Тринивово моделиране с

Информацията, която се обработва в нормалната административна практика може да се раздели на два големи дяла- обработка на структурирана информация и обработка на неструктурирана информация.

Може да се посочат последователности на информационна обработка, при които информацията променя многократно своята организация. Това изисква на етапа на практическата реализация на информационната система на дадена административна структура, да се направи детаилен анализ на типовете информация и етапите на нейната обработка независимо от промяната на нейната организация.

Тази промяна трябва да се отчита дотолкова, доколкото в последователността на обработка на дадена информация трябва да се вмъкне макро-последователност от дейности, непроменящи структурирания характер на информацията и локализиращи се в един модул или подсистема.

Този анализ трябва да бъде не само завършен функционален модел на дейността на адм.структура, но и достатъчно формализирано описание, което да дава една практическа настройка на бъдещата информационна система.

Моделирането на управленски структури може да се извърши по различен начин и с различни средства. Повишаването на ефекта от теоретичните модели може да се постигне, като се моделира процеса на производството на продуктите на управленската дейност. Всяка управленска дейност се документира под някаква форма и това позволява самите документи да се разглеждат като краен продукт на тази дейност. Така моделирането на управленското поведение се заменя с моделиране на "производството на документи".

Голямо предимство на този начин на моделиране е възможността за директно използване на така създадените модели при настройка на системи за управление на документи и контрол на решенията. Подобен подход на моделиране изглежда по следния начин:
1. Ниво 1D

На това ниво се изграждат т.н. "Технологични вериги на обработка на документите"- ТВОД. Те описват последователността от операции, които се извършват, за да се обработи всеки документ, който постъпва в управленската структура (УС), или се поражда в нея и се изпраща навън. Във връзка с това се дефинират:

Дефинирането на типовете се извършва по характеристики касаещи например съдържание на документа, източник на документа, спешност на обработката и т.н.

Те внасят допълнителни детайли в описанието на документите. Може да се разглеждат като доразвитие на описанието на типа на документа, обхващане на допълнителни характеристики, добавяне на необходима информация за извършване на специфични операции при обработката на документите и т.н.

Дефинират се елементарни операции по обработката на документите, които дадени в последователност представят технологичната верига за обработка на даден документ. Подобни операции са например деловодно завеждане, завеждане в архив, стартиране създаването на друг документ (отговор, рецензия, анализ и т.н.), предаване/връщане на документ в заемна служба и т.н. Така дефинираните елементарни операции не се привързват към длъжности, отдели и т.н.

Дефинирането на групите има отношение към по-късното дефиниране на технологични вериги. Така се обоособява съответствието "Група типове документи" < - > "Технологична верига", което се маркира с еквивалентност на имената.

Всяка от технологичните вериги се представя чрез:

1) Групата от типове документи, които се обработват

2) Последователността от елементарни операции, с които се обработват

3) Характеристиките, които се допълват към описанията на документите, на различните етапи от изпълнение на технологичните вериги.

4) Връзки с други документи, респективно технологични вериги за обработката им- стартиране изготвянето на други документи, прехвърляне/вземане на информация към/от други документи

1D-моделът може да се изгради като текстово описание. Независимо от пълнотата му, това описание има съществени недостатъци:

-моделът е трудно читаем, защото в крайния си вид представлява многосвързана структура

Например описанието на технологична верига е свързано с групи от типове документи, елементарни операции по обработката им, други технологиични вериги и т.н. Четенето и осмислянето на такъв текст е свързано с непрекъснато движение между различните му части, тоест извършва се в своеобразен "browse"-режим.

Осигуряването на такъв режим чрез използването на хипер-текстови връзки е много трудно, а в някои случаи и невъзможно. Освен това, този режим трябва да поддържа в явен вид и изминатия маршрут, за да се гарантира оперативност на движението между елементите на свързаната информация.

За целта е желателно да се използват специализирани средства за изграждане на този модел. Подобни средства съдържа системата DOCMAN^2.0.

По-конкретно това са ресурсите на картотеката за поддържане на номенклатури и ключови думи. Тя (по аналогия с другите картотеки) осигурява две нива на свързаност на информацията, респективно на навигация между информационните описания.

Първото ниво (навигация по вертикала) дава възможност да се изграждат номенклатури на описатели на характеристики, операции и т.н., тоест да се прави тематична класификация.

