Управление на материалните и информационни потоци във веригата на доставките

Осъществяването на конкуренцията не между отделните предприятия, а между веригите на доставките, в които те участват, налага мениджърите да разбират по-добре начините за тяхното управление. Основните характеристики на управлението на веригата на доставките могат да бъдат разгледани като взаимосвързаност и координация между предприятията в областите на управление на материалните, информационните, финансовите потоци и потоците от знания.

Цел на настоящия доклад е да представи степента на приложение в българската стопанска практика на някои практики за управление на материалните и информационни потоци във веригата на доставките (ВД). Координацията на дейностите по управлението на материалните потоци между организациите е проучена с пет показателя, а по отношение на управлението на информационните потоци във ВД са използвани три показателя.

Данните за изследването са събрани през 2003 и 2004 г. посредством метода на личното интервю. Използваният за целта въпросник съдържа въпроси, които включват предимно ординални скали (изразяване на степен на съгласие с дадено твърдение като се използва число от 1 до 5). Всеки показател се състои от съвкупност от подпоказатели, измерени чрез отговорите на определи въпроси. Освен анализа на обобщените отговори на всички предприятия са определени и дискутирани приликите и различията в начина, по който предприятията, заемащи различни позиции във веригата, осъществяват практиките за управление на материалните и информационни потоци във ВД. Тези позиции съответстват на различните фази на движението на материалните потоци: пряк доставчик (доставчик от 1-во ниво), производител, търговец на едро, търговец на дребно.

Проучени са 151 предприятия, от които 29.8 % са от козметичния бранш, 22.5% са за производство и търговия на захарни изделия, а останалите 47.7% предприятия представляват различни отрасли. Производителите съставляват най-голям дял (64,2%), а търговците на едро, преките доставчици и търговците на дребно са съответно 23.01%, 12.39% и 7.96% от предприятията.

Отговорилите организации се различават по размер от гледна точка на броя заети, като 86.8% от тях са малки и средни предприятия (до 249 заети). Средната стойност на годишния оборот е 21 392 хлд. лв. Изследваните предприятия са сравнително млади, т.е. създадени в началото на 90-те години (медиана 1994 г.). Това са предимно български организации (83.4%), реализиращи продукцията си основно на българския пазар (82,1%).

Способността да се споделя с участниците във веригата оперативна и стратегическа информация, свързана с управлението на материалните потоци позволява ефективното придвижване на продуктите до крайния потребител, ето защо с настоящия анализ се оценява съдържанието на комуникацията, както и наличието на координирани усилия за подобряване на управлението на материалните потоци. В най-високата си точка на развитие тези усилия се изразяват в обмен на планове за развитие и растеж или съвместно планиране на дейността.

Данните в табл. 1 показват, че информацията не надхвърля традиционния обмен свързан с логистиката и продажбите - на първите четири места с оценки над 3 е поставен обмена на информация за доставките, цените, продажбите и програмите за подобряване на обслужването на клиентите. Ниски оценки под 3 получават следващите четири области пряко свързани с взаимодействието между предприятията по отношение на управлението на материалните потоци, а именно обмен на прогнози, промоционални планове, информация за запасите и координираните усилия за намаляване на запасите. Тази отрицателна тенденция илюстрира липсата на стремеж да се увеличи съдържателността на обменяната информация.

Табл. 1. Съдържание на комуникацията. Средни отговори на въпроса: До каква степен си взаимодействате с вашите основни клиенти и доставчици по отношение на дейностите по-долу?

Внимателното проучване на резултатите, по отношение на клиенти и доставчици разкрива по-високата оценка, която получава поначало традиционният обмен на промоционални планове с клиентите (3,09), както и координираните програми за подобряване на обслужването (3,57). С други думи, макар и с доставчиците да се обменя до известна степен информация за запасите (3,3), все още се пренебрегва прехвърлянето на информация към тях за предстоящите промоции и програми за подобряване на обслужването на клиентите, за да могат те да планират дейността си и да не се допуска недостиг на материали, който би попречил на положителните резултати от тези дейности. Големият дял на оценки 4 и 5 (41%) и значително по-високата средна спрямо доставчиците по отношение на информацията за запасите илюстрира, разбира се, една положителна тенденция, но тя има само изолиран ефект върху равнището на запаси от материали основно при купувачите, и не би могла да компенсира по-ниската степен на прозрачност спрямо планираните промоции и дейности за подобряване на обслужването, която ограничава възможностите за намаляване на запасите при самите доставчици. Освен това, над 60% от предприятията не споделят информация с тях за продажбите и дори не им предоставят разработените си прогнози за търсенето. Така липсата на представа за действителното търсене не осигурява възможност за подобряване на вземането на решения във веригата на доставките.

