Няколко предварителни уточнения



Дата16.05.2017
Размер88.59 Kb.
Как да Работим с Данни и Документи

в Смарт Флоу (част 1 - Категории)


Основното предназначение на Смарт Флоу е да Ви помогне да организирате по-добре документите и данните с които работите според начина си на работа. Като резултат това ще автоматизира и оптимизира работата в офиса или кантората Ви.
Няколко предварителни уточнения:
1. Типове документи

Смарт Флоу е направен да работи с няколко типа документи, което е обичайна практика в повечето офиси и кантори:


  • Електронни документи – можете да импортнете готови файлове или да създадете нови електронни документи. Смарт Флоу разпознава вътрешно, и може да търси текст или да попълва данни във файловете генерирани от MS Office и Open Office, както и в текстови и някои други документи. Всички останали електронни документи (с които работите на вашия компютър) се отварят със съответното приложение което сте ползвали и до момента, но изискват доработка за да могат да бъдат претърсвани или допълвани.




  • Сканирани документи – това са документите които имате на хартиен носител и искате да пренесете в електронен вид. Смарт Флоу има специален екран за сканиране и работа със сканираните документи, както ще видите в част 3 на този наръчник. Текста на сканираните документи може да бъде разпознат с наличната OCR програма, с цел по-нататъшно търсене в тях.




  • Хартиени документи – това са документите които държите на хартиен носител но не искате да пренасяте в електронен вид към момента. С тях Смарт Флоу работи както със сканираните документи, но без налични сканирани страници. Можете да добавите референции към тези документи (напр. „Договор с Мегахим – том 12 / 2007”), и евентуално да ги сканирате по-късно.




  • Хипер-връзки – това са хипер-връзки към страници в Интернет. Можете да ги копирате от Вашия уеб-браузър (Internet Explorer, Firefox, Opera и т.н.) в екрана за документи на Смарт Флоу. При извикване на такава хипер-връзка се отваря уеб-браузъра на Вашия компютър и показва исканата страница.


2. Организация на работа

Организацията на работа в Смарт Флоу е разделена на два големи дяла:




  • Категории – това са папки в които се слагат документи, данни и контакти със стравнително постоянен характер за дадения офис или кантора. Например това са документи свързани със служителите на офиса, сравнително постоянни договори с клиенти, вътрешни документи за компанията или организацията, справочници и т.н.




  • Работни процеси – това са папки в категориите, в които се слагат документи, данни и контакти, и които са свързани с всекидневната работа в офиса, имат ясно определено начало, етапи през които трябва да минат преди да завършат, евентуално срокове за етапите и краен срок. Например това са договори с клиенти за извършване на определена услуга или доставка на стока, договори за покупко-продажби, проекти по които се работи в офиса, водени дела (за адвокатските кантори) и др. За всеки работен процес може да се зададат конкретни изпълнители, които да се следят в последствие. За всеки работен процес могат да се зададат стъпки (задачи) също със срокове и изпълнители.

Често използваните документи могат да се изнесат като шаблони за използване от съответната група потребители. Еднотипните работни процеси също могат да се изнесат като шаблони, с техните стъпки, документи, данни, и свързани контакти.



Стъпки за създаване на категории

След първоначалната инсталация на Смарт Флоу има създадена една единствена категория – Моята компания. Ако искате да структурирате по-добре работата си и да добавите още категории според конкретния си начин на работа следвайте стъпките по-долу:




  1. Изберете меню Управление / Категории за да видите съществуващите към момента категории (папки съдържащи документи, данни и свързани контакти), както и да създадете нови според собствените си нужди.




  1. Горе вляво е показано дървото на достъпните ви категории. Горе вдясно са детайлите за избраната категория, както и списъка на групите за които тази категория е достъпна. По-долу вдясно са списъците с данни, документи и бележки за избраната категория. Долу вляво са контактите асоциирани към избраната категория.




  1. В началото има създадена една единствена категория – Моята компания. Тя е достъпна за всички потребители на Смарт Флоу, за да имат отправна точка към техните собствени под-категории. Затова тази категория не може да бъде изтривана, а само преименувана по Ваше желание. За да добавите нова под-категрия кликнете с десния бутон на мишката върху категорията в която искате да добавите новата под-категория и изберете Добави нова под-категория от контекстното меню.




