Въведение ст

A. Първа инстанция

За образуване на нови дела, в гражданското деловодство могат да постъпят различни документи: искови молби, молби, декларации, жалби и други документи, подавани от граждани, и съдебни поръчки от други съдилища. По вече образувани дела в деловодството се получават жалби, молби, доказателства, заключение на вещи лица (съдебни експертизи), съдебни поръчки от други съдилища.

2. 
   ПРЕДАВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ, ПОЛУЧЕНИ В РЕГИСТРАТУРАТА
   

В съдилищата, в които има регистратура, постъпващите документи се получават от служителите в регистратурата. Във входящия дневник се прави описание на документа, датата на вписване и се полага подписът на служителя. Документите, свързани с висящи дела и получени в регистратурата, се предават незабавно на деловодството.

• 
  ДЕЛОВОДНИ КНИГИ
  

• 
  азбучен указател за образуваните граждански дела;
  
• 
  описна книга;
  
• 
  календар (наръчник);
  
• 
  книга за закрити и разпоредителни заседания;
  
• 
  книга за получените и върнати призовки и други съдебни книжа от други съдилища;
  
• 
  разносна книга;
  
• 
  книга за производствата по несъстоятелност.
  

В съдилищата, където няма регистратура, председателят на съда или съдебният администратор, ако има такъв, може да разпореди отговорностите по получаване и съхраняване на документи да се извършват от деловодството. В тези случаи в гражданското деловодството се водят и входящ и изходящ дневник.

Всички входящи и изходящи книжа се вписват по пореден номер във входящия или изходящия дневник. При обработването на постъпили по пощата книжа се запазва пликът. На първата страница на всеки приет от съда документ се отбелязва регистрационният номер или датата на пощенското клеймо, посочва се, че документите са получени по пощата и се полага подписът на деловодителя.

• 
  Във входящия дневник се описват всички документи, които се получават в съда. Дневникът съдържа следните данни:
  

1. входящ номер;

2. дата и час на постъпване;

3. описание на постъпилите документи;

4. подател на документите;

5. на кого са предадени документите;

6. при имуществени дела – идентификация на имота, за който се отнасят постъпилите книжа.

• 
  В изходящия дневник се описват всички изходящи от съда документи (например: съдебни решения, определения и молби) и се съдържат следните данни:
  

1. изходящ номер;

2. дата;

3. описание на изходящите документи;

4. получател;

5. начин на изпращане на документите (по пощата, куриер, електронна поща и др.)

• 
  Разносната книга съдържа информация за движението на документи между съда, прокуратурата и пощенските служби. В нея се вписват: изходящ номер на документа, на кого се връчва, дата на връчване и подпис на лицето, упълномощено да получи документа.
  

• 
  Азбучникът осигурява информация за номерата на образуваните дела. Води се по имената на ищеца (молителя), а за второинстанционните дела и другите дела, образувани по жалби, по имената на жалбоподателите. По делата за несъстоятелност, по търговски спорове и по граждански дела, заведени от прокурора, азбучните указатели включват и имената и адресите на ответниците.
  

• 
  Описната книга осигурява информация от образуването на делото до предаването му в архива. Тя съдържа следните данни:
  

1.	номер на делото;
2.	източник на постъпване;
3.	дата на образуване;
4.	номер на първоинстанционното дело (за въззивните дела) и наименование на първоинстанционния съд;
5.	предмет на делото;
6.	статистически код;
7.	страни по делото;
8.	дата на обявяване на делото за решаване;
9.	дата на постановяване на съдебния акт;
10.	резултат от делото и съдия-докладчик;
11.	номер и дата на писмото, с което делото е изпратено на друга инстанция или е получено от нея;
12.	резултат от инстанционната проверка;
13.	продължителност на разглеждане (до един месец, до три месеца, до шест месеца, до една година, повече от една година);
14.	дата на предаване в архив;
15.	номер на архивното дело;
16.	номер на архивната връзка.

