Отчитане на разходите на училищата

За целите на отчитането и контрола на разходите по проекта, училищата водят аналитична отчетност, с която разходите за ИИД могат да се разграничат от останалите разходи на училището.

С цел осигуряване на нормалното функциониране на дейностите по проекта и финансиране на разходите, директорът следва да планира разполагаемите ресурси по бюджета на училището, като предвижда очаквания период на възстановяване на разходите по проекта, размера на отпуснатите аванси за изпълнение на проекта и наличието на други нецелеви средства по бюджета на училището, които могат да се използват за авансиране и осигуряване на регулярно финансиране на разходите по проекта.

Разходите за възнаграждения и осигурителни плащания на ръководителите на ИИД, директора и аситент/и оперативно изпълнение на проекта се извършват и отчитат по правилата на националното законодателство и специфичните правила на проекта, съобразени с европейското законодателство. Препоръчително е възнагражденията на ръководителите на ИИД да се начисляват и изплащат на 3-месечни периоди. За неотчетени от лицата часове не се начислява възнаграждение.

Ръководителите на ИИД, които са на трудов договор в училището се определят от директора на училището със заповед. В заповедта се определя общия брой часове, които ръководителя следва да отработи и отчете. Размерът на разходите за възнаграждения се определя за всяко отделно лице, като ограничението за целите на проекта е почасова ставка да не надхвърля 12 лева, като индивидуалната почасова ставка за всеки ръководител се определя съгласно вътрешните правила за работната заплата на училището. По преценка на директора с ръководителите на ИИД, които са на трудов договор в училището може да бъдат сключени допълнителни споразумения по чл.119 от КТ, като в допълнителното споразумение се посочи часовата ставка. Ако няма сключени допълнителни споразумения часовата ставка се посочва в заповедта на директора.

С ръководителите на ИИД, външни лица за училището се сключва граждански договор. Размерът на разходите за възнаграждения се определя за всяко отделно лице, като ограничението за целите на проекта е почасова ставка да не надхвърля 12 лева, като индивидуалната почасова ставка и общия брой часове, които ръководителя следва да отработи и отчете се посочват в договора.

Директорът сключва допълнително споразумение по чл.119 от КТ с началника на РИО, като в допълнителното споразумение се посочва часовата ставка, която е в размер на 8 лв. С асистент/и оперативно изпълнение на проекта, които са на трудов договор в училището директора сключва допълнително споразумение по чл.119 от КТ, като в допълнителното споразумение се посочва часовата ставка, която е в размер на 6 лв. С асистент/и оперативно изпълнение на проекта, които са външни за училището директора сключва граждански договор, като в договора се посочва часовата ставка, която е в размер на 6 лв. и общия брой часове, които следва да отработи и отчете.

За отчитане на разходите за възнаграждения и осигуровки чрез информационната система се представят следните документи:

а) заповед на директора за определяне на ръководителите на ИИД – общ документ, задължителен за всяко училище;

б) ако има сключени допълнителни споразумения с ръководителите на ИИД; от тях се въвежда часовата ставка на лицата;

в) ако няма сключени допълнителни споразумения с ръководителите на ИИД часовата ставка на лицата се от заповедта,

г) допълнителните споразумения за директора и асистент/и оперативно изпълнение на проекта; от тях се въвежда часовата ставка на лицето;

д) ако има сключени граждански договори; от тях се въвежда часовата ставка на лицата.

От сключените с всяко лице договори се попълват следните полета:

• 
  - номер, дата на документа и датата, от която е в сила документа;
  
• 
  - длъжност по договора;
  
• 
  - ставка на час;
  
• 
  - лице с намалена работоспособност;
  
• 
  - педагогически специалист;
  
• 
  - пенсионер.
  

а) отчет за изработените часове на ИИД за съответния месец – отчетите на ръководителите на ИИД се генерират автоматично от системата, след като са попълнени присъствията и отсъствията на учениците от групите за месеца; отчетите на директора и асистента се попълват на хартиен носител и в системата се качва сканирано копие ;

3.1. генериране на ведомост за работните заплати, отчет и справка за лицата по проекта в модул „Изчисляване на възнаграждения”; ставката за лицата по проекта се взима автоматично от въведеното в модул „Трудови договори, споразумения и заповеди”; за ръководитерлите на ИИД отчетените часове си взимат автоматично, а за директор и асистент се въвеждат ръчно в съответните полета. Посочва се месеца, в който се начислява възнаграждението и периода, за който се изплаща. След подписването ведомостта се сканира и качва в системата.

3.2. отчитането на възнагражденията е в модул „Отчетни и платежни документи за възнаграждения”, избира се месеца, в който са начислени и изплатени възнагражденията, като необходимите документи за отчитане са:

а) общи документи – общ документ за лицата по проекта е генерираната от системата ведомост за всички лица от проекта, на които са изплатени възнаграждения; от ведомостта се въвеждат следните полета:

- номер на документа и дата, които се определят от всяко училище;

- сума на документа;

- заглавие на файла;

- сканиран файл - генерираната и подписана ведомост се сканира и качва в системата.

б) индивидуални документи – въвеждат се за всяко лице, получило възнаграждение по проекта:

- генерираните от системата отчет и справка за ръководителите на ИИД, подписани и сканирани;

- за директора и асистента се подписва и сканира генерираната от системата справка и изготвения на хартиен носител отчет;

- платежно нареждане/РКО за всяко лице, ако са на отделни платежни;

- плащанията могат да се извършват с общо платежно нареждане за масово плащане, придружено със заверен от банката списък на лицата, получаващи възнаграждения;

- платежни нареждания за ДОО, ЗО, ДЗПО, УПФ и ДОД;

- на лицевата страна на платежното нареждане трябва да се постави надпис „ххх,хх лв. са плащане по проект BG051PO001-4.2.05 по ОП РЧР”; Надписът се поставя от счетоводителя и се заверява с печата на училището и подпис преди сканирането на документа; надписът се вмества, така че да не нарушава целостта на някои от реквизитите на документа (по възможност отдолу и извън рамката с реквизити) ;

- за държавните училища осигурителните вноски се внасят централизирано от ПРБК и размера на осигурителните плащания се декларира от счетоводителя в Декларация по образец и се заверява подпис и печат на училището преди сканирането на документа.

Училищата отчитат разходите за материали и консумативи, закупени за изпълнение на дейностите по проекта с отделна фактура от тази, с която са закупени материалите за останалите дейности на училището. Фактурата следва да съдържа текст: „Разходът е извършен по проект BG051PO001-4.2.05 по ОП РЧР”. Училището отчита разходите за материали на ниво училище /не по отделните групи на ИИД/.

Закупените от училището материали и консумативи и извършените външни услуги се отчитат в информационната система в модули „Договори за даставка на материали и др.” и „Фактури и протоколи”.

1. 
   Сключените от училището договори за доставка на материали и консумативи и за извършени външни услуги се въвеждат в модул „Договори за доставка на материали и др.”, като след избиране вида на документа се попълват следните полета:
   

• 
  вида на разхода;
  
• 
  номер и дата на договора, срок на договора;
  
• 
  име на доставчик, ЕИК код;
  
• 
  предмет на договора;
  
• 
  сума по договора;
  
• 
  заглавие на файла;
  
• 
  сканиран файл – сканира се сключения договор и се качва в системата.
  

2. 
   Платежните документи, удостоверяващи извършения разход се отчитат в модул „Фактури и протоколи”, като след избиране на вида документ – фактура – оригинал се попълват следните полета:
   

• 
  вид разход – избира се вида на извършения разход;
  
• 
  избира се номера на договора, като ако разхода е извършен без договор се избира задължително опцията „Без договор”;
  
• 
  номер и дата на фактурата, дата на плащане;
  
• 
  име на доставчика, ЕИК код;
  
• 
  описват се артикулите от фактурата с наименование, количество, единична цена и стойността на всеки артикул се получава автоматично от системата;
  
• 
  ако артикулите не са изписани във фактурата, а в отделен опис към нея в системата се въвеждат артикулите от описа;
  
• 
  ако артикулите са повече от 50, записват се първите 50 артикула и същата фактура се отваря повторно за записване на следващите артикули;
  
• 
  ако фактурата е опростена /а не данъчна/ трябва да има отметка на поле „не начислявай ДДС/; ако няма отметка ДДС се начислява автоматично от системата и се включва в общата сума, която трябва да е равна на общата сума от фактурата;
  
• 
  отбелязва се начина на плащане;
  
• 
  избира се заглавие на файла;
  
• 
  сканиран файл – фактурата се сканира и качва в системата; към всяка фактура се сканират и качват в системата и следните документи:
  

- платежно нареждане или касов бон/РКО;

• 
  приемо – предавателен протокол между доставчика и училището при доставка на материали и консумативи; може да се ползва приемо-предавателния протокол, който се генерира от системата, но ако вече има попълнен друг, също може да се сканира и качи в системата;
  
• 
  приемо – предавателен протокол между директора и ръководителите на ИИД за закупените материали, необходими за дейността на групите – попълват се протоколите, които се генерират от системата и всеки протокол се изготвя за определена фактура; попълнените протоколи се подписват и в системата се качва сканирано копие;
  

- опис към фактурата

- приемо – предавателен протокол между доставчика и училището при извършена външна услуга; дали ще има приемо-предавателен протокол зависи от спецификата на външната услуга.

Изготвяне на отчети за техническото и финансовото изпълнение на дейностите по проекта

Отчетите се изготвят и подават чрез информационната система в срок до 5-то число на месеца, следващ отчетния период.

Отчетите включват всички изискуеми документи, доказващи допустимостта на разходите за отчитания период. За приложените документи се съставя опис.

Всички изискуеми документи се сканират и поместват в съответните секции в информационната система. Към тях се попълват и данните неодходими за генериране на отчетната информация.

Отчетите и описите се подписват с електронен подпис от директора на училището или от упълномощено лице в случаи на отсъствие на директора.

Регионалните инспекторати по образованието извършват проверка на отчетите на училищата и генерират обобщен отчет за региона в срок до осмия работен ден на месеца, следващ отчетния период. Проверка на ниво РИО включва проверка на всички разходи и приложени документи, отчетени от училищата.

При неточност или липса на документ експертът от РИО връща информация на училището чрез информационната система за отсраняване на неточностите или попълване на липсите. По преценка на експерта от РИО на/от училищата могат да бъдат изисквани допълнителни документи, доказващи допустимостта на разхода, както и да бъде извършена проверка на място. При невъзможност пропуските да бъдат отстранени или контролът на място да бъде извършен в рамките на срока на РИО за изготвяне на обобщен отчет, разходът не се включват в междинния отчет.

Обобщеният отчет на РИО се изготвя само въз основа на проверените и коректни документи, подадени от училищата.

Обобщеният отчет, изготвен от РИО, се заверява с електронен подпис от началника на инспектората или упълномощено от него лице при негово отсъствие. Обобщеният отчет се подава на екипа за управление в МОМН. С подаването на отчета началникът на РИО декларира, че всички включени в него разходи са проверени, допустими и документално проследими.

Възстановяване на разходите

Училища получават средства за финансиране на дейностите по проекта като аванс и като възстановени средства за извършени разходи. Получените аванси следва да бъдат отчетени и верифицирани, в противен случай подлежат на възстановяване. Верифицираните разходи се възстановяват на бенефициента.

След верифициране и възстановяване на разходи на КБ, същите от своя страна се възстановяват на училищата. МОМН уведомява училищата чрез електронната система за размера на (не)верифицираните разходи.