Спецификация на изискванията на възложителя за изпълнение на обществена поръчка



страница8/8
Дата18.06.2018
Размер464.62 Kb.
1   2   3   4   5   6   7   8

4.4Експерт по управление на проекти


Експертът по управление на проекти трябва да осигурява експертно съдействие на Възложителя и бенефициентите при отчитане на проекта, искания за плащане от УО на ОПОС и провеждане на одити и проверки от страна на УО и МЗ на ОПОС. Неговите функции включват координиране на връзките между екипа на Консултанта, Възложителя (бенефициент на ОПОС) и отговорните звена на ОПОС в МОСВ, МФ и други (доколкото и когато е упълномощен за това от Възложителя). Заедно с Координатора на ЗУП и специалистите от общинската администрация, експертът ще отговаря за своевременното изпълнение на всички задължения на Консултанта според тази Спецификация. В частност, експертът:

  • Изготвя препоръки и оптимизира дейността на ЗУП, на базата на анализ на всички предходни документи по проекта, предпроектните проучвания и разработения формуляр за кандидатстване за финансиране от ОПОС, както и изискванията за изпълнение на проекти, финансирани по ОПОС

  • Участва в месечните срещи за напредъка на проекта

  • Подготвя/координира периодичните справки и доклади до УО на ОПОС и подпомага ЗУП в комуникацията му с УО и МЗ на ОПОС

  • Контролира съответствието на изпълнението на проекта с правилата и процедурите на ОПОС и другите приложими към проекта изисквания на институциите–донори;

  • Информира Възложителя за всички потенциални проблеми, които биха могли да възникнат от гледна точка на управлението на проекта и/или промени в приложимите правила и процедури на ОПОС, като при необходимост предлага и адекватни решения за тях;

  • Съдейства при изготвяне исканията за възстановяване на средствата от Управляващия орган на ОПОС и др.). Експертът ще работи в сътрудничество с финансистите от ЗУП и одиторите на Възложителя и останалите членове на екипа по управление на проекта.

  • Присъства при проверки, одити и други мероприятия, свързани с посещения на специалисти от финансиращите институции по проекта;

  • Подпомага и сътрудничи с отговорните специалисти на Възложителя и бенефициентите при подготовката на всякакви обществени кампании и медийни изяви, както и други аспекти на визуализация на проекта съгласно приложимите изисквания;

  • Архивира и разпространява информацията относно отчитането на проекта, вкл. актуализиране на образци, формуляри и процедури в случай на промяна на правилата на ОПОС или приложимата нормативна уредба.

  • Отговаря за организиране и провеждане на обучение за управление на инвестиционни проекти, съобразно нуждите на Възложителя и бенефициентите по проекта

Експертът трябва да е на разположение както следва:

  • при подписване на договора за финансиране на проекта от ОПОС – според нуждите за преглед писмено становище и корекции при необходимост, експертно съдействие на Възложителя в процеса на подготовка на договора за финансиране, както и съставяне на пълния комплект документи, образци и процедури за управление на проекта, актуални към датата на подписване на договора за финансиране, с отчитане на съществуващите и използвани от Възложителя такива образци и процедури;

  • През периода от подписване на договора за финансиране на проекта до окончателното му приключване – средно по пет пълни работни дни на месец за съставяне на периодичните справки и отчети към УО на ОПОС и инцидентни експертни функции за съветване на Възложителя и бенефициентите и участие при провеждане на одити и проверки от УО или МЗ на ОПОС,

  • През месеците, в които се съставя искане за плащане от УО на ОПОС, не по-малко от 7 пълни работни дни за съставяне на искането за плащане (в сътрудничество с компетентните служби на Възложителя и/или бенефициентите), вкл. подробен преглед на всички приложения към него.

  • През периода на окончателно приключване на проекта – непрекъснато, колкото бъде необходимо за административно и финансово приключване на проекта и изготвяне, представяне и защита на окончателните отчети пред ОПОС и одиторите на проекта.

Предложеният от Консултанта Експерт по управление на проекти с финансиране от ОП на ЕС трябва да отговаря на следните изисквания:

  • да има образователна степен „магистър”;

  • да има не по-малко от 5 год. общ трудов стаж в областта на публичната администрация или управлението на публични инфраструктурни проекти или предоставянето на консултантски услуги за публичната администрация относно инфраструктурни проекти,

  • не по-малко от 2 год. практически опит при изпълнението на проекти на длъжност, изискваща детайлно познаване на процедурите за финансиране, управление и отчитане на проекти с финансиране от програми и фондове на ЕС.

4.5Експерт по подготовка и възлагане на обществени поръчки


Експертът по обществени поръчки в сътрудничество с компетентните представители на възложителя и бенефициентите ще подготви тръжната документация и ще съдейства при организиране провеждането на процедурите за възлагане на обществените поръчки за изпълнение на дейностите по проекта, посочени в раздел 3.4.

