Р е п у б л и к а б ъ л г а р и я министерство на държавната администрация и административната реформа в ъ т р е ш н и д е т а й л н и п р а в и л а за работа на оценителните комисии по Оперативна програма

Чл. 1. Вътрешните детайлни правила уреждат организацията на работа, реда за провеждане на заседанията и отговорностите на лицата, включени в състава на оценителните комисии по Оперативна програма “Административен капацитет” (ОПАК).

Чл. 2. Оценителната комисия (Комисията) се назначава със заповед на Ръководителя на Управляващия орган (УО) (Приложение № 1) в случаите на провеждане на процедура за подбор на проекти или процедура на директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по ОПАК, в срок от 30 работни дни след изтичането на срока за подаване на проектните предложения.

Чл. 3. (1) Съставът на Комисията включва:

1. 
   председател
   
2. 
   секретар (секретари)
   
3. 
   нечетен брой членове (не по-малко от трима).
   

(3) По преценка на Ръководителя на УО в работата на Комисията могат да участват и:

1. 
   помощник-оценители
   
2. 
   наблюдатели.
   

(5) Заседанията на Комисията са редовни, ако на тях присъстват председателят, секретарят и всички членове с право на глас. На всяко заседание всички лица, участващи в процеса на оценяването, се подписват в присъствен списък (Приложение № 2).

(6) Решенията на Комисията се вземат с обикновено мнозинство от членовете с право на глас. Когато член на Комисията гласува против взето решение, той подписва съответния протокол от отделните етапи на оценката и оценителния доклад с особено мнение, като писмено излага мотивите си.

Чл. 4. При необходимост от проверка, пояснение или уточнение на обстоятелства от проектните предложения, Комисията може да се обърне за информация към съответните компетентни органи/институции. Кореспонденцията на Комисията е писмена и се подписва от председателя. Информацията може да се обмени по пощата, по факс, по електронен път при условията и по реда на Закона за електронния документ и електронния подпис или чрез комбинация от тези средства.

Чл. 5. (1) Заседанията на Комисията, от отварянето на проектните предложения до приключването на нейната работа, се провеждат при закрити врати и са поверителни.

(2) Членовете на Комисията нямат право да изнасят каквито и да е документи, свързани с проектните предложения, извън помещението, където се провежда заседанието.

(3) Ако в помещението, където се извършва оценяването, не присъстват половината от участващите в процедурата по оценяване лица, останалите го напускат и помещението се запечатва от председателя/секретаря на Комисията.

Глава втора

Отговорности на лицата, включени в състава на Комисията

Чл. 6. Председателят на Комисията:

1. 
   ръководи организационно и методически работата на Комисията, с оглед законосъобразното извършване на възложените й дейности, осигурява безпристрастност и прозрачност на процеса и координира процеса на оценяване на проектните предложения
   
2. 
   отговаря за срочното извършване на оценката на постъпилите проектни предложения, съгласно заповедта за назначаване на Комисията
   
3. 
   подписва писма към компетентни органи/институции, в случаите по чл. 4
   
4. 
   отговаря за изготвянето на протоколите от отделните етапи на оценката и на оценителния доклад и проверява дали докладът е подписан от всички членове на Комисията
   
5. 
   подписва протоколите от отделните етапи на оценка, таблиците за оценка и оценителния доклад от работата на Комисията.
   

1. 
   подпомага председателя и Комисията в дейността им
   
2. 
   изпълнява всички административни дейности, свързани с оценителния процес
   
3. 
   осигурява техническата обезпеченост на дейността на Комисията
   
4. 
   подписва протоколите от отделните етапи на оценка, таблиците за оценка и оценителния доклад от работата на Комисията.
   

1. 
   разглеждат постъпилите проектни предложения и правят оценка на административното съответствие, оценка на допустимостта и оценка на качеството (техническа и финансова оценка) на проектните предложения, в съответствие с критериите, описани в Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ
   
2. 
   запознават се с оценките, предоставени от помощник-оценителите (ако има такива)
   
3. 
   подписват протоколите от отделните етапи на оценка, таблиците за оценка и оценителния доклад от работата на Комисията.
   

(2) Помощник-оценителите не подписват протоколите от отделните етапи на оценка и оценителния доклад от работата на Комисията.

