на МВнР към 31.12.2012 г., както и обяснителна записка за просрочените вземания и задължения, съгласно т. 5 от ДДС № 12 от 2012 г., в съответствие с т. 3 от раздел VIII от ДР № 1 от 2011 г. Оповестени са извършените 48 броя корекции по бюджета на МВнР.

В изпълнение на изискванията на т. 1, 7 и 8 от ДДС № 12 от 2012 г. на МФ е представена обобщена разшифровка за трансферните операции и субсидии.

Към отчета за касовото изпълнение са приложени и разшифровките, регламентирани в т. 9 от ДДС № 12 от 2012 г. на МФ.

През 2012 г. по бюджета на МВнР са извършени 48 корекции. Корекциите са законосъобразни, отразени са правилно по параграфите на ЕБК за 2012 г. и са оповестени в обяснителната записка към годишния ОКИБ.

Към 31.12.2012 г. в годишния отчет за касовото изпълнение на бюджета са отчетени 82 615 445 лв. приходи при уточнен план по бюджета 70 828 665 лв.; 123 687 439 лв. разходи, при планирани – 123 752 440 лв. и 36 983 712 лв. получена субсидия от ЦБ.³

В годишния отчет за касовото изпълнение на бюджета са отчетени общо приходи в размер на 82 615 445 лв. при планирани 70 828 665 лв., или изпълнението е 116.6 на сто.

1.1.1. По подпараграф 24-04 „Нетни приходи от продажби на услуги, стоки и продукция” и сметки от подгрупи 711 „Приходи от продажби на услуги стоки и продукция”, 611 „Отчетна стойност на продадени материални запаси” са отчетени 275 500 лв.⁴

Спазени са изискванията на т. 9 от ДДС № 12 от 21.12.2012 г., като е представена разшифровка на приходите по подпараграфа към отчета за касовото изпълнение на бюджета.

2. 
   По подпараграф 24-05 „Приходи от наеми на имущество” са отчетени 9 005 602 лв. Приходите са реализирани на основание сключени договори за предоставяне на имущество под наем.
   

2. 
   По подпараграф 25-01 „Приходи от държавни такси” са отчетени 56 085 183 лв. По сметки 7051 „Приходи от такси в лева” и 7052 „Приходи от такси във валута” са осчетоводени 56 090 398 лв., или в повече 5 799 лв. Разликата се дължи на допусната техническа грешка в ДП Битоля.⁶
   

1.1.5. По подпараграф 36-19 „Други неданъчни приходи” и по кредита на сметка 7199 „Други приходи” са отчетени 20 147 лв.⁸

Спазени са изискванията на т. 9 от ДДС № 12 от 21.12.2012 г., като е представена разшифровка на приходите по подпараграфа към отчета за касовото изпълнение на бюджета.

1.1.6. По подпараграф 40-22 „Постъпления от продажба на сграда” са отчетени 15 926 294 лв. По кредита на сметка 7143 „Приходи от продажби на сгради” са осчетоводени 16 452 719 лв., или в повече 526 425 лв. Разликата е резултат на неправилно осчетоводени прехвърлени апартаменти от АДИС, по сметка 7143 „Приходи от продажби на сгради”, вместо по сметки от група 76 „Прехвърлени обособени активи и пасиви между държавата, общините и други сектори на икономиката”.⁹

1.1.7. По подпараграф 40-24 „Постъпления от продажба на транспортни средства” и по кредита на сметка 7145 „Приходи от продажби на транспортни средства” са отчетени 95 111 лв.¹⁰

1.1.8. По подпараграф 46-50 „Текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от други международни организации” и по счетоводна сметка 7481 „Получени текущи помощи от международни организации” са отчетени 33 799 лв.¹¹

1.1.9. По подпараграф 46-70 „Други текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от чужбина” са отчетени получени дарения от държави извън ЕС, вместо по подпараграф 46-30 „Текущи дарения, помощи и други безвъзмездно получени суми от други държави” и по счетоводна сметка 7471 „Получени текущи помощи от други държави”, са отчетени 230 099 лв.¹²

2. 
   Разходи
   

1.2.1. Към 31.12.2012 г. са отчетени разходи за заплати и възнаграждения на персонала по параграф 01-00 „Заплати и възнаграждения на персонала, нает по трудови и служебни правоотношения” в размер на 12 310 218 лв. и по параграф 02-00 „Други възнаграждения и плащания на персонала” – 4 372 833 лв., или общо – 16 683 051 лв. По сметките от подгрупа 604 „Разходи за заплати, други възнаграждения и провизии за персонала” са осчетоводени 16 710 146 лв., или в по-малко 27 095 лв. Разликата е в резултат на депонирани заплати; начислени, но невнесени вноски за самоосигуряващи се лица и др.¹⁴

