Доклад за резултатите от извършения одит на изпълнението на дейността по възлагане на обществените поръчки в Община Кнежа за периода от 01. 01. 2006 г до 30. 09. 2006 г

За резултатите от извършения одит е изготвен Одитен доклад

Извършеният одит обхвана анализ на дейността по възлагането на обществени поръчки, с цел да се изрази независима и обективна оценка за степента на ефективност и ефикасност на тази дейност. Обект на анализ са и възложените обществените поръчки през предходната година, за които договорите действат през 2006 г.

Одитната задача включва: анализ и оценка на съответствието на вътрешните нормативни актове и управленските решения при осъществяване на дейността със законовите разпоредби, оценка на създадените взаимовръзки между звената в общинската администрация, ресурсното осигуряване, анализ на изпълнението на сключените договори, както и отчитането и контрола на дейността по възлагането на обществени поръчки.

Приетият бюджет на общината по приходна и разходна част е в размер на 3 565 286 лв. Планираните бюджетни средства за възлагане на обществени поръчки са 8 на сто от бюджетните разходи.

Процедурите за възлагане на обществени поръчки са проведени преди 01.07.2006 г. и са прилагани разпоредбите на Закона за обществените поръчки (ЗОП) и Наредбата за възлагане на малки обществени поръчки (НВМОП), в сила до 01.07.2006 г.

В предвидения, с чл. 39, ал. 3, от Закона за Сметната палата (ЗСП), срок е постъпило писмено становище по одитния доклад от кмета на общината, в което са изложени аргументи с характер на обяснения за предприети действия след одитирания период и не оспорват констатациите от одитния доклад.

Изготвено е заключение по чл. 39, ал. 5 от ЗСП.
ОСНОВНИ КОНСТАТАЦИИ И ОЦЕНКИ

ОТ ИЗВЪРШЕНИЯ ОДИТ
1. Анализ на съответствието на приетите вътрешни нормативни актове с националното законодателство

В общината са приети Вътрешни правила за работа при възлагането на обществените поръчки по ЗОП и НВМОП. Основната цел на дейността по възлагане на обществените поръчки е повишаване на ефективността при разходването на публичните средства за тази дейност. Конкретизирани са задълженията и отговорностите на длъжностните лица, които участват в процеса по възлагане. Регламентирани са видовете процедури, начин за откриването им и изготвяне на документацията и лицата, които следва да упражняват контрол. Правилата са изменени и допълнени съобразно промените в националното законодателство.

Редът и начинът за възлагане на обществени поръчки под праговете на чл. 2, ал. 1 от НВМОП е регламентиран във вътрешни правила. Определени са отговорните длъжностни лица и процедурите за избор на изпълнител, чрез изискване на три ценови оферти.

В Устройствения правилник на общината са утвърдени организацията на дейността и функционалните задължения на административните звена в общинската администрация.

Условията и редът за съставянето, приемането, изпълнението и отчитането на общинския бюджет и извънбюджетните сметки са определени в приета от Общинския съвет (ОбС) наредба, която е актуализирана в съответствие с промените на Закона за общинските бюджети.

Приета е Система за вътрешен финансов контрол в общината и второстепенните разпоредители с кредити. Елементите на системата не са приведени в съответствие с изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор. Причината за това е разпоредбата на чл. 10, ал. 3 от същия закон, която регламентира издаването на методически насоки по елементите на финансово управление и контрол от министъра на финансите, които са издадени на 11.09.2006 г.

Функционалните задължения, организацията на работа, структурата и звената, свързани с одитираната дейност, са регламентирани в Устройствения правилник на общината.

Дейността на общинската администрация е обособена в две дирекции “Обща администрация” и “Специализирана администрация”. Към дирекция „Обща администрация” е създадено звено „Управление на общинската собственост, стопанските дейности и обществените поръчки”. Общата численост на общинската администрация е 45 служители.

Дейността, свързана с възлагането на обществените поръчки, се осъществява пряко от двама служители и косвено от 8 служители.

Контролните функции по изпълнението на одитираната дейност са възложени на директора на Дирекция “Обща администрация” и финансовия контрольор.

Подготовката на документациите за участие и техническите спецификации за обществените поръчки и контролът по изпълнението на договорите за строителство се осъществяват от Дирекция “Специализирана администрация”.

Задълженията и отговорностите на служителите са определени с утвърдени от кмета длъжностни характеристики.