Чл. 10. (1) Наблюдателите:

1. 
   присъстват на заседанията на Комисията
   
2. 
   писмено уведомяват Ръководителя на УО, когато установят, че са допуснати нарушения на принципите за провеждане на процедурата за подбор на проекти (чл. 7 от ПМС 121/30.05.2007 г.)
   
3. 
   изготвят независим доклад за работата на Комисията, като го предоставят на Ръководителя на УО не по-късно от предоставянето на оценителния доклад
   
4. 
   извършват и други дейности, ако такива изрично са предвидени в заповедта за назначаване на Комисията.
   

Чл. 11. (1) Комисията се събира на датата, мястото и в часа, посочен в заповедта на Ръководителя на УО.

(2) Преди започване на работата на Комисията, отговорен служител от УО предава на председателя на Комисията запечатаните пликове с постъпилите проектни предложения, заедно със списък на регистрираните проектни предложения.

Чл. 12. (1) Всички членове на Комисията, помощник-оценителите (ако има такива) и наблюдателите (ако има такива) се запознават със списъка на регистрираните проектни предложения от съответните кандидати в процедурата и подписват декларации за безпристрастност, поверителност, липса на конфликт на интереси, липса на свързани лица и липса на йерархична зависимост (чл. 18, ал. 5 от ПМС № 121/31.05.2007 г.) (Приложение № 3). В подписваната декларация лицата поемат и задължение за опазване на тайна на всички обстоятелства, които са узнати във връзка с работата им в Комисията.

(2) При възникване на обстоятелства, споменати в декларацията по ал. 1, в хода на провеждане на процедурата по оценяване, съответното лице незабавно декларира това обстоятелство пред председателя на Комисията и прекратява участието си в нея. В този случай, както и в случаите, когато по обективни причини член на Комисията не може да изпълнява задълженията си, председателят уведомява Ръководителя на УО за необходимостта от промяна в състава на Комисията.

(3) Всяка промяна в състава на Комисията, независимо от основанието, се извършва със заповед на Ръководителя на УО, която се прилага към оценителния доклад. Извършената промяна трябва да бъде отразена и в доклада за оценката.

Чл. 13. След подписване на декларациите по чл. 12, ал. 1, секретарят предоставя срещу подпис на всички участници в процедурата по оценяване пълен комплект от всички необходими документи:

1. Вътрешните детайлни правила за работа на оценителните комисии по ОПАК

2. екземпляр от Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ

3. зададените по реда, определен в Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, въпроси и изготвените по тях отговори от УО по конкретната процедура за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ

4. екземпляри от Индивидуалната таблица за оценка на качеството (техническа и финансова оценка).

Чл. 14. Председателят, в присъствието на Комисията в пълен състав, извършва проверка дали пликовете с проектните предложения са запечатани, непрозрачни и с неувредена цялост и отваря проектните предложения по реда на тяхното постъпване.

Чл. 15. (1) Оценката на административното съответствие на подадените проектни предложения се извършва при пълен състав на Комисията.

(2) Изпълнението на всеки критерий се оценява с “да” или с “не” от членовете на Комисията, на база на критериите, посочени в Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Членовете на Комисията не могат да изменят при никакви обстоятелства таблицата за оценка на административното съответствие, приложена към Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Оценката се документира чрез попълване на таблица за оценка на административното съответствие (в един екземпляр за всяко проектно предложение) от председателя на Комисията.

(3) Таблицата за оценка на административното съответствие за всяко проектно предложение се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

Чл. 16. (1) Въз основа на оценката, секретарят на Комисията изготвя следните списъци:

1. списък с проектните предложения, които отговарят на критериите за административното съответствие

2. списък с проектните предложения, които не отговарят на критериите за административното съответствие.

(2) При вписването на конкретно проектно предложение в даден списък, се посочват съответните основания, които налагат включването му.

Чл. 17. Проектни предложения, които не отговарят на критериите за административното съответствие, отпадат от по-нататъшно разглеждане.

Чл. 18. (1) След приключване на оценката на административното съответствие, секретарят на Комисията изготвя Протокол за оценка на административното съответствие (Приложение № 4), който се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

(2) Към Протокола по ал. 1 се прилагат:

1. списъкът на регистрираните проектни предложения

2. декларациите за безпристрастност и поверителност

3. присъствен списък

4. таблици за оценка на административното съответствие за всяко от проектните предложения

5. кореспонденция с компетентните органи/институции (ако има такава)

6. особено мнение (ако има такова).