1.2.2. По параграф 05-00 „Задължителни осигурителни вноски от работодатели” са отчетени 3 465 265 лв. и правилно осчетоводени и по сметките от подгрупа 605 „Разходи за социални осигуровки за персонал и други лица”.¹⁵

1.2.3. По подпараграф 10-13 „Постелен инвентар и облекло” са отчетени 20 667 лв. На начислена основа разходите, осчетоводени по сметки 6015 „Разходи за постелен инвентар и работно облекло” и 3025 „Постелен инвентар и работно облекло” (крайно минус начално салдо) са 23 916 лв. На касова основа са отчетени в по-малко от начислената основа 3 249 лв. Разликата е в резултат на неправилно отчетена сума по подпараграф 10-15 „Материали” за 2 420 лв. и др.¹⁶

1.2.4. По подпараграф 10-14 „ Учебни и научно-изследователски разходи и книги за библиотеките” са отчетени 101 592 лв. На начислена основа разходите, осчетоводени по сметка 6014 „Разходи за учебни материали и помагала” и учебните разходи, осчетоводени по сметка 3024 „Учебни материали и помагала” (крайно минус начално салдо) са 101 422 лв. На касова основа са отчетени в повече от начислената основа 170 лв. Разликата е в резултат на изплатени през 2012 г. задължения към доставчици от предходната година, неразплатени задължения за текущия период, начислен коректив и др.¹⁷

1.2.5. По подпараграф 10-15 „Материали” са отчетени 2 862 146 лв. На начислена основа разходите са осчетоводени по сметките от подгрупи 601 „Разходи за материали” и 302 „Материали” (крайно минус начално салдо) в размер на 2 810 064 лв. На касова основа са отчетени в повече от начислена основа 52 082 лв. Разликата се дължи на извършени плащания към доставчиците от предходна година, вътрешни разчети за прехвърлени материали; осчетоводени излишъци при годишните инвентаризации; неправилно отчетени суми за постелен инвентар и работно облекло в параграф 10-15 „Материали” за 2 420 лв. и др.¹⁸

1.2.6. По подпараграф 10-16 „Вода, горива и енергия” са отчетени 5 277 060 лв. По сметки 6010 „Разходи за горива, вода и енергия” и 3020 „Горива” (разликата между крайно и начално салдо) са осчетоводени 5 430 953 лв. или в по-малко 153 893 лв. Разликата е в резултат на начислен ДДС, начислен коректив и др.¹⁹

1.2.7. По подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги” са отчетени 19 285 326 лв. На начислена основа разходите са осчетоводени по сметките от подгрупи 602 „Разходи за външни услуги” и сметка 6072 „Разходи за наеми в чужбина” в размер на 19 048 309 лв., или в по-малко са осчетоводени 237 017 лв. Разликата е в резултат на начислен коректив, неправилно отчетени разходи за банково обслужване за 196 279 лв. и др.²⁰ Неправилно по подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги” са отчетени разходи за банково обслужване, вместо по подпараграф 10-69 „Други финансови услуги”.

Допуснато е отклонение по стойност в размер на 196 279 лв. в отчета за касово изпълнение на бюджета на МВнР. Не е спазена ЕБК за 2012 г.

1.2.8. По подпараграф 10-30 „Текущ ремонт” са отчетени 1 323 200 лв. На начислена основа разходите са осчетоводени по сметка 6021 „Разходи за текущ ремонт” в размер на 1 328 975 лв., или в повече са осчетоводени 5 775 лв. Разликата е в резултат на изписани материали от склада за текущ ремонт и др.²¹

1.2.9. По подпараграф 10-40 „Платени данъци, мита и такси” са отчетени 1 300 621 лв. По счетоводни сметки от подгрупа 606 „Разходи за данъци и такси” са осчетоводени 1 309 870 лв., или в повече от отчетените на касова основа 9 249 лв. Разликата се дължи на начислени, но неплатени данъци и такси и др.²²

1.2.10. По подпараграфи 10-52 „Краткосрочни командировки в чужбина” и 10-53 „Дългосрочни командировки в чужбина” са отчетени 42 550 427 лв. По сметка 6094 „Разходи за командировки в чужбина” са осчетоводени 42 567 571 лв., или със 17 144 лв. повече от отчетените на касова основа. Разликата е от начислени вземания от подотчетни лица, от командировки неправилно отчетени по подпараграф 10-98 „Други разходи, некласифицирани в другите параграфи и подпараграфи” за 4 696 лв. и др.²³

1.2.11. По подпараграф 10-62 „Разходи за застраховки” са отчетени 3 623 786 лв. По сметка 6203 „Разходи за застраховане” са осчетоводени 3 623 803.²⁴

1.2.12. По подпараграф 10-69 „Други финансови услуги” са отчетени 13 933 лв. По счетоводни сметки 6201 „Разходи за банково обслужване на сметки и плащания” и 6209 „Разходи за други финансови услуги и комисионни” са осчетоводени 210 013 лв. Разликата между начислената и касовата основа е в резултат на неправилно отчетени разходи за банково обслужване в подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги” за 196 279 лв. ²⁵

