Доклад №0200003411 за извършен одит за съответствие при финансовото управление на Община Каолиново за периода от 01. 01. 2010 г до 31. 12. 2010 г

През 2010 г. не са внасяни предложения и не са приемани управленски решения за поемане на общински дълг. С решение на ОбС № 7 от 30.11.2007 г. е сключен договор с ПУДООС за безлихвен заем в размер на 63 298,50 лв. с цел закупуване на съдове за битови отпадъци при двегодишен гратисен период. През 2010 г. за погасяване на заема са изплатени 20 968, 70 лв. и 130 лв. за забавено плащане. Дългът по този заем към 31.12.2010 г. е 42 329,80 лв. С решение на ОбС № 96 от 26.08.2008 г. е сключен договор за финансов лизинг в размер на 78 037,62 лв. за закупуване на лек автомобил. През 2010 г. по него са изплатени 12 723,15 лв. главница и 2 027,66 лв. лихви. Размерът на дълга към 31.12.2010 г. е 43 467,01 лв. Общата сума на плащанията по поетите дългове извършени през 2010 г. съставляват 2,4 на сто от общата сума на собствените приходи и общата изравнителна субсидия по последния заверен годишен отчет за изпълнението на бюджета, в случая за 2009 г., с което е спазено ограничението от 15 на сто определено с разпоредбата на чл. 12, ал. 1 от ЗОД. Кметът е внесъл в ОбС доклад за състоянието на общинския дълг⁷⁸ към 31.12.2010 г.

Кметът на общината е възложител на обществени поръчки (ОбП) по смисъла на чл. 7, т. 1 от Закона за обществените поръчки (ЗОП) и през одитирания период не е делегирал правата си на друго длъжностно лице.

В общината няма организирани или прекратени процедури по ЗОП през одитирания период. През 2010 г. са стартирани две процедури по НВМОП, които продължават през 2011 г., като едната не е финализирана със сключен договор, поради обжалване пред ВАС.⁷⁹ Приключена е процедура на открит конкурс, открита през 2009 г. Няма прекратени процедури по НВМОП през одитирания период.

По реда на чл. 2, ал. 1, т. 1 и т. 2 от НВМОП са възложени общо 10 малки обществени поръчки (МОП), за които са сключени 13 договора.⁸⁰ Сключени са 41 договора с изпълнители по реда на чл. 2, ал. 2 от НВМОП на стойност 164 390.97 лв. без ДДС⁸¹.

Проверени, анализирани и оценени по време на одита са две процедури по НВМОП, и всички МОП, възложени по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП⁸².

2. Вътрешни актове

Процесът на възлагане на ОбП е регламентиран във вътрешни правила (ВП)⁸³, утвърдени със заповед на кмета. Правилата са част от СФУК и определят условията, реда и контрола при планиране, провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки (ВОП), изпълнението на сключени договори, съхранение и ползване на документацията за тях.

а) Конкретизирани са отговорности и задължения за юриста, които включват: изготвяне и комплектоване на документацията в срок; правилно определяне на правните основания за стартиране на процедурите и законосъобразното им провеждане; подготвяне на писма за публикуване на решение и обявление на възложителя; подготвяне на заповеди, на бланки образци при провеждане на процедурите; изготвяне и подписване на проекто-договора и договора за ОбП, одобряване на протокола за работа на комисията за избор на изпълнител въз основа на три оферти. Така определените отговорности не отчитат отсъствието на длъжността “юрист” в щатното разписание на ОбА, както и юридическото обслужване през одитирания период чрез договор за услуга.

б) ВП съдържат контролни дейности преди поемане на задължение и извършване на разход (съгласуване, предварителен контрол) предвидени за изпълнение и документиране от финансовия контрольор. Същият одобрява протокола на комисията за избор на изпълнител, заедно с доклад, сравнителни таблици и постъпилите предложения при възлагане по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП.

в) ВП не са актуализирани и не осигуряват постигане изискванията на ЗОП и НВМОП, в сила след 01.01.2009 г., по отношение на стойностни прагове за обектите на ОбП, реда за избор на изпълнител въз основа на поне три оферти с техническо и финансово предложение, изискванията за изпращане на информация до Европейската комисия. Липсват регламенти относно задължението за осигуряване на информация за осъществяване на предварителен контрол при ВОП, финансирани със средства от Европейските фондове. Не са извършени промени по отношение на осигуряване на публичността при отваряне на офертите, последователността в работата на комисията за разглеждане, оценка и класиране на оферти, размер на гаранцията за изпълнение.

