Създаване и редактиране на таблица



Дата18.01.2018
Размер470.9 Kb.
СЪЗДАВАНЕ И РЕДАКТИРАНЕ НА ТАБЛИЦА
Редакторът Word предоставя добри възможности за създаване и обработване на текст или други данни във вид на таблица. Но за него те са особени обекти. Поради това е предвидена специална група от команди, чрез които да се извършват специфичните операции в клетките (колоните, редовете) – Table.
Как се създава таблица?


  1. От основното командно меню изберете Table

  2. В отворилия се списък с команди насочете  към Insert и изчакайте да се появи допълнително меню, от което избе- рете Table. Така указвате на редактора да вмъкне в тексто- вото поле таблица (от мястото на маркера надясно и надолу)


Забележете, че имате две команди Table, но те са различни по смисъл за системата и се намират в различни нива в командно- то меню. Първата се намира в основното командно меню и указва стартиране на операция по създаване или редактиране на таблици. Втората се намира в подменю Insert и служи единствено за вмъкване на таблица.


  1. В резултат от първите две стъпки ще се отвори следната диалогова кутия:

В първото поле Tables size се указва колко колони

(columns) и колко реда (rows) ще формират таблицата.

В следващото поле AuotFit behavior се указва как да се прилагат размери върху клетките (например дали всяка от тях да има размер, зависещ от броя и разположението на символите в клетката – AutoFit to contents).

В полето Set as default for new tables може да се укаже дали горните настройки да се прилагат всеки път, когато се активира Insert/Table, т. е. когато в текстовото поле се вмъква нова таблица, тя да е с настройки, указани в горните полета (кликнете с  в бялото квадратче).

Натискането на  върху бутона AutoFormat ще предизвика зареждане на допълнителна диалогова кутия, от която да се избира готова таблица. Тя може да се използва във вида, в който е предложена или в нея да се променят всичките ѝ елементи (шрифт, бордери и др.)



  1. След задаване на необходимия брой редове и колони или избор на готова таблица, се кликва върху бутона ОК и в текстовото поле, от позицията на маркера нататък се вмъква таблица

 Там където се пресичат редовете с колоните, се формират клетки. Всяка клетка (cells) представлява независимо работно място, което се отличава от останалите с основните си характеристики (размер, шрифт, фон, предназначение и др.). В известен смисъл всяка клетка е независимо поле, в което потребителят работи така, както и в основното текстово поле, с една основна разлика – клетката е част от таблицата и само едно от множеството възможни работни места в нея. В конкретен момент обаче от всички клетки в таблицата е работна само една – тази, в която е маркера и само за нея се отнасят извършваните действия и команди.

 Клетките в дадена таблица могат да имат едни и същи характеристики (размер, шрифт, фон), но могат и да се различават. Възмож- но е част от клетките да са числови (и върху тях да се прилагат функции за автоматични пресмятания, например сумиране); друга част – да са текстови или да поемат графични изображения (схеми, диагра- ми, снимки и пр.) и даже друга таблица.