Второто ниво (навигация по хоризонтала) дава възможност да се изграждат връзки от причинно/следствен характер между различно класифицирани описания.

Заедно с това, системата DOCMAN^2.0 осигурява пълноценни средства за вграждане на текстови описания към отделните компоненти на модела. По този начин се получава ефективна комбинация от задоволително ниво на формализъм, пълнота на описанието и ефективни средства за възприемане на така изградения модел.

Моделът може да се получи и в текстова форма, просто като се изведе справочна информация в подходяща форма за така изградените информационни структури и се редактира технически до завършен документ.

-текстовият модел не може да се използва директно в състава на информационна система, която автоматизира работата на УС.

Този недостатък отпада, ако 1D-моделът се изгражда със средствата на бъдещата информационна система, както по-горе бе даден примерът със системата DOCMAN^2.0.

1.7. Крайни продукти в състава на 1D-модела

Изграждането на 1D-модел дава крайни продукти с директно приложение в една бъдеща информационна система. Това са:

-номенклатури на типовете документи

-номенклатури на групи от типове документи

-номенклатури на допълнителни описатели на документите

Освен това, 1D-моделът дава и полезни (стига да са добре формализирани) междинни продукти, които служат за изграждане на модела на ниво 2D. Това са:

-номенклатури на елементарните операции по обработка на документите

-технологични вериги за обработка на документите

-връзки между технологичните вериги

Използваемостта на тези междинни продукти се определя изключително от формата и средствата с които са описани. Очевидно добрият формализъм, постигнат със система от типа на DOCMAN^2.0 позволява те директно да се използват за изграждане на 2D-модел в същата среда, така че да се ускори получаването на крайните продукти от 2D-моделирането в директно използваема форма.

На това ниво се отразява динамиката в обработката на документите и връзката им със звената на УС. 1D-моделът разглеждаше обработката на документа в статично положение- той е неподвижен, а върху него се прилагат различни процедури по обработката му.

2D-моделът най-общо представя движението на документите между звената на УС във връзка с тяхната обработка. В този смисъл, основна част от 2D-моделът е наборът от взаимно свързани маршрути на движение на документите.

Даден маршрут на движение се представя като последователност от "депа" - място за престой на документи с цел обработка. Депото отразява не само етап от движението на документ, но и наборът от елементарни операции, които се извършват на този етап.

2D-моделът представя и привързването на етап от обработката на документ към звено(а) от УС. В този смисъл той съдържа и описание на звената, респективно на техни служители. Това описание предвижда:

-включване на допълнителна информация за звената/служителите

-изграждане на връзки между звената/служителите и операциите по обработка на документите

-дефиниране на отношението на звената/служителите, към различните етапи от маршрутите на обработка на документите

Работата на дадено звено/служител, като част от УС в общия случай има отношение към няколко маршрута за обработка на документи, тоест към няколко "депа" в състава на различни маршрути. Това поражда следните проблеми:

1) Дефиниране на работно място (РМ) на служител- тоест тази съвокупност от "депа" по обслужваните от него маршрути, в които той извършва съответната обработка на документите

2) Работното място само по себе си е технологична единица със собствена организация на работа, която е част от 2D-модела. Например освен основните "депа", които са част от глобалните (за УС) маршути, всяко РМ трябва да има и допълнителни, спомагателни и т.н.

3) Дефиниране на група от работни места, изграждащи дадено звено в състава на УС. Това е част от създаването на 2D-модела, която доразвива вече дефиниран маршрут с нови етапи и евентуално допълнителна обработка на документите, за да се отрази екипния начин на работа на група специалисти в състава на звено на УС.

Доразвитието на маршрута решава и странични задачи, като например персонализиране на отговорността по обработката на документите, контрол на обработката вътре в звеното и др.

4) Дефиниране на връзки между звената

Тези връзки практически съществуват и се представят от маршрутите на движение на документите между звената. Централизираното управление на самите звена дефинира за всяко от тях един вход и един изход, които обслужват всички маршрути. Така движението на документите по различни маршрути в участък между две звена се отъждествява с един маршрут между тях, отразяващ връзката между звената.

2D-моделът предвижда изграждане на топология на връзките между самите звена на УС. Трябва да се подчертае, че това е топология на връзките на информационен обмен и тя само отчасти се покрива с връзките на подчиненост между звената в системата на ведомствената йерархия.