г) В глава трета на ВП са определени изисквания при изготвянето на досие за всяка ОбП. Посочени са лицата, които отговарят за документацията при подаване на предложения/оферти по време на работата на назначената комисия и за съхранение на окомплектованите досиета от проведени процедури. В чл. 46 от ВП е посочено, че досиетата се архивират за срок от три години, което е в несъответствие с минималния срок от 4 години за съхранение след приключване изпълнението на договор за ОбП, определен с чл. 58а, ал. 6 от ЗОП.

д) С раздел ІІІ от глава трета на ВП е регламентиран контролът, осъществяван от главния секретар и директора на дирекцията заявител, при изпълнение на договорите за ОбП, включително и по реда на чл. 2 от НВМОП. Дадена е възможност за делегиране на контрола на началник отдел от съответната дирекция, в зависимост от предмета на договора, без освобождаване на директора от отговорност. Контролът по изпълнение на финансовите клаузи на договорите - наличие на вземания и задължения, начисляване на лихви, неустойки или други финансови задължения и тежести е определен за главния счетоводител.

В съдържанието на глава Четвърта от ВП е посочена работна инструкция „Контрол по извършване на възложените обществени поръчки”, която не е разработена.

В общината не са идентифицирани рисковите фактори при осъществяване на дейността по ВОП, което създава условия за допускане на пропуски и нарушения⁸⁵.

В Глава първа, раздел ІІ на ВП са посочени заявителите на ОбП (отдели и дирекции в общината) и задълженията им да изготвят доклад за необходимостта от ОбП до кмета, като след одобрението му, заедно със заявки/справки по образец, в срок до 15.02. на текущата година да ги представят на главния секретар и юриста за съставяне на график на ОП. Справката - образец, освен предмета на ОбП, включва очакваната прогнозна стойност, срок и място за изпълнение, аргументация за необходимостта от провеждане на ОбП и проблеми, които би решило нейното изпълнение. В РИ „Общи правила за възлагане на ОбП”, е определено заявените потребности да се отразяват в проектобюджета на общината и след утвърждаването му да се възприемат като предстоящи.

На главният секретар на общината е вменена отговорността да изготвя график въз основа на обобщените справки и да планира откриването и изпълнението на процедури за ВОП, както и да контролира и изпраща за публикуване до АОП или в профила на купувача предварително обявление за всички поръчки, които възложителят възнамерява да възложи до края на годината.

Установено е, че през 2010 г. не е извършено планиране с изготвяне на график за провеждане на ОбП, поради непредставени справки от заявителите. До Агенцията за обществени поръчки (АОП) не е изпращано предварително обявление за ОбП, които общината възнамерява да открие през следващите 12 месеца с оглед използване на съкратени срокове при провеждане на процедурите. Потребностите са заявявани/докладвани текущо през бюджетната година на кмета на общината. Докладните записки на заявителите са съгласувани от длъжностните лица, определени с ВП. С резолюция на възложителя е определяно лицето отговорно за подготовка и провеждане на процедура за ВОП или събиране на оферти с техническо и финансово предложение⁸⁶.

За възложените обществени поръчки са създадени досиета, в които се съдържат документите, съставени и получени при възложителя, без документите, удостоверяващи плащанията по договора. Създадени са и финансови досиета на сключените договори, водени в счетоводството на ОбА. Във финансовите досиета се съхраняват контролни листа с изразено становище на финансовия контрольор, документи по плащанията и описи на съдържанието⁸⁷.

Неизвършеното планиране на ОбП създава предпоставки за допускане на пропуски и нарушения при прилагането на ЗОП и НВМОП.
4. Процедури по реда на НВМОП

През 2010 г. са проведени две процедури по НВМОП, като средствата са осигурени по Програмата за развитие на селските райони (ПРСР) и от бюджета на общината. При тестовете по същество е установено:

Установено е, че процедурата за възлагане на МОП не е приключена със сключен договор към 16.05.2011 г., поради обжалване пред ВАС на решението на възложителя за определяне на изпълнител⁸⁸.

При проверката и анализа е установено:

а) В т. ІV.3.3. от обявлението за МОП е посочена цена от 100 лв. на документацията за участие. Документацията за МОП съдържа общо 63 бр. листа, отпечатани едностранно, при което цената на една страница възлиза на 1.58 лв. С чл. 46,
т. 1 от Наредба № 8 (посл. изм. 01.01.2007 г.) на ОбС е определена цена за копирни услуги за страница с едностранно отпечатване в размер на 0.25 лв. С оглед обема на документацията, цената й е завишена с 84.75 лева. Нарушени са изискванията на чл. 8,
ал. 4 от НВМОП (ред. ДВ, бр. 34 от 08.05.2009 г.) цената на документацията да не бъде по-висока от разходите за нейното отпечатване и размножаване.

б) При критерий за оценка на МОП „икономически най-изгодна оферта”, в методиката за определяне на комплексната оценка са включени два показателя – технически показатели и финансова оферта. В състава на техническите показатели е посочен подпоказател К1 – “организация по изпълнение на дейностите за услугата - 30 т.”. Определена е стъпка от 5 точки за подреждане на офертите в низходящ ред. Предвидено е да се оцени до каква степен участникът е разбрал задължението си по изпълнение на дейностите, начини, методи, график и опазване на околната среда. Не са посочени указания за оценяване по включените компоненти и съответно максимален и минимален брой на точките за всеки компонент. Не са посочени условията за получаване на максималните 30 точки. Нарушен е чл. 8, ал. 2 от НВМОП (ред. ДВ, бр. 34 от

в) При подписване на договора от 21.01.2010 г., от определения за изпълнител участник не е представен документ за липса на парични задължения към община по смисъла на чл. 162, ал. 2 от ДОПК. След подписване на договора е представено удостоверение от Община Каолиново за липса на парични задължения към общината. Нарушени са изискванията на чл. 32, ал. 1, т. 2 от НВМОП (ред. ДВ, бр.34 от 08.05.2009 г.). При подписване на договора не е осъществен предварителен контрол, с което не е спазен чл. 17, т. 1 от ВП.

В останалата й част процедурата е проведена в съответствие с изискванията на НВМОП⁸⁹.

Решенията и действията на възложителя са законосъобразни в част от етапите на възложената обществена поръчки по НВМОП. Допуснатите нарушения са резултат от неефективно съгласуване при стартиране на процедурата в предходна година и неосъществен предварителен контрол при сключване на договора за ОбП.
5. Обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП

На основание чл. 2, ал. 1 от НВМОП е проведен избор на изпълнител по 10 малки обществени поръчки, от които три за строителство, четири за доставка и три за услуги. През одитирания период не са издадени заповеди на възложителя за преустановяване на избора на изпълнител.

От тестове на контролните дейности за пет МОП, възложени по този ред е установено, че текущо е прилаган реда за заявяване на необходимостта от извършване на строителство и доставка на стоки и услуги до кмета от лицата заявители. В докладите са посочени предмет, прогнозна стойност, източник за финансиране, аргументи за необходимостта от ОбП и проблеми, които би решило изпълнението й. Съгласувателните процедури, чрез полагане на подпис от длъжностни лица за извършени проверки, на етапа на заявяване на потребностите са изпълнени за 2010 г., с изключение на един случай, в който докладната записка не съдържа реквизит за съгласуване от финансовия контрольор.⁹⁰

При тестовете по същество са установени следните пропуски и нарушения:

а) ”Доставка на спортни стоки и артикули за нуждите на проект „Извънкласните дейности – интересни и полезни”, за показателите - “крайна цена”, “срок за изпълнение” и “допълнително предложение в полза на общината”⁹¹;

б) „Избор на изпълнител за извършване на туроператорски услуги за извозване и настаняване на ученици до обекти на територията на страната, включени в проект „Извънкласни дейности – интересни и полезни”, за показателите - “финансова оценка”, “техническа оценка” и “допълнително предложение в полза на общината”⁹²;

в) “Доставка на дизелово гориво – нафта за БКС и училищните автобуси през

г) ”Доставка на дърва през 2010/2011 г. на звената финансирани от общинския бюджет в гр. Каолиново”, за показателите - “предложена от участника крайна цена”, “опит на кандидата”, “срок за изпълнение”, “срок на разсрочено плащане”, “собственост на транспортните средства”⁹⁴;

