РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 04 „Предварителен контрол и система на двойния подпис”
1.Общи условия
Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя се основава на прилагането Вътрешни правила за финансово управление и контрол в община Банско, утвърдени от Кмета на общината в отделен документ.
РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 05 „Вътрешен мониторинг и оценка”
1. Общи условия
Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира системата и процедурите за наблюдение на напредъка на проекта от бенефициента, спазването на договора и постигането на планираните резултати и цели, изготвянето и своевременното представяне на междинни отчети, както и на финалните отчети. Тя има за цел унифицирането на тези дейности, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия с нормативна база и изисквания на финансиращия орган.
2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи
Действие
|
Описание
|
Отговорник
|
Срок
Документ
|
1. Определяне на целите и документите, свързани с провеждането на вътрешен мониторинг
|
Мониторингът и оценката са средства за управление на проекти и програми, целящи постигането на конкретни резултати. Мониторингът представлява непрекъснато наблюдение на процеса на развитие на проекта в съответствие с предварително разработена времева рамка и с разумното оползотворяване на наличните ресурси, инфраструктура и услуги от бенефициента /общината/. Информацията получена при вътрешния мониторинг се използва за ефективно и ефикасно управление на резултатите и ефектите от проекта. Мониторингът показва на определени етапи от развитието на проекта напредъка и постиженията, както потенциални и реални проблеми за своевременно управленско решение. Ръководителят на проекта определя целите на вътрешния мониторинг. Те са:
-
Отчитане на напредъка в изпълнението на проекта пред донорите, партньорите и бенефициентите;
-
Модифициране на стратегията и дейностите по проекта – при необходимост; своевременно реагиране на промените и проблемите с оглед запазване на очакваното въздействие от проекта върху целевата група;
-
Отчитане на ефектите и въздействието на отделните етапи от проекта;
-
Разкриване на успешни практики;
-
Планиране на бъдещи проекти.
Ръководителят на проекта утвърждава формите на междинните и финалния отчети за извършен мониторинг в унисон с изискванията на донора.
|
РП
Членове на екипа
|
Форма на междинен отчет;
Форма на финален отчет
|
2. Определяне на екип по мониторинг. Характеристики
|
Екипът за изпълнение на функцията вътрешен мониторинг може да бъде:
-
Екипът по проекта;
-
Друг независим екип извън проекта, вкл. ползване на външни независими експерти.
1. Използва се в масовите случаи по най-различни проекти. В този случай РП съвместява функции на ръководител на екипа по мониторинг. Един или повече членове от екипа по проекта му докладват за напредъка по проекта и изпълнението на индикаторите на определена периодика. Един или повече членове на екипа събират информация по различни способи и при използването на разнообразни техники и от съответни източници.
2. В отделни случаи при определена специфика на проекта – например при очаквани резултати, свързани с промяна на политики и нагласи. В този случай РП и екипа по проекта избират, а Кметът назначава външни за екипа експерти по мониторинг.
В масовия случай това са хора от целевата група и от организацията – изпълнител, но не членове на екипа по проекта. Възможно е назначаване на експерти извън общината и целевата група. Важно е при избор на тази хипотеза да се определят много прецизно: 1. Задълженията на екипа по мониторинг; 2. Комуникацията с екипа по проекта и РП; 3. Начините на отчитане на тяхната работа и периодиката на отчитане; 4. Формуляри за отчети; 5. Заплащането им.
Важно е и при двете хипотези крайните продукти да са релевантни на индикаторите, посочени в проектопредложението или в логическата матрица, т.е. тези които се наблюдават от външният мониторинг.
|
Ръководител на проекта
|
Заповед на ръководи-теля на проекта
|
3. Действия по вътрешния мониторинг.