 За да се променят характеристиките на всички клетки в една таблица едновременно, тя първо трябва да се маркира цялата. В противен случай промяната, задавана в една клетка, се отнася само до нея. В определени случаи, ако не се зададе промяна за всички клетки, операцията по някаква промяна ще се повтаря толкова пъти, колкото клетки има в таблицата.
Как се придвижва от клетка в клетка (от ред на ред, от колона на колона)?
В една таблица може да се извършва движение в различни посоки чрез всички средства, позволени за това и в основното текстово поле. Но освен чрез мишка (кликване в клетката) или клавиши от клавиатурата (стрелките), има предвидено и специално средство. Натискането на клавиша Tab ( ) от клавиатурата премества маркера от клетка в клетка по часовниковата стрелка (обикаля клетките отляво надясно, ред по ред). Натискането на този клавиш в последната клетка на таблица предизвиква отваряне на нов ред с клетки, като те са с размера на тези, от предходния ред. Например, ако до момента таблица има два реда и се натисне Tab в последната клетка (на втори ред, в края), това ще добави трети ред към таблицата. Ако е нужно в съответна клетка да се вмъкне табулация (отместване „по-навътре“), за това може да се използва не само команда Paragraph или рулера, но и комбинацията от клавиши Ctrl + Tab .
 Когато чрез Tab се извършва движение по запълнени вече клетки, съдържанието им се маркира. Така, ако се натисне кла- виша за интервал или Del, или се напише каквото и да е друго нещо, предходното се изтрива. Ето защо внимавайте с вече попълнените клетки. Поради невнимание може да изтриете тяхно съдържание. В такъв случай ползвайте команда Undo.
ŒКак се маркира ред, колона, една клетка или цяла таблица?
Различните елементи и съдържание в една таблица мо- гат да се маркират по познатите начини: чрез влачене на мишка; чрез посочване с  и натискане на  ; чрез многократно кликване с  върху нещото, което ще се маркира; чрез комбинациите Shift + някой от клавишите за придвижване. Но в командното меню за работа с таблици има и специално предвидени средства за бързо маркиране.

А) За маркиране на клетка

1. Позиционирайте маркера в клетката

2. От основното командно меню изберете Table

3. В отворилия се списък с команди доближете  до Select и изчакайте да се появи допълнителното меню

4. После изберете Cell

Б) За маркиране на ред

1. Позиционирайте се в някоя от клетките на реда, който ще се маркира

2. От основното командно меню изберете Table

3. В отворилия се списък с команди доближете  до Select и изчакайте да се появи допълнителното меню

4. Изберете Row

В) За маркиране на колона

1. Позиционирайте се в някоя от клетките на колоната,

която ще се маркира

2. От основното командно меню изберете Table

3. В отворилия се списък с команди доближете  до Select и изчакайте да се появи допълнителното меню



4. Изберете Column

Г) За маркиране на цялата таблица

1. Позиционирайте се някъде в таблицата (няма значение къде точно)

2. От основното командно меню изберете Table

3. В отворилия се списък с команди доближете  до Select и изчакайте да се появи допълнителното меню

4. Изберете Table

 Помнете, че е много важно къде се намира маркерът, преди да се зададе някаква команда за маркиране.

 Ако искате да зададете команда за някаква операция в табли-

ца, но менюто с команди Table не е активно (т. е. повечето ко-

мандите в него не са черни, а сиви), това означава или че не сте

позиционирали маркера във вече създадената таблица, или че все още не сте създали таблица. Ето защо и командите за операции върху таблица не могат да бъдат приложени (няма върху какво да се приложат).

 Бързо маркиране на колона може да се постигне и чрез миш-

ката по следния начин: позиционирайте É над колоната върху горната £ линия и го задръжте там до момента, в който той не се превърне в малка плътна черна стрелка, сочеща надолу към коло- ната (ª); след това кликнете с .

 Бързо маркиране на таблица може да се постигне и по след-

ния начин: насочете É някъде в таблицата и без да правите нищо, изчакайте. До някой от краищата на таблицата ще се появи осо- бен знак – квадратче с четворна стрелка; върху този знак кликне- те еднократно с мишата и цялата таблица ще се маркира.

Как да се добави ред, колона или клетка към вече създадена таблица?

1. Позиционирайте се в реда, колоната или клетката, до която ще вмъквате съответен елемент

2. От основното командно меню изберете Table

3. В списъка с команди насочете  към Insert и изчакайте да се отвори допълнително командно меню

4. От допълнителното меню изберете елемент

 Иконите, които съответстват на командите за вмъкване на елементи в таблица са: (column), (row), (cell).



