Формат и ред за създаване на файлове в единен формат (ЕФ)

Поле Описание на полето Максимална дължина Формат

номер (* - задължително се попълва) (брой знаци)
1. * Пореден номер 5 Цифров

2. * Ползвател три имена или име юр. лице 35 Символен

3. * ЕГН/И.Н./ЛНЧ на ползвател 13 Символен

4. * Номер на масив 10 Символен

5. Номер на имот от КВС или от КК с

регистрирано правно основание 9 Символен

6. Ползвана площ в дка за имот от т. 4 8 Цифров 8.3

7. Номер на имот от КВС или от КК

по чл.37в, ал.3, т.2 от ЗСПЗЗ 9 Символен

8. Ползвана площ в дка за имот от т. 7 8 Цифров 8.3

9. * ЕКАТТЕ на землище, в което са имотите 5 Символен

10. * Стопанска година 4 Цифров

Файлът съдържа данни за една стопанска година, за едно споразумение или разпределение и имоти от едно землище. Не трябва да се поставят повече от едно споразумение в един файл, защото при приемане на файла в ОСЗ за него ще се зададе Вх. № и дата на приемане и ако са няколко всички те ще се отнесат към един Вх. №.

Файлът трябва да бъде текстови (ASCII) файл с кодиране cp-1251/windows-1251, което означава, че кирилица е на Windows.

Файлът може да се сьздаде с произволен текстови редактор, с програма Excel или с друг софтуер ползван от ползвателите. Името на файла трябва да е на латиница до осем символа. Разширението на файла е добре да бъде .TXT, когато се създава с текстови редактор или произволен софтуер или .CSV, когато се създава с Excel, но може да бъде произволно.

Между отделните записи (редове) се поставя стандартен разделител за край на ред на текстов файл - знак за Carriage Return (CR) с последващ знак Line Feed (LF).Тези символи не се виждат при нормален преглед на файла с текстови редактор или отпечатване. Ако файла се създава с текстови редактор тези символи се поставят автоматично при преминаване на нов ред. Ако файла се създава с Excel тези символи се поставят автоматично от Excel при запазване на файла във формат .CSV.

Когато файла се сьздава с текстови редактор полетата във всеки запис се разделят с разделител, който може да бъде запетая (,) или точка и запетая (;) като след последото поле няма разделител. Разделителят трябва да е един и същ в целия файл. Разделителят не трябва да фигурира в данни от поле – примерно ако разделителят е запетая в полето за име на ползвателя не трябва да има запетаи. Също в цифровите полета за площ не може да се ползва запетая като десетична точка, а само точка. Когато файла се създава с Excel не трябва в полетата да се поставят разделители, тъй като те се поставят автоматично, когато файла се запазва в Excel във формат CSV Comma delimited (*.csv) с командата Save As.

Максималната дьлжина на полетата не трябва да се надхвърля. Когато данните в поле са с по-малка дължина от максималната за полето не е необходимо да се допълват с интервали. Ако в дадено поле няма данни то може да се даде с два долепени разделители – примерно ;; когато файла се сьздава с текстови редактор или друг софтуер, а когато се създава с Excel в полето не трябва да се пише нищо.

Запис с пореден номер 1 се смята за заглавен. В него освен данните за ползвател и имоти (полета от 1 до 8) се дават и данни за землището в поле 9 и стопанската година в поле 10. Всички останали записи от пореден номер 2 до края на файла могат да съдържат само данни в полета от 1 до 8 като полета 9 и 10 могат да не се попълват, а последния разделител се поставя след поле номер 8. Няма да има проблем при приемането на файла и ако полета 9 и 10 се попьлват вьв всички редове на файла, но задължително трябва да са попълнени в ред номер 1.

Преди записа с пореден номер 1 може да има единствено антетка, която не започва с цифри. След последния запис за имот не трябва да има никакви други записи, дори и празни.

Когато името и ЕГН/И.А. на ползвател се повтаря на последнователни редове полета 2 и 3

могат да се запълват само на пьрвия от тези редове, а в следващите да остават празни. Няма проблем, ако тези полета се запьлват и в този случай. Същото се отнася и за поле 4, когато за един и същи ползвател номера на масива се повтаря в последователни редове, той може да се попьлни само в първия от повтарящите се редове, а в следващите да не се попълва. Няма проблем, ако поле 4 се попълва във всички редове.

Номерата и площите на имоти не са дадени като задължителни (със * пред описанието им) защото всяко от тях може да е празно, но задължително единият номер на имот и съответната му площ трябва да са попълнени на всеки ред. На един ред може да има един от двата вида имоти или и от двата вида, като когато има два номера те могат да са различни номера на имоти или един и същи номер на имот, когато ползвателя ползва част от имота с правно основание и част от имота като „бяло петно”.

Файлът трябва да се предава в ОСЗ на магнитен носител – flash памет или CD.

Непопълването или грешното попълване на полета 9 и/или 10 ще доведе до неприемане на файла в ОСЗ.

Всички данни, за които има информация в програмна система „Регистър на земеделските земи и гори” (КВС) ще бъдат контролирани при приемането на файла в ОСЗ.

Предоставяме примерна таблица SPORAZUMENIE_2013.XLS на Excel, която може да се ползва както за споразумение така и за служебно разпределение, тьй като формата на файловете са идентични. Всички полета в таблицата са форматирани като Text за да се избегнат неудобствата с премахването на водещите нули на ЕКАТТЕ и различната трактовка на Excel на десетичната точка в полетата с площи.