Управление на екипи Философия на екипния модел

Екипите са неделима част от съвременния мениджмънт. В продължителен период от развитието на управлението фокусът е върху установяването на устойчива среда, традиционни роли и рутинни операции. Интензивното пазарно проникване във всички сектори на икономиката, глобализацията и развитието на средствата за информационно общуване изправят организацията пред предизвикателството на промяната, свързана с нарастващите изисквания на потребителите, по-късия жизнен цикъл на продуктите, технологичните новости, политическата и икономическата нестабилност. Движещата сила на тези промени са комуникационните и информационни технологии. Новите възможности за генериране и предоставяне на информация променят начина на живот, на работа и мислене. Изискванията се увеличават на всяко ниво, от индивидуалното през екипното до глобалното. Това налага преоценка на редица, смятани за безспорни досега схеми на управление и генериране на нови отправни точки и организационни решения.

В света на бизнеса акцентът все по-често се поставя върху необходимостта от работа в екип на консултантска основа, като базов фактор за организационна ефективност. Екипът е естествено допълнение към индивидуалната инициатива и реализация, тъй като включва по-голяма съпричастност към общите постижения. Независимо от всеобщото признание за необходимостта от екипи в управлението подсъзнателно този феномен е силно подчиняван от мениджмънта на големите организации. Това на практика е непреодолима бариера за реализиране на екипния потенциал.

Объркването по отношение на причините, които изграждат екипа обяснява само част от многото пропуснати възможности. В студията се изследват основите на екипния подход през призмата на Каценбах и Смит и в контекста на новите изисквания. На фигура 1 е представена концептуалната рамка на екипа.¹ Ъглите на триъгълника идентифицират различните категории резултати (ползи) от екипа, т.е. това което той постига, а страните и вътрешността – основните елементи и изисквания необходими това да се случи.

Истинските екипи са дълбоко съпричастни към своите цели, задачи и методи. Философията им произтича от фокуса върху колективния работен продукт, индивидуалното израстване и договорените резултати. Екипът е пряко следствие от предизвикателството за организационна ефективност.
І. Потребност от екипи.

Екипите – истинските екипи не просто групите, които ръководството нарича “екип” – са основа за постигане на организационна ефективност, независимо от големината им. Във всяка ситуация, изискваща комбинирането в реално време на множество умения, опит и проницателност екипът винаги реализира по-високи резултати от сбора индивиди, функциониращи в условията на ограничени работни роли и отговорности, т.нар. синергитичен ефект. Екипите са по-гъвкави в сравнение с организационните групи, по-производителни и адекватни на динамичните бизнес промени.

Фиг. 1. Философия на екипа през призмата на Каценбах и Смит

Днес, никой не се съмнява в настъпването на нова ера, чийто високи нива на ефективност изключително зависят от изискванията на клиента, тоталното качество, постоянните иновации, овластяването на работната сила и партньорството с доставчици и потребители. Всичко това изисква специфични поведенчески промени в цялата организация, които са трудни и непредсказуеми за индивида. Екипите са адекватният модел в съвременния мениджмънт. Тяхната роля непрекъснато нараства и то без алтернатива в създаването и поддържането на целево-адаптивни организации.

Промяната винаги е предизвикателство за управлението. Тя е основен фактор при избора на стратегически решения и реорганизации. Глобалните промени прекрояват бизнеса. Така например, границите на съвременните организации на практика много трудно могат да бъдат идентифицирани². В този тип компании, доставчиците и потребителите не са външни, а съставна част от организацията. Като пряко следствие вътрешните организационни функции се размиват. Екипи управляват проекти, чрез които реализират пробиви и иновации. Основната промяна, която мотивира този тип организации да използват екипния подход е, че стратегическите цели в съвременната динамична среда и непрекъснат натиск за промяна, не могат да се постигнат чрез рутинни действия в една статична организационна структура. Това определя и потребността от използване на екипи в управлението, за реализиране на специфичните цели на фирмената стратегия и постигане на конкурентно предимство.³

От позициите на направения анализ, нека обобщим причините, които налагат използването на екипи в управлението. Първо, те обединяват в едно група от специалисти с допълнителни умения и опит, които по правило превишават тези на включените в екипа индивиди (синергитичен ефект). Тази комбинация от умения и ноу-хау позволява на екипите да отговарят на предизвикателствата в бизнеса като нововъведения, качество и услуги на потребителите. Второ, при съвместното дефиниране на целите и методите, екипите установяват общи ценности и норми, които поддържат решаването на проблемите и инициативите в реално време. Екипите са гъвкави и адекватни на промените в бизнес средата. В процеса на работа те могат да преразгледат своите цели и методи на база нова информация и предизвикателства много по-бързо и ефективно, в сравнение с индивидите, които са в “паяжината” на по-широки организационни връзки.