Как се изтрива ред, колона или клетка в таблица? Как се изтрива цяла таблица?
А) За клетка, колона или ред

1. Позиционирайте маркера в елемента, който ще бъде из- трит: за клетка – в самата клетка; за ред – в някоя от клетки- те на реда; за колона – в някоя от клетките на колоната

2. От основното командно меню изберете Table

3. В списъка с команди насочете  към Delete и изчакайте да се отвори допълнителното меню с команди

4. От списъка с команди за триене изберете тази, която съответства на елемента, който трябва да бъде премахнат от таблицата

 Иконите, които съответстват на командите за изтриване на елементи в таблица са: (column), (row), (cell).


Б) За цяла таблица

1. Изпълнете действия от 1 до 3 на предходната проце-

дура А

2. От списъка с команди Delete изберете Table



 Таблица може да бъде изтрита единствено с командата Table/Delete/Table. Ако тя се маркира и след това се натисне някой от клавишите за триете на клавиатурата, ще бъде изтрито само съ- държанието в клетките на таблицата, но не и самата таблица.

Как една таблица може да бъде разделена на две таблици?
1. Позиционирайте се в някоя от клетките на реда, от който нататък ще се формира втората таблица (в реда,

който ще бъде първи във втората таблица)

2. От основното командно меню изберете Table

3. От списъка с команди изберете Split Table

Как две таблици да се обединят в една?
А) Когато двете таблици са последователни и са разделени само с празни редове

1. Позиционирайте маркера в реда под първата таблица,

към която ще се добави втората

2. С клавиша Del ( Delete ) от клавиатурата изтрийте празните редове, разделящи двете таблици


Б) Когато между двете таблици има редове с текст или дру-

ги обекти

1. Маркирайте цялата таблица

2. С команда Cut (или иконата ) „отрежете“ маркира-

ната таблица

3. Позиционирайте маркера в реда под първата таблица

4. С команда Paste (или иконата ) вмъкнете таблицата

5. Ако все още има празен ред между двете таблици, из-

трийте го с някой от клавишите за триене

Œ Как една клетка да се раздели на повече клетки?

1. Позиционирайте маркера в клетката, която ще бъде разделяна

2. От основното командно меню изберете Table

3. От списъка с команди изберете Split Cells



В полето Number of columns се посочва броя на колоните, а в Number of rows – на редовете. Например една клетка може да се раздели на 2 колони и 2 реда и ще изглежда така:




В полето Merge cells before split може да се постави отмет- ка, което ще означава маркираните клетки първо да се обе- динят, а след това да се разделят по указания в тази диало- гова кутия начин.

4. Накрая натиснете с върху ОК


 Командата Slit Cells може да бъде приложена върху повече от една клетки. В този случай клетките първо трябва да бъдат маркирани. След това се прилагат горните действия.

Разделянето на една клетка на повече клетки може да стане и

по по-особен начин – като се вмъкне таблица в клетка. За тази цел се извършват следните действия: първо маркерът се позицио- нира в клетката; след това се избира команда Table/Insert/Table и ще се получи например следното:




























































И така, във втората клетка на първи ред е вмъкната таблица с че-



тири колони и три реда.

Œ Как се обединяват две или повече клетки в една?
1. Маркирайте клетките, които ще бъдат обединявани

2. От основното командно меню изберете Table

3. От списъка с команди изберете Merge Cells

 Обединяването на клетки с команда Merge Cells не зависи от това, дали те заемат колона или ред. Каквито и колкото клетки са маркирани, те ще бъдат обединени, стига да са съседни (разпо- ложени в съседни колони и/или редове).


Œ Как една таблица да се трансформира в обикновен текст?

1. Позиционирайте се в таблицата

2. От основното командно меню изберете Table

3. В списъка с команди насочете  към Convert и изча-

кайте да се отвори допълнителното меню

4. В допълнителното меню изберете Table to Text

Œ Как обикновен текст да се трансформира в таблица?