• 
  Срочната книга или календар (наръчник) осигурява информация за насрочените за определена дата дела. Тя съдържа данни за датата на насроченото заседание, номера на делото за всяко насрочено заседание, както и годината на делото. Включва данни за:
  

1.	дата на заседанието;
2.	номер на делото;
3.	състав на съда;
4.	съдия-докладчик;
5.	име на прокурора;
6.	име на съдебния секретар;
7.	резултат от заседанието (решено, прекратено, спряно, отложено, отложено след първото по делото заседание).

• 
  Книгата за закрити и разпоредителни заседания съдържа данни за:
  

• 
  номера на делото;
  
• 
  състав на съда или съдия-докладчик;
  
• 
  резултат от делото;
  
• 
  номер и дата на постановяване на съдебния акт.
  

• 
  Книгата за получени и върнати призовки и други съдебни книжа съдържа информация за изпълнението на възложени от други съдилища действия по връчването на съдебни документи. Води се в регистратурата или деловодството. Тя съдържа данни за:
  

• 
  Книгата за производствата по несъстоятелност осигурява информация за действията на съда и на участниците по делата за несъстоятелност, които се вписват по реда на извършването им. Книгата за производствата по несъстоятелност съдържа следните данни:
  

• 
  номер и година на делото;
  
• 
  фирма, седалище и адрес на призоваване на длъжника;
  
• 
  номер по ред на действието;
  
• 
  дата на постъпване на книжата;
  
• 
  дата на извършване на действието;
  
• 
  вид на действието (молба, жалба, частна жалба);
  
• 
  участник, извършил действието (длъжник, кредитор, синдик и др.)
  
• 
  актове на съда по несъстоятелността (решения, определения, разпореждания);
  
• 
  актове на апелативен съд;
  
• 
  актове на Върховния касационен съд.
  

Действията на съда се вписват по ред на извършване.

• 
  Поредност при попълване на книгите
  

Данните по новообразувани дела се вписват в съответните деловодни книги не по-късно от следващия работен ден след получаването им в деловодството.

• 
  Подреждане и съхранение на делата в папки
  

Когато делото се предаде за първи път в деловодството, деловодителят дава пореден номер на делото по описната книга.

Папките за районните, окръжните, апелативните и военните съдилища са със следното цветово кодиране: червени – за наказателни дела; ЗЕЛЕНИ папки се използват за граждански дела; бели – за административни дела; жълти – за фирмени дела; манила – за изпълнителни дела; сиви – за вписвания; и СИНИ папки за делата по несъстоятелност.

1. 
   номерът на делото - изразява се в 5 цифрен пореден номер;
   
2. 
   характер на делото;
   
3. 
   код на съда;
   
4. 
   годината;
   
5. 
   том.
   

Всички книжа по дадено дело – независимо дали постъпват в съда или се съставят от деловодителя, съдия или друг съдебен служител – се прикрепват последователно в папката и се номерират (най-новият документ се поставя най-отдолу в папката).

При изнасяне на делото от деловодството, деловодителят попълва в картона за взето дело номера на делото, кой го е взел и на коя дата. Картонът за взето дело се поставя на мястото на взетата папка. Картонът за взето дело може да се използва отново за други дела, докато се попълни напълно. Когато постъпят документи по взето дело, те се поставят в папка-джоб, а тя на свой ред се подрежда пред картона за взето дело. Документите се прилагат към делото, когато то бъде върнато в деловодството.

• 
  по документите по делата да не се правят бележки, отбелязвания или подчертавания;
  
• 
  да не се изнасят дела без изричното разрешение на съда;
  

	Номер на том
	 Година 
	Номер и ниво на съда 
	Характер на дело 
	Номер на дело 

ИДЕИ ЗА НАЙ-ДОБРА ПРАКТИКА С оглед лесно проследяване на делата се предлагат следните две идеи:  Файл в Excel с 31 отделни дни. Номерът на делото се вписва под датата, съответстваща на срока за обжалване. При преразглеждане на делото, номерът на делото се изтрива.  Със същата цел проследяване може да се използва календарът в програмата MICROSOFT OUTLOOK. Тъй като има 12 месеца, няма да бъде необходимо да се изтрива номерът на делото.