|
Независимо коя от хипотезите за екип по мониторинг ще се приложи по даден проект на община Банско, то следните действия следва да бъдат предприети:
-
Провеждане на първа среща на екипа по мониторинг / или на среща на екипа по проекта при 1 /, на която:
- да се доуточнят индикаторите на различните нива – за ресурсите, за продуктите, за резултатите и за въздействието;
- да се приеме план за работа на екипа по вътрешен мониторинг / на база на вече предложения в проекта /;
- да се разпределят дейностите по вътрешния мониторинг по отделни членове на екипа;
- да се определят начините и средствата за събиране на информация;
- да се изработи и приеме план за наблюдение на отделните индикатори и изработване на съответни отчети;
-
Провеждане на периодични срещи на екипа за обобщаване, обсъждане и адресиране на резултатите от мониторинга;
-
Предоставяне на подходяща информация /доклади, отчети, резюмета и други/ на ръководителя на проекта за предприемане на съответни действия.
Подготовка и представяне на съответни форми за мониторинг и оценка на донора.
|
Ръководител на проекта; Екип по мониторинг
|
Форма на междинен отчет;
Форма на финален отчет;
Копия от документи
Доклади, отчети, резюмета
Форми на донора
|
РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 06 „Възлагане на обществени поръчки от бенефициенти на безвъзмездна помощ в контекста на външните действия на Европейската общност”
1. Общи условия
Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира възлагането на обществени поръчки от Община Банско в ролята и на бенефициент на безвъзмездна помощ да се извършва по ВЪТРЕШНИ ПРАВИЛА ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ БАНСКО, утвърдени от Кмета на общината в отделен документ.
РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 07 “Отчитане на проекта”
-
Общи условия
Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира изготвянето и своевременното представяне на междинни и финални технически и финансови отчети, предпазване от незаконосъобразни действия и от несъответствия с нормативна база и изисквания на финансиращия орган.
2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи
Действие
|
Описание
|
Отговорник
|
Срок
Документ
|
1. Изготвяне и представяне на междинен/ финален технически отчет
|
РП съвместно с членове на екипа изработва и представя в срок техническите отчети – междинни и финален. В договора с Донора са определени конкретните срокове за представяне на техническите отчети – междинни и финални – обикновено междинния е на определен период – ако е само един той следва да се представи 15 дни след изтичане на половината от периода на изпълнение. Окончателният технически отчет /винаги са в комплект с финансовите!/ следва да се представи в срок до 60 дни от края на проекта. Техническата част на отчета има две основни цели: а) да представи напредъка в изпълнението на дейностите; б) да представи резултатите и ефекта на проекта.
Техническата част на отчета трябва да включва подробно описание на дейностите, което да позволява да се установи спазването на договора и да се направи съпоставка с направените разходи през съответния период. Всички изменения в дейностите следва да бъдат описани и оправдани. Освен това, подробно трябва да бъдат представени и постигнатите резултати и степента на изпълнение на поставените по проекта цели. В междинния отчет се включва и подробен план за изпълнение на дейностите през втората част на проекта. Техническата част на отчетите трябва да следва структурата, посочена в стандартния формат.
Ако проектът предвижда участието на партньори, към отчетите трябва да се представи декларация (съгласно приложения формат), подписана и подпечатана от партньора, че се е запознал и е съгласен със съдържанието на отчета.
Към техническите отчети за всяка отделна дейност се представят съответни документи, доказващи нейната реализация:
-
За Семинари и конференции - Списъци на участниците, Копия от презентации, материали, Формуляри за обратна връзка, Публикации в пресата;
-
За работни срещи - Списъци на участниците, протоколи;
-
Обучение - Списъци на участниците, Учебна програма и учебни материали, Формуляри за оценка на обучението, Доклад за обучението и обобщение на формулярите за обратна връзка, Публикации в пресата;
-
Външни експерти - Доклад за извършената работа, Копие от материалите, които са разработени, Формуляр за вложения труд;
-
Доставка на оборудване и обзавеждане - Документи за процедурата на избор на доставчик, Документи за доставка и налично оборудване (маркирано), Сертификат за произход и гаранционни срокове.
-
Строителни работи
Документи за процедурата за избор на изпълнител/и; строителна документация; удостоверение за въвеждане в експлоатация.
В зависимост от конкретната програма и нейните изисквания е възможно да има и други видове дейности и съответни документи, доказващи тяхната реализация.