1. Маркирайте текста, който ще се преобразува в таблицата

2. От основното командно меню изберете Table

3. В списъка с команди насочете É към Convert и изча-

кайте да се отвори допълнително меню

4. В допълнителното меню изберете Text to Table
ŒКак да се преподреди нещо в таблица (да се сортира) по азбучен ред или по големина на числови стойности?

1. Маркирайте колоните и редовете, които ще участват в

преподреждането

2. От основното командно меню изберете Table



3. От списъка с команди изберете Sort

Тук се указва как да се извърши сортирането в маркираните елементи на таблицата. В първото поле Sort by се указва какъв елемент от таблицата ще се сортира – колона или ред; в Type се указва какво ще се сортира – текст или

числа; в Then by – след като се извърши първото сортиране,

дали да се осъществи друго и как.

4. Накрая натиснете върху ОК

 Командата Sort може да бъде приложена и върху текст от обикновеното текстово поле. За целта частта от текста, която ще се сортира, първо се маркира. Например, списък с имена на хора може да се сортира по азбучен ред, като се маркира спи- съка и се стартира команда Table/Sort.




 Една икона, съответстваща на команда Sort е . Може да се извади и икона, също за сортиране, но в обратен ред (чрез

View/Toolbars/Customize/Commands/Table) – .


Има ли по-бърз начин за вмъкване на таблица в текстовото поле?
Да, има такъв начин, например като се използва ико- ната Insert Table. След натискането на тази икона се отваря панел с клетки, от които чрез провлачване на мишката се избира необходим брой за таблицата (по редове и колони). След вмъкването на таблица в текстовото поле, работата с нея е същата, както и ако е зададена чрез командно меню Table.
ŒИма ли и други начини за създаване и работа с таблици, освен описаните дотук?
Да, има друг начин чрез иконата . Ако бъде активирана, на екрана се появява допълнителна ивица с икони.


Чрез иконите таблица може да се очертае ръчно, а систе- мата да поправи изкривените линии; да се разполага текст в клетките вертикално; да се подравнява съдържанието на клет- ки спрямо всичките £ граници и мн. др. (гума за триене, раз- лични сортирания, автоматично сумиране...)



Как може да се поставя (премахва) бордиране на една таблица (клетка, колона, ред)?
А) За поставяне на бордери (заграждащи линии)
1. Маркирайте или цялата таблица, или тези елементите

от нея, на които ще се поставят заграждащите линии

2. От основното командно меню изберете Format, а от

отворилия се списък с команди – Borders and Shading

3. В диалоговата страница Borders и в съответните по-

лета укажете желаното бордиране (Постъпете както при ограждане на абзац.)
Б) За премахване на бордери

1. Маркирайте или цялата таблица, или тези елементите от нея, на които ще се премахват заграждащите линии



2. От основното командно меню изберете Format, а от

отворилия се списък с команди – Borders and Shading

3. В полето Setting на диалоговата страница Borders изберете позиция None

 Същото може да се постигне като се използва иконата за бордиране Outside Border. И в този случай таблицата или нейни елементи, на които ще се поставя или премахва бордирането, първо се маркират.



Как се премахва очертание на таблица?
Очертанията на таблицата са бледо сиви линии, които се визуализират само на екрана. При разпечатването на таблица върху хартия, тези линии няма да се виждат. Предназначени са за по-добро ориентиране на работещите с Word относно разположението на таблицата и структурните елементи в текстовото поле. Едно друго важно тяхно предназначение е потребителите да се ориентират къде ра- ботят в даден момент – в обикновен текст или в таблица. По подразбиране Word предлага таблици с активни (визуализирани) очертания и даже са бордирани. Командата, коя- то премахва очертанията се намира в Table и е Hide Gridlines, а тази, който активира очертанията е на същото място в списъка от команди – Show Gridlines.
А) За премахване на очертания