1.2.13. По подпараграф 10-92 „Разходи за глоби, неустойки, наказателни лихви и съдебни обезщетения” са отчетени 116 626 лв. правилно осчетоводени и по сметка 6095 „Разходи за глоби и неустойки в страната”.²⁶

1.2.14. По подпараграф 10-98 „Други разходи, некласифицирани в другите параграфи и подпараграфи” са отчетени 1 497 671 лв. На начислена основа разходите са осчетоводени по сметки 6098 „Други разходи в страната” и 6099 „Други разходи в чужбина” в размер на 1 502 690 лв. Разликата в повече от отчетените по подпараграфа суми в размер на 5 019 лв. са от изписани материали от склада за представителни цели и др.²⁷

От проверката на първичните счетоводни документи в МВнР-ЦУ²⁸ и от разшифровката на подпараграф 10-98 „Други разходи, некласифицирани в другите параграфи и подпараграфи” приложена към ГФО за 2012 г. на МВнР се установи, че са отчетени неправилно представителни разходи за 1 497 671 лв.

1.2.15. По параграф 46-00 „Разходи за членски внос и участие в нетърговски организации и дейности” са отчетени 9 107 848 лв., правилно осчетоводени и по сметка 6091 „Разходи за членски внос и други вноски в международни организации”.³⁰

1.2.16. По параграф 51-00 „Основен ремонт” са планирани и отчетени 11 097 741 лв. По счетоводни сметки 2071 „Незавършено строителство, производство и основен ремонт”, 2091 „Капитализирани разходи по наети дълготрайни материални активи” и 6076 „Основен ремонт на инфраструктурни обекти чрез външни доставки” са осчетоводени 5 478 950 лв., или в по-малко от отчетените на касова основа 5 618 791 лв. Разликата се дължи на основни ремонти директно осчетоводени по сметки от подгрупа 203 „Сгради”, авансово преведени суми на доставчици и др.³¹

1.2.17. По параграф 52-00 „Придобиване на дълготрайни материални активи” са планирани и отчетени 5 108 740 лв.

1.2.17.1. По подпараграф 52-01 „Придобиване на компютри и хардуер” са отчетени 1 031 618 лв. Осчетоводените суми по дебитните обороти по сметка 2041 „Компютри и хардуерно оборудване” са 1 608 707 лв. Разликата в повече от отчетените на касова основа в размер на 577 089 лв. се дължи на вътрешни разчети, поети активи между сметки и фондове на държавата и др.³²

1.2.17.2. По подпараграф 52-03 „Придобиване на друго оборудване, машини и съоръжения” са отчетени 997 176 лв. По дебитния оборот на сметка 2049 „Други машини, съоръжения и оборудване” са осчетоводени 3 009 927 лв. Разликата в повече от отчетените активи на касова основа в размер на 2 012 751 лв. се дължи на вътрешни разчети от прехвърлени активи между ЦУ на МВнР и задграничните представителства, осчетоводени излишъци при годишните инвентаризации и др.³³

1.2.17.3. По подпараграф 52-04 „Придобиване на транспортни средства” са отчетени 1 082 753 лв. По дебитните обороти по сметки от подгрупа 205 „Транспортни средства” са осчетоводени 1 496 476 лв. Разликата в повече от отчетените на касова основа в размер на 413 723 лв. се дължи на вътрешни разчети.³⁴

1.2.17.4. По подпараграф 52-05 „Придобиване на стопански инвентар” са отчетени 1 997 193 лв. По дебитния оборот на сметка 2060 „Стопански инвентар” са осчетоводени 2 110 486 лв. Разликата в повече от отчетените на касова основа в размер на 113 293 лв. се дължи на вътрешни разчети, осчетоводени излишъци при годишните инвентаризации и др.³⁵

1.2.18. По параграф 53-00 „Придобиване на нематериални дълготрайни активи” са отчетени 12 327 545 лв. и са както следва:

1.2.18.1. По подпараграф 53-01 „Придобиване на програмни продукти” са отчетени 25 920 лв. По дебитния оборот на сметка 2101 „Програмни продукти” осчетоводените суми от 91 743 лв. са повече от отчетените на касова основа с 65 823 лв. Разликата се дължи на вътрешни разчети, осчетоводени излишъци при годишните инвентаризации и др.³⁶

При отчитане на разходите по отчета за касовото изпълнение на бюджета не са установени съществени грешки и отклонения. Не са спазени изискванията на ЕБК за 2012 г. и указанията дадени от МФ при отчитане на разходите за постелен инвентар, банково обслужване, командировки и представителните разходи.