В контекста на глобални промени екипите са единственото средство за постигане на конкурентно предимство и високи резултати. Фактически, организационните модели на бъдещето – мрежови, пулсиращи, кръгови, не йерархични, плоски и т.н. – се основават на екипния принцип в управлението, а не на индивидуалния. Когато мениджмънта търси съответствие между ресурси и резултати най-ефективната форма е екипната. Това на практика не означава, че индивидуалното развитие не е обект на изследване. Предизвикателството е в балансирането на персоналните роли в рамките на екипа, а не фаворизирането на някои от тях.

Въпреки всеобщото признание за потребността от екипи в управлението в теорията и социалната практика съществуват известни негативни нагласи по отношение прилагането на екипния подход. Три основни причини обясняват тези съпротивителни сили и нежелание – липса на убеденост, че екипите са единствената алтернатива, индивидуален дискомфорт и риск и „слабата” организационна култура.

1. Липса на убеденост. Все още съществуват ръководители, които вярват, че екипите са приложими изключително в непредвидими ситуации, а в устойчива среда са неефективни, тъй като членовете им губят време в непродуктивни срещи и дискусии и всъщност генерират повече конфронтация, отколкото конструктивни резултати. Други смятат, че екипите вероятно са от полза само от гледна точка на социалните връзки между хората и неадекватни когато се отнася до работа, производство и решителни действия.

От една страна, мениджмънта има правилно, позитивно разбиране за екипите, но в практиката не успява да го приложи. Например, ръководителите на екипи формулират общи цели, но те не са нито реалистични, нито общи. От друга страна, популярността на термина “екип” носи известни неточности. Мениджмънтът го използва, без да се съобразява с неговото специфично значение и в необходимия контекст. Като следствие от това се наблюдава известно объркване по отношение на дейността на истинския екип. Това не е просто всяка група хора, които работят съвместно при постигането на общи цели. Цялата работна сила на една организация например, не е екип най-малкото поради факта, че членовете й не са в състояние да работят пряко един с друг. Тези потенциални уточнения са изключително съществени. Целта при екипния подход е да се изградят общи критерии от ценности и норми. Те стимулират поведения, като съобразяване с гледната точка на другите, осигуряване на взаимна подкрепа и признание на индивидуалните постижения. В практиката развитието на подобни ценности са изключително стойностни. Те са важен фактор за екипните и организационни резултати. Екипните ценности и норми сами по себе си не са единствено условие за осигуряване на ефективност. В известен смисъл и групите развиват подобни култури. Основната характеристика, която разграничава истинските екипи от псевдо структурите е изключителния фокус върху резултата, а не към перфектността на изпълнение на дейностите. Неразбирането и пренебрегването на тези съществени характеристики отчасти обясняват липсата на убеденост в потенциала и потребността от екипи в управлението.

Ако организациите нямат адекватни културни нагласи преходът от индивидуално базирани управленски структури към екипно ориентирани на практика е невъзможен. Разбира се някои екипи винаги ще успяват – независимо от очакванията, но те ще са изключение.

Екипите не са решение за всяка съществуваща или бъдеща потребност на организацията. Съществуването на екипа има стойност само когато е проектиран на база конкретни цели и адекватна културна нагласа. Екипът не е абстрактно понятие.

Необходимостта от адекватна реакция на промените изисква прилагането на екипния подход в управлението. В този смисъл ръководителите от различно ниво е необходимо да притежават специфични знания и умения.

Всъщност “екип” е термин, който предизвиква различни възприятия. Това по необходим начин налага да се дефинира понятието. Най-често екипът е отъждествяван със спортната практика (колективните спортове), като резултат от персонален опит или с изпълнението на краткосрочни проекти. За съжаление тези разбирания не разкриват същността на истинския екип.

В доклада не се дискутира семантиката на термина “екип”. Групите, които адекватно реагират на промените могат да бъдат наричани по много начини – “ефективни групи” или “съвършени кадри”. Всеки е свободен да използват терминологията, която най-точно отразява индивидуалните нагласи. Основната причина да се представи дефиниция е всъщност пряк резултат от необходимостта да се изследва философията и потребността от екипи в управлението. Фокусът се поставя върху това, което екипите вършат, а не върху факта как се наричат.

В основата на дефиницията, която се предлага лежи фундаменталното предположение, че екипите и организационната адаптивност са неразривно свързани. Истински съпричастния екип е най-продуктивната единица, която мениджмънта има на разположение. Екипът осигурява резултати и развива специфична култура при постигането на общи цели. Това е от изключителна важност за обособяването на екипа.

