Доклад №0200004813 за извършен одит на възлагането и изпълнението на обществени поръчки в Община Смолян за периода от 01. 01. 2012 г до 30. 06. 2013 г

В резултат на проведената процедура на 01.02.2012 г. е сключен борсов договор за възлагане на обществена поръчка на Софийска стокова борса.

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹⁵

Съгласно чл. 44, ал. 9 от ЗОП, възложителят е длъжен да изпрати информация за изпълнението на договор за обществена поръчка до АОП в едномесечен срок след неговото изпълнение.

Изпълнението на договора е приключило на 23.01.2013 г. когато е извършено окончателното плащане на изпълнителя. Информацията за изпълнението на договора е изпратена до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки (РОП) на 18.07.2013 г. (по време на одита).

Нарушени са разпоредбите на чл. 44, ал. 9 от ЗОП (ред., ДВ, бр. 93 от 2011 г.), тъй като информацията за изпълнението на договора не е изпратена до АОП в нормативно определения едномесечен срок.¹⁶

Процедурата за възлагане на обществената поръчка е проведена в изпълнение на проект № DIR-51011119-9-21/01.11.2010 г. „Интегриран воден проект на агломерация

В резултат на проведената процедура на 11.01.2013 г. е сключен договор за възлагане на обществена поръчка на стойност 815 973,00 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹⁷
4.3. С Решение № 10 от 24.02.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез открита процедура по реда на ЗОП с предмет „Изграждане и рехабилитация на посетителска и информационна инфраструктура в Соскучански дол”, осъществявана в изпълнение на проект „Биоразнообразието в Родопите и езерото Вистонида - предпоставка за икономически растеж, чрез активно териториално сътрудничество", с акроним BORDER ACT по Оперативна програма за европейско териториално сътрудничество “Гърция – България 2007 – 2013”, Приоритетна ос 1: Качество на живот, Област на интервенция Опазване, управление и насърчаване на природните ресурси, Бенефициент: Община Смолян, Договор № В1.11.09 от 14.04.2011г. за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, сключен между Министерството на икономиката, конкурентоспособността и корабоплаването на Р. Гърция и Община Смолян, който проект се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма Европейско териториално сътрудничество „Гърция-България 2007-2013”, съфинансирана от Европейския сьюз чрез Европейския фонд за регионално развитие“ (2012 г.).

В резултат на проведената процедура на 09.10.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществената поръчка на стойност 521 236 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹⁸
4.4. С Решение № 16 от 25.04.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез договаряне без обявление по реда на чл. 90, ал. 1, т. т. 8 от ЗОП с предмет „Изпълнение на допълнителни видове и количества СМР по договор с предмет „Благоустрояване на уличната мрежа, квартална среда и подобряване на условията за обществен отдих в град Смолян” за обособена позиция № 3 „Реновация на пешеходна зона в стар център, гр. Смолян” (2012 г.).

В резултат на проведената процедура на 23.05.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществена поръчка стойност 105 403.65 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.¹⁹

Изпълнението на договора е приключило на 20.12.2012 г., когато е извършено окончателното плащане по договора. Информацията за изпълнението на договора е изпратена до АОП на 06.02.2013 г.

Нарушени са разпоредбите на чл. 44, ал. 9 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93/2011 г.), тъй като информацията за изпълнението на договора не е изпратена в нормативно определения едномесечен срок.²⁰
4.5. С Решение № 28 от 28.06.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез договаряне без обявление по реда на чл. 90 ал. 1, т. 4 от ЗОП с предмет „Възстановяване на подпорна стена на общински път в с.Бостина, Община Смолян“ (2012 г.).

Процедурата е прекратена с Решение № 62 от 12.09.2012 г. на възложителя на основание чл. 39, ал. 1, т. 7 от ЗОП. Определеният изпълнител не е представил, определената гаранция за изпълнение на договора, както и останалите, изискуеми документи по чл. 42, ал. 1 от ЗОП.

Процедурата е прекратена в съответствие със законовите изисквания.²¹
4.6. С Решение № № 25 от 28.06.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез договаряне без обявление по реда на чл. 90, ал. 1, т. 4 от ЗОП с предмет „Възстановяване на подпорна стена при км. 3+630 на общински път за с. Черешките, Община Смолян” (2012 г.).

Процедурата е прекратена с Решение 39 от 12.07.2012 г. на възложителя на основание чл. 39, ал. 1, т. 1 от ЗОП, поради това, че не е подадена нито една оферта.

В резултат на проведената процедура на 14.11.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществената поръчка.

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.²³
4.8. С Решение № 68 от 27.09.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез договаряне без обявление по реда на чл. 90, ал. 1, т. 4 от ЗОП с предмет „Изпълнение на СМР за обект „Възстановяване на подпорна стена на общински път в с. Бостина, Община Смолян”. (2012 г.).

В резултат на проведената процедура на 23.10.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществена поръчка на стойност 26 035.62 лв. (без ДДС).