Експертът по обществени поръчки ще бъде на разположение според нуждите през периодите на изпълнение на посочените дейности. Той ще отговаря за съставянето и/или одобряването на тръжните документации, включително съгласуването им с МЗ на ОПОС, съгласуването им от компетентните служби на Възложителя и бенефициентите, техническата организация на процедурите и дейността на комисиите до подписване на съответните договори, последващо отчитане на проведените процедури през одитори и проверители на УО и МЗ на ОПОС.

Предложеният от Консултанта Експерт по подготовка и възлагане на обществени поръчки трябва да отговаря на следните изисквания:


  • висше образование;

  • не по-малко от 5 год. общ трудов стаж в областта на публичната администрация или консултантски услуги за публичната администрация относно инфраструктурни проекти,

  • не по-малко от 2 год. практически опит при съставяне на тръжни документации за възлагане изпълнението на публични инфраструктурни инвестиционни проекти по реда на ЗОП, включително и проекти с прилагане на договорни условия на FIDIC.

4.6Други експерти и административен персонал


При изпълнение на задълженията си, екипът на Консултанта ще се допълва от адми­нистративен секретар на техническата помощ, който ще е назначен на пълен работен ден. Административният секретар ще отговаря за комуникациите и административното координиране между експертите на Консултанта и останалите членове на ЗУП от общините – бенефициенти, за поддържане на документацията и архива на проекта според одобрените процедури за завеждане, разпространение, движение и архивиране на документацията по видове документи. Административният секретар ще бъде на разположение на всички членове на ЗУП при изпълнение на ангажиментите им по проекта. Административният секретар ще отговаря и за поддържането на офиса и офис-оборудването и на предвиденият за експертите за техническа помощ автомобил, като следва да има практически опит на боравене с офис-техника, както и свидетелство за управление на моторно превозно средство и шофьорски опит.

Консултантът ще осигурява при необходимост и следните допълнителни експерти и специалисти:



  • финансов експерт – при необходимост от извършване или актуализиране на финансови анализи при евентуални промени в проекта за финансиране от ОПОС, както и при анализ на представени от кандидатите финансови документи в процедурите за възлагане на обществени поръчки за изпълнение на дейности по проекта;

  • експерт за концесионни анализи – при целесъобразност от концесиониране на дейности от Регионалната система;

  • юрист и/или експерт по спорове при прилагане на договорните условия на FIDIC – при необходимост от експертни становища или консултации относно договорните отношения с изпълнителите на поръчките;

  • експерти – инвеститори (инженери по специалности) – при необходимост от изготвяне на експертни становища или консултации относно изпълняваните проекти и СМР;

  • експерти - лектори, участващи в предвидените обучения;

  • други експерти, които бъдат необходими за компетентно изпълнение на функциите и задълженията на Консултанта според тази Спецификация предвид на възникващите обстоятелства по проекта.

Консултантът в офертата си ще предвиди ресурс за допълнителни специалисти и при изпълнението на проекта няма да има право на допълнителни плащания при осигуряване на допълнителни специалисти съгласно тези изисквания. Посочените в този раздел специалисти не трябва да се предлагат от Консултанта в офертата, но при избора им, Консултантът ще се увери в тяхната квалификация и годност за качествено изпълнение на предвидените им функции. Възложителят може да поиска по всяко време замяната им с други, ако не е доволен от тяхната работа.

5Доклади

5.1Доклади за УО на ОПОС


Консултантът е длъжен да съставя и предава на Възложителя необходимите доклади за отчитане на проекта пред УО на ОПОС във формата на изискваните справки и отчети за УО на ОПОС на интервали съгласно правилата и процедурите на ОПОС, вкл. искания за плащане с приложенията, както и окончателен доклад за УО на ОПОС за изпълнението на проекта.

5.2Ежемесечни доклади пред ЗУП


Координаторът на техническата помощ ще докладва ежемесечно на заседания за хода на изпълнение на проекта, възникналите проблеми, изпълнените планирани дейности от участващите страни и плана за дейностите порез следващия месец. Писмено копие на доклада ще се изпраща на членовете на техническата помощ и на ЗУП по Е-поща не по късно от 2 работни дни преди заседанието. Форматът на тези доклади ще се предложи от Консултанта и ще подлежи на одобряване от ЗУП.

5.3Начален, тримесечни и окончателен доклади за дейността на Консултанта


Консултантът ще изготви начален доклад за преглед на предходните обстоятелства по проекта съгласно изискванията в раздел 3.2 в срок до 1 месец от подписване на договора.