На организационно ниво критичен фактор при изграждането на ефективни екипи е наличието на адекватна култура. Тя е в основата при реализирането на екипния потенциал, специфичните общи цели и фирмената стратегия. Възприетите норми и практики осигуряват основното направление на екипните усилия.

В контекста на направените бележки екипът се дефинира като малка група от хора с допълнителни умения, които са свързани пряко при постигането на специфични общи цели и уникални резултати чрез подход, за който се държат взаимно отговорни.

Ако се извадят фразите “специфични общи цели”, “уникални резултати” и “взаимна отговорност”, то това определение може да се отнася и до групите.

От дефиницията произтичат пет основни елемента на екипите:

1. Малък брой. Всъщност екипите се състоят от двама до двадесет и пет човека. Числеността зависи от мисията, специфичните цели, използвания подход, допълнителните умения и взаимната отговорност. Съобразяването с тези пет аспекта на екипа е абсолютно необходимо при неговото формиране. “Малък брой” е по-скоро прагматично указание. Теоретично и по-голяма група от хора могат да станат екип, но обикновено те се разпадат на подекипи. Големите групи са изправени пред логични спорни въпроси като конфронтация и по-комплексни противоречия, които пречат на интензивното споделяне на гледни точки. Като резултат от това големите групи имат склонност да се основават на по-неясни цели, които обикновено са изказани от йерархичните лидери, които разглеждат екипните ценности като средство за реализиране на техните индивидуални планове. Многобройните групи могат да функционират като разширени екипи, резултатите на които се стимулират от очакванията на висшия мениджмънт. Тогава, когато се нарушат ценностите на екипната работа, групата се връща към формална йерархия, структура, политика и процедури.

2. Допълнителни умения. По необходимост екипите трябва да развиват набор от допълнителни умения. Те могат да бъдат групирани в три категории: ⁴

• 
  Технически и функционални умения (екзистенциални);
  
• 
  Умения за вземане на решения в непостоянна среда. Екипите функционират в условия, които са комплексни и динамични с висока степен на риск и несигурност. Това налага те да притежават способности за идентифициране и решаване на проблеми, които са предпоставка за иницииране на промени и постигане на предварително договорени резултати;
  
• 
  Междуличностни умения. Комуникативността е едно от основните изисквания в тази категория. Договарянето на общи цели и взаимно разбирателство е невъзможно без ефективно общуване и конструктивни конфликти в екипа. Това включва поемането на риск, непреднамерена критика, обективност, активно слушане, поддръжка и признаване на индивидуалните постижения.
  

Обща грешка при селекцията на екипа е и прекомерното наблягане върху индивидуалните умения. Нито един екип не притежава в началото всички необходими умения, особено междуличностни. Екипите са средство за персонално обучение и развитие. Техният фокус върху резултата по естествен начин ги мотивира да определят пропуските в уменията и специфичните нужди за развитието на членовете в екипа. С изключение на някои технически и функционални умения, когато съществува известен потенциал, динамиките на екипа развиват нови допълнителни умения. Всъщност, предизвикателството за всеки потенциален екип се основава в намирането на верния баланс между селекция и развитие.

Екипите инвестират огромно количество време и усилия за изследване, формулиране и постигане на съгласие за целта, която им принадлежи колективно и индивидуално. Фактически истинските екипи никога не спират тази “целева дейност”. С търпение и изключително внимание те периодично преразглеждат своите цели и ”договора” със средата (т.е. дали целите са в една посока с изискванията на бизнес обкръжението). Непосредствен резултат от тези допълнителни усилия е възможността на екипите да реагират бързо и адекватно на промените.

Организационните цели и специфичните екипни цели са в корелативна връзка. Комбинацията е съществена за организационната ефективност и поддържането на екипите във времето.

Често много екипи третират социалните аспекти на работа като несвързани с непосредствените резултати. В истинските екипи всеки член има различна социална роля в зависимост от ситуацията. Когато индивидите методологизират дадена дейност, особено в бизнеса всеки от тях има силни и слаби страни, различно образование, таланти и предразсъдъци. Единствено чрез взаимно разбиране как да се приложат тези човешки ресурси за постигане на конкретни резултати групата може реално да развие и постигне съгласие по отношение на екипен подход, адекватен на целта. В основата на подобни продължителни взаимодействия е процеса на изграждане на съпричастност, при който екипа изследва методите на работа, като при необходимост ги променя в зависимост от изискванията на бизнес-средата. Фактически това установява социален договор между членовете, който ги свързва с целта, направлява и мотивира да работят съвместно.