Проект № bg051PO001 04-0016 „Нови възможности за учене през целия живот чрез модернизация на Център за дистанционно обучение към

Глава първа

МЕНИДЖМЪНТ И СИГУРНОСТ

1.1. организационна теория на МЕНИДЖМЪНТА

В съвременния свят управлението на една организация представлява сложна и отговорна работа, независимо от вида на организацията, от собствеността и, вида на дейност и т. н. В годините след промените понятието управление се заменя все по – често с мениджмънт, като новото понятие навлиза във всички сфери на общестнения живот, в това число сферата за сигурност и отбрана не прави изключение.

В българския език новият термин мениджмънт навлиза от англиското management (управлявам). В самия английски глаголът произлиза от италианското maneggiare (работя/боравя, особено с инструменти), което произлиза от латинската дума manus (ръка). Френската дума mesnagement (по-късно ménagement) в смисъл на управление е навлязла в английския език през 17-ти и 18-ти век¹. В съвременното индустриално и консумативно общество този термин е намерил приложение в почти всички сфери на обществения живот.

Множество автори дават дефиниция на мениджмънта, но повечето го определят като процес при който един или повече индивиди координират дейността на останалите с цел да постигнат резултати, които е невъзможно да бъдат постигнати от всеки ако действа сам².

Следователно, когато се говори за мениджмънт, той е неразделна част от организацията. Организацията представлява мястото, където се изявява мениджърът. Тя е неговият свят. Тя е и причината, която обуслява съществуването на мениджмънта. Затова е редно първо да си изясним що е това организация и защо тя се нуждае от управление?

Трябва да се отбележи, че няма единна добре формулирана организационна теория. Това, което наричаме организационна теория, е комплексна наука, която се състои от различни учения и школи, някои от които представляват доразвитие и усъвършенстване на предишни школи и концепции, други възникват самостоятелно, някои от школите в известна степен се припокриват, други са конфликтни и воюват една с друга³. Всяка от тези школи обединява идеи и концепции, които имат свои собствени подходи и принципни положения в организационната теория.

За да може група хора да бъде наречена организация, трябва да отговаря на следните характеристики⁴:

- наличие най-малко на двама души, които считат себе си за част от тази група.

- наличие най-малко на една цел, разбирана като крайно състояние или желан резултат, които са приети като общи за всички членове на групата.

- наличие на членове на групата, които работят съзнателно, съвместно за достигането на общата цел.

Ако тези характеристики са правдоподобни, то всяко образувание в обществото, може да бъде наречено организация.

Съществуват множество различни дефиниции за организациите в съответствие с подхода и разбиранията на дефиниращия⁵.

Според Виктор А. Томпсън организацията е високо рационализирана и безлична общност на голям брой специалисти, които си сътрудничат за постигането на предварително набелязана конкретна цел.

При цялото разнообразие на определения за организациите, могат да се набележат някои общи характеристики на организациите. Те:

• 
  са сложни човешки общности, колективи;
  
• 
  са целеви човешки общности. Хората в организацията са винаги обединени около постигането на една или няколко поставени цели, т.е. организациите са целево ориентирани колективи;
  
• 
  се характеризират с безлични отношения. Хората губят нещо от индивидуалността си поради новото качество, което придобиват като участници в организацията. Организацията има своя собствена персонификация, различна от тази на нейните членове като индивиди.
  
• 
  имат специализирани и ограничени, в смисъл на определени, цели, които са ограничени от целите на другите организации;
  
• 
  се характеризират с постоянна и поддържана съвместна дейност;
  
• 
  са интегрирани (внедрени) със и вътре в по-голяма социална система. Организациите са подсистеми на по-големи обществени системи;
  
• 
  са зависими от обмяната на информация и взаимодействието със средата, в която се намират.
  

Но освен формалните организации съществуват и т.нар. неформални организации. Възникват стихийно и неорганизирано в рамките на формалните организации. Съществуват във всички формални организации, които са по-многолюдни. Изключение представляват малките организации. Всяка неформална организация има свои правила и норми на поведение и преследва специфични, групови цели и интереси.

Характерна особеност на организациите в сферата на сигурността и отбраната е че те винаги са формални организации.

Формалните организации рядко формулират и преследват една единствена цел. Те попадат в категорията на т.нар. сложни организации, които се характеризират с множество цели и множество елементи със сложни връзки и взаимоотношения между тях. Всички организации в сферата на сигурността са сложни организации. Сложността при тях произтича не само от броя на целите, елементите и връзките помежду им, но и от присъствието на човека като носител на свои специфични цели, интереси и поведение.