  1. Появява се диалога за създаване на нова под-категория. Задайте името на новата под-категория, и групите за които тази категория ще бъде достъпна. Обърнете внимание на отметките дали тази категория ще бъде лична или поверителна. Личните категории са видими само за потребителя който ги е създал, а поверителните за потребителите от избраните групи които имат право да виждат поверителни данни. След това натиснете бутона ОК и новата категория ще бъде добавена.




  1. За да изтриете погрешно добавена или излишна под-категория кликнете с десния бутон на мишката върху името на под-категорията и изберете Изтрий под-категория от контекстното меню. На въпроса дали сте сигурни в това което правите отговорете с Да. След това избраната под-категория ще бъде изтрита. Ако под-категорията има свои под-категории те също ще бъдат изтрити.




  1. По аналогичен начин добавете всички първоначално необходими Ви категории. В последствие ще можете да добавите още при нужда от същия този екран, или от директно от екраните за работни процеси или шаблони. В крайна сметка ще получите структура от категории подобна на примера по-долу.




  1. Данни. За всяка категория може да създавате списък от данни които представляват интерес за Вас. За целта в панела за Данни, в колоната Наименование напишете името на съответния ред данни, а в колоната Стойност стойността на данните (ако има такава). Може да оставите колоната Стойност празна и по-късно да нанесете необходимите конкретни данни за дадения ред. Данните се копират от категориите в ново-създадените им под-категории, както и в работните процеси, задачи и шаблони създавани по-късно в дадената категория.




  1. Колоната за Тип на данните е Текст, освен ако не зададете друго. Ако искате дадения ред данни да е от друг тип кликнете с мишката в колоната Тип Данни. Отваря се диалога за редакция на дадения ред данни.




  1. В полето Тип може да изберете нов тип на данните – Дата, Време, Процент, Да/Не, и т.н. По-долу може да промените наименованието, стойността и евентуално формата за извеждане на данните, ако дадения тип данни позволява различни формати. Може да укажете и дали дадените данни са лични или поверителни. Личните данни са видими само за потребителя който ги е създал, а поверителните – за потребителите които имат право да виждат поверителна информация.




  1. Отметката Копиране показва дали дадения ред данни ще се копира в под-категории на дадената категория, или в работни процеси и шаблони създадени в категорията по-късно. По принцип всички данни се копират, освен ако не зададете друго за определени редове данни.




  1. Например ако в категорията Дела за която сме създали данни (Дело номер, Дата на завеждане и Съд) добавим под-категорията Граждански дела, в новата под-категория ще получим автоматично същия набор данни. Обърнете внимание че и групите за които е достъпна категорията се копират автоматично в ново-създадената под-категория.




  1. За да изтриете един ред данни кликнете с десния бутон на мишката върху реда данни за изтриване и изберете Изтрий данни от контекстното меню. След това отговорете утвърдително на въпроса дали сте сигурни в това което правите. За да изтриете всички данни за дадената категория или под-категория изберете Изтрий всички данни от контекстното меню.




  1. Документи. За всяка категория може да създавате списък от документи - електронни, сканирани, препратки към хартиени документи - които представляват интерес за Вас. За целта в панела за Документи натиснете бутона Нов. Появява се диалога за създаване на нов документ.




  1. В полето Заглавие се задава (ако е необходимо) заглавие или кратко описание за ново-създавания документ. В полето Категория се посочва категорията на дадения документ. Отметката Изходящ показва дали става дума за изходящ или входящ документ, отметката Попълване указва дали полетата за данни в изходящия документ да бъдат попълнени от автоматично Смарт Флоу. Повече за автоматичното попълване на документи можете да прочетете в част 3 на този наръчник.




  1. Може да укажете дали документа които добавяте към категорията е личен или поверителен. Личните документи са видими само за потребителя който ги е създал, а поверителните – за потребителите от разрешените групи които имат право да виждат поверителна информация.




  1. Обърнете внимание на полето Начин на създаване. Както уточнихме по-рано Смарт Флоу може да работи с различни типове документи - електронни, сканирани, препратки към хартиени документи, хипер-връзки.