Консултантът ще изготвя кратки доклади за изпълнените от него дейности през предходното календарно шестмесечие и ще ги предава не по-късно от 10 дни след изтичане на отчетния период. Към междинните доклади ще се представят финансови отчети, обосноваващи фактурираните от Консултанта плащания на основата на неговата оферта. Форматът на тримесечните доклади и финансовите отчети ще се предложи от Консултанта заедно с началния доклад и ще подлежи на съгласуване с УО на ОПОС и одобряване от Възложителя. Одобрените финансови отчети ще са основание за извършване на междинни плащания към Консултанта.

Окончателният доклад за изпълнението на договора ще включва общ обзор на изпълнението на проекта и изпълнените дейности от Консултанта, вкл. обобщени таблици с ключови дати, дейности, резултати и др., както и обобщен окончателен финансов отчет. Окончателният доклад се представя в срок, определен от Възложителя, който следва да е не по- кратък от 1 (един) месец от получаване искането за това.

5.4. Други доклади и становища

Консултантът ще изготви и предаде в срок предвидените в други раздели на тази Специ­фикация експертни доклади, анализи и документи.

Консултантът ще прави преглед на докладите на Инженера-консултант по FIDIC и съответните доклади на Изпълнителите на СМР и ще изготвя становища за възложителите на договорите за СМР и за надзор с оглед извършване на плащания по тях. При необходимост, Консултантът ще изготвя специални технически и административни доклади и становища до Възло­жителя и/или бенефициентите по конкретни проблеми, като срокът за изготвянето им ще бъде в рамките на 1 седмица от настъпване на съответните обстоятелства, освен когато е целесъобразно (и Възложителят се е съгласил) срокът да е по-дълъг.

6Административни изисквания към консултанта

6.1Общи изисквания


Консултантът е длъжен:

  1. Да информира оперативно Възложителя и контактните лица от страна на бенефициентите за всички потенциални проблеми, които възникват или биха могли да възникнат в хода на изпълнение на проекта, като предлага адекватни решения за тях.

  2. Да спре временно изпълнението на услугите, когато получи от Възложителя известие за това;

  3. Да представлява Възложителя пред държавни и общински органи тогава, когото това е пряко свързано с осъществяването на неговата дейност и е надлежно упълномощен за това от Възложителя или бенефициентите.

  4. Да спазва указанията на отговорния персонал на Възложителя, доколкото не противо­речат на задълженията му по силата на нормативните актове, регулиращи дейността му и ангажиментите му по договора с Възложителя.

  5. При приключване на договора да предаде на Възложителя всички доклади, както и цялата информация и документация по проекта, както и тези, които са събирани и подготвени от него при и по повод изпълнението на задълженията му.

  6. Да спазва конфиденциалност по отношение на данни и обстоятелства, които са му станали известни при или по повод изпълнението на задълженията му по договора, включително и в срок от 5 години след приключване на договора, освен при поискване от оправомощени органи.

Възложителят ще проверява редовно спазването на всички организационни изисквания към Консултанта (вкл. изискванията към документите, техническите средства, персонала и офиса) и при констатиране на отклонения може да състави предписания и да задържи дължими плащания до изпълнение на всички изисквания.

Работният език при изпълнението на поръчката, включително за кореспонденция и докумен­тация, както и при провеждането на работни срещи, е български език. Възложителят ще предоставя документите на български език. Всякакви преводи, ако са необходими, са за сметка на Консултанта.


6.2Срокове


Срокът за изпълнение на всички предвидени дейности на Консултанта е от сключването на договора до приключване на всички дейности по проекта, вкл. изпращане на окончателния отчет по проекта пред УО на ОПОС – общо 36 месеца. Посоченият срок е индикативен и с оглед на съществените дейности по проекта е приблизително разпределен както следва:

  • Проектиране и одобряване на проектите – до 6 месеца от възлагане на поръчките за инженеринг;

  • Доставки и строително-монтажни работи, вкл. акт 15 – около 18 месеца;

  • Въвеждане в експлоатация и пробна експлоатация на обекта (период за съобщаване на дефекти) – 10 месеца;

  • Финансово и административно приключване на проекта и отчитане пред УО на ОПОС – 2 месеца.

След предаване на окончателния отчет по проекта пред УО на ОПОС, Консултантът ще има задължение да участва при необходимост в неговото обсъждане или коригиране според становищата на одиторите и УО на ОПОС, за което ще бъде уведомяван от Възложителя.

В случай на обстоятелства, при които временно се спира изпълнението на проекта, или планиране удължаването на срока на проекта по каквито и да било причини, Възложителят ще уведоми надлежно Консултанта, който ще има задължението да спре временно изпълнението на услугите и/или да преразпредели останалите си ресурси по такъв начин, че да бъде в състояние да изпълни всички цели на договора за успешно приключване и отчитане на проекта в рамките на предвидените общи ресурси без увеличение на цената на договора.