 След получаване на коригираните документи от лицето, подало исковата молба, деловодителят отново докладва делото на съдията-докладчик, ведно с постъпилите книжа и връченото съобщение.

 не е посочен адресът на ответника;

 таксата не е платена;

 заявлението в исковата молба не е ясно;

 лицето, подало исковата молба, не се е подписало на нея;

 не са предоставени допълнителни екземпляри от исковата молба и писмените доказателства (обикновено се иска оригинален екземпляр за съда и по един за всеки ответник).

• 
  Списък на призованите лица
  

След вписване на новообразуваното дело в съответните деловодни книги, делото се докладва на определения от председателя на съда съдия-докладчик за насрочване. Въз основа на данните в подадените документи и разпорежданията на съдията-докладчик, деловодителят изготвя списък на страните за призоваване за първото съдебно заседание (вж. пример за списък на призованите лица в Приложение 2, бланка 2-A). Списъкът съдържа:

• 
  номер на делото;
  
• 
  дата и час на първото съдебно заседание;
  
• 
  имената на ищците и техните пълномощници (ако има такива);
  
• 
  имената на ответниците и техните пълномощници (ако има такива);
  
• 
  трети страни, вещи лица и свидетели.
  

За всяко лице за призоваване се посочват трите имена, адресът и качеството, в което участва в производството. След изготвяне, списъкът се прикрепва към папката на делото като последен документ, тъй като най-новите документи се поставят най-отдолу. След изготвяне и връчване на призовките, в колонката “Забележка” в дясната част се отразява как са връчени призовките, на кого и кога.

След първото съдебно заседание, съдебните секретари изготвят списъците с лица за призоваване за следващите съдебни заседания.
Потребителите на АСУД могат да генерират списъци на лица за призоваване автоматично със системата, без да трябва да попълват нищо на ръка. След като бъде генериран, списъкът може веднага да се разпечата на стандартна хартия формат А4 (вж. Приложение 2, бланка 2-A).

• 
  Изготвяне на призовката за първо съдебно заседание
  

След изготвяне на списъка с лица за призоваване, деловодителят изготвя и призовки за лицата, посочени в списъка. Призовката включва: номер на делото; дата на изготвяне; кой съд изпраща призовката; номер на призовката; дата, на която е изпратена призовката; качеството, в което се призовава съответното лице; трите имена на двете страни; адрес; дата и час на заседанието; указания на съдията-докладчик; и се отбелязва изпращането на препис от книжа. (Вж. примерна призовка - Приложение 2, бланка 2-В.)

• 
  Изпращане на призовки на страните по делото
  

В тридневен срок от насрочване на делото, изготвените призовки за района на съответния съд се предават на Службата по връчване на призовки и съдебни книжа, а останалите се изпращат по пощата.

• 
  Действия, когато призовката не е връчена или е връчена неправилно
  

Всеки ден деловодителят получава от призовкаря връчените призовки.

Ако призовката е връчена правилно, вторият отрязък се прилага към съответната папка.

ИДЕИ ЗА НАЙ-ДОБРА ПРАКТИКА  За улеснение при призоваването на вещи лица, това може да стане по телефона. За целта обаче е нужно разпореждане на съдията-докладчик.

Деловодителят предоставя делото на съдебния експерт, за да може да се изготви експертизата.

 Вж. НАЙ-ДОБРАТА ПРАКТИКА В Т. 4

1. 
   На първо място, в описната книга се вписват датата и резултатът от последното съдебно заседание.
   
2. 
   След това, деловодителят предава делото на съдията-докладчик за изготвяне на решението.
   
3. 
   Когато решението е готово, деловодителят изпраща съобщения на страните, че съдебното решение е готово и че то може да бъде обжалвано.
   
4. 
   Съобщението се изготвя съобразно Приложение 2, бланка 2-И. На постановения съдебен акт деловодителят отбелязва броя на изпратените съобщения и датата на тяхното изпращане.
   
5. 
   Съдебният деловодител следи за своевременното връчване и връщане в деловодството на обявленията.
   