Посочените от възложителя мотиви за избора на процедура на договаряне без обявление са свързани с частично разрушаване на подпорната стена в резултат от обилни снеговалежи през месеците януари и февруари 2011 г. и последвало снеготопене, влошено състояние на обекта в резултат на обилни снеговалежи през зимен сезон 2011 г./ 2012 г. и последвало снеготопене, поройните и продължителни валежи през месец май 2012 г., които допълнително са компрометирали подпорната стена и ската, както и опасност за живота и здравето на населението.

Необходимостта от изпълнение на строително – монтажните работи (СМР) на обекта е възникнала в резултат от обилни снеговалежи през месеците януари и февруари 2011 г. и последвало снеготопене, в резултат на което е деформирана и частично разрушена подпорна стена от каменна зидария, която укрепва улицата до домовете на три семейства. През 2011 г. Община Смолян е предприела следните действия:

а) с писмо изх. № ДЛ000509 от 02.03.2011 г. Община Смолян е изпратила до Междуведомствената комисия за възстановяване и подпомагане към Министерския съвет (МКВП към МС) и до областния управител на област Смолян информация, по утвърден образец, за настъпилото на 21.02.2011 г. събитие от извънреден характер; - с писмо
изх. № ДЛ000509 от 21.04.2011 г. Община Смолян е възложила изготвяне на проект за обект „Възстановяване на подпорна стена на общински път в с. Бостина, Община Смолян” на проектант - ЕТ „Атанас Николов”;

б) с докладна записка изх. № ДЛ000509 от 18.05.2011 г., придружена с техническа експертиза и изготвен проект за обекта, Община Смолян е кандидатствала за финансиране пред МКВП към МС;

в) на 03.08.2011 г. от главния архитект на Община Смолян е издадено строително разрешение за обекта - № 116 от 03.08.2011 г.

През 2011 г. финансиране не е отпуснато от МКВП към МС. С Решение № 4 от 19.04.2012 г. на МКВП към МС за обекта са отпуснати 34 706 лв. „за преодоляване на последици от вредното въздействие на води през м. февруари 2011 г. – възстановяване на подпорна стена на път с. Бостина”.

Обстоятелствата, довели до разрушаване на подпорната стена, са посочени по-късно и в Конструктивно становище от 22.05.2012 г., изготвено от проектанта на обекта по искане на Община Смолян, както и в Констативен протокол на комисия, назначена със Заповед № 1767 от 13.06.2012 г. на кмета на Община Смолян, в които е констатирано, че вследствие на обилните снеговалежи през зимен сезон 2011/2012 г., както и последвало снеготопене, поройните и продължителни валежи през месец май е настъпило допълнително компрометиране на подпорната стена и ската.

Процедурата на договаряне без обявление по ЗОП е открита на основание чл. 90, ал. 1, т. 4 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93/2011 г., в сила от 26.02.2012 г.). Това основание е приложимо, когато „е възникнала необходимост от предприемане на неотложни действия, породени от настъпване на събитие от извънреден характер (по смисъла на § 1, т. 28а от Допълнителните разпоредби на ЗОП), което възложителят при полагане на дължимата грижа не е могъл или не е бил длъжен да предвиди или предотврати и за преодоляването на което не могат да бъдат спазени сроковете за провеждане на открита или ограничена процедура или на процедура на договаряне с обявление”.

В конкретния случай е налице събитие от извънреден характер, но същото се е проявило през м. февруари 2011 г. Във връзка с него през 2011 г. са предприети действия за осигуряване на финансиране за изпълнение на СМР за преодоляване на последиците от природното бедствие, включително е изработен проект и е издадено разрешение за строеж. Последвалото влошаване на състоянието на обекта не е обстоятелство, което не би могло да се предвиди.

Едно от условията за законосъобразно прилагане на процедурата на договаряне без обявление в хипотезата на чл. 90, ал.1, т. 4 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93/2011 г.) е изборът на изпълнител да се извършва по този ред, поради необходимост от предприемане на неотложни действия, които правят невъзможно провеждането на друг вид процедура (открита, ограничена или договаряне с обявление). Т. е. следва да е налице причинно-следствена връзка между възникналото събитие от извънреден характер и предприемането на неотложни действия.

Видно от фактическата обстановка, в конкретния случай не е налице причинно-следствена връзка, тъй като необходимостта от изпълнение на СМР е възникнала
през м. февруари 2011 г., когато е настъпило събитието от извънреден характер, а действията по преодоляването му са предприети след повече от една година - на 27.09.2012 г., когато е взето решение № 68 за провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка и в резултат от нея на 23.10.2012 г. е сключен договор за изпълнение на СМР за обект „Възстановяване на подпорна стена на общински път в с. Бостина, Община Смолян”.

Нарушени са разпоредбите на чл. 90, ал. 1, т. 4 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.), тъй като е проведена процедура на договаряне без обявление по реда на ЗОП без да са налице предвидените в закона основания за това. ²⁴

В резултат на проведената процедура на 22.01.2013 г. е сключен договор за възлагане на обществена поръчка на стойност 241 668 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.²⁵
4.10. С Решение № 83 от 20.12.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез договаряне без обявление по реда на чл. 90 ал. 1, т. 4 от ЗОП с предмет „Възстановяване подпорна стена на общински път SML 2241 /III-663, Момчиловци – Петково – Славейно – Кутела – х. Момчил Юнак – /III-861/, до жилищна сграда на Янко Атанасов в с. Кутела, Община Смолян“ (2012 г.).