Всички сложни организации имат някои общи характеристики.

Първа характеристика. Всяка сложна организация преобразува ресурси за достигането на определен резултат. Основни ресурси, които използва една организация са: човешки ресурси, капитал, материали, технология и информация. Този процес на преобразуване е най-забележим в производствените организации, но той съществу­а и във всички нестопански организации, където се използват горепосочените ресурси. Организациите то сферата на сигурността преобразуват тези ресурси за постигине на по – висока сигурност за обществото.

Втора характеристика. Това е зависимостт на организацията от т.нар. външна (околна) среда. Нито една органинзация не може да функционира без връзки и взаимоотношения с външната среда. Така например, всички производствени организации са зависими от околната среда, както по линия на своите ресурси, така и по линия на своите потребители, т.е. тези, които ползват резултатите на организацията.

Външната (околната) среда включва в себе си всички останали организации, органи на управление и правила на игра, които се отнасят до нашата организация. Външната среда винаги действа благоприятно или неблагоприятно върху нашата организация. Образно, може да се представи като море, в което плува една лодка (малка организация), една яхта (средна по големина организация) и голям кораб (голяма по размер организация). Спрямо всички тези плавателни съдове, морето е или спокойно, или развълнувано, или бурно и безпощадно. Затова преди всяко плаване капитаните винаги се вълнуват от бъдещото състояние на морето.

В сложните организации съществува ясно хоризонтално разделение на труда. Зад всяка част от този общ труд стои едно подразделение. То изпълнява специфични конкретни задачи и преследва специфични конкретни цели. Тези подразделения най-често се наричат: служби, отдели, секции, сектори и т.н. Например, транспортен отдел, отдел сигурност на информацията, служба логистика представляват такива подразделения в една организация.

Както цялата организация, така и отделното нейно подразделение, представлява група от хора, дейността на които съзнателно се направлява и координира за достигането на общи цели.

Ако работата в една организация е разделена на отделни съставни части, зад които обикновено стоят специализирани подразделения, то някой трябва да координира работата на тези специализирани подразделения. Този, който координира работата поне на две специализирани подразделения, стои над тях в йерархията. Външният израз на вертикалното разделение на труда е появата на т.нар. степени или нива в управлението. Всяко структурно звено, което е по-високо в йерархията, координира дейността на онези структурни звена, които са под него в йерархията (негови подчинени). Дейността по координиране работата на хората в една организация представлява същността на управлението.

За да може една организация да реализира своите цели и задачи, някой трябва да координира дейността на всички подразделения и хора, които работят в организацията. Необходимостта всяка организация да бъде управлявана, т.е. в нея да протича процесът на управление, е повече от очевидна. Персоната, която управлява, наричаме ръководител или мениджър. Всички ръководители осъществяват дейности и работи, които са много общи или близки. Всички ръководители събират и обработват информация, разработват варианти на решения, свеждат решенията до своите подчинени. Но всеки от тях, в зависимост от опита, квалификацията и способностите си, върши тези дейности и работи по индивидуален и специфичен начин. Минцберг е формулирал десет роли, които всеки ръководител изпълнява в различна степен и за различни периоди от време⁶. Той класифицира ролите в три основни категории:

• 
  междуличностни;
  
• 
  информационни;
  
• 
  роли при вземането на решения.
  

Според Питър Дракер, който е считан за един от най-голимите теоретици в областта на управлението, "управлението - това е особен вид дейност, която превръща неорганизираната тълпа в ефективна, целенасочена и производителна група". Според него управлението води до сериозни социални изменения.

Управлението може да се дефинира още като целенасочен начин на въздействие върху поведението на някаква организация за достигане на предварително формулирани цели.

За да съществува процес на управление, трябва да са налице три неща:

• 
  да има някой, който да въздейства (субект);
  
• 
  да има обект, върху който да се въздейства и
  
• 
  да има предварително определена цел (цели).
  

- Определени граници. Това ще рече, че той е точно ограничен от всички останали обекти на управление.

- Определено предназначение. Ако това е стопанска организация, нейното предназначение е да преобразува ресурси, за да получи определен краен резултат. Ако това е техническа система (товарен автомобил) - неговото предназначение е да превозва товари.