2.2. Средства за изграждане на 2D-модел

При липса на изисквания за формализъм, 2D-модел може да се опише под формата на свободен текст. Това влече след себе си познатите проблеми и недостатъци, коментирани по-горе във връзка с изграждане на 1D-модел.

Използването на ресурсите на системата DOCMAN^2.0 позволява да се постигне задоволително ниво на формализъм в описанието на 2D-модела и най-важното- да се осигури използване на крайните продукти от изграждането на модела в състава на реално работеща система за автоматизация на управленската дейност.

Заедно с това се гарантира пълно използване на междинните и крайните продукти от изграждане на 1D-модела, така също и приемственост на 2D-продуктите за изграждане на 3D-модел.

Особено място в изграждане на 2D-модела заемат функциите по управление на работния поток- WF-функции. Те осигуряват автоматично придвиждане на информационните обекти (документи, кореспонденти и събития) между каталози, респективно работни места.

Топологията на придвижване на инф.обекти практически може да се изгради и без WF- описания. Може да се смята, че те облекчават работата на съответните потребители, без да добавят ново качество в разработваната технология.

2D-моделът практически дава пълно описание на дейността на УС, представена чрез процеса на обработка на документи. То не включва:

-обработката на документите в съдържателен аспект- например технологията на изработване на ОПР в счетоводния отдел. За целта има разработена и законово регламентирана счетоводна технология.

-привързването на процеса на работа на УС към параметъра "време". В този смисъл 2D-моделът не позволява да се решава правата задача- "Колко работа може да свърши УС при наличните ресурси" и обратната- "При наличните ресурси, може ли да се свърши дадена дейност". Решаването на тези две задачи е обект на 3D-моделирането.

-неотчитането на параметъра "време" не дава възможност да се въведе обратна връзка, тоест да се планира и контролира така организираната работа на УС. Въвеждането на обратната връзка е също обект на 3D-моделиране.

Във връзка с казаното, пълното описание на дейността на УС, представена чрез процеса на обработка на документи включва:

1) Изграждане на обобщената информационна структура на УС, представяща движението на документите между нейните звена и средствата за управление и контрол на движението на документите

2) Вътрешната организация на звената, разглеждани като РМ за отделните служители. Това включва вътрешното движение на документите, свързаната с това обработка и контрол върху нея

3) Организация на самите работни места и персоналните задължения на всеки служител, във връзка с обработката на документите. В този смисъл, 2D-моделът детайлизира самите длъжностни характеристики до ниво "какво да се прави".

Ако е избрано и средството за автоматизация на работата на УС (съответните специализирани пакети), тази детайлизация може да се сведе и до ниво "как да се прави". Ето защо, 2D-моделът изграден със средствата на конкретна система за автоматизация на дейността на УС гарантира пълна готовност за нейното внедряване.

Постигането на пределното ниво на детайлизация на 2D-модела съответства на изграждането на значителна част от система по качеството, съгласно изискванията на ISO 9000.
3. Ниво 3D

Създаденият на това ниво модел решава два основни проблема:

1) Проверка за изпълнимост на обработката на даден обем документи при дадени ресурси - права и обратна задача посочени по-горе

2) Контрол на работата на УС, представена с 2D-модела.

Всъщност това са два доста различни проблема, които са обединени единствено от добавянето на параметъра "време" към 2D-модела.

Проверката за изпълнимост изисква разширение на 2D-модела с допълнителна информация за ресурсите, с които ще се извършва обработката на документите, темпът с който ще възниква необходимост от такава обработка, необходимите ресурси за единица обработка и т.н.

Самата проверка взаимства напълно технологичните вериги, маршрутите на документите, връзките между звената и т.н., изградени в 1D- и 2D-моделите.

Контролът на интерпретацията на 2D-модела, тоест на работата на УС изисква въвеждането на допълнителни описания, които да бъдат обработвани аналогично на документите. За тях също се дефинират технологични вериги, маршрути на движение на тези описания, обмен между звената в УС и т.н. Новите описания представят задачите, които се изпълняват при обработка на документите и самите те изискват обработка аналогична на обработката на описанията на документите.