В резултат на проведената процедура на 31.01.2013 г. е сключен договор за възлагане на обществената поръчка на стойност 61 857 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.²⁶
4.11. С Решение № 5 от 01.02.2013 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез договаряне без обявление по реда на чл. 90, ал. 1, т. 11 от ЗОП с предмет „Периодични доставки на газьол за отопление за нуждите на целодневни детски градини, обединени детски заведения, домове и планетариум на територията на Община Смолян“ (2013 г.).

В резултат на проведената процедура на 13.02.2013 г. е сключен борсов договор за възлагане на обществена поръчка на Софийска стокова борса.

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания .²⁷

4.12. С Решение № 9 от 20.03.2013 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез открита процедура по реда на ЗОП с предмет „Извършване на доставки на хранителни продукти за нуждите на детски заведения и детска кухня на територията на Община Смолян” (2013 г.)

Процедурата е прекратена с Решение № 22 от 23.05.2013 г. на възложителя на основание на чл. 39, ал. 1, т. 6 от ЗОП.

Установени са нарушения при откриване на процедурата, които не могат да бъдат отстранени, без това да промени условията, при които процедурата е обявена.

В резултат на проведената процедура на 12.06.2013 г. е сключен договор за възлагане на обществена поръчка на стойност 103 475 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие със законовите изисквания.²⁹
5. Процедури по реда на НВМОП (отм.)
5.1. С Решение № 5 от 23.02.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез открит конкурс по реда на НВМОП (отм.) с предмет „Изпълнение на СМР във връзка с проект: „Защита на населението и предотвратяване на риска от наводнения на кв. „Устово”, ж.к. „Прогреси 1, 2 и 3,
гр. Смолян” (2012).

В резултат на проведената процедура на 30.10.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществената поръчка на стойност 686 414 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие с нормативните изисквания.³⁰

Съгласно чл. 34, ал. 2 от НВМОП (отм.), възложителят е длъжен да изпрати информация за изпълнението на договор за обществена поръчка до АОП в едномесечен срок след неговото изпълнение.

Изпълнението на договора е приключило на 30.05.2013 г., когато е извършено окончателното плащане на изпълнителя. Информацията за изпълнението на договора е изпратена до АОП за вписване в РОП на 18.07.2013 г.

Нарушени са разпоредбите на чл. 34, ал. 2 от НВМОП (отм.), тъй като информацията за изпълнението на договора не е изпратена до АОП в нормативно определения едномесечен срок.³¹

В резултат на проведената процедура на 01.10.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществената поръчка на стойност 86 659 лв. (без ДДС).

Процедурата е проведена в съответствие с нормативните изисквания.³²
5.3. С Решение № 7 от 24.02.2012 г. на кмета на Община Смолян е открита процедура за възлагане на обществена поръчка чрез открит конкурс с предмет „Доставка на оборудване, необходимо за провеждане на иновативното културно събитие „Родопи фест”, което се реализира в рамките на проект „Родопи фест“, финансиран по Оперативна програма Регионално развитие 2007 – 2013г” (2012 г.)

В резултат на проведената процедура на 19.12.2012 г. е сключен договор за възлагане на обществена поръчка на стойност 67 239 лв. без ДДС.

При одита са проверени 6 обществени поръчки, възложени по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) с предмет както следва:

а) „Доставка на фабрично нов пътнически автомобил“ по проект „Биоразнообразието в Родопите и езерото Вистонида - предпоставка за икономически растеж, чрез активно териториално сътрудничество”;

б) „Извършване на преводи – писмен и устен (симултанен) за осъществяване на дейностите по проект „Тракийско и Византийско културно наследство в Родопите и Северното Егейско крайбрежие” с акроним „THRABYZHE”;

в) „Идентифициране на обекти на тракийското и византийско културно-историческо наследство в района Смолян-Самотраки и разработване на интегрирани културни маршрути, включващи тези обекти, в изпълнение на проект „Тракийско и византийско културно наследство в Родпите и Северното егейско крайбрежие” с акроним THRABYZHE;

г) „Разработване на дизайн и изработване на табели и разработване на дизайн, извършване на предпечатна подготовка и печат на стикери, флаери, листовки и наръчници.”;

д) „Изработване на наръчник за българите, търсещи работа в Република Гърция, по проект „По-добри възможности за работа чрез сътрудничество, образование и работа в интернет мрежа” с акроним BECENET;

е) „Извършване на детайлно енергийно обследване на общински сгради с РЗП над 1000 кв.м.”

Стартирането на избора на изпълнител на всяка една от малките обществени поръчки е извършено със заповед на кмета на общината, с която е определен предмета на поръчката, изискванията към обекта, показателите за избор и длъжностните лица, на които се възлага да съберат, разгледат и оценят офертите. За събиране на оферти при поръчките е приложен способа на изпращане на писмени покани до конкретни лица. Поканите съдържат нормативно изискуемата информация.