За информация на Консултанта, към момента на изготвяне на тази Спецификация се очаква подписване на договора за финансиране на проекта от ОПОС през периода февруари – март 2011 г.

6.3Застраховки


Консултантът следва да има или да направи и да поддържа през целия срок на изпълнение на задълженията му следните застраховки:

  • Застраховка на професионалната отговорност на Консултанта за вреди, причинени на Възложителя и/или бенефициентите вследствие на неправомерни действия, бездействия, грешки или пропуски при изпълнение на задълженията на Консултанта по договора – с покритие не по-малко от 250 хил. лв.

  • Имуществена застраховка на цялото имущество в офиса на експертите за техническа помощ с пълно покритие за всички рискове, вкл. отговорност към трети лица, като оборудването и ремонтът на офиса се застраховат на покупната си стойност (стойност за възстановяване).

  • Застраховка „Гражданска отговорност” със застраховка на местата и застраховка пълно каско за предвидения за техническата помощ автомобил.

Консултантът ще представя на Възложителя копия на застрахователните полици или удостоверения за наличие на посочените застраховки в срок от 14 дни съответно от датата на започване на услугите, или датата на редовна експлоатация на офиса след ремонта и обзавеждането му, или датата на осигуряването на автомобила за офиса. Консултантът ще представя аналогични документи не по-късно от 14 дни преди изтичане на срока на предходните. Ако не го стори, Възложителят ще има право да сключи застраховката, като удържи разходите от възнагражденията на Консултанта.

6.4Документация


Консултантът ще отговаря за съхранението на целия архив на проекта, като осигури завеждане и надеждно и прегледно съхранение на всички необходими документи по проекта. За целта Консултантът ще предложи на Възложителя и след одобряване ще приложи система за идентифициране и управление на документацията, вкл. завеждане, съгласуване, резолиране, комуникиране и архивиране.

Системата ще позволява текущо завеждане на документите в описи по видове, така че всеки документ да може да бъде лесно намерен и идентифициран като тема и взаимовръзка с други документи. Системата ще бъде съобразена с правилата за документиране на дейностите, финансирани от ОП на ЕС. Системата ще бъде съвместима с понастоящем използваната система на Възложителя.

Консултантът ще предложи на Възложителя проект за инструкция за ползването за целите на проекта на електронни комуникационни канали (факс, е-поща и др.) и правилата за ползването им, при спазването на които те ще бъдат допустими за изпращане и получаване на съобщения и данни при изпълнението на дейности по проекта.

Всички документи и данни, минаващи през офиса, ще се сканират незабавно и ще се съхраняват както на хартия, така и на три електронни копия – в работна папка, дневен архив на резервната компютърна конфигурация в офиса и седмичен архив, който ще се копира в два екземпляра и един от тях ще се предава за съхранение при Възложителя (посочените изисквания са минимални и Консултантът може да съгласува и други мерки с отговорника за информационната сигур­ност на Възложи­теля). Състоянието на офиса и спазването на мерките по ЗБУТ, противо­пожарното осигуряване и мерките за информационна сигурност ще са предмет на редовни проверки от страна на Възложителя.

Консултантът ще осигури адекватни мерки за сигурност с оглед опазване целостта на архива на проекта, включително електронния архив, като осигурява: (а) адекватна физическа защита на офисите и техническите средства от вандализъм и случайно увреждане; (б) съхранение на едно копие на архива в подходящ друг офис, посочен от Възложителя, и (в) редовно дублиране на електронните масиви на подходящи носители, като едно копие от тях се съхранява в офиса, а едно – на друго място без възможност за въздействие по обща причина.

След завършване на обекта, Консултантът ще подреди, опише и предаде на Възложителя оригиналите на цялата документация по изпълнението на проекта, както и на всички съобщения, получени по електронен път.

По отношение на собствената си документация, Консултантът ще поддържа подробна документация за изпълняваните от него дейности, включително документи за извършените закупувания на техника, суровини, материали и външни услуги, наемането на работна ръка, наеми и лизинг и др. разходни документи, както и документи за спазването по всяко време на приложимите нормативни изисквания към персонала, организацията, ЗБУТ, счетоводството и контрола и др.

Консултантът е длъжен да съхранява всички документи, които по закон се съхраняват при него и не могат да бъдат предадени на Възложителя след приключване на договора, до края на изпълнението на Оперативна програма „Околна среда 2007 - 2013”, т.е. поне до 31 август 2020 г. (освен когато подлежат на съхранение за по-дълъг срок по силата на нормативни изисквания).


_________________



Стр от



Поделитесь с Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8


База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2019
отнасят до администрацията

    Начална страница