1.3. Трансфери и операции с финансови активи и пасиви

1.3.1. По параграф 31-00 „Получени трансфери (субсидии, вноски) от ЦБ (нето)” са отчетени 36 386 684 лв. при предвидени с уточнения план 51 276 610 лв. Получената субсидия от ЦБ е осчетоводена правилно по сметка 7511 „Касови трансфери от/за ЦБ”.³⁷

1.3.2. По параграфи 61-00 “Трансфери (субсидии, вноски) между бюджетни сметки (нето)” са отчетени 597 028 лв., а по счетоводни сметки 7522 „Касови трансфери от/за бюджети на министерства и ведомства” са осчетоводени 568 719 лв. Разликата от 28 309 лв. е неправилно осчетоводена по сметка 7801 „Положителни преоценки на активи”, вместо по сметка 7522 „Касови трансфери от/за бюджети на министерства и ведомства”. Допусната е техническа грешка при ръчно нанасяне на сумите в обобщената оборотна ведомост на МВнР.³⁸

Допуснато е отклонение по стойност в размер на 28 309 лв., което не оказва влияние на счетоводния баланс.

1.3.3. По подпараграф 69-09 „Разпределени суми на трансфери за поети осигурителни вноски (-)” са отчетени (-) 3 987 051 лв. Трансферите са осчетоводени правилно по сметките от подгрупа 759 „Трансфери за поети осигурителни вноски”³⁹.

1.3.4. По подпараграфите на параграф 95-00 „Депозити и средства по сметки – нето(+/-)” са отчетени 3 350 678 лв. Не е установена разлика между отчетените по подпараграфите на параграф 95-00 „Депозити и средства по сметки – нето(+/-) и начислени по съответните сметки от СБП суми.⁴⁰

При изготвяне на ГФО са спазени изискванията за формата и съдържанието, определени в т. 15 от Заповед ЗМФ № 60 от 20.01.2005 г. на министъра на финансите. Сборната оборотна ведомост и баланс на МВнР към 31.12.2012 г. са представени в Сметната палата с Писмо вх. № 04-07-6 от 05.03.2013 г., след срока определен с писмо ДДС № 12 от 21.12.2012 г. на МФ. След извършени корекции е представен нов баланс към 31.12.2012 г. на МВнР с Писмо вх. № 04-07-6 от 14.03.2013 г. Представена е декларация по т. 44 от ДДС № 12 от 21.12.2012 г. подписана от директора на дирекция „ФУС” на основание Заповед № 95-00-304 от 01.08.2012 г. на министъра на външните работи за делегиране на правомощия. Към отчета са приложени: данни за салдата по сметки от група 10 „Разполагаем капитал в бюджетни предприятия” и 11 „Акумулиран прираст намаление на нетните активи от предходни години” и нетното салдо на сметките от раздели 6 „Сметки за разходи” и 7 „Сметки за приходи и трансфери” към 31.12.2012 г. преди приключвателните операции за 2012 г.; обяснителна записка и декларация за идентичност на представените данни с тези от счетоводната система на МВнР.

Спазени са изискванията на чл. 4, ал. 1, т. 7 от ЗСч за независимост на отделните отчетни периоди и стойностна връзка между начален и краен баланс на МВнР.

Спазени са изискванията на т. 59 от ДДС № 20 от 2004 г. на МФ за годишното приключване на счетоводните сметки в МВнР-ЦУ за периода от 01.01.2012 г. до 31.12.2012 г.⁴¹

При проверка на ГФО на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен се установи, че същите са представени на технически носител в МВнР-ЦУ и са обобщени в сборната оборотна ведомост. ⁴²

2. Последователност при прилаганата счетоводна политика и индивидуален сметкоплан в системата на МВнР през 2012 г.

Действащата счетоводната политика на МВнР за 2012 г. е утвърдена със Заповед № 95-00-139 от 06.06.2011 г. на министъра на външните работи.

Счетоводната политика на МВнР отразява възприетият модел за отчитане на счетоводната дейност и е разработена в съответствие с разпоредбите на Закона за счетоводството (ЗСч) и указанията на МФ, дадени с ДДС № 20 от 14.12.2004 г. и др.

Текущото счетоводно отчитане е организирано по реда, определен в ЗСч, СБП и Индивидуалния сметкоплан, утвърден от министъра на външните работи. При осчетоводяване на дейностите в системата на МВнР се използва програмен продукт „WORK FLOW”.

В счетоводната политика на МВнР е отделено място и за отчитане на получените дарения. Посочен е реда за отчитане на получените дарения, както в натура, така и по стойност. Разгледани са и въпросите свързани с възстановяване на неизразходваните суми от дарения.

В раздели VII „Разчетни взаимоотношения” и VIII „Отчитане на приходите” от счетоводната политика на МВнР са разгледани въпросите за външните и вътрешни разчети и отчитането на приходите в системата на министерството. Основното изискване за счетоводното отчитане на приходите в МВнР е тяхното аналитично конкретизиране по параграфи от ЕБК.

