Възможности за измерване на ефективността на складовите операции

Ефективността се получава, когато даден краен резултат се получи с минимално вложени средства на входа. Изследването на ефективността на складовите операции, извършвани в една организация, обаче изисква те да се разглеждат като елемент от един по-сложен процес, а именно – логистичния процес. Сложността му се определя от необходимостта за координиране на функциите по снабдяване, обработване на товарите и разпределението им към клиентите. Логистичният процес в склада е по-широк от технологичния процес и следва да включва: снабдяване, контрол върху доставките, разтоварване и приемане на товарите, вътрешно-складово транспортиране и превозване на товарите, складиране и съхранение на стоките, контрол и поддръжка на наличностите, отписване на стоките при тяхното изпращане, информационно обслужване на склада и други допълнителни дейности.

Целта на настоящата разработка е да се изследват възможностите за измерване на складовата ефективност, като се анализират отделните складови операции. На тази основа следва да изградим методология за степенуване на складовите операции и да потърсим начини за съпоставяне (гап-анализ) на използваните складови операции с най-добрите световни практики.

1. Основни характеристики на складовите операции.
Основна задача на снабдяването със стоки е да се осигурят стоки или материали в склада. Отчитането и контрола на постъпленията в склада дава възможност да се осигури ритмична обработка на товаропотоците, максимално да се използва обемът на склада и необходимите условия за съхранение, както и да се намали времето за съхраняване на запасите, а с това да се увеличи оборотът на склада.

При приемането на стоките в склада е необходимо да се отчетат условията за доставки, предвидени в договорите. На тази база се извършва предварителна подготовка на местата за разтоварване, подготвят се съответните транспортни средства и необходимото товаро-разтоварно оборудване.[1] На този етап от логистичния процес в склада се извършват следните операции:

• 
  разтоварване от транспортното средство;
  
• 
  контрол върху документацията и физическото състояние на доставката;
  
• 
  документално оформяне на товарите с помощта на информационната система;
  
• 
  формиране на складови товарни единици.
  

При транспортирането на товарите в склада целта е то да се осъществява в минималното време и пространство и по най-късите маршрути.

Системата за складиране е целесъобразно да включва разполагане на товарите в склада и тяхното рационално управление. При разработването на системата за складиране се отчитат всички връзки между товарните потоци и свързаните с тях фактори (параметри на склада, разполагаеми технически средства, особености на товарите и други).

Системата на складиране се реализира, чрез следните основни елементи [3]:

• 
  складова товарна единица;
  
• 
  вид на складирането;
  
• 
  складово оборудване;
  
• 
  система за комплектация и други.
  

Подбирането е систематизиране на определени частни количества от общото количество въз основа на информация за изпълнение на заявките. Съществуват разнообразни схеми на системите за комисиониране, определени от различното съчетание на следните елементи, а именно:

• 
  изходно положение на стоката по отношение на комисиониращия – статично и динамично;
  
• 
  преместване на стоките в пространството – еднодименсионно и многодименсионно;
  
• 
  начин на изпълнение на комисионирането – с помощта и без помощта на технически средства и други.
  

• 
  управление на приемането и експедирането на стоките;
  
• 
  управление на запасите;
  
• 
  обработване на постъпващите документи;
  
• 
  подготовка на съпровождащите документи при експедиция на стоките.
  

• 
  ръчна обработка на информацията;
  
• 
  обработка на информацията в пакетен режим – обработка на данни за постъпили и експедирани стоки, които периодично се обработват;
  
• 
  обработка на информацията в реално време – в този случай информацията се въвежда в компютърната техника едновременно с движението на стоките.
  

В настоящата разработка следва да използваме методологията за измерване на ефективността, прилагана от бизнеса под формата на система от показатели за изследване на конкурентоспособността. Едновременно с това не можем да не споменем и да не отчетем човешкия фактор в цялостния логистичен процес.

Общопризнато е, че човешкият потенциал е един от най-ценните, които притежава дадена организация. Необходимо е той да се развива, изследва и обогатява.
Мотивацията е с особена тежест в момента на членството на България в Европейския съюз. Днес е необходимо насърчаването на мотивацията за труд и внедряването на нови, съвременни мотивационни методи, промяна в нагласите, поведението на индивидите и групите, формиране на нова ценностна система в целия персонал на предприятието. Само онези предприятия, които успеят да предложат на персонала си необходимите и желани стимули, ще успеят да го задържат и привлекат, което би довело до цялостен успех в дейността им. Предизвикателствата, които стоят пред организацията (в частност бизнес-предприятието) налагат да се промени философията на цялостната и мотивационна стратегия. Трябва да се създаде нова ценностна система от управленските кадри, с цел усвояване на знания и умения за правилното мотивиране на персонала, за изучаване нуждите, опознаване европейския опит и добри практики и прилагането им у нас. [5]

Бизнесът се конкурира на базата на финансовата, производствената, качествената и времевата ефективност. Важно е складът да се изследва с помощта на тези бизнес измерители, тъй като дори частните складове днес се съревновават с аутсорсинг организациите, предлагащи складови услуги. Ако един частен склад не е конкурентноспособен спрямо потенциалният аутсорсинг партньор, частния собственик на склад може да преразгледа нуждата от свой собствен склад.[1]

Целесъобразно е прилагането на следната система от показатели за измерване на ефективността:

• 
  Финансова ефективност на склада.
  