За всяка малка обществена поръчка са събрани не по-малко от три валидни оферти. Съставените от длъжностните лица протоколи за събиране, разглеждане и оценка на офертите съдържат нормативно изискуемата информация и са утвърдени от кмета на общината. Въз основа на съдържащите се в протоколите предложения за избор, от кмета на общината са сключени писмени договори за възлагане на обществени поръчки с определен срок с класираните на първо място участници.

При възлагането на обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) са спазени нормативните изисквания.³⁵

6.2. В съответствие с изискванията на чл. 34, ал. 6 от НВМОП (отм), през одитирания период до АОП е изпратена обобщена информация за всички малки обществени поръчки, възложени при условията на чл. 2 от НВМОП (отм.) през 2011 г.³⁶

При одита са проверени 10 обществени поръчки, възложени по реда на глава осма „а“ от ЗОП с предмет както следва:

а) „Дейности за информация и публичност по проект „По-добри политики чрез партньорство и участие на заинтересованите страни“, финансиран по Оперативна програма „Административен капацитет” 2007-2013 г. (2012 г.);

б) „Ремонт на общинска пътна мрежа и републикански пътища в границите на град Смолян” (2012 г.);

в) „Упражняване на строителен надзор при изпълнението на строителни и монтажни работи по проект „Биоразнообразието в Родопите и езерото Вистонида - предпоставка за икономически растеж, чрез активно териториално сътрудничество” с акроним BORDER ACT (2012 г.);

г) „Периодични доставки на канцеларски материали за нуждите на Община Смолян” по обособени позиции: позиция № 1: „Периодични доставки на мултифункционални копирни хартии”, позиция № 2: „Периодични доставки на Висококачествена копирна хартия, позиция № 3: „Периодични доставки на канцеларски материали” (2012 г.);

д) „Изготвяне на инвестиционен проект за обект: Възстановяване подпорна стена на улица в с. Търън, под жилищна сграда на Сабри Хаджиенузов, Община Смолян“
(2013 г.);

е) „Изготвяне на инвестиционен проект за обект: Възстановяване на подпорна стена на ул. „Гимназиална“, до жилищна сграда на сем. Николови гр. Смолян, Община Смолян“ (2013 г.);

ж) „Периодични доставки на течни горива за транспорт (бензин А 95Н, бензин А 98Н, дизелово гориво и автогаз) за моторните превозни средства на Община Смолян, чрез периодична покупка от търговски обекти (бензиностанции) чрез карти за безкасово плащане“ (2013 г.);

з) „Периодични доставки, зареждане и рециклиране на консумативи за копирна техника на Община Смолян” (2013 г.);

и) „Одит на декларираните разходи във финансови отчети на проект „По-добри политики чрез партньорство и участие на заинтересованите страни“;

й) „Упражняване на строителен надзор при изпълнение на строителни и монтажни работи по проект: „Подай ръка” по Оперативна програма „Регионално развитие” (2007-2013)“ (2013 г.).

Със заповеди на кмета са определени длъжностни лица, които да получат, разгледат и оценят офертите. За резултатите от работата на длъжностните лица са съставени протоколи, утвърдени от възложителя. От кмета на общината са сключени писмени договори за възлагане на обществени поръчки с определените изпълнители, съдържащи всички предложения от офертите им. При сключване на договорите от определените изпълнители са представени изискуемите документи – свидетелства за съдимост, издадени от компетентен орган, за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 и декларации за липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 5 от ЗОП.

При възлагането на обществени поръчки чрез публична покана през одитирания период са спазени изискванията на ЗОП.³⁸

Съгласно чл. 101г, ал. 1 от ЗОП (ред. ДВ, бр. 93 от 2011 г.) получаването, разглеждането и оценката на офертите се извършва от длъжностни лица, определени от възложителя. При всички проверени възлагания на обществени поръчки по реда на глава осма „а“ от ЗОП, възложителят е определил длъжностните лица, които да получат, разгледат и оценят офертите след изтичане на крайния срок за получаването им.³⁹ По този начин не е дадена възможност на длъжностните лица да изпълнят определените им законови задължения.

Извършена е проверка на всички договори за обществени поръчки на стойност над 3 000 лв. без ДДС, сключени от кмета на общината през одитирания период, с оглед спазване нормативните изисквания относно реда на възлагането им и е установено, че в по-голямата си част поръчките са възложени съобразно регламентирания в ЗОП и НВМОП (отм.) ред, съответстващ на стойностите им.⁴⁰

При проверката са установени следните нарушения:

В договора не е посочена стойност. Стойността по договора е определяема съгласно действащите в момента на извършване на услугите „Цени на услуги, включени в универсалната пощенска услуга, предоставяна от „Български пощи” ЕАД” и „Цени на неуниверсални пощенски услуги и други търговски дейности, предоставяни от „Български пощи” ЕАД”.

За срока на договора са извършени разходи в размер на 22 181, 75 лв. (без ДДС). Стойността на поръчката попада в приложното поле на чл. 14, ал. 3, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр. 93 от 2011 г.), респ. чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр.33 от 2012 г.) и изисква възлагане по реда на глава осма „а” от ЗОП, каквото не е извършено.

Общата стойност на разходите по подобен договор за услуги, сключен през предходната 2011 г. между Община Смолян и „Български пощи” ЕАД е 19 869,82 лв.

Извършено е възлагане на услуги, които са обект на обществена поръчка съгласно чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП, чиято стойност попада в обхвата на чл. 14, ал. 3, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр. 93 от 2011 г.), респ. чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр.33 от 2012 г.), без да са приложени условията и реда на глава осма „а” от ЗОП за възлагане чрез публична покана.

Нарушени са разпоредбите на чл. 101а от ЗОП.⁴¹
7.3. За ползване на телекомуникационни услуги чрез фиксирана електронна съобщителна мрежа на „БТК” АД, през периода от 26.02.2012 г. до 31.12.2012 г. от Община Смолян са извършени разходи в размер общо на 29 854,56 лв. (без ДДС). Услугите са извършени по договори, сключени преди и през одитирания период свободно, без за същите да е проведена процедура за възлагане на обществена поръчка или възлагане чрез публична покана по реда глава осма „а” от ЗОП.

Извършено е възлагане на услуги, които са обект на обществена поръчка съгласно чл. 3, ал. 1, т. 2 от ЗОП, чиято стойност попада в обхвата на чл. 14, ал. 3, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр. 93 от 2011 г.), респ. чл. 14, ал. 4, т. 2 от ЗОП (ред., ДВ, бр. 33 от 2012 г.), без да са приложени условията и реда на глава осма „а” от ЗОП за възлагане чрез публична покана.

Нарушени са разпоредбите на чл. 101а от ЗОП.⁴²
7.4. В изпълнение на чл. 44, ал. 10 от ЗОП, в нормативно определения срок, до АОП е изпратена обобщена информация за всички разходени през 2012 г. средства във връзка с обществени поръчки на стойност по чл. 14, ал. 4 и ал. 5 от ЗОП.⁴³
При извършените проверки на контролните дейности при провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП и НВМОП (отм.), при възлагане на обществени поръчки чрез публична покана по реда на глава осма „а” от ЗОП и по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм ) е установено, че предвидените със Системата за финансово управление и контрол (СФУК) на Община Смолян контролни дейности – контрол, осъществяван от юрисконсулт на общината върху документацията за участие в процедурата, контрол, осъществяван от юрисконсулт на общината върху договорите за възлагане на обществени поръчки, контрол от финансовия контрольор преди поемане на задължение чрез сключване на договор за възлагане на обществена поръчка, както и прилагане на системата на двойния подпис при сключване на договор са прилагани непрекъснато през целия одитиран период.⁴⁴

Контролните дейности са действали ефективно и до голяма степен са постигнали предназначението си да минимизират, но не са успели напълно да предотвратят допускането на грешки.

За всяка процедура за възлагане на обществена поръчка, както и за обществените поръчки, възложени по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) и по реда на глава осма „а“ от ЗОП, е създадено досие, което съдържа съставените в процеса на възлагане документи. Всяко досие съдържа опис на приложените в него документи.⁴⁵ Създаден е регистър, в който се отразява движението и ползването на досиетата. Досиетата са съхранявани от старши експерт в дирекция „Административно и информационно обслужване и отбранително-мобилизационна подготовка”, а за обществените поръчки, финансирани със средства от Европейския съюз - от определени с изрична заповед на кмета длъжностни лица – сътрудници по съответния проект.
8. Изпълнение на договорите за възлагане на обществени поръчки
При одита е извършена проверка на 13 договора, сключени от кмета на общината в резултат на проведените през одитирания период процедури за възлагане, попаднали в одитната извадка.
8.1. Борсов договор № 107 от 01.02.2012 г. с предмет „Периодични доставки на дизелово гориво за отопление за нуждите на планетариум, домове и кметство на територията на Община Смолян“.

Договорът е сключен при условията и правилата за търговия на Софийска стокова борса. Стойността на договора е определяема на база единични цени, като към цената на „Лукойл Нефтохим Бургас“ АД, гр. Бургас за деня на доставката се добавя надбавка в размер на 13 %. Към момента на сключване на договора прогнозната му стойност е 837 895 лв.

Срокът за изпълнението на договора е до 10.01.2013 г. или до изчерпване на заявените количества, което обстоятелство настъпи по-рано.

Доставките са извършвани периодично въз основа на заявки от звената на Община Смолян. По договора са извършени тринадесет доставки. Доставеното количество гориво е 96 000 литра, на обща стойност 201 335 лв. (с ДДС). Доставките са приемани от отговорни длъжностни лица, определени от ръководителите на звената. За приетите количества са съставени протоколи и/или стокови разписки.

Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи. Извършените по договора доставки са заплатени на изпълнителя. Изплатената сума съответства на стойността на приетите количества и на общата стойност по издадените фактури.⁴⁶

Срокът за изпълнението на СМР по договора е 35 дни, считано от подписването му. Изпълнението на СМР е приключило в договорения срок.

Инвеститорският контрол е осъществяван от главен специалист в дирекция „Строителна дейност и екология”, който осъществява инвеститорския контрол по основния договор.

Извършените и приети от възложителя дейности по договора са заплатени на изпълнителя. Сумата на плащането съответства на подписано между Община Смолян и изпълнителя на 19.12.2012 г. Споразумение за разбирателство и на сумите по издадените фактури.⁴⁷

Срокът за изпълнението на всички дейности по договора е в рамките на продължителността на проекта (проект „Родопи фест”), но не по късно от 06.08.2013 г. Към 30.06.2013 г. срокът на договора не е изтекъл и изпълнението на поръчката не е приключило.

По договора са извършени 26 услуги и доставки на обща стойност 62 052 лв.
(с ДДС). Всички извършени дейности по договора към 30.06.2013 г. са заплатени на изпълнителя. Изплатената сума съответства на стойността на приетите от възложителя дейности по договора. Общата сума на извършените плащания съответства на общата стойност по издадените фактурите. За приетите дейности (извършени услуги и направени доставки) е съставен приемо-предавателен протокол. Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи.⁴⁸
8.4. Договор № В1.11.09-15 от 09.10.2012 г. с предмет „Изграждане и рехабилитация на посетителска и информационна инфраструктура в Соскучански дол”, осъществявана в изпълнение на проект „Биоразнообразието в Родопите и езерото Вистонида - предпоставка за икономически растеж, чрез активно териториално сътрудничество", с акроним BORDER ACT по Оперативна програма за европейско териториално сътрудничество “Гърция – България 2007 – 2013”, Приоритетна ос 1: Качество на живот, Област на интервенция Опазване, управление и насърчаване на природните ресурси, Бенефициент: Община Смолян, Договор № В1.11.09 от 14.04.2011 г. за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, сключен между Министерството на икономиката, конкурентоспособността и корабоплаването на Р. Гърция и Община Смолян, който проект се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма Европейско териториално сътрудничество „Гърция-България 2007-2013”, съфинансирана от Европейския сьюз чрез Европейския фонд за регионално развитие“ на стойност 625 483 лв. (с ДДС).

Срокът за изпълнението на договора е 79 дни, считано от подписване на Протокол за започване на строителството (обр. 2а) и заверка на Заповедната книга. Протоколът за започване на строителството (обр. 2а) е подписан на 21.11.2012 г. Строителството на обекта е спряно от 10.12.2012 г. до 13.05.2013 г. поради лоши метереологични условия и голяма снежна покривка, чрез подписването на протоколи (обр. 10 и обр. 11). Към 30.06.2013 г. срокът на договора не е изтекъл и изпълнението на поръчката не е приключило.

Общата сума на извършените по договора плащания съответства на общата стойност по издадените фактури и по протоколите за приемане на извършената работа. Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи.⁴⁹
8.5. Договор от 23.10.2012 г. с предмет „Изпълнение на СМР за обект „Възстановяване на подпорна стена на общински път в с. Бостина, Община Смолян” на стойност 31 242.74 лв. (с ДДС).

Срокът за изпълнението на СМР по договора е 80 дни, считано от подписване на Протокол за определяне на строителна линия и ниво на строежа (обр. 2а). Протоколът за определяне на строителна линия и ниво на строежа е подписан на 29.10.2012 г. Изпълнението на СМР е приключило в договорения срок. На 13.12.2012 г. е подписан протокол (обр. 19) за приемане на извършените СМР.

Инвеститорският контрол е осъществяван от фирма, съгласно сключен договор, и е документиран с протокол за приемане на извършените СМР. Текущ контрол по изпълнението на договора (относно спазване на сроковете и др., в т.ч. и върху инвеститорския контрол) се осъществява от главен специалист в дирекция „Строителна дейност и екология”. Задълженията по контрола са вменени с длъжностната му характеристика.

Общата сума на извършените по договора плащания съответства на стойността на договора, на общата стойност по издадените фактури и на стойността по протокола за приемане на извършените СМР. Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи.⁵⁰

Срокът за изпълнението на строително монтажните работи по договора е 19 дни, считано от датата на подписване на протокол за определяне на строителна линия и ниво. Протоколът за откриване на строителна площадка и определяне на строителна линия и ниво на строежа (обр. 2а) е подписан на 31.10.2012 г. Поради непреодолима сила и непредвидени обстоятелства, строителството на обекта е било спирано (с подписването на актове обр. 10 и обр. 11) за период общо от 120 дни.

Инвеститорският контрол е осъществяван от главен експерт в дирекция „Строителна дейност и екология“. Функциите по контрол са вменени с длъжностната му характеристика и с изрична заповед⁵¹ на кмета на общината.

Изпълнението на СМР по договора е приключило на 15.05.2012 г., когато е подписан констативен акт за установяване годността за приемане на строежа (обр. 15). Строителството на обекта е продължило 29 дни, т.е. налице е закъснение от 10 дни.

Съгласно клаузите на сключения договор, ако изпълнителят не изпълни възложените работи в установения по договора срок, същият дължи на възложителя неустойка в размер на 0.5 % от цената по договора за всеки ден забава, но не повече от
20 % от цената на договора.

На изпълнителя е начислена неустойка за забавата в размер на 34 321 лв., представляваща 5 % от стойността на договора (без ДДС). На 30.05.2013 г. неустойката е изплатена на възложителя.⁵²

Общата сума на извършените по договора плащания съответства на общата стойност по издадените фактури и по протоколите за приемане на извършената работа.⁵³
8.7. Договор № В1.11.09-16 от 14.11.2012 г. с предмет „Изпълнение на авторски надзор по договор с предмет: „Изграждане и рехабилитация на посетителска и информационна инфраструктура в Соскучански дол”, осъществявана в изпълнение на дейностите по проект „Биоразнообразието в Родопите и езерото Вистонида - предпоставка за икономически растеж, чрез активно териториално сътрудничество", с акроним BORDER ACT по Оперативна програма за европейско териториално сътрудничество “Гърция – България 2007-2013”, Приоритетна ос
1: Качество на живот, Област на интервенция Опазване, управление и насърчаване на природните ресурси, Бенефициент: Община Смолян, Договор № В1.11.09 от 14.04.2011г. за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ, сключен между Министерството на икономиката, конкурентоспособността и корабоплаването на Република Гърция и Община Смолян, който проект се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма Европейско териториално сътрудничество „Гърция-България 2007-2013”, съфинансирана от Европейския сьюз чрез Европейския фонд за регионално развитие“.

Изпълнението на договора започва при стартиране на СМР на обекта с подписването на протокол за откриване на строителна площадка на обекта (обр. 2а) и приключва до 10 дни след приключване на СМР на обекта. Изпълнението на СМР на обекта не е приключило, поради което и изпълнението на договора за авторски надзор също не е приключило.

Към 30.06.2013 г. приетите с протоколи извършени дейности по авторски надзор на обекта са в размер на 5 744 лв. (без ДДС). Към 30.06.2013 г. дейностите по договора не са фактурирани и не са изплатени. Приетите дейности по изпълнението на договора за авторски надзор подлежат на изплащане след приключването и приемането на строително-монтажните работи (СМР) на обекта.

При изпълнението на договора са изготвяни протоколи за установяване на извършения авторски надзор. Протоколите са подписани от изпълнителя по договора за авторски надзор, изпълнителя на СМР, строителния надзор на обекта и от представителите на общината, упълномощени да приемат извършените дейности по договора. Отразените в установителните протоколи количества и видове дейности съответстват на параметрите на сключения договор. Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи.⁵⁴

Срокът за изпълнение на договора е 10 дни, считано от подписването му. Кметът на общината е упълномощил⁵⁵ длъжностно лице, притежаващо необходимата квалификация, да приеме доставката и извърши контрол относно съответстието й с договора. За приемане на доставката е съставен приемо – предавателен протокол.

Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи. Общата сума на извършените плащания съответства на стойността на договора и на стойността на издадената фактура.⁵⁶
8.9. Договор от 11.01.2013 г. с предмет „Разработване на прединвестиционно проучване, идеен проект и изработване на работен проект за обект: „Интегриран воден проект на агломерация гр. Смолян” на стойност 979 168 лв. (с ДДС).

Срокът за изпълнение на договора е 130 дни, считано от подписването му. В чл. 3 от договора са предвидени условията за спиране на срока и за удължаването му. Във връзка с одобряване от страна на Управляващия орган на ОПОС на изготвеното прединвестиционно проучване, в рамките на одитирания период изпълнението на договора е спирано с констативни протоколи за период общо от 66 дни. Към 30.06.2013 г. срокът на договора не е изтекъл и изпълнението му не е приключило.

Със заповеди⁵⁷ на кмета са определени длъжностните лица, които да контролират изпълнението на договора и да приемат извършената работа.

Към 30.06.2013 г. извършените и приети от възложителя дейности по договора за заплатени. Извършени са 4 плащания, които съответстват на клаузите на сключения договор. Общата сума на извършените по договора плащания съответства на общата стойност по издадените фактури и по протоколите за приемане на извършената работа.⁵⁸

Срокът за изпълнение на договора е 12 месеца, считано от датата на подписването му.

Стойността на договора е определяема, на база официално обявената цена за 1 000 м³ природен газ на основния доставчик за страната – „Булгаргаз” ЕАД и надбавка за доставка, съгласно офертата на доставчика. Стойността на договора към момента на сключването му, на база предложена единична цена и прогнозни количества за доставка 200 000 м³, е 290 001,60 лв. (с ДДС).

Приемането на горивото се осъществява от отговорни длъжностни лица, определени със заповеди на кмета⁵⁹ и на директорите на учебното⁶⁰ и детското⁶¹ заведения. За приетото количество се съставят протоколи на база монтирани в обектите измервателни уреди.