Останалите области са свързани с обмена на по-специфична информация, отнасяща се до разходите и плановете за развитие и растеж, както и съвместните усилия за проектиране на нови продукти, повишаване на качеството и планиране на дейността. Този вид комуникация е характерна за по-високо еволюиралите ВД, защото позволява още по-голяма интеграция отколкото само споделянето на прогнозни данни. Не е изненадващ резултата, че тези области в настоящото изследване получават средни оценки под 3.

Качеството на крайните продукти зависи от всички участници във ВД и от изграждането на такива взаимоотношения, които позволяват внедряването и координирането на дейности по управление на качеството в цялата верига. Приблизително 1/3 от предприятията заявяват, че разработват съвместни програми за контрол на качеството, но ниската средна стойност на отговорите им (2.73) показва, че тази практика е все още във зародиш у нас.

Както видяхме, съвместното управление на запасите при изследваните стопански единици все още не се явява приоритет в междуфирмените отношения. Ето защо не е учудващ факта, че инициативата доставчиците сами да управляват запасите от входящи продукти при клиентите се намира на последно място и получава много ниска оценка (1.9). Една от най-рядко използваните области на комуникация е обменът на информация за разходите. Чувствителността на предприятията по отношение на обмена на информация за разходите прикрива реалния принос на всеки участник във веригата в добавянето на стойността, което прави трудно справедливото разпределение на рисковете и ползите.

От гледна точка на позицията във веригата съществуват много различия, но тук са подчертани само по-интересните контрастни ситуации.

• 
  Почти всеки втори търговец на едро и дребно определя координирането на програмите за подобряване на обслужването на клиентите с доставчиците като важна практика (средна оценка над три), докато при доставчиците и производителите тази практика получава сравнително ниски средни оценки.
  

• 
  Търговците на едро разглеждат като важна област на комуникация обмена на промоционални планове и прогнози за търсенето, както и съвместното планиране на дейността с доставчиците (оценки над 3), докато останалите участници във веригата и най-вече производителите и техните доставчици използват тези практики по-рядко.
  

• 
  Като цяло търговците на едро показват най-висока степен на развитие по показателя съдържание на комуникацията, тъй като средните стойности по половината подпоказатели е над 3. Това се отнася най-вече за информацията, обменяна с доставчиците.
  
• 
  Производителите поставят най-висока оценка на съвместното проектиране на нови продукти с клиенти. Този факт, макар и очевидно обясним с притежаването на отговорността за процеса именно от производителите, все пак е оптимистичен, имайки предвид високия дял на производителите (42%), които дават отговори 4 и 5. От друга страна не е малък и делът на търговците на едро, които съвместно с партньорите си от двете страни на веригата участват в проектирането на нови продукти (около 35%). Ако към тези две тенденции се присъединят и доставчиците със знанията за суровините и материалите за производство на нови продукти, би могъл да се получи съществен напредък в интегрирането на този важен за веригата процес.
  

Големият брой участници в традиционните вериги прави интегрираното управление на материалните и информационни потоци не само сложно, но и почти невъзможно. Ограничаването на тази сложност изисква намаляване на броя на участниците. Всяка втора българска организация е рационализирала своята база от доставчици (оценки 4 и 5). Все пак, сравнително ниската стойност на средната оценка 3.43 (табл.2), показва, че мениджърите на останалата половина не оценяват значението на по-малкият брой доставчици за ефективността на снабдяването.