- Има определени връзки със субекта на управление и други обекти, които принадлежат към външната среда. Характерът на тези връзки може да бъде информационен или материално-веществен. Например, връзките между обекта и субекта на управление имат информационен характер. Връзките между обектите на управление имат материално-веществен характер, но същевременно са и икономически, и информационни по съдържание.

Връзките и взаимоотношенията между обекта и субекта на управление се регламентират от субекта на управление. Субектът на управление регламентира връзките и взаимоотношенията на обекта с околната среда, като се съобразява със законите, решенията на държавни органи и етиката в отношенията.

В резултатът от хоризонталното разделение на труда са отделните професии и отделните специализирани структурни звена. Пример за такова разделение на труда в една организация е ръководителят на отдел „Сигурност на информацията“ и самият отдел „Сигурност на информацията“, ръководителят на отдел „Личен състав“ и самият отдел „Личен състав“. Тези ръководители и тези структурни звена са на едно ниво (равнище). В посочените по-горе звена работят т.нар. функционални специалисти, които не са ръководители. Но някой трябва да координира дейността на ръководителите и ръководените от тях звена. Този някой е над тях в йерархията. Когато тези над тях в йерархията са няколко на брой, някой също трябва да координира тяхната дейност. Така се получава сложна йерархия с няколко степени, на върха на която обикновено стои президентът (ръководителят на организацията), а в основата на пирамидата - отделният работник или отделният служител, който е само изпълнител и не управлява никого под себе си.

Броят на тези нива или степени в организацията зависи от обхвата или размера на самата организация. А този обхват и размер, както и предметът на дейност, предопределят обема работа, свързан с управлението на организацията като цяло и нейните съставни части. В малка организация с десет-петнадесет души работници или служители няма нужда от сложна йерархия. Ръководителят на организацията сам поставя задачите на всички работници и служители и сам контролира тяхното изпълнение. Той е в състояние да се справи физически с целия обем управленска работа в такава малка организация.

Ако организацията е голяма и многосъставна, с многоброен персонал, то тя се нуждае от повече на брой степени или нива в управлението.

Между тези нива или степени на управление също съществува разделение на труда. Ръководителите в една многостепенна йерархия традиционно могат да се разделят на три категории. Това деление е от гледна точка на функциите, които изпълнява ръководителят в организацията.

Лицата, които са на техническо ниво по принцип се занимават с изпълнението на ежедневни работи и задачи. Лица, които се намират на управленско ниво са заети с управление и координиране вътре в организацията. Те съгласуват усилията на различните подразделения в организацията. Ръководителите на институционално ниво са заети с разработването на дългосрочни (перспективни) планове, формулиране целите на организацията и комуникация с външната среда.

През 1967 г. Херберт Хикс предлага една периодизация която за известен период играе ролята на класификация на школите в науката за мениджмънта:

- донаучен период в развитието на мениджмънта - до 1880 г.

- научен мениджмънт (класическа школа) от 1880 до 1930 г.

- период на човешките отношения от 1930 до 1950 г.

- съвременен етап от 1950 г до наши дни

Някои от тези теории споделят общи схващания по едни въпроси и в същото време се различават значително по други и по подходите, които използват в изследването.

Литературата по проблемите на организациите може да се категоризира в три основни направления:

- затворен организационен модел;

- отворен организационен модел;

- “новата традиция”, която представлява опит да се обединят първите две направления в съответствие със съвременните условия.

Тези три направления, всяко със собствените си школи и под направления, представят основите на организационната теория. За нуждите на мениджмънта на сигурността е по-целесъобразно да се използват моделите, които представят трите основни модела в направленията в организационната теория, като едновременно с това се отбелязват и главните школи в тези направления - формални, “човешки отношения”, модерни и т.н.

По традиция, а и като сходство с административната практика затвореният организационен модел има най-голямо въздействие върху концепциите за организациите в държавната администрация. Моделът е известен под много наименования: бюрократичен, йерархичен, формален, рационален, механистичен. Той има три разновидности, които са се проявили в теории: класическата или бюрократична теория; научното управление (научен мениджмънт) и административното управление (понякога наричано още “общо управление”). Това са формалните теории в организационната наука. Характерни черти на затворения организационен модел са:

• 
  рутинни задачи - възникват при стабилни условия;
  
• 
  специализация на задачите (разделение на труда);
  
• 
  средствата и начините за извършване на дадена работа са определени, предварително фиксирани и регламентирани;
  
• 
  конфликтът вътре в организацията се урежда, решава и разрешава от “върха”, т.е. от най-високото ниво в организацията;
  