Глава пета

Оценка на допустимостта

Чл. 19. Оценката на допустимостта на проектните предложения, които отговарят на критериите за административно съответствие, се извършва при пълен състав на Комисията.

Чл. 20. Изпълнението на всеки критерий се оценява с “да” или с “не” от членовете на Комисията, на база на критериите, посочени в Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Членовете на Комисията не могат да изменят при никакви обстоятелства таблицата за оценка на допустимостта, приложена към Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Оценката се документира чрез попълването на таблица за оценка на допустимостта (в един екземпляр за всяко проектно предложение) от председателя на Комисията.

(2) Таблицата за оценка на допустимостта за всяко проектно предложение се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

Чл. 21. (1) Въз основа на оценката, секретарят на Комисията изготвя следните списъци:

1. списък с проектните предложения, които отговарят на критериите за допустимост

2. списък с проектните предложения, които не отговарят на критериите за допустимост.

(2) При вписването на конкретно проектно предложение в даден списък се посочват съответните основания, които налагат включването му.

Чл. 22. (1) Секретарят на Комисията изготвя Протокол за оценка на допустимостта (Приложение № 5), който се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

(2) Към Протокола по ал. 1 се прилагат:

1. присъствен списък

2. таблици за оценка на допустимостта за всяко от проектните предложения

3. кореспонденция с компетентните органи/институции (ако има такава)

4. особено мнение (ако има такова).

(3) Проектните предложения, които не отговарят на някой от критериите за допустимост, отпадат от по-нататъшно разглеждане.

Глава шеста

Оценка на качеството (техническа и финансова оценка)

Чл. 23. (1) Членовете на Комисията извършват Оценка на качеството на проектните предложения, отговарящи на критериите за допустимост.

(2) Оценката на качеството на проектните предложения се извършва от Комисията съгласно “Методика за оценка на качеството (техническа и финансова оценка) на проектното предложение” (Методиката), която е приложение към Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по съответната процедура. Тежестта на отделните критерии се определя в Методиката за всяка отделна процедура.

Чл. 24. (1) Изпълнението на всеки критерий се оценява с определен брой точки, съгласно Методиката. Оценката се документира чрез попълването от членовете на Комисията на индивидуални таблици за оценка на качеството (Приложение № 6), на база на критериите, посочени в Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ. Членовете на Комисията не могат да изменят при никакви обстоятелства таблицата за оценка на качеството, приложена към Насоките за кандидатстване/Указанията за директно предоставяне на безвъзмездна финансова помощ.

(2) Окончателното решение относно качеството на проектните предложения се приема при пълен състав на Комисията. Въз основа на средноаритметичната стойност от индивидуалните оценки, дадени от членовете на Комисията в индивидуалните таблици за оценка на качеството, председателят изготвя таблица с комплексната оценка за всяко проектно предложение.

(3) Таблицата с комплексната оценка (Приложение № 7) се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

Чл. 25. Въз основа на оценката, секретарят на Комисията изготвя следните списъци:

1. 
   списък с проектните предложения, които отговарят на критериите за качество, класирани по точки
   
2. 
   списък с проектните предложения, които не събират съответния минимален брой точки, съгласно Методиката (ако е приложимо).
   

(2) Към Протокола по ал. 1 се прилагат:

1. присъствен списък

2. таблици за оценка на качеството (индивидуални таблици и таблица с комплексната оценка за всяко от проектните предложения)

3. кореспонденция с компетентните органи/институции (ако има такава)

4. особено мнение (ако има такова).

Чл. 27. (1) Комисията обобщава направените оценки за всяко проектно предложение.

(2) Секретарят на Комисията изготвя оценителен доклад (Приложение № 9), който се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

(3) Оценителният доклад съдържа:

1. списък на проектните предложения, които могат да бъдат финансирани. Този списък съдържа и проектните предложения, предлагани за финансиране от Комисията, включително размера на безвъзмездната финансова помощ, която Комисията предлага да бъде отпусната за всяко проектно предложение

2. списък на проектните предложения, които се предлагат да не бъдат финансирани, с посочени основания за това.

(4) Към оценителния доклад се прилагат:

1. присъствени списъци

2. копие от заповедта за назначаване на Комисията и за промени в нея (ако има такива)

3. декларациите за безпристрастност и поверителност

4. протоколите от отделните етапи на оценката (на административното съответствие, на допустимостта и на качеството)

5. цялата кореспонденция с компетентните органи/институции (ако има такава)

6. особено мнение (ако има такова).