За начисляване на приходите и разходите в края на отчетната година е отделено място в раздел IХ на счетоводната политика. Последователното прилагане на принципа на текущо начисляване изисква да бъдат начислени приходите и разходите, отнасящи се за съответния период, независимо, че съответния първичен документ за операцията може да се издаде и/или получи в следващ отчетен период.

С оглед спецификата на дейността на министерството е отделено място и на въпросите свързани с отчитане на валутните курсове и на временно съхраняваните средства и средствата на разпореждане, както и чуждите средства от други лица в системата на МВнР.

Определен е стойностен праг за отчитане на дълготрайните материални активи (ДМА), т.е. стойността им към момента на придобиване да е равна на или по-голяма от 800 лева. С Писмо изх. № ФС-55-00-16 от 31.05.2012 г. на директора на дирекция „ФУС”, в съответствие с изискванията на т. 16.16.6 от ДДС № 20 от 2004 г. е променена т. 1.2. от раздел V “Оценка на активите”, като за компютрите и компютърните конфигурации стойността се променя от 800 лева на 500 лева. За нематериалните дълготрайни активи е определен праг на същественост към момента на придобиване от 800 лева , с изключение на програмните продукти, които се признават като НМДА независимо от стойността, по която са придобити. Определеният метод за първоначална оценка на ДМА е по цена на придобиване, включваща покупна цена и всички преки разходи. След първоначалното им признаване, дълготрайните активи се отчитат по цена на придобиване, коригирани със стойността на последващите преоценки.

Инвентаризация на активите и пасивите се извършва през всеки отчетен период с цел достоверното им представяне в ГФО.

В счетоводната политика на МВнР не са разработени единни критерии за провизиране на вземанията и задълженията по съответните сметки от СБП, съгласно изискванията на т. 36.2 и т. 37.6 от ДДС № 20 от 2004 г. на МФ. В т. 4 от раздел IV „Периодични и годишни отчети” са разработени само въпросите свързани с разходите за провизии за бъдещи задължения към персонала. В ГФО на МВнР към 31.12.2012 г. не са провизирани вземания и задължения, с изключение на провизиите за задълженията към персонала.

Счетоводната политика не е актуализирана с нормативните изисквания на МФ за отчитане на представителните разходи в зависимост от тяхната икономическа същност и въпросите свързани с отчитане на европейски средства.

Обобщаването и представянето на информация в годишния баланс по трите отчетни групи към 31.12.2012 г. на МВнР се извършва във формата предоставена от МФ, на електронни таблици формат xls.

Контролът за прилагане на счетоводната политика е възложена на съставителя на ГФО.

При прегледа за съответствие на счетоводната политика на МВнР и счетоводните политики на Държавния културен институт и Дипломатическия институт се установи, че посочените ВРБК прилагат утвърдената от министъра на външните работи счетоводна политика.

Извърши се проверка на счетоводната база данни на МВнР-ЦУ, ГК Истанбул и ЗП Москва с одиторски софтуерен продукт “ACL”. При проверката се установи, че в проверените три структури не са допуснати грешки и отклонения, с изключение на използваните несъществуващи подпараграфи при отчитане на някои разходи за външни услуги. Така например при изплащане на ⁴³:

- телефонни и куриерски разходи е използван подпараграф 10-22;

- разходи за поддръжка на софтуер е използван подпараграф 10-24;

- абонаметно сервизно обслужване е използван подпараграф 10-29 и др.

С оглед на аналитичното отчитане на разходите по подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги” е направена разбивката, като сбора на сумите отчетени по несъществуващи подпараграфи е равен на сумата отчетена по подпараграф 10-20 „Разходи за външни услуги”.⁴⁴

Прилаганият Индивидуален сметкоплан на проверените ВРБК в системата на МВнР отговаря на утвърденият такъв и е съобразен с изискванията на СБП.

В Плана за документооборота на счетоводните документи в МВнР, утвърден със Заповед № 95-00-127 от 12.11.2009 г. на министъра на външните работи, са регламентирани основните изисквания, на които трябва да отговарят счетоводните документи, както в МВнР-ЦУ, така и в ДП и КП, съгласно ЗСч. Със Заповед № 95-00-172 от 22.06.2010 г. на министъра на външните работи Планът за документооборота е допълнен с Инструкцията за прилагане на Наредбата за условията и реда за отпечатване, съхраняване, полагане, анулиране, унищожаване и отчитане на стикери с българска виза. ⁴⁵

3. 
   Проверка на активите, включително и задбалансовите активи
   

1. 
   При извършената проверка на активите осчетоводени по сметки от подгрупи 203 „Сгради”, и по задбалансова сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения” към 31.12.2012 г. на МВнР-ЦУ и две от структурите на МВнР се установи:
   
   1. 
      В МВнР-ЦУ⁴⁶
      

1. 
   По сметка 2031 „Административни сгради” и 2032 „Жилищни сгради” са осчетоводени сгради съответно за 105 912 866 лв. и 13 235 580 лв. Сумите отчетени в оборотната ведомост към 31.12.2012 г. на МВнР-ЦУ отговарят на сумите по синтетичните сметки.
   