При необходимост от промени в проекта/договора РП, предприема действия, съгласно процедурите за това. Механизмът за извършване на промени в договора е описан в Общите условия към договора
|
РП
Членове на екипа
|
Форма на междинен отчет,
съгл.
изисквани-ята на донора;
Форма на финален отчет,
съгл. изискванията на донора
Копия от документи;
Процедури за промени в проекта
договора
|
2. Отчитане на промените в договора
|
Всяка промяна на договора, включително и на приложенията на проекта, трябва да бъде направена в писмена форма. Промени в проекта/договора могат да се правят само, ако има писмено одобрение от Договориращата организация. Промените в договора/проекта се делят на: промени, не изискващи сключване на допълнително споразумение и такива изискващи сключването му. РП информира Кмета и след неговото съгласие/одобрение изготвя всички необходими документи и предприема действия за уведомяване на Договориращата организация за промяната, неизискваща допълнително споразумение. Ако промяната изисква такова споразумение РП изготвя всички необходими документи и запознава Кмета на общината с обстоятелствата, които налага промяната и необходимите действия от страна на общината - изпълнител. Кметът подписва искането за промяна и то се изпраща на Договориращата организация. Ако то се одобри Кметът подписва допълнително споразумение към договора с исканите промени.
Тези промени стават неотменна част от проекта/договора.
|
Кмет, Ръководител на проект
|
Промени в договора/
Анекси
|
3. Изготвяне и представяне на междинен/финален финансов отчет
|
РП съвместно със счетоводителят по проекта изработват междинни и финален /краен/ финансов отчет.
Междинният и крайният финансов отчет се състоят от:
-
Таблица за финансов отчет /форма за отчитане /
-
Таблица за детайлизиран финансов отчет
/отделни таблици /страници/
-
Таблица за източниците на финансиране
-
Обяснителна записка /не е задължително да се изисква/
-
Копия от всички първични счетоводни документи
Форматите на финансовите отчети се посочват от Договориращата организация. Използува се един и същ вид таблица за междинния/те и окончателния отчети.
Таблицата за финансовия отчет се изготвя в евро или лева и включва само онези редове, по които има информация по отчет и/или по бюджет. Данните се посочват съгласно структурата на бюджета и в същия ред.
Таблицата за детайлизирания финансов отчет се изготвя в лева и/или в евро. Включват се само онези редове, по които има информация по отчет и/или по бюджет и същите се подреждат съгласно структурата на бюджета. В таблицата се описват по бюджетни пера и в хронологичен ред всички първични счетоводни документи на общината – бенефициент по проекта.
В отделна колона се посочват информация за: вида, номера, датата и съдържанието на платежния документ. Сумите от платежните документи се посочват в съответната колона /финансови разходи на Водещ партньор или финансови разходи на партньори/, в зависимост от това на чие име е издаден документа.
В колоната за разходите в натура се посочват само и всички разходи в натура /* ако има такива по конкретната програма /.
Таблицата за източниците на финансиране се попълва в лева или в евро. /Забележка: Екипът по проекта следва да следи изискванията и да реагира адекватно /. Обикновено натрупаната лихва по банковата сметка на проекта следва да се посочи и се приспада от окончателното плащане.
Към финансовият отчет може да бъде приложена обяснителна записка. В нея в свободен текст се посочва информация, която според бенефициента /общината/ е целесъобразно да бъде предоставена
Копията от всички първични счетоводни документи се подреждат в същата последователност, както са описани в таблицата за детайлизирания финансов отчет.
Следва да се приложат и всички копия на други подкрепящи документи, съгласно договора и приложенията към него – договори, индивидуален отчет за вложения труд /time sheet/, финансовите отчети на партньорите, други. Копията от платежните документи се изготвят в толкова екземпляра, колкото са посочени в договора.
При условие, че по проекта се отчита като разход само част от сумата, посочена в приложен платежен документ, то на самия документ следва да има текст, съгласно указанията на Договарящата и/или Мониториращата институция /организация.