Чл. 28. Комисията предава доклада и придружаващите го документи на Ръководителя на УО. Той подписва приемателно-предавателен протокол (Приложение № 10), с който удостоверява тяхното получаване.

Чл. 29. (1) Ръководителят на УО прави проверка в Министерството на финансите на проектните предложения по чл. 27, ал. 3, т. 1 за:

1. недопускане на припокриване и двойно финансиране на дейности по проектните предложения и

2. наличие на държавна помощ.

(2) При наличие на обстоятелства по ал. 1, т. 1 и/или т. 2, Ръководителят на УО взема решение за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ на следващите по реда на тяхното класиране проектни предложения от списъка по чл. 27, ал. 3, т.1.

Чл. 30. В срок до 30 работни дни след като получи доклада на Комисията, Ръководителят на УО взема мотивирано решение за:

1. одобряване на доклада и предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по предложените за финансиране проектни предложения

2. връщане на доклада за преразглеждане, като посочва основанията за това

3. отхвърляне на доклада и прекратяване на процедурата, като посочва основанията за това.

(2) Ръководителят на УО по собствена инициатива или по мотивирано предложение на председателя или на член на Комисията прекратява процедурата за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ и работата на Комисията, в следните случаи:

1. прекратено е финансирането по ОПАК или финансирането ще бъде прекратено преди приключване на оценителния процес

2. при откриването и провеждането на процедурата са допуснати нарушения на принципите за провеждане на процедурата за подбор на проекти (чл. 7 от ПМС 121/30.05.2007 г.).

Чл. 31. (1) В случаите по чл. 30, т. 1 и 3 работата на Комисията приключва в съответствие с чл. 28.

(2) В случай, че Ръководителят на УО вземе мотивирано решение по чл. 30, т. 2, да върне оценителния доклад за преразглеждане от Комисията, председателят свиква заседание за преразглеждане на доклада.

(3) Председателят запознава членовете на Комисията с решението на Ръководителя на УО. Комисията преразглежда оценителния доклад въз основа на основанията, посочени от Ръководителя на УО.

(4) Секретарят на Комисията изготвя оценителен доклад (след преразглеждане) (Приложение № 11), към който се прилага решението на Ръководителя на УО за връщане на оценителния доклад за преразглеждане и който се подписва от председателя, от членовете на Комисията и от секретаря.

(5) Комисията предава доклада по ал. 3 и придружаващите го документи на Ръководителя на УО. Той подписва приемателно-предавателен протокол (след преразглеждане) (Приложение № 12), с който удостоверява получаването.

Чл. 32. (1) След влизане в сила на решението на Ръководителя на УО по конкретната процедура секретарят образува досие, съдържащо всички документи по процедурата до сключването на договора/издаването на заповедта.

Заключителни разпоредби

§ 1. Вътрешните детайлни правила се допълват и изменят със заповед на министъра на държавната администрация и административната реформа.

§ 2. Вътрешните детайлни правила се приемат на основание § 5 от ПЗР на ПМС № 121/31.05.2007 г. за определяне на реда за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по оперативните програми, съфинансирани от Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз, и по програма ФАР на Европейския съюз (Обн. ДВ. бр.45/8.06.2007 г.).

Приложения – образци:

Приложение № 1 към чл. 2 Заповед за назначаване на оценителна комисия

Приложение № 2 към чл. 3, ал. 5 Присъствен списък

Приложение № 3 към чл. 12, ал. 1 Декларация за безпристрастност и поверителност

Приложение № 4 към чл. 18, ал. 1 Протокол за оценка на административното съответствие

Приложение № 5 към чл. 22, ал. 1 Протокол за оценка на допустимостта

Приложение № 6 към чл. 24, ал. 1 Индивидуална таблица за оценка на качеството

Приложение № 7 към чл. 24, ал. 3 Таблица за комплексна оценка на качеството

Приложение № 8 към чл. 26, ал. 1 Протокол за оценка на качеството

Приложение № 9 към чл. 27, ал. 2 Оценителен доклад

Приложение № 10 към чл. 28 Приемателно-предавателен протокол за оценителен
доклад

Приложение № 11 към чл. 31, ал. 4 Оценителен доклад (след преразглеждане)