    1. Сканиране – по този начин могат да бъдат добавяни сканирани документи, или препратки към хартиени не-сканирани документи. За да създадете само препратка в полето Заглавие запишете препратката така както желаете да я видите впоследствие (напр. „Договор с Мегахим – том 12 / 2007”). И в двата случая (сканирани или несканирани документи) след потвърждаване с бутона ОК се отваря екрана за работа със сканирани документи. Ако добавяте сканиран документ на този екран може да направите конкретното сканиране на документа, или импортване на вече сканираните страници, а ако добавяте само препратка към хартиен документ, просто затворете екрана за сканиране. Ако желаете по-късно да до-сканирате или редактирате сканирания документ трябва само да изберете заглавието на документа в списъка, и екрана за сканиране ще се отвори отново. Повече за сканирането на документи може да прочетете в част 3 на настоящия наръчник.

    2. По документ от категория – позволява да добавите в избраната категория вече съществуващ документ-шаблон от друга категория. Ако отметката Вземи заглавието на документа е селектирана, за заглавие се взема заглавието на копирания документ. В противен случай се взема заглавието въведено в полето Заглавие на новия документ.

    3. По шаблон – позволява да добавите документ създаден от документ-шаблон. Ако отметката Вземи заглавието на шаблона е селектирана, за заглавие се взема заглавието на шаблона. В противен случай се взема заглавието въведено в полето Заглавие на новия документ. Повече за създаването и използването на шаблони на документи може да прочетете в част 3 на настоящия наръчник.

    4. Импорт на файл – позволява да изберете и добавите в списъка документи на избраната категория вече създаден файл (или файлове) от файловата система на компютъра Ви. Ако отметката Вземи името на файла за заглавие е селектирана, за заглавие се взема името на импортвания файл. В противен случай се взема заглавието въведено в полето Заглавие на новия документ.

    5. Интернет адрес – позволява да въведете хипер-връзка към Интернет страница. В полето Заглавие може да въведете кратко описание на хипер-връзката. Ако впоследствие изберете този тип документ от списъка ще се отвори уеб-браузър и ще покаже страницата чиито адрес сте въвели. Бутончето с лупата позволява да проверите каква страница ще се отвори в браузъра за Интернет-адреса който сте въвели.

    6. Празен документ от тип – позволява да създадете празен електронен документ. Изберете типа на документа от комбото, и въведете заглавие за новия документ в полето Заглавие. След това натиснете бутона ОК и новия документ ще бъде създаден и отворен за редакция.




  1. Ако искате да отворите вече създаден документ за разглеждане, редактиране или сканиране е достатъчно да изберете заглавието му в списъка от документи. Друг начин за отваряне е да кликнете върху името на документа с десния бутон на мишката и да изберете Отвори документ от контекстното меню.




  1. Ако желаете да промените заглавието, някои от опциите, да добавите данни или бележки към избрания документ изберете Детайли за документ от контекстното меню, или натиснете бутона Детайли в дясната страна на панела за документи. Появява се прозореца за промяна детайлите на документа. Тои е много сходен с диалога за създаване на нов документ, но без възможност за избор на начин на създаване на документа.




  1. За да попълните отново данните от категорията в избрания документ от списъка, изберете Попълни данни от контекстното меню. Повече за автоматичното попълване на документи можете да прочетете в част 3 на този наръчник.




  1. За да изтриете документ от списъка изберете Изтрий документ от контекстното меню. Отговорете утърдително на въпроса дали сте сигурен в действието си. След това избрабния документ ще бъде изтрит.




  1. Бележки. За да добавите бележка натиснете бутона Нова в панела за бележки, въведете текста на бележката и натиснете бутона ОК. Бележката ще бъде добавена в списъка от бележки към настоящата категория.




  1. Свързани контакти. За да добавите контакт свързан с избраната категория кликнете с десния бутон на мишката върху панела за свързани контакти (долу вляво на екрана) и изберете Добави нов контакт от контекстното меню. От списъка на контактите изберете контакт и натиснете бутона ОК. Ако контакта не съществува в списъка с контакти може да го добавите като използвате контекстното меню на диалога за добавяне на контакти.



База данных защищена авторским правом ©obuch.info 2016
отнасят до администрацията

    Начална страница