Забележка: В отчетите се включват само т.н. допустими разходи, подробно обяснени в Общите условия към договора за безвъзмездна помощ.
|
РП
Членове на екипа, Счетоводител по проекта
|
Форма на междинен отчет;
Форма на финален отчет;
Допустими разходи по Програмата
|
РАБОТНА ИНСТРУКЦИЯ - 08 “Разпределение на средства при определени условия от други органи, разпределящи средства на ЕС или когато общината блокира свои бюджетни средства за финансиране на местни инициативи”
1.Общи условия
Тази работна инструкция е елемент от Одитна пътека при управление и контрол на средства от ЕС в Община Банско. Тя регламентира хода на процеса на финансиране в случаите, когато Общината предоставя на трети лица безвъзмездно финансиране. Работната инструкция разглежда хипотезите, когато на общината са предоставени за разпределение средства при определени условия от други органи, разпределящи средства на ЕС или когато общината блокира свои бюджетни средства за финанси-ране на местни инициативи.
2. Етапи на изпълнение, съдържание и документи
Действие
|
Описание
|
Отговорник
|
Срок
Документ
|
1. Определяне на екип за работа по финансирането
|
Служителите от отдел “УП”, в чиито ресор е управлението и контрола на средства от ЕС или друг донор изготвят предложение до кмета с описание на необходимите длъжности, функции, взаимоотношения и подчиненост на екипа за предоставяне на финансиране.
|
Началник отдел “УП”
Кмет
|
Органограма на екипа
Функции и роли
|
2. Разработване на стратегическата част на програмата за финансиране
|
При хипотеза за разпределение на средства от ЕС, предоставени от други орган, то тази част ще бъде предложена от него. При разпределение на средства за т.н. местни инициативи, финансирани от общинския бюджет, то следва да се разработи и приеме от общинския съвет Програма за местни инициативи. Програмата следва да включва, /например/:
-
общи цели на програмата;
-
конкретна цел на програмата;
-
приоритети/области/теми и т.н.
-
финансова рамка на финансирането;
-
критерии за участие
-
очаквани резултати
индикатори за оценка.
|
Ръководител на Екип по финансиране-то
Кмет
|
Програма за финансира-не
|
3. Изготвяне документацията за кандидатстване, оценяване, публичност и договориране, отчитане на проектите
Изготвяне на Покана за представяне на проекти
|
Служителите от отдел “УП”, в чиито ресор е управлението и контрола на средства от ЕС или друг донор разработват проектна документация. Пакета включва:
-
Покана за набиране на предложения:
-
Насоки за кандидатстване по Програмата
-
Формуляр за кандидатстване
-
Инструкция за попълване на Формуляра
-
Логическа рамка
-
Бюджет и източници на финансиране
Други (в зависимост от спецификата на програмата).
Служителите от отдел “УП”, в чиито ресор е управлението и контрола на средства от ЕС или друг донор изготвят Покана за приемане на проекти. Поканата се изготвя въз основата на установените по съответната програма на ЕС или друг донор минимални критерии за изготвяне на покана, засягащи нейната форма, съдържание и начин на популяризиране. Началник отдел “УП” предава Поканата на кмета на общината. Кметът взема решение, което се отразява в документацията по проекта.
|
Началник отдел “УП”
Кмет
|
Комплект документа-ция
Покана
|
4. Определяне на длъжностни лица за приемане на проектните предложения
|
Началник отдел “УП” изготвя писмено предложение /проекто-заповед до кмета на общината за определяне на длъжностни лица за приемане на проектните предложения.
|
Началник отдел “УП”
|
Писмено предложе-ние
Проекто
заповед
|
5. Представяне на писменото предложение/ проекто заповед на кмета на Общината за подпис
|
Кметът на Общината подписва Заповед, с която определя длъжностните лица, отдела, мястото, срока и работното време за приемане на проектните предложения.