В общината е разработена и внедрена Система за управление на качеството. Сертифицирана е по стандарт EN ISO 9001:2000. Подборът и назначаването на персонала се извършва съгласно изискванията за съответната длъжност, Закона за държавния служител, Кодекса на труда и одобрената от ОбС структура на общинската администрация.

Служителите притежават необходимата квалификация. Оценката на компетентността им се осъществява съобразно Наредбата за условията и реда за атестиране на служителите в държавната администрация.

Въведена е информационна система, която осигурява дейността по възлагане на обществените поръчки със своевременна и надеждна информация.

Възлагането на обществените поръчки обхваща четири последователни етапа: планиране, подготовка, възлагане и изпълнение на сключените договори.

Процесът на планиране е регламентиран във Вътрешните правила за възлагане на обществените поръчки. В тях са дефинирани видовете процедури по обектите, определени в чл. 3 от ЗОП, звената и длъжностните лица, отговорни за изпълнението и контрола на този етап.

В периода на съставянето на бюджета е извършен анализ на предвидените бюджетни разходи за доставка, строителство и услуги и наличието на предпоставки за възлагане на обществени поръчки. В резултат на извършеното проучване в общината е установено, че за бюджетната 2006 г. следва да бъдат възложени обществени поръчки само с обект “доставка”.

Процедурите по вид и брой за годината с обект “доставка” са планирани на основата на представени докладни записки от длъжностните лица за необходимостта от възлагане на поръчките. Предвидено е възлагане на четири поръчки за периодично повтарящи се доставки чрез открит конкурс по реда на чл. 3, ал. 2 от НВМОП. Стойността им е определена съгласно разпоредбите на чл. 15, ал. 2, т. 2 б.”а” от ЗОП, на базата на действителните стойности на договорите, сключени през предходната финансова година.

Бюджетът за 2006 г. на общината по приходната и разходната част е в размер на 3 565 286 лв. Предвидените бюджетни средства за възлагане на обществени поръчки за доставки представляват 8 на сто от бюджетните разходи, или 282 176 лв.

С решението за приемането на бюджета от ОбС са утвърдени капиталовите разходи на общината в размер на 136 900 лв. Съставен е списък за обектите, включени в програма за капиталови разходи и източници за финансирането им. Стойностите на обектите са под праговете, за които се изисква провеждане на процедура по реда на НВМОП, поради което е предвидено възлагане чрез три ценови оферти.

На основата на подписан меморандум № 38 от 28.03.2006 г. между общината и Министерството на труда и социалната политика по проект “Красива България” е планирано възлагане на обществена поръчка с предмет “Реконструкция и модернизация на алеи и зелени площи в парковете на централната градска част, гр. Кнежа”, на стойност 105 003 лв. без ДДС.

Действията на общинската администрация на етапа планиране на дейността по възлагане на обществените поръчки са предпоставка за ефективното й изпълнение.

Дейност по възлагане на обществените поръчки

Действията, свързани с подготовката на възлагането на обществените поръчки, са регламентирани във вътрешните правила. Въведени са процедури, свързани с: представяне на докладни записки до кмета, изготвяне на документацията за участие, вземане на решение за възлагане и изпращане на необходимата информация до Регистъра за обществените поръчки.

Определен е механизъм за приемане и завеждане на предложенията на кандидатите за участие и процедури, свързани с процеса по възлагане на обществените поръчки.

● Спазване на изискванията на нормативните актове при възлагането на обществените поръчки

През 2006 г. действат два договора по възложени през 2005 г. обществени поръчки по реда на чл. 3, ал. 2 от НВМОП, чрез открит конкурс, на стойност 203 070 лв. (без ДДС).

За периода от 01.01.2006 г. до 30.09.2006 г. са проведени три процедури по реда на НВМОП, чрез открит конкурс, на обща стойност 214 096 лв.(без ДДС), за които са сключени договори.

Открити са две процедури чрез открит конкурс по реда на чл. 3, ал. 2 от НВМОП, които не са финализирани, тъй като сроковете за подаване и оценка на офертите не са изтекли към 30.09.2006 г.

От общо пет възложени поръчки четири са с обект “доставка” и една - “строителство”.