6. 
   Деловодителят прилага към делото разписките за получаване и следи срока за обжалване.
   
7. 
   Ако в законовия срок не постъпи жалба, съдебният акт влиза в сила и деловодителят предава пълното дело в архива.
   

 Вж. НАЙ-ДОБРА ПРАКТИКА В Т. 4

При постъпване на възражение, на същото се отбелязва датата на депозирането му и деловодителят се подписва. Делото отново се докладва на съдията.
След съответната резолюция на съдията-докладчик, деловодителят изпраща делото на по-горна инстанция за разглеждане на жалбата. Срокът за това е три дни от получаване на възраженията на другата страна или от изтичане на срока за подаване на възражения.
За потребители на АСУД: Обжалваните дела могат да се изпращат по електронен път на съответната инстанция (с изключение на Върховния касационен съд и Върховния административен съд). Ако има подадена жалба срещу решението, тя може да бъде прехвърлена по електронен път до по-горната инстанция.
Деловодителят изготвя придружително писмо, в което отбелязва входящият номер на жалбата, датата и името на подателя на жалбата. Прилага се и цялото дело. Писмото се подписва от деловодителя и от съдията-докладчик или председателя на съда. (Вж. Приложение 2, бланка 2-О.)
В описната книга се отбелязва датата, на която делото е изпратено, и къде (окръжен, апелативен, касационен съд).
В разносната книга се вписват: номерът на делото, кога, къде и на кого е изпратено, датата на връчване, полага се подписът на лицето, което е получило документите.
Дела, които се разглеждат от по-горна инстанция, се връщат в окръжния (районния) съд в срок от седем дни от постановяване на съдебното решение заедно с папката на делото от апелативния (окръжния) съд. (Вж. Приложение 2, бланка 2-Н).




10. ДЕЙСТВИЯ СЛЕД ВЛИЗАНЕ НА РЕШЕНИЕТО В СИЛА

Изготвяне на изпълнителен лист
Когато решението по делото влезе в сила и се върне от последната инстанция, деловодителят преглежда цялото дело изготвя изпълнителни листове, включително и по решенията на горните инстанции, в срок от не повече от три дни от влизането в сила на съдебния акт или от постъпване на молба от страните. (Вж. Приложение 2, бланка 2-К).

Деловодителят изпраща необходимите съпроводителни писма за връщане на приложени преписки по делото. Например: нотариални дела, изпълнителни дела, трудови досиета, полицейски преписки, административни преписки и други.

• 
  По трудовите дела се изпраща съобщение за постъпване на работа.
  
• 
  По брачни дела се изпращат статистическите листи.
  
• 
  По дела за гражданско състояние се изпращат преписи от решенията службите ГРАО.
  
• 
  По дела по жалби срещу действия на съдия изпълнител се изпращат преписи от решенията на СИС.
  
• 
  По дела при промяна на име се изпращат преписи от решенията на Бюро “Съдимост”.
  

Делото се докладва на съдията на състава за проверка и евентуална корекция на нанесените данни.

• 
  Цифрите, обозначаващи характера на делото и кода на съда, са различни от тези по първоинстанционното дело.
  

Информацията се прикрепва на задната корица на папката. В папката се подреждат последователно писмото на първоинстанционния съд; вносната бележка за държавна такса; жалба; възражения по жалбата; доказателства към жалбата.

Деловодителят изпраща призовките за първото по делото заседание на всички страни по делото. Ако някои от призовките не са връчени или има нередовност, това се докладва на съдията-докладчик. Връчените призовки се прилагат към съответното дело по реда на списъка.

• 
  Ако решението на въззивната инстанция може да се обжалва, деловодителят следи за изтичане на срока за обжалване. След изтичане на срока за обжалване, ако не постъпи жалба, делото се връща на съответния първоинстанционен съд с придружително писмо.
  

Ако постъпи жалба, тя се вписва във входящия дневник. След това се докладва на председателя на съда или на определен от него съдия. Деловодителят следва указанията на съдията-докладчик както при въззивните жалби, описани по-горе.