1. Позиционирайте маркера в някоя от клетките на таблицата

2. От основното командно меню изберете Table

3. От списъка с команди изберете Hide Gridlines


Б) За активиране на очертания

1. Позиционирайте маркера в някоя от клетките на таблицата

2. От основното командно меню изберете Table

3. От списъка с команди изберете Show Gridlines

Œ Как се променя размера на колона или ред?
А) Стандартизиране широчината на колони или редове

1. Маркирайте колоните или редовете, които трябва да имат една и съща широчина

2. От основното командно меню изберете Table

3. В отворилия се списък с команди насочете  към AutoFit

и изчакайте да се появи допълнителен списък с команди

4. От списъка с команди изберете Distribute Columns



Evenly (за колони) или Distribute Rows Evenly (за редове)


 Иконите, съответстващи на тези команди са: (за колони) и

(за редове).
Б) Настройване широчината на колони

1. Позиционирайте маркера някъде в таблицата така, че

да няма маркирани клетки

2. Доближете показалеца  на мишката до дясната гра- ница (линия) на колоната и с леки движения се опитайте да го позиционирате точно върху линията; задръжте така показалеца, докато той не се промени в показалец за хо-



ризонтално оразмеряване

3. След промяната на показалеца, влачете мишката на- ляво или надясно в зависимост от това, дали искате да намалите или увеличите широчината на колоната


В) Настройване височината на редове
1. Позиционирайте маркера някъде в таблицата така, че

да няма маркирани клетки

2. Доближете показалеца  до долната граница (линия) на реда и с леки движения се опитайте да го позиционирате точно върху линията; задръжте така, докато не се промени в показалец за вертикално оразмеряване

3. След промяната на показалеца, влачете мишката на-

горе или надолу в зависимост от това, дали искате да на-

малите или увеличите широчината на реда.

Обърнете внимание, че горните процедури Б и В се отнасят до ръчно променяне на размера на колони и редове. Това обаче изисква отлично владеене на работата с мишата.



 Ако позиционирате  до лявата или дясната граница на таблицата, изчакате да се промени в показалец за хоризон- тално оразмеряване и кликнете два пъти с мишката, Word автоматично ще намали (ако има излишно място) или ще разшири (ако не достига място за текст в клетка) обхвата на таблицата. Това е бърз начин за промяна широчината на ед- на таблица.
 Вече отбелязах, че в командното меню Table съществува

подменю AutoFit. Обърнете му внимание. Забележете, че в него има още три команди. Именно те се отнасят до автоматични про- мени на размера на колоните и редовете, в зависимост от тяхното съдържание.


Сега направете следното упражнение. В текстовото по-

ле вмъкнете таблица с три реда и три колони както следва:


Име

Фамилия

Година

на раждане

Ива

Петрова

1989

Марин

Драганов

1988

След като създадете тази таблица, използвайте командите

AutoFit to Contents, AutoFit to Window и Fix Column Width
(от командно меню Table/AutoFit) и проследете какво ще се случи с таблицата.

Œ Как се променя външния вид на таблица?


А) Промяна на фона на една или повече клетки

1. Маркирайте клетката (клетките), на която (които) ще се променя фона

2. От основното командно меню изберете Format

3. В отворилия се списък с команди изберете Borders and Shading

4. Изберете диалоговата страница Shading и в нея ука-

жете желаното от вас (Постъпете както при поставяне на фон на абзац.)


Б) Промяна на шрифта

1. Маркирайте клетката (клетките), на която (които) ще се променя шрифта или маркирайте само това, което же- лаете да промените (буква, дума и т. н.)

2. От основното командно меню изберете Format, а там

Font и укажете желаните промени

3. Ако е нужно, променете ориентацията на текста чрез

иконите

, и др. под.
Доколкото промяната в бордирането е коментирана подроб-

но по-горе, тук няма да се спирам отново на този въпрос. Но моля забележете, че промените на вида на таблицата се намират в ко- мандно меню Format (с изключение на специфичните настройки за широчини и височини на колони и редове).