д) ”Доставка на дизелово гориво – нафта за нуждите на ЦДГ с. Тодор Икономово за отоплителен сезон 2010/2011 г.”, за показателите - “предложена цена за 1 л. гориво – коефициент на тежест от 1 до 30 т.”, “мощност на фирмата и възможностите й за ефективна организация и изпълнение от 1 до 25т.”, “минимален срок за изпълнение –
от 1 до 20 т.”, “възможност за разсрочено плащане – 10 т.” и “предложения, които ще са в полза и в интерес на общината – 15 т.”⁹⁵;

е) ”Осигуряване на зимно поддържане и снегопочистване на 44,060 км общинска пътна мрежа за зимен сезон 2010/2011 г”, за показателите - “ предложена ед. цена на 1 км”, “доказателство за осигурена възможност за доставка на студена асфалтова смес с другите необходими материали за дейността/пясък, луга, сол, разсол”, “минимален срок за изпълнение”, възможност за разсрочено плащане”, “собственост на транспортните средства”⁹⁶.

а) ”Доставка на спортни стоки и артикули за нуждите на проект „Извънкласните дейности – интересни и полезни”, за показателя - “допълнително предложение в полза на общината”⁹⁷;

б) “Избор на изпълнител за извършване на туроператорски услуги за извозване и настаняване на ученици до обекти на територията на страната, включени в проект „Извънкласни дейности – интересни и полезни”, за показателите - “техническа оценка” и “допълнително предложение в полза на общината”⁹⁸ ;

в) “Доставка на дизелово гориво - нафта за БКС и училищните автобуси през 2010 г.”, за показателите - “мощност на фирмата и възможностите й за ефективна организация и изпълнение” и “предложения, които ще са в полза и в интерес на общината”⁹⁹;

г) ”Доставка на дизелово гориво – нафта за нуждите на ЦДГ с. Тодор Икономово за отоплителен сезон 2010/2011 г.”, за показателите - “мощност на фирмата и възможностите й за ефективна организация и изпълнение” и “собственост на транспортните средства”¹⁰⁰;

д) “Доставка на дърва през 2010/2011 г. на звената финансирани от общинския бюджет в гр. Каолиново”, за показателите - “опит на кандидата” и “собственост на транспортните средства”¹⁰¹;

е) „Избор на изпълнител за превоз на ученици през учебната 2010-2011 година до средищните училища по транспортни линии”, за показателя “собственост на транспортните средства”¹⁰²;

ж) ”Осигуряване на зимно поддържане и снегопочистване на 44,060 км общинска пътна мрежа за зимен сезон 2010/2011година”, за показателите - “доказателство за осигурена възможност за доставка на студена асфалтова смес с други необходими материали” и “собственост на транспортните средства”¹⁰³.

а) ”Доставка на спортни стоки и артикули за нуждите на проект „Извънкласните дейности – интересни и полезни”¹⁰⁴;

б) “Избор на изпълнител за извършване на туроператорски услуги за извозване и настаняване на ученици до обекти на територията на страната, включени в проект „Извънкласни дейности – интересни и полезни”. Изискванията са посочени в поканата, като са определени и доказателствата за тях¹⁰⁵;

в) ”Строително-монтажни работи (СМР) и ремонтни дейности в детските градини в населените места ....”, по четири обособени позиции. В поканата за представяне на оферти не са посочени изисквания, но са определени за представяне доказателства за техническите възможности на лицата¹⁰⁶;

г) „Ремонт на покрив на ЦДГ с. Климент”. В заповедта на възложителя не са посочени изисквания, но са определени доказателства за представяне¹⁰⁷;

д) ”Доставка на дизелово гориво – нафта за нуждите на ЦДГ с. Тодор Икономово за отоплителен сезон 2010/2011 г.”. Доказателства за технически възможности са посочени в изпратената до лицата покана¹⁰⁸;

е) ”Доставка на дърва през 2010/2011 г. на звената финансирани от общинския бюджет в гр. Каолиново”. Доказателства за технически възможности са посочени в изпратената до лицата покана¹⁰⁹ ;

ж) „Избор на изпълнител за превоз на ученици през учебната 2010-2011 година до средищните училища по транспортни линии”. Доказателства за технически възможности са посочени в изпратената до лицата покана¹¹⁰;

з) ”Осигуряване на зимно поддържане и снегопочистване на 44,060 км общинска пътна мрежа за зимен сезон 2010/2011 година”. Доказателства за технически възможности са посочени в изпратената до лицата покана¹¹¹.