документи на хартиен носител в администрациите /Обн. ДВ.бр.48/ 2008г., посл

документи на хартиен носител в администрациите /Обн. ДВ.бр.48/ 2008г., посл.
Изм бр.46/2012г.
С наредбата се уреждат общите правила за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите.

9
Правилата се утвърждават от ръководителите на администрациите и са в съответствие със спецификата и особеностите на дейността и структурата им.
Правилата се актуализират незабавно при всяко изменение на нормативната уредба, регулираща организацията на административната дейност.
Ръководителите на администрациите осигуряват поддържането на актуални данни за водените в съответната администрация регистри чрез незабавни вписвания в регистъра на регистрите и данните по реда, предвиден в наредбата и в Инструкцията за водене, съхраняване и достъп до регистъра на регистрите и данните. Като задължение на Ръководителите на администрациите е вменено осигуряване разработването и внедряването на административна информационна система (АИС) в ръководените от тях администрации. Административните информационни системи осигуряват поддържането и обработката на данните за оборота на електронни документи и документи на хартиен носител при предоставянето на административни услуги и изпълнението на административни процедури. Процедури са всички работни процеси в администрацията или между различните администрации, които включват вътрешен оборот на документи и които не представляват предоставяне на административни услуги и вътрешни електронни административни услуги.
Административните информационни системи поддържат и осигуряват съхранението на приетите и създаваните електронни документи по ал. 2 за срок не по- малък от 20 години по начин, позволяващ възпроизвеждане на документите без загуба на данни. Създаването на електронните документи в администрацията се осигурява със средствата на
АИС или на външни програмни приложения.
Административната информационна система трябва да бъде сертифицирана по реда на глава шеста от наредбата по чл. 43, ал. 2 от Закона за електронното управление.
Всички данни за факти, процеси, както и всички служебни технически данни, необходими за осъществяването на административната дейност, се поддържат със средствата и в средата на АИС. Всяко създаване на данни в АИС по ал. 1 се придружава с автоматичен запис за лицето, което е извършило създаването, и времето на извършването му.Регистрираните данни по ал. 2 не подлежат на корекция или унищожаване и се съхраняват за срок не по-малък от 20 години.