|
Кмет
|
Заповед
|
6. Обявяване началото на приемане на проектопредложения
|
Поканата за набиране на проекти и пълният комплект проектна доку-ментация се публикуват в източни-ците за масово осведомяване и в Интернет сайта на Общината
|
Отговорен служител
|
Покана
|
7. Приемане на проектните предложения
|
Отговорните длъжностни лица приемат проектните предложения и ги записват във входящ регистър. На приносителя се издава потвър-дително писмо за получаване на проекта с входящ номер
|
Отговорни длъжностни лица
|
Входящ регистър
Проектопредложения
|
8. Определяне на Комисия за оценка на проектите
|
Кметът на Общината със Заповед назначава Комисия за оценка и класиране на подадените проектни предложения. В зависимост от спецификата на Програмата е допустимо включването на независими експерти и външни организации. В зависимост от това дали се разпределят средства от ЕС или собствени се спазват задължително критериите за оценяване по методологията на ЕС или се създава собствена при средства от общинския бюджет.
|
Кмет
|
Заповед за назначаване на Комисия
|
9. Проверка подадените предложения отговарят ли на записаните във Входящия регистър и Оценяване на проектите
|
След изтичане на срока за приемане на проектопредложения назначената със Заповед на Кмета Комисия проверява дали всички приети проекти са записани във входящия регистър. При констатиране на несъответствие проекта не се оценява, а кандидата се информира писмено за причините
|
Комисия
|
Входящ регистър
Проекти
|
10. Създаване на досие на всеки приет и вписан във входящия регистър проект
|
Отговорните служители откриват досие на всяко прието предложение за проект. Досието включва информация за движението на молбата за кандидатстване от нейното приемане до архивирането й.
|
Отговорни служители
|
Формуляр за следене движението на досие на проект
|
11. Проверка за окомплектованост на досието на проекта
|
Комисията проверява дали в досието са включени всички общи и специфични документи, които се изискват. Отбелязва се дали те са постъпили в първоначалното досие или по-късно при последващото окомплектоване, като отбелязват датата на отправяне на искането до кандидата за предоставяне на липсващите документи и датата на получаването им. В отделна графа на формуляра се отбелязват евентуалните забележки и коментари по наличието и пълнотата на всеки един документ.
|
Комисия
|
Формуляр за окомплектованост на досието по проекта
|
12. Доклад за предварителна оценка на досие по проект
|
Отговорен служител извършва предварителната оценка за съответствие с критериите за финансиране по програмата. При констатиране на несъответствие в проектната документация или липса на изискуеми документи, проектопредложението не се допуска до разглеждане.
|
Отговорен служител
|
Доклад
|
13. Оценяване на проектите и вземане на решение за финансиране
|
Комисията по оценяване и класиране на проектите разглежда допуснатите предложения и предлага вземането на решение за финансиране на проектите, предлагащи оптимално решение на проблема. Оценката се извършва, съгласно изискванията и указанията на ЕК, когато средствата са от ЕС или съгласно приетите от съответната община собствени критерии, когато става въпрос за средства от общинския бюджет.
|
Комисия по оценяване и класиране на проектите
|
Протокол от заседание
|
14.Подписване на Формуляр за взето решение
|
Кметът на Общината /Донора се запознава с Протокола от заседанието на Комисията и въз основа на нейните обобщения взема решение за финансиране.
|
Кмет
Донор
|
Формуляр за взето решение
|
15. Изпращане на уведомителни писма до кандидатите за финансиране
|
След приключване работата на Комисията и подписване на Формуляра за взето решение за финансиране, отговорните длъжностни лица изпращат уведомителни писма до кандидатите за взетото решение за финансиране.
|
Отговорни длъжностни лица
|
Уведомителни
писма
|
16. Подписване да договор за безвъзмездна помощ
|
Кметът на Общината и одобреният/е кандидат/и подписват договор за предоставяне на финансиране.
|
Кмет
Одобрен кандидат
|
Договор
|
17. Попълване на Формуляр за потвърждаване на извършената операция
|
Кметът на Общината определя със заповед Отговорни лица, които да извършват проверки по документи и на място за хода на проекта и за постигнатите резултати.
|
Кмет
Отговорни лица
|
Заповед
Формуляр
|
Сподели с приятели: |