Спазени са изискванията на ЗОП и НВМОП при възлагане на четири поръчки, чрез открит конкурс с обект “доставка” и “строителство”, със следния предмет и стойности (без ДДС):

- “Периодично зареждане с горива на служебните автомобили на община Кнежа” на стойност 75 760 лв.;

- “Доставка на газьол за промишлени цели за нуждите на училищата и заведенията на територията на гр. Кнежа“ на стойност 123 905 лв.;

- “Доставка на готова храна за нуждите на Домашен социален патронаж” на стойност 33 333 лв.;

- “Реконструкция и модернизация на алеи в парковете на централната градска част, Кнежа” на стойност 105 003 лв.

Допуснато е нарушение на чл. 24, ал. 1, т. 6 от ЗОП поради допуснати нарушения на чл. 38, ал. 7 и чл. 42, ал. 1 от НВМОП.

С решение №327 от 23.06.2005 г., на основание чл. 3, ал. 2 от НВМОП, е открита процедура “открит конкурс” с предмет “Доставка на хранителни продукти, почистващи, миещи и перилни препарата за нуждите на детските заведения на територията на община Кнежа”, на стойност 79 165 лв. (без ДДС).

Със заповед от 02.08.2005 г., на основание чл. 18, ал. 1 и ал. 2 от НВМОП, кметът назначава комисия от пет члена за разглеждане и оценяване на постъпилите предложения на кандидатите за участие в процедурата.

На 02.08.2005 г. комисията е разгледала представените две ценови оферти и допуска до участие двамата кандидати.

Извършено е нарушение на чл. 38, ал. 7 от НВМОП, тъй като ценовите оферти не са подписани от трима членове на комисията.

Комисията класира кандидатите на основата на обявените условия - на първо място “Мистър Фрост “ ООД, с. Ясен, област Плевен, и на второ - “Интер” ООД, гр. Луковит, и съставя протокол на 02.08.2005 г.

С писмо от 17.08.2005 г. кметът изпраща до класирания на първо място участник информация за представяне на допълнителна оферта по позиции за доставка, които не са били предвидени в първоначално обявената документация, но не изисква такава и от втория участник.

Процедурата за възлагане не е прекратена от възложителя въпреки наличието на обстоятелствата, регламентирани в чл. 24,ал. 1, т. 6 от НВМОП – установени нарушения при откриването и провеждането й , които не могат да бъдат отстранени, без това да промени условията, при които е проведена.

С решение от 21.09.2005 г. възложителят определя класирането на кандидатите и кандидата, определен за изпълнител на поръчката, след определения в чл. 42, ал. 1 от НВМОП срок от пет работни дни

Поръчката е финализирана с договор № 276 на 10.10.2005 г., сключен с “Мистър Фрост” ООД, гр. Плевен, със срок на действие една година.

Изпълнителите на поръчките са определени съгласно разпоредбата на чл. 2 ал. 1 от НВМОП, като са изискани три ценови оферти. Не са допуснати нарушения. Стойностите на поръчките са в границите, посочени в чл. 2, ал. 1 от НВМОП. Изборът на метод за определяне на стойността на поръчките с един и същ предмет не е използван с цел да се избегне приложението на закона.

● Дейност по спазване на основните принципи за възлагане на обществените поръчки и анализ на използваните критерии за оценка на офертите

При възлагането на поръчките са спазени принципите на публичност и прозрачност, свободна и честна конкуренция.

Извършено е едно нарушение на принципа на равнопоставеност на кандидатите. В утвърдената от възложителя документация за участие в 5 процедури са определени методиката и критериите за оценка на офертите. Включените в тях условия осигуряват равнопоставеност на всички кандидати, с изключение на една обществена поръчка.

Предмет на поръчката е “Доставка на хранителни продукти, почистващи, миещи и перилни препарати за нуждите на детските заведения на територията на община Кнежа”, на стойност 79 165 лв. (без ДДС). След представянето на офертите възложителят адресира писмо само до единия кандидат, от когото изисква представяне на допълнителна оферта по позиции, които не са включени в първоначалната документация.

Определените критерии са “икономически най-изгодна оферта”.

Методиките за определяне на комплексната оценка на офертите създават условия за:

- икономично разходване на публичните средства, тъй като показателят най-ниска цена има най-голяма относителна тежест;

- ефикасен избор на изпълнител на всички поръчки на основата на определени показатели за гаранционен срок, опит в съответната дейност, най-кратък срок на изпълнение и най-дълъг срок за отсрочено плащане.