Към 30.06.2013 г. изпълнението на договора не е приключило. Съгласно подадени заявки са извършени общо 14 доставки, чието изпълнение съответства на клаузите на сключения договор. Количествата по издадените фактури съответстват на установените с протоколи количества. Платените по договора суми съответстват на сумите по издадените фактури.⁶²
8.11. Договор от 31.01.2013 г. с предмет „Възстановяване подпорна стена на общински път SML 2241 /III-663, Момчиловци – Петково – Славейно – Кутела –
х. Момчил Юнак – /III-861/, до жилищна сграда на Янко Атанасов в с. Кутела, Община Смолян“ на стойност 74 229 лв. (с ДДС).

Срокът за изпълнението на СМР по договора е 80 дни, считано от подписване на Протокол за започване на строителството (обр. 2а). Протоколът за започване на строителството (обр. 2а) е подписан на 25.03.2013 г. СМР на обекта са приключили в регламентирания с договора срок на 07.06.2013 г. с подписването на двустранен протокол (Акт обр. 19).

Общата сума на извършените по договора плащания съответства на общата стойност по издадените фактури и по протоколите за приемане на извършената работа.

Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи. При изпълнението му непрекъснато са прилагани предвидените контролни дейности - извършване на инвеститорски контрол, предварителен контрол за законосъобразност преди извършване на разхода и система на двойния подпис при плащането.⁶³

Договорът е сключен при условията и правилата за търговия на Софийска стокова борса. Стойността на договора е определяема на база единични цени, като към цената на „Лукойл Нефтохим Бургас“ АД, гр. Бургас за деня на доставката се добавя надбавка в размер на 8 %. Договорът е сключен за 604 000 л. гориво. Към момента на сключването стойността му е 1 167 130,90 лв. (с ДДС).

Срокът на действие на договора е от 13.02.2013 г. до 01.02.2015 г. или до изчерпване на количествата, което обстоятелство настъпи по-рано.

Приемането на горивото се осъществява от отговорни длъжностни лица, определени от директора на съответното на заведение. За приетите количества се съставя протокол и/или стокова разписка. Всяка доставка е придружена с документ, удостоверяващ качеството на горивото.

В рамките на одитирания период, съгласно подадени от звената и утвърдени от кмета на Община Смолян заявки, са извършени 16 доставки, като са доставени общо 51 000 л. гориво за отопление на обща стойност 97 647 лв.

Количествата по издадените фактури съответстват на установените с приемо предавателните разписки количества. Цената по издадените фактури за получените количества гориво съответства на договорената. Платените по договора суми съответстват на сумите по издадените фактурите. Договорът не e изменян и е изпълняван в съответствие със заложените в него клаузи. ⁶⁴

Срокът за изпълнението на всички дейности по договора е 49 дни, считано от получаване на писмено нареждане от възложителя след подписване на договора, като крайния срок за изпълнение на дейностите е не по-късно от 02.08.2013 г. Писменото нареждане за започване изпълнението на договора е от 12.06.2013 г. Към 30.06.2013 г. срокът на договора не е изтекъл и изпълнението на поръчката не е приключило.

Изпълнението на договора се контролира от определения със заповед на кмета на общината екип за управление на проекта, по който се финансира и изпълнява договора. Към 30.06.2013 г. все още няма приети дейности по договора.⁶⁵

При проверката на изпълнението на договорите е установено, че предвидените със СФУК на Община Смолян контролни дейности – контрол, осъществяван от определени от възложителя лица относно извършените дейности и съответствието им с договорите, предварителен контрол за законосъобразност преди извършване на разхода, извършван от финансов контрольор и система на двойния подпис при плащането са прилагани непрекъснато през целия одитиран период.⁶⁶

Правилата не съдържат ред за планиране и за 2012 г. и 2013 г. в Община Смолян не е извършвано годишно планиране и определяне на потребностите от възлагане на обществени поръчки и обвързването им с бюджетния процес за съответната година.

Извършените от възложителя действия във връзка с възлагането на обществените поръчки са документирани по начин, който позволява проследяването им.

В по-голямата си част процедурите и възлаганията на обществени поръчки са организирани и проведени в съответствие със ЗОП и НВМОП (отм.), но е допуснато възлагане чрез процедура на договаряне без обявление, без да са налице предвидените в закона основания за това, несвоевременно изпращане на информация за изпълнен договор и свободно възлагане на поръчки за услуги, чиито стойности изискват възлагане чрез публична покана, каквото не е извършено.

Договорите за възлагане на обществени поръчки са изпълнявани при спазване на действащото законодателство и в съответствие със заложените в тях клаузи. Определени са длъжностни лица, които да приемат извършената работа и да осъществяват контрол по изпълнението им.

Контролните дейности във връзка с възлагането на обществените поръчки и изпълнението на сключените договори са прилагани непрекъснато и последователно през одитирания период и до голяма степен са постигнали предназначението си да минимизират допускането на грешки.

На основание чл. 48, ал. 2 от Закона за Сметната палата, в срок от три месеца от получаване на настоящия доклад, кметът на Община Смолян следва да предприеме мерки за изпълнение на препоръките и да уведоми писмено за това председателя на Сметната палата.