Що се касае до позицията във веригата, преките доставчици се характеризират с по-високи оценки за обсъжданото направление в сравнение с останалите участници във веригата (средна 4.11). Това се дължи на факта, че повечето от тях са вносители и работят с един или двама чуждестранни доставчика.

Този показател заедно със следващите два, "обмен и съвместимост на показателите" и "степен на обратна връзка", са елементи на системата за измерване на резултатите от дейността, която предоставя средствата и мотивацията за ефективно управление на веригата на доставките. Чуждестранните изследвания разкриват, че най-типичната област, в която се обменят цели и показатели и се осъществява обратна връзка между участниците във веригата е областта на управлението на материалните потоци (показатели за запаси, време за изпълнение на поръчките, качество и др.).

Анализът на резултатите по позиция във веригата разкрива, обаче, една ясна картина на състоянието на съвместното целеполагане в двете връзки производител–търговец на едро и производител–доставчик от 1-во ниво. По всички използвани скали търговците на едро се отличават с по-високи резултати в сравнение с производителите по отношение на доставчиците. Производителите, от своя страна, твърдят в по-голяма степен в сравнение с търговците на едро, че имат еднакви конкурентни оръжия и съгласувани стратегически цели с клиентите си. Тези два важни резултата отново ни води до извода, че връзките между производители и търговци на едро се отличават с много по-голямо равнище на интензивност на интеграционните процеси, отколкото останалите връзки във веригата и най-вече тези между производители и доставчици, както и между търговци на едро и търговци на дребно.

Споделянето на съвместими показатели в областта на управлението на материалните потоци подпомага постигането на синергия от функционирането на цялата верига. Отговарящите лица, обаче, не оценяват високо инициативите в тази посока (Табл. 4). Фактът, че средната за трите подпоказателя е под 3 и едва под 1/3 от предприятията са ги оценили с 4 и 5, показва, че те не са възприели показатели, които да са съвместими с тези на техните основни клиенти и доставчици.

Обратната връзка се изразява в получаването на информация от клиентите за степента на тяхната удовлетвореност, както и осигуряването на такава за доставчиците с цел контролиране на ефективността на управлението на материалните потоци. Четири от всеки пет организации получават обратна връзка от клиентите си, две от три измерват цялостната удовлетвореност на преките и всяка втора прави това за крайни клиенти, което показва, че тези практики са добре установени (Табл. 5). С други думи, мениджърите считат, че предприятията получават във висока степен обратна връзка от клиентите. Спрямо доставчиците, обратна връзка се предоставя в ограничени области и в по-малка степен за цялостната удовлетвореност на организацията. Тези резултати отново потвърждават направения извод, че предприятията измерват успеха си основно с удовлетвореността на клиентите и пренебрегват значението на доставчиците за този успех.

Откритото разгръщане на информацията в цялата ВД изисква изграждането на технологични способности за информационен обмен, чрез които да се поддържа нейния интегритет. Табл. 6 ясно показва, че усилията на предприятията да използват съвременните информационни технологии като средство за повишаване ефективността на управлението на материалните потоци в цялата верига са много под необходимото равнище. И по-конкретно, информационните връзки напред и назад във веригата не са достатъчно добре развити ("интегриране на инф. системи с доставчици и клиенти" получава оценка 2.45), а и останалите подпоказатели също се характеризират с изключително ниски средни оценки. Въпреки, че присъствието в световното WEB пространство позволява на предприятията да осъществяват комуникацията пряко с клиентите, които могат да се осведомят за наличността на определени продукти и услуги без да се придвижват физически до мястото на продажба, създаването на WEB-базирани каталози е изключително пренебрегвана област и едва една от всеки пет организации твърди, че инвестира ресурси в нея. Освен това, характерното за целия показател е, че предприятията, заемащи различни позиции във веригата, са напълно единни в оценнките си. Всъщност 60% от тях считат, че неподходящите информационни системи и липсата на ресурси за необходимите технологии са най-съществените фактори, които възпрепятстват интеграцията във ВД.

Използването на телекомуникационните и информационни технологии се оказва недостатъчно за осъществяването на интензивен информационен обмен що се отнася до предприемането на съвместни дейности между организациите в области като управление на качеството, управление на запасите, програми за обучение на персонала, стратегическо планиране. Ето защо, предприятията включват в методите на комуникация срещи между персонала от различни управленски нива и дори изграждането на междуфирмени екипи, чиято цел е да се засили координацията и интеграцията между участниците във веригата. Разбира се, най-използваният метод на комуникация е осъществяването на телекомуникационни връзки с партньорите (4.73, табл.7), следвани от електронните (3.4). Макар и с оценка под 4, но все пак над 3, електронната комуникация получава заслужено внимание от страна на българските мениджъри. Анализът на резултатите по предходния показател разкри ниска степен на инвестиране в информационни системи, обвързващи участници във веригата, поради което може да се направи извода, че електронната комуникация се използва средно от всяка втора българска организация, но е ограничена основно до предаването на информация относно параметрите на конкретните поръчки (условия на доставка, търговски условия) като се използва предимно Интернет мрежата.

За да бъде ефективен информационния обмен, комуникационното поведение трябва да съответства на потребностите за обработка на информацията. Така например, обменът на занания за фирменото управление, технологии и техническа информация изисква срещата на персонал от двете страни, а съвместното планиране на дейността и развитие на нови продукти предполага съставянето на съвместни екипи. Срещата на екипи е оценена средно от предприятията с 3.35, което е една сравнително положителна тенденция, но съпоставянето с областите на обмен, които имат оценка над 3 в точка 3.2.1. и които предполагат такива междуличностни срещи показва, че техен предмет са координарнето на програмите за подобряване обслужването на клиентите и обмена на промоционални планове, т.е не са застъпени механизми, които имат по-задълбочен интеграционен характер, а само координиращ такъв. Що се отнася до съвместните екипи, тук съществува съответствие с областите на обмен, които изискват подобен метод на комуникация. Използването на такива екипи е един от най-ефективните подходи за подобряване на координацията между участниците във веригата, но малко организации са постигнали степен на интеграция, която позволява ефективното използване на междуфирмени екипи. Като интеграционен механизъм създаването на такива екипи не се прилага в задоволителна степен (2.46).

Комуникацията при високоеволюиралите ВД се осъществява между представители от различни функции на купуващата и продаващата организация, което подпомага разрешаването на проблемите и координацията на операциите. Оценката на функционалните области, участващи в комуникацията разкрива, че най-интензивен е информационният обмен между маркетнинг/продажби и клиентите от една страна, и между снабдяване и доставчиците от друга, тъй като ежедневните оперативни отговорности на двете функции налагат това (4.44 и 4.46 съответно, табл.8).

Следващите три функционални области, логистика, финанси/счетоводство и производство, участват по-умерено във външнофирмената комуникация (обобщена средна оценка над 3). За разлика от повечето анализирани въпроси, където фокусът е основно върху клиентите, тук интензивността на комуникацията между тези области и доставчиците е по-ярко изразена. Фактът, обаче, че при около 40% от предприятията логистичните отдели нямат пряк контакт с доставчиците и клиентите навежда на извода, че тези предприятия все още не оценяват достатъчно високо стратегическата роля на логистиката за тяхното управление.

Анализът по позиция във веригата разкрива значителни различия между производителите и търговците на едро по участието на маркетинга и снабдяването в комуникацията съответно с доставчиците и клиентите – при търговците то получава по-високи оценки. Тези две различия ни позволяват да направим следния важен извод: докато връзката производител – търговец на едро във веригата се отличава с голяма степен на отвореност на прилежащите й организационни сруктури, което е предпоставка за осъществяването на процесна интеграция, то връзката производител – пряк доставчик изостава в това отношение и възпретятства интеграцията назад във веригата.

3. Изводи

Комуникацията между участниците във веригата не надхвърля традиционния обмен свързан с цените, доставките и продажбите. Този факт се обяснява с нежеланието да се споделя информация – 2/3 от предприятията го посочват като фактор, който възпрепятства интеграцията във ВД. Внимателното проучване на резултатите по отношение на клиенти и доставчици разкрива широкото разпространение на обмена с клиентите. Като цяло, търговците на едро се характеризират с най-високи оценки по показателя "съдържание на комуникацията" и това се отнася най-вече за информацията, обменяна с доставчиците.