Пример на складова ефективност на база измерване на разходите на основните дейности

В разгледания случай се установява разходът за всяка складова дейност (приемане, подреждане, съхраняване, комисиониране, изпращане и натоварване). Така получените разходи за дейността са основа за сравнение с предложенията на аутсорсинг фирма, за определяне на бюджета за следващата година и други.

• 
  Показатели за производителност.
  

Плътността на съхраняване като съотношение между наличния капацитет за съхраняване, който се използва към общата площ на склада също е препоръчителен индикатор за оценяване. Обикновено се представя в стойност, обем, единици или позиции от запасите, които могат да бъдат разположени на един квадратен метър.

• 
  Показатели за качество на складовата дейност.
  

• 
  точност на манипулациите за подреждане в склада – процент на материалите, които са поставени на правилното им място в склада;
  
• 
  точност на запасите – процент на запасите, разположени в склада, които са записани правилно в отчетността;
  
• 
  точност на подбора – процент на подбраните стокови линии без допуснати грешки;
  
• 
  точност на изпращане – процент на заявените линии, изпратени без допуснати грешки.
  

• 
  Времеви измерители на складовата ефективност.
  

• 
  от рампата до мястото за съхранение – времето от пристигане на стоките в района на склада до готовността им за комисиониране или изпращане;
  
• 
  складово време за един цикъл на обслужване на външен потребител – времето от изпращане на заявката в склада до нейното комисиониране, опаковане и готовност за изпращане.
  

Показатели за измерване на складовата ефективност [3]

Гап-анализът е един от методите за оценка на складовите практики от гледна точка на тяхната ефективност. Основната трудност при неговото прилагане се състои в това, че описанията на практиките при отделните складове не са количествено измерими. Вместо това за всяка функционална дейност в склада - приемане, подреждане, съхранение, попълване на запасите, определяне на мястото за съхранение, комисиониране, изпращане и комуникации може да се избере една от степените по 5–степенната скала за измерване на най-добрите практики в света (5-а степен), средните нива на ефективност (3-а степен) и най-ниските такива (от 1-а степен) - таблица №3.[3]

Пет степенна скала за измерване на ефективността

С цел яснота на степените на ефективност на складовите операции е целесъобразно да посочим следните примери :

• 
  Складови операции от първа степен - приемането преминава по следния начин: доставката пристига в склада неочаквано. В склада няма информация също за това какво има в нея и дали и/или кога същата е била заявена. Тъй като не сме очаквали идването на доставката, нямаме наличен персонал за разтоварване на транспортното средство и свободна рампа за това. Когато персоналът и платформата бъдат осигурени, ние отваряме вратата на транспортното средство, разтоварваме доставката и я поставяме на рампата. След това се появява служител, който с помощта на хартиен носител сравнява заявката със съдържанието на доставката и при нужда нанася съответните корекции. В процеса се включва и оператор на вилкоповдигач, който подрежда доставката в склада, като поставя стоките на най-близкото и удобно място за съхранение, което се опитва да запамети. За съжаление, този пример се отнася в голяма степен за повечето настоящи складови операции у нас.
  
• 
  Складови операции от пета степен – такива са складовите процеси в едно Американско производствено предприятие - Burligton Industries [3]. В този случай палетите, излизащи от производствените линии се натоварват направо на изходящите транспортни средства за тяхното изпращане. Всеки палет притежава бар-код идентификационна табела, която операторът на вилкоподвигача сканира в момента на повдигане на товара в края на производствената линия. Когато операторът на вилкоповдигача отнесе товара върху изходящото транспортно средство, той сканира бар-код етикета върху транспортното средство, за да въведе вече натовареното количество. Когато всички палети бъдат натоварени върху транспортното средство, диспечерът изпраща предварителен ноутис за изпращане на товара към потребителя, посочващ времето на изпращане на товара, точното разположение на всеки палет в транспортното средство и прогнозираното време за пристигане при клиента.
  

С разтоварването на всеки палет на рампата, регистрационната бар-код табела се сканира за отправяне на запитване за последващото обработване на товара. Първата проверка, която се прави в системата е за възможен кросдокинг. Ако към момента стоката се изисква от изходяща заявка, операторът на вилкоповдигача се отправя, за да отнесе товара към транспортното средство, в което се подготвя за изпращане съответната заявка. В противен случай, складовият оператор се отправя към предварително зададена локация (определена от системата за управление на склада преди пристигане на товара) за съответната стока. Първият избор би бил основната зона за подбиране, ако същата се нуждае от презареждане, а след това се допопълва и резервната зона.

На основата на направеното изследване на възможностите за измерване на складовата ефективност можем да направим следните изводи:

• 
  Измерването на складовата ефективност изисква прилагане на предварително разработена система от показатели;
  
• 
  След отчитане на складовата ефективност е целесъобразно сравняване на текущите показатели с добрите световни практики;
  

• 
  Ключът към повишаване на складовата ефективност е основно в намаляване на работното съдържание. Основно това може да се постигне с експедитивна обработка на материалите и информацията, тъй като при всяко обработване на единица стока или документация се увеличават времето и ресурсите, необходими за тази операция и в резултат на това се повишава и вероятността за допускане на грешки.
  

[2] Emett, St. Excellence in Warehouse Management, , John Wiley & Sons ltd, 2005. ISBN 13 978-0-470-01531-5

[3]Frazelle, Ed., World-Class Warehousing and Material Handling, McGraw-Hill, 2001. ISBN 0-07-137600-3

[4] Inventory and Warehouse Management Best Practices, Smart Turn, 2009, www.smartturn.com