Описание: Необходимо е поддържане на функционалност за изготвяне на годишен бюджет; контрол на бюджет и изготвяне на финансови прогнози. Процесите следва да обхващат: изграждане и управление на бюджетни структури – разходно ориентирани; превантивен и последващ контрол на разходи; автоматичното следене на разходите по бюджета на структурните звена; поддържане на различни бюджетни модели и гъвкави средства за тяхното изменение.
15.Управление на инвестиции, договори по финансирания
Описание: Системата следва да поддържа следните функционалности:
Планиране на ресурсите и разходите;
Управление на задължения от възлагания, поръчки, заявки за поръчки, резервиране на капиталови или материални средства;
Проследяване на инвестиционния процес от фазата на планиране до окончателното завършване на проекта;
Планиране, бюджетиране и осчетоводяване на действителните разходи;
Създаване на инвестиционни програми;
Планиране на разходите за всяка инвестиционна програма от по-ниско към по-високо йерархично ниво;
Прилагане на конкретните инвестиционни мерки през една финансова година (отразени чрез инвестиционни проекти или поръчки);
Автоматично натрупване на плановите стойности, заложени за всяка инвестиция;
Сравнение на плановите стойности с наличния инвестиционен капитал;
Симулиране на амортизационните отчисления;
Разпределение на планираните инвестиционни средства върху конкретните инвестиционни проекти;
Възможност за различни оценки на разходите за придобиване и изграждане в амортизационните области в счетоводството на ДА.
Необходимо е поддържане на основни данни за ресурси по проекти; планиране на разходи проекти; планиране на приходи по проекти; планиране по дейности на проекта. Оторизирани потребители следва да извършват стимулационни анализи по проекти/дейности от проект, с цел контрол на планирани/действителни разходи.
Описание: Системата следва да поддържа следните функционалности:
Администриране на дълготрайни активи;
Преместване на дълготраен актив;
Отписване на дълготраен актив;
Извършване на инвентаризация на дълготрайни активи;
Преоценка на дълготрайни активи;
Управление на амортизация на дълготрайни активи;
Осчетоводяване на дълготраен балансов/задбалансов актив.
Специфични бизнес процеси:
Възможност за управление на придобиването (чрез покупка), увеличението на стойността, прехвърлянето на активи, изписването (ликвидация, продажба и др. - пълно или частично);
Автоматично изчисляване и осчетоводяване на амортизацията на активите;
Отчитане на преоценката на дълготрайните активи;
Отчитането на обезценка на активите;
Отчитане на незавършеното строителство;
Сторниране на грешно осчетоводени документи за активи;
Поддържане на стойности на активите за данъчни цели (данъчен амортизационен план), както и поддържане на различни стойности и методи на амортизация на активите за счетоводни, данъчни и други цели (стойности във валута или по различни счетоводни стандарти);
Възможности за справки:
Групиране на активите за оперативни, статистически цели;
Поддръжка на справки за придобити, отписани, прехвърлени, капитализирани активи, начислена и планирана амортизация по периоди и разходни центрове, както и по групи активи;
Амортизационният план да дава обобщена и разпределена по класове информация за жизнения цикъл на ДА;
Възможност за симулация на амортизационни отчисления на активите и прогнози за бъдещи периоди.
Описание: Системата следва да поддържа следните функционалности:
Изготвяне на прогнози – краткосрочни и дългосрочни - за потребностите от материали, резервни части, горива и др.;
Планиране на необходимите наличности от материали, горива и резервни части;
Възможност за дефиниране на минимални и максимални налични количества /технически резерви/ за всеки материал, резервна част, гориво и др. материални позиции;
Работа с водещо време за доставка;
Системата да следи техническия резерв и да реагира при достигането му;
Системата да позволява централизирана процедура за доставки;
Да дава възможност за създаване на заявки от отделните мобилни групи и отдели за доставка на материали, консумативи, горива и услуги;
Поддържане на кодове на специалисти от компанията, които могат да създават поръчки за доставка със съответните механизми за контрол.
Системата следва да управлява различни типове поръчки за доставка с възможност:
За създаване на запитвания за оферти към доставчик на база на получените заявки;
За следене, контрол и анализ на изпълнението на заявките и договорите;
За организация и управление на заявки за поръчка, запитване за оферта, получена оферта от доставчик и поръчка за доставка.
Всяка поръчка за доставка трябва да съдържа името и адреса на доставчика, датата и условията на доставка, условията на плащане и тяхното изпълнение, наименованието и необходимото количество материали, консумативи, горива, услуги, техните цени и съответните отстъпки и други необходими данни. Системата следва да поддържа различни видове договори: рамкови споразумения за стойност или количество и планове за доставка с фиксирани количества и срокове, за които се следи изпълнение:
Автоматично следене за доставките по договори, отчитането на фактури и задължения по договорите;
Възможност за проверка на фактури - за коректност на данните, свързани със стоки и количества, срокове, цени, отстъпки, разходи за доставка, калкулация на стойността.
Необходимо е да се дефинират механизми за входящ контрол на фактури - по отношение на коректното записване на данните в тях.