В този смисъл, контролът на интерпретацията на 2D-модела изисква изграждане на 1D- и 2D-структури, но не за обработка на документи, а за обработка на задачи. Друга важна особеност е, че тези структури се базират изключително върху вече изграденият 2D-модел за обработка на документи.

Казано по друг начин, 2D-моделът е идеализиран модел на работата на УС, във връзка с което той не включва параметъра "време". Работата на реалната УС се определя не само от нейната организация (2D-модела), но и от начина по който нейните служители го интерпретират, тоест работят.

Ето защо е необходимо на ниво 3D да се моделира процес на контрол, паралелен на основния процес на обработка на документите. В теоретичен план може да се изкаже твърдението, че 3D-нивото с неговите компоненти за контрол отразява наличието на човешки фактор в УС. Тоест, ако УС бе изградена от машини, а не от хора, тези компоненти биха били излишни.

В момента съществуват много системи, които решават правата и обратната задача за изпълнимост на обем работа при даден обем ресурси. По-елементарните работят с линейни списъци от дейности и в общия случай са неприложими.

Тези които могат да анализират многосвързани системи, както е в случая на 2D-модел на УС, поставят ударението върху средствата за анализ, а не върху средствата за описание на функционирането на УС. Тоест с тях не може да се изгради пълноценен 2D-модел на УС.

От друга страна, наличните в момента WorkFlow системи дават мощни средства за 2D-моделиране, включително и за 3D-структури за контрол, но средствата за анализ на изпълнимост на 2D-модела са слаби.

Пълната интеграция на двата вида моделиране не само, че не е задължителна, но и по някога пречи. Моделирането за изпълнимост предвижда разиграване на варианти на само с количествена промяна на ресурсите, но и на тяхната организация, тоест 2D-модела. В условията на една реално работеща система, подобна промяна просто е немислима.

Ето защо за решението на двете основни 3D-задачи е добре да се използват различни средства.

Например за изграждане на средствата за контрол на ниво 3D, може да се използват отново ресурсите на система от класа на DOCMAN^2.0. За анализ на изпълнимостта на 2D-модела може да се използва продукт от типа на SIMMIT!, различни продукти за управление на проекти и други.

3.3. Крайни продукти в състава на 3D-модела

Крайните продукти са два и са относително независими.

Моделът представящ УС в динамичен режим на работа има за задача да даде оценка на нейната производителност, наличието на тесни места в работата й и т.н. Ако УС е относително голяма- например моделът обхваща над 8-10 звена, подобен модел е труден за обхващане и анализ на получените разултати.

В такива случаи се моделират подструктури на цялата структура или само работата на критични звена. Обикновено това са звена, които работят с външни източници на информация- например клиенти на структурата. За тези звена трудно се прогнозира натовареността им, защото тя се определя от външни фактори. Ето защо се изгражда модел само на едно или няколко свързани звена и с този модел се проиграват различни варианти на натоварване.

Оценката за производителност може да се замени с оценка за излишък или недостиг на ресурси. В този смисъл подобен анализ е полезно средство за извършване на количествени промени в звената на УС.

Вторият модел практически дава механизмите за контрол на решенията и контрол на изпълнението на резолюциите. Ако се изгради със средствата на система от типа на DOCMAN^2.0, описанията на модела могат да се използват директно за настройка на системата при нейното внедряване.

Изграждането на такъв модел е гаранция за пълното обхващане дейността на всички служители в структурата. Нещо повече- дори и не всеки от тях да има работно място в бъдещата интегрирана информационна система, наличието на пълен модел ще даде възможност по-точно да се оцени липсата на автоматизация в даден етап от информационната обработка.

Очевидно е, че други работни места трябва да бъдат натоварени с допълнителни (паразитни) функции за осъществяване на прехода от ръчна към компютъризирана обработка. Тринивовият модел, разработен в пълния му вид може да даде пълна количествена и качествена характеристика на подобен тип компромиси, които почти винаги се налагат в практическата реализация на система.

От друга страна, подобен модел работи с работните места, като с виртуални понятия, тоест не ги привъзва към технически ресурси- компютър, принтер и т.н. Пълнотата на модела, тоест количествената оценка на ангажираните ресурси позволява да се оцени възможността за използване на един и същи компютър за обслужване на няколко логически работни места.

Така може да се постигне пълно функционално покриване на логическите работни места с оптимални по обем и мощност технически ресурси.