Кандидатите са класирани по възходящ ред в съответствие с обявените в документацията за участие показатели, като са взети предвид относителната им тежест в методиките за определяне на комплексната оценка.

За обществена поръчка с обект “строителство” и предмет “Реконструкция и модернизация на алеи и зелени площи в парковете на централната градска част на гр. Кнежа”, на стойност 105 003 лв. (без ДДС), в комисията за оценка на офертите са включени и външни експерти.

През одитирания период действат 5 договора за обществени поръчки, сключени след проведени процедури по НВМОП и 13 с три ценови оферти.

Спазени са определените при възлагането условия и са постигнати целите при изпълнение на десет договора с обект “доставка” и “строителство”.

Доставките са извършени съгласно договорените условия за цена, срок и качество.

Строителните работи са изпълнени съгласно договорените задания и срокове. Осъществен е инвеститорски контрол.

В резултат на неосъществен ефективен контрол е допуснато неизпълнение на договор или договорени условия относно срока на изпълнение на поръчката.

- Не е изпълнен договор № 265 от 30.09.2005г., сключен с “Елена С.В.97“ ЕООД, гр. Ловеч, за доставка на „Газьол за промишлени цели в учебните заведения на територията на община Кнежа”, със срок на действие до 30.04.2006 г. Отделни доставки са извършени с цени на горивото по-високи от договорираните. В резултат на това е допуснато различие между договорените условия и изпълнените. След 01.12.2005 г. са въведени допълнителни контролни процедури, в резултат на което тази практика е преустановена.

- Не е спазен срокът за изпълнение на договор № 106 от 06.07.2006 г. с предмет “Реконструкция и модернизация на алеи и земни площи в парковете на централната градска част” на гр. Кнежа на стойност 126 004 лв. по проект “Красива България”. Към определения срок за изпълнение на договора - 24.10.2006 г., са извършени СМР на стойност 60 452 лв., или 48 на сто от договорените. Договорът е изпълнен до приключване на одита.

Определените условия в сключените 3 договора не са изпълнени. Не са постигнати максимални резултати от използваните ресурси.
4. Анализ на отчитането и контрола на дейността по възлагане на обществените поръчки

Финансово-счетоводната дейност е организирана съгласно разпоредбите на Закона за счетоводството. Счетоводното отчитане се извършва в съответствие със Сметкоплана на бюджетните предприятия и утвърдения от кмета индивидуален сметкоплан. Спазена е Единната бюджетна класификация за 2006 г. при отчитане на разходите за дейността.

Със заповед от 18.11.2005 г. кметът разпорежда извършването на инвентаризация на течните горива във всички учебни заведения, във връзка с получени докладни записки за установени липси при доставка на горивото по договор №265 от 30.09.2005 г. Установени са липси от 16 426 литра и излишъци от 440 литра, за които не са взети счетоводни записвания. Не е осчетоводен резултатът от инвентаризацията. От кмета са се сезирани Районна прокуратура – гр. Кнежа, и сектор “Икономическа полиция” при РДВР, Плевен.

Контролът на дейността по възлагането на обществени поръчки се осъществява чрез Системата за вътрешен финансов контрол в общината и второстепенните разпоредители.

Предварителният контрол се осъществява от финансовия контрольор. Въведеният контрол не е ефективен, тъй като са установени нарушения на разпоредбите на ЗОП и НВМОП при възлагане на поръчка с предмет “Доставка на хранителни продукти, миещи, почистващи и перилни препарати за нуждите на детските заведения на територията на община Кнежа”.

Системата на двойния подпис е приложена за всички сключени договори за възлагане на обществени поръчки. Съставени са досиета за задължения и разходи .

За одитирания период не са извършвани проверки на възложените обществените поръчки.

2. Да се допълнят Вътрешните правила за работа на общината при възлагане на поръчки с процедури, които да гарантират извършването на непрекъснат контрол по изпълнението на договорите, сключени след проведени процедури за обществените поръчки.

3. Да се упражни контрол за изпълнение на заповед № 675 от 01.12.2005 г. на кмета на общината и да се подобри организацията при заявяване и получаване на течни горива в учебните заведения.

На основание чл. 42, ал. 1 от ЗСП, следва да се предприемат мерки за изпълнение на дадените препоръки и да се уведоми писмено за това Сметната палата, в срок до 30.04.2007 г.

директор на

Териториалното поделение

на Сметната палата – Русе