2. 
   Неправилно по сметка 2031 „Административни сгради” е осчетоводен производствен обект, вместо по сметка 2039 „Други сгради” за 42 221 лв.
   

3.1.1.3. При съпоставката между предоставените актове за собственост и осчетоводените по сметка 2031 „Административни сгради” се установи, че без актове за собственост са три сгради в страната и една извън страната на обща стойност 3 779 807 лв.

3.1.1.4. При съпоставката между предоставените актове за собственост и осчетоводените по сметка 2032 „Жилищни сгради” се установи, че без актове за собственост са осем сгради на обща стойност 445 922 лв.

3.1.1.5. По сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения” са осчетоводени имоти за 164 180 847 лв.

В МВнР по сметката се водят две партиди 9901-1 „Земи” – ЦУ за 160 854 872 лв. и 9901-4 „Земи” – ЦУ неактувани за 3 168 925 лв.

3.1.1.6. При съпоставката между предоставените актове за собственост и осчетоводените по сметката имоти се установи, че без актове за собственост по партидата 9901 -1 „Земи” – ЦУ са 19 имота с обща стойност 456 035 лв.

2. 
   В Генерално консулство Истанбул⁴⁷
   
   1. 
      По сметки 2031 „Административни сгради” и 2032 „Жилищни сгради” са осчетоводени сгради съответно за 35 327 315 лв. и 61 929 лв. Сумите отчетени в оборотната ведомост към 31.12.2012 г. на ГК Истанбул отговарят на сумите по синтетичните сметки.
      
   2. 
      При съпоставката между предоставения акт за собственост и осчетоводените по сметката имоти се установи, че в АПДС № 114 от 20.05.2004 г. издаден от Министерството на финансите са описани терен и четири сгради, а именно: административна сграда на три етажа и сутерен; сграда с конферентни зали на два етажа и сутерен; резиденция на два етажа и сутерен и жилищен блок на четири етажа и сутерен.
      
   3. 
      По сметка 2031 „Административни сгради” липсва аналитичност. Стойността по сметката е формирана както от стойността на сградите описани в АПДС № 114 от 20.05.2004 г. (включително и жилищния блок), така и от стойностите на извършените в предходни периоди основни ремонти, с което е увеличена стойността на актива.
      

3.1.2.5. По сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения” са осчетоводени имоти за 121 580 лв. При съпоставката между предоставения акт за собственост и осчетоводения по сметката имот се установи, че същия съвпада.

3. 
   В Посолството на Република България в Москва⁴⁸
   
   1. 
      По сметки 2031 „Административни сгради” и 2032 „Жилищни сгради” са осчетоводени сгради съответно за 150 968 107 лв. и 43 716 012 лв. Сумите отчетени в оборотната ведомост към 31.12.2012 г. на Посолството на Република България в Москва отговарят на сумите по синтетичните сметки. Имотите осчетоводени по счетоводните сметки са без актове за собственост.
      
   2. 
      Неправилно по сметка 2031 „Административни сгради” е осчетоводен „Хотел – ресторант” за 54 289 247 лв., вместо по сметка 2039 „Други сгради”.
      

3.1.3.3. По сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения” не са отчетени суми. От предоставените документи от дирекция „ФУС” на одитния екип се установи, че ЗП Москва е собственик на 33 600 кв.м. земя и неуточнени (спорни) земи за 1 236 кв.м. С неосчетоводяването на имота е допуснато съществено отклонение по характер.

2. 
   При проверка за спазване на прага на същественост за дълготрайните активи в МВнР-ЦУ, ДКИ и ДИ се установи:⁴⁹
   
   1. 
      По сметки 2041 „Компютри и хардуерно оборудване”, 2049 „Други машини, съоръжения и оборудване”, 2060 „Стопанки инвентар” в МВнР-ЦУ, ДКИ не са установени активи под прага на същественост за признаване на ДМА.
      
   2. 
      По сметка 9909 „Други активи в употреба, изписани като разход” в МВнР-ЦУ, ДКИ и ДИ не са установени активи със стойност над установения праг на същественост за признаване на ДМА от 800 лв. без ДДС.
      
3. 
   При проверка на документите от проведената годишна инвентаризация в МВнР-ЦУ, ДКИ и ДИ се установи:
   
   1. 
      Неправилно по сметка 2041 „Компютри и хардуерно оборудване” в МВнР- ЦУ са осчетоводени ДМА за 111 043 лв., вместо по сметка 2049 „Други машини, съоръжения и оборудване”.⁵⁰
      

2. 
   Неправилно по сметка 2049 „Други машини, съоръжения и оборудване” в ДИ е осчетоводен стопански инвентар за 4 725 лв., вместо по сметка 2060 „Стопанки инвентар”.⁵¹
   

3. 
   Неправилно по сметка 2060 „Стопанки инвентар” в ДКИ са осчетоводени ДМА за 1 260 лв., вместо по сметка 2049 „Други машини, съоръжения и оборудване”.⁵²
   

4. 
   Неправилно по сметка 9909 „Други активи в употреба, изписани като разход” в ДИ са осчетоводени програмни продукти, вместо по сметка 2101 „Програмни продукти”. Отклонението е несъществено по стойност.⁵³
   

2. 
   Към 31.12.2012 г. в оборотната ведомост в отчетна група „Бюджети” в МВнР не са провизирани вземания.⁵⁴
   

2. 
   Към 31.12.2012 г. в обобщената оборотна ведомост в отчетна група „Бюджети” на МВнР не е използвана сметка 4511 „Разчети за данък добавена стойност” и съответно в ОКИБ по подпараграф 37-01 „Внесен ДДС” не са отчетени суми. Не са спазени чл. 96, ал. 1 от ЗДДС и СБП.
   

От предоставената информация се констатира, че МВнР е следвало да бъде регистрирано по този закон през 2007 г. Регистрацията е направена през месец януари 2013 г.

2. 
   По сметки 6098 „Други разходи в страната” и 6099 „Други разходи в чужбина” неправилно са осчетоводени представителните разходи, вместо по сметки от група 60 „Разходи по икономически елементи” за 1 502 690 лв.⁵⁶
   

2. 
   При проверка на ГФО към 31.12.2012 г. на задграничните представителства се установи:⁵⁷
   
   1. 
      Неправилно по сметка 2031 „Административни сгради” са заведени жилищни сгради, вместо по сметка 2032 „Жилищни сгради” в Алжир за 2 172 102 лв.
      

2. 
   Неправилно по сметка 2032 „Жилищни сгради” е осчетоводен основен ремонт за наето жилище в Мюнхен, вместо по сметка 2091 „Капитализирани разходи по наети дълготрайни материални активи” за 7 820 лв.
   

2. 
   Не са спазени изискванията на чл. 4, ал. 1, т.т. 1 и 3 от ЗСч за текущо начисляване и предпазливост при отчитане на вземанията по сметка 4130 „Вземания от клиенти от чужбина”. Например: Рабат, Токио, Бон, Кабул, Прага, Варшава, Атина, Хелзинки и др.
   

3.7.4. Неправилно са осчетоводени възнагражденията на служители наети като местни лица в дипломатическите представителства по сметка 6044 „Разходи за заплати и възнаграждения на персонал по извънтрудови правоотношения”, вместо по сметка 6046 „Разходи за заплати и възнаграждения на чуждестранни лица – персонал в чужбина” за 3 034 175 лв.

5. 
   По сметка 9901 „Земи, гори и трайни насаждения” в задграничните представителства не е осчетоводена земя с изключение на Алжир, Берлин, Истанбул, Атина, Ислама Бад, Адис Абеба, Делхи, Одрин, Багдат.
   
6. 
   В Москва ПК, Берлин, Токио, Будапеща е отчитана стопанска дейност, за която не са осчетоводени разходи по задбалансова сметка 9931 „Разходи за стопанска дейности”. Не са спазени изискванията на т. 12.2 от ДДС № 20 от 2004 г. на МФ и СБП, като веднъж тримесечно следва да бъдат начислявани разходите за стопанска дейност по сметка 9931 „Разходи за стопанска дейност”.
   

5. 
   При проверка на задграничните представителства по време на текущия контрол се установи, че осчетоводяване на извършените стопански операции на някои дипломатически представителства се извършва в МВнР-ЦУ на база опис на първичните документи изпратен от задграничните представителства в чужбина. Не са спазени принципите за текущо начисляване и предпазливост регламентирани в чл. 4, ал. 1, т.т. 1 и 3 от ЗСч.
   

7. 
   При проверка на първичните счетоводни документи в МВнР-ЦУ се установи, че в края на 2012 г. са извършени разходи за бъдещи периоди – за застраховки автокаско и гражданска отговорност за автомобили, отнасящи се за 2013 г. на обща стойност 22 074 лв., които са отчетени по сметка 6203 „Разходи за застраховане”, вместо по сметка 4020 „Доставчици по аванси от страната”.⁶²
   

4.2.1. По сметка 9939 „Приходи от стопанска дейност” в отчетна група „Бюджети” не са отчетени припадащите се приходи от стопанска дейност веднъж на всяко тримесечие, съгласно изискването на т. 12.2 от ДДС № 20 от 2004 г. на МФ и СБП. Например: в Алжир, Бразилия, Москва ПК, Улан Батор, Виена ДП, Абуджа, Брюксел ЗП, Букурещ, Лисабон, Лондон, Мадара, Пхенян, Варшава, Атина, Хелзинки, Кабул, Париж, Прага, Адис Абеба, Берн, Делхи, Ню Йорк ПП, Отава, Солун, Берлин, Бон, Токио, Будапеща, Хараре, Кайро, Осло, Пекин, Претория, Рабат, Тунис.

2. 
   През годината в част от ЗП не е спазван принципа за текущо начисляване, регламентиран в чл. 4, ал. 1 , т. 1 от ЗСч. По сметки 4030 „Задължения към доставчици в чужбина” в оборотните ведомости на някои ЗП няма обороти или ако има такива, то те са само за размера на неразплатените задължения. Например: Рабат, Токио, Бон, Кабул, Прага, Варшава, Атина, Хелзинки и др.
   

2. 
   В обобщената оборотна ведомост на ЗП по кредитния оборот на задбалансовата сметка 9202 „Неусвоени суми от получени дарения, помощи и други безвъзмездно отпуснати средства от чужбина” е осчетоводена сума в размер на 12 346 лв., а по сметка и 7471 „Получени текущи помощи от други държави” са осчетоводени 231 746 лв.
   

В системата на МВнР са разкрити набирателни сметки в МВнР-ЦУ и Дипломатическия институт. В тях се отчитат чужди средства за гаранции за участие в тръжни процедури по ЗОП и гаранции за добро изпълнение на сключените договори по ЗОП и НВМОП.

При извършената проверка се констатира, че сумата отчетена по отчетна форма НАЛ-3 към 01.01.2012 г. е 872 493 лв., а към 31.12.2012 г. е 657 952 лв. Началното салдо по сметка 5013 „Текущи банкови сметки в лева” в отчетна група „Други сметки и дейности” в отчета на МВнР е 871 393 лв., т.е. допуснато е несъответствие към 01.01.2012 г. между стойностите отчетени в оборотната ведомост и НАЛ-3. По време на одита е представен заверен НАЛ-3 от 31.12.2011 г. за крайно състояние по сметката, което е в размер на 871 393 лв. Допусната е техническа грешка в НАЛ-3 от 2012 г. при нанасяне на сумата в колоната „на 01.01.” Крайното салдо по сметка 5013 „Текущи банкови сметки в лева” в същата отчетна група е 657 952 лв., т.е. съответства на посочената в НАЛ-3 стойност. НАЛ-3 е заверен от банката.

В МВнР-ЦУ са проверени, както основанието за откриването на набирателната сметка, така и извършените счетоводни записвания. Откриването на набирателните сметки е на основание съвместно писмо БДС № 11 от 09.04.2001 г. на МФ и БНБ, за откриване на банковите сметки за чужди средства, набирателната сметка е в лева. При проверка на извършените счетоводни записвания не са установени грешки и нередности. ⁶⁷

6. 
   Проверка на годишната инвентаризация в МВнР-ЦУ, ДКИ и ДИ
   

6.1.1. Активите на МВнР-ЦУ отчетени по групи 20 „ДМА”, 21 „НДА”, 30 „Материали, продукция, стоки” и 99 „Други задбалансови активи и пасиви и кореспондиращи задбалансови сметки” са на обща стойност 314 707 872 лв. Към 31.12.2012 г. не са инвентаризирани активи за 26 088 392 лв., тъй като същите са инвентаризирани през периода юли - ноември 2012 г.

6.2.1. В декларацията на МОЛ на ДКИ не е посочен последен приходен и разходен документ (№ и дата) преди започване на инвентаризацията. Липсата на декларации на МОЛ с последен приходен и разходен документ не дава възможност да се изготвят коректни сравнителни ведомости;

6.2.2. Не е извършена инвентаризация на активите принадлежащи на други организации;

6.2.3. Няма издадена заповед за ликвидация на активите и същите не са ликвидирани до приключване на одита.

При извършването на одита се получиха достатъчно доказателства, въз основа на които одитният екип изразява мнение, че Отчетът за изпълнението на бюджета и извънбюджетните сметки и фондове и приложенията към него на Министерството на външните работи за 2012 г. не съдържат съществени отклонения и нередности и дават вярна и честна представа за достоверността и редовността на включената в тях финансова и нефинансова информация.

По отношение на достоверността и редовността на баланса, констатираните грешки и нередности не са съществени по стойност и не биха повлияли на потребителите на информацията.

Констатираните факти, обстоятелства и направените изводи при извършване на финансовия одит за заверка на ГФО за 2012 г. на МВнР, дават възможност одитния екип да изрази становище за заверка без резерви с обръщане на внимание.

Настоящият одитен доклад е изготвен в два еднообразни екземпляра, по един за Министерството на външните работи и за Сметната палата и е неразделна част от становището за заверка.