• 
  отговорността е определена (конкретната задача е определена чрез формално описание на работата и отговорността за извършването на конкретната задача е ясно очертана - кой трябва да извърши работата и кой отговаря за извършването на работата)
  
• 
  основното чувство на отговорност и лоялност е насочено към бюрократичното подразделение, в което е разпределено и работи съответното лице (към отдела, службата,звеното);
  
• 
  организацията се възприема като йерархична структура -структурата изглежда като пирамида:
  
• 
  знание и информация се натрупва и е достъпно само във върха на пирамидата (т.е. единствено главният ръководител, главният изпълнител знае всичко);
  
• 
  взаимодействието между хората в организацията се осъществява във вертикална посока (всеки получава заповеди от горе и дава заповеди надолу);
  
• 
  начинът на взаимодействие е насочен към командване, подчинеие и ясни отношения на висшестоящ-нисшестоящ - линия на власт-подчинение;
  
• 
  набляга се на лоялност и подчинение към по-висшестоящите по ранг и към организацията като цяло;
  
• 
  престижът (авторитетът) е „интернализиран", т.е. личният статус в организацията се определя до голяма степен от длъжността и ранга на съответния човек.
  

По традиция този модел се прилага повече в стопанската дейност, отколкото в администрацията, въпреки че през последните години това положение се променя. Отвореният модел е известен под много имена: колегиален, състезателен, свободен пазар, конкурентен, неформален, естествен. Както при затворения модел и тук в рамките на отворения модел съществуват три основни теоретични направления или школи: 1. школи на човешките отношения; 2. нова сфера на организационното развитие; 3. школи, които разглеждат организацията като единица, функционираща в собствената си среда.

• 
  нерутинни задачи настъпват в нестабилни условия;
  
• 
  специализираното познание и умение допринася и се използва при общите задачи;
  
• 
  определени са какви трябва да бъдат резултатите от работата (не самата работа, както е при затворения модел, а крайният резултат);
  
• 
  конфликтът в организацията се урежда и разрешава в отношенията между хората, чрез взаимодействието на сътрудниците в организацията;
  
• 
  набляга се на “отхвърлянето на отговорност” - т.е. не се прилага формално описание на работата и длъжностни характеристики с цел да се постигнат условия, при които всички организационни членове да участват във всички организационни проблеми и задачи;
  
• 
  чувството за отговорност и лоялност е насочено към организацията като цяло;
  
• 
  организацията се възприема като флуидна мрежеста структура - т.е. изглежда като амеба;
  
• 
  знание и информация може да има навсякъде в организацията (всеки знае нещо важно относно организацията, но никой, включително ръководителят и главният изпълнител, не знае абсолютно всичко);
  
• 
  взаимодействието между хората в организацията се осъществява и е насочено както по вертикала, така и по хоризонтала (всеки взаимодейства с всеки);
  
• 
  стилът на взаимодействие е насочен към постигане на изпълнението – “съвет” или “консултация” заместват командата, и се характеризира с “мит за сътрудничество”, който обхваща и най-явните отношения на власт и подчинение (например фамилиарничене на малко име съществува дори между президента и дребния чиновник по логиката, че поддържането на представа за близост между колеги и между началници и подчинени създава “по-приятелски” отношения в организацията);
  
• 
  набляга се на изпълнението на задачите и на качеството на действията по това изпълнение;
  
• 
  престижът и авторитетът са “екстернализирани”, т.е. личният статус в организацията се определя главно от професионалните умения и репутация на съответния човек.
  

Затвореният модел е предвиден да действа в стабилни, повтарящи се, рутинни условия, докато отвореният модел е предвиден да действа в нестабилна променяща се обстановка, която поднася изненади. Затвореният модел е изграден върху идеята за високо разумна, ефикасна и рационална бюрокрация (администрация), която е в състояние да постигне целите си, независимо от неорганизираното общество, което се вихри извън нейните очертания. Оттам идва и наименованието му “затворен”, защото той е ограничен и удовлетворен от това, което се намира вътре в организацията. От своя страна отвореният модел вижда организацията в аспекта на един комплекс от взаимно свързани и взаимно въздействащи си организации, които съществуват в обществото, което само по себе си представлява серия или система от организации. Според отворения модел няма неорганизирано и нерационално общество “някъде отвън”, което съществува независимо извън границите на организацията. Моделът е „отворен", защото вижда организацията в нейната връзка с другите организации и с обществото като система от организации.