Ефективното управление на процеса на снабдяване често налага ограничаването на броя на доставчиците. Голяма част от българските предприятия са започнали процеса на рационализация чрез опростяване на снабдяването, което само по себе си е една положителна тенденция, ако бъде съпроводена с прилагането на подходящи интеграционни механизми спрямо доставчиците. Както видяхме, обаче, изследваните стопански субекти пренебрегват използването на методи, които да полагат стабилни основи на взаимоотношенията с доставчиците. Това ни позволява да направим допускането, че основната мотивация, която стои зад намаляването на техния брой, е повишаване на обема на закупуваните количества с цел получаването на ценови отстъпки.

Междуфирменото хармонизиране на целите се прилага слабо от страна на изследваните стопански единици, т.е. малко от тях са основали успеха си на наличието на сплотен екип от партньори. В много по-ниска степен се съгласуват целите с доставчиците.

От трите елемента на системата за измерване на дейността, степента на обратна връзка е най-силно развита. Фактът, обаче, че разработването и обменът на съвместими показатели не получава необходимото внимание от страна на българските организации показва, че съдържателната страна на осъществяваната обратна връзка има най-общи измерения, не е сведена до използването на конкретни количествени показатели, поради което чрез нея може да се определи правилността на предприетата насока в управленските решения, но не и извървяния път, т.е. постигнатите резултати.

Връзките между производители и търговци на едро се отличават с много по-голямо равнище на интензивност на интеграционните процеси, отколкото останалите връзки във веригата.

Въпреки, че се инвестират малко средства в интегрирането на информационните системи с доставчиците и клиентите, все повече български предприятия използват електронната комуникация, което прави възможно бързия обмен на данни, свързани най-вече с изпълнението на поръчките. Провеждането на срещи на екипи и изграждането на междуфирмени такива е по-слабо застъпено и, както видяхме все още се използва основно за координиране на дейности като промоции, предаване на информация за нови продукти, подобряване обслужването на клиентите, и в по-малка степен за интегрирано, съвместно осъществянане на дейности като развитие на нови продукти и съвместно планиране на дейността.

При 1/4 от изследваните предприятия съществува високо ниво на комуникация между функциите на участниците във веригата. Около 1/3 от тях се характеризират с традиционно взаимодействие, което се изразява в лицето на купуващите и продаващите организационни единици, през които минава цялата информация, свързана със стопанската дейност между предприятията. Останалите функции не взаимодействат помежду си.

Резултатите показват, че българските стопански единици започват да стават по-отворени към своите основни партньори, като намаляват броя на доставчиците си и изграждат съвместни комуникационни структури, състоящи се от подходящи методи за осъществяване на комуникацията и, което е също толкова важно, от представляващи различните функционални области участници в информационния обмен. Тези положителни тенденции, обаче, са възпрепятствани от ограничения характер на предаваната информация, свеждаща се основно до чисто търговските параметри на сключваните сделки. Все още не са паднали изцяло бариерите между организациите, което да им позволи съвместно целеполагане в области като управление на запасите, управление на качеството, както и разработването на съвместими показатели за измерване на дейността, които да дават индикации за степента на постигане на целите. Тези области от управлението на материалните потоци, както и неподходящите информационни системи за междуфирмен комуникационен обмен, представляват възможности за бъдещо развитие и са свързани с предизвикателства, които ако бъдат преодолени, ще допринесат много за удовлетвореността на крайния потребител, а съответно и за засилване на конкурентните позиции на всички участници във веригата.

1. 
   Раковска М., Изследване на управлението на веригата на снабдяване в България: методологични основи – В: П. Димитров (ред.) Логистиката в България – теория и практика. С., ИБИС, 2003, с. 112-124.
   
2. 
   Fawcett, S. and G. Magnan. Achieving World-Class Supply Chain Alignment: Benefits, Barriers, and Bridges, Center for Advanced Purchasing Studies, 2001.
   
3. 
   Handfield, R. and E. Nichols. Supply Chain Redesign: Transforming Supply Chains into Integrated Value Systems, Prentice Hall, 2002.