Œ Как се позиционира таблица в текстовото поле?
А) Позициониране на таблица спрямо текст над, под и око-

ло нея

1. Кликнете с десния бутон на мишката в някоя от клет-



ките на таблицата

2. От появилото се помощно командно меню изберете

Tables Properties

3. В отворилия се диалогов прозорец изберете страница



Table и укажете позициониране на таблицата

4. Накрая натиснете върху ОК
 Ако таблицата вече е била настроена за пренасяне на текста около нея, за повторна промяна маркирайте цялата таблица и после отново изпълнете горните действия.

 Забележете, че в Tables Properties има и други прозорци: Row,

Column, Cell. В тях се указва оразмеряването на таблицата. Разг-

ледайте ги по-подробно.
Б) Позициониране на таблица чрез преместване на друго място

1. Доближете É до горния ляв край на първата клетка в таблицата

2. Изчакайте да се появи бутона за бързо маркиране на цялата таблица (квадратче с четирипосочна стрелка), кой- то служи и за нейно преместване

3. Хванете с този бутон и влачете таблицата до мяс-

тото, което предварително сте си избрали

4. След като достигнете до желаното място, отпуснете мишката

 Обикновено двете последователности от действия, описани по-горе се използват комбинирано до момента, в който постигне

те желан резултат. Една таблица първо може да се настрои чрез Table Properties, а след това да се премества и да се променя обхвата, докато не се постигне нужното в конкретната ситуация.


Œ Как да се вмъкне снимка или някакво графично

изображение в клетка на таблица?

1. Позиционирайте маркера в клетката, в която ще се вмъква графично изображение

2. От основното командно меню изберете Insert

3. В списъка с команди доближете  до Picture и изчакайте да се отвори помощното меню с команди

4. От помощното меню с команди изберете желаното, като имате предвид следното: Clip Art позволява вмъкване на готови графични изображения; From File позволява вмък- ване на съдържание на файл; From Scanner or Camera съз- дава възможност за вмъкване на обект, сканиран със съот- ветното периферно устройство или заснет с фоко- и видео- камера; Chart зарежда специална програма за създаване на диаграми и т. н. Word автоматично вгражда обекта в клетка- та, като увеличава размера до толкова, че той да се вмести в нея

Ако е необходимо, променете размера на обекта така: натиснете върху обекта и той ще се загради с рамка, в която има бутончета; хванете с  необходимия бутон и влачете мишката в тази посока, която е нужна, за да се намали обхвата на обекта.

5. За да се смесят текста в клетка и графичен обект, вмък-


нат в нея, кликнете два пъти върху обекта и така ще се отво- ри диалогов прозорец Format Picture ижте повече в комен- тарите за вмъкване на графични обекти)




Това е пример!
















Œ Могат ли да се извършват автоматични изчисления

в таблица?
Да, и това става много бързо с иконата (за сумиране

AutoSum).

1. Създайте таблица, в която клетките на дадена колона да съдържат само числа

2. Позиционирайте маркера в клетката под последната с число и докато сте в нея натиснете

 Ако между клетките с числа от колоната или реда, има някоя с текст, в клетката, в която извършвате сумирането ще се получи съобщение за грешка. Същото ще се случи, ако между клетките с числа е останала празна клетка. В такъв случай във всяка празна клетка поставете нула.

 В меню Table ще откриете команда Formula. Разгледайте

диалоговата £ кутия внимателно и пробвайте някои от настрой- ките £, като имате предвид следните означения на често използ- вани функции за изчисления:

- AVERAG (10, 20, 333) – средно аритметично на числата;

- INT (123/7) – цялото число от получен резултат;

- MOD (17,3) – остатък, след като първото число се раздели на второто (модул);

- PRODUCT (10, 20, 30) – стойността след умножаването на числата;



- ROUND (22/7,4) – резултатът от делението, закръглен до четвъртия знак след десетичната запетая;

- SUM (1, 2, 3, 4, 5, 6) – стойността след сумиране на всички числа.





База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница