Как да Работим с Данни и Документи
в Смарт Флоу (част 1 - Категории)
Основното предназначение на Смарт Флоу е да Ви помогне да организирате по-добре документите и данните с които работите според начина си на работа. Като резултат това ще автоматизира и оптимизира работата в офиса или кантората Ви.
Няколко предварителни уточнения:
1. Типове документи
Смарт Флоу е направен да работи с няколко типа документи, което е обичайна практика в повечето офиси и кантори:
-
Електронни документи – можете да импортнете готови файлове или да създадете нови електронни документи. Смарт Флоу разпознава вътрешно, и може да търси текст или да попълва данни във файловете генерирани от MS Office и Open Office, както и в текстови и някои други документи. Всички останали електронни документи (с които работите на вашия компютър) се отварят със съответното приложение което сте ползвали и до момента, но изискват доработка за да могат да бъдат претърсвани или допълвани.
-
Сканирани документи – това са документите които имате на хартиен носител и искате да пренесете в електронен вид. Смарт Флоу има специален екран за сканиране и работа със сканираните документи, както ще видите в част 3 на този наръчник. Текста на сканираните документи може да бъде разпознат с наличната OCR програма, с цел по-нататъшно търсене в тях.
-
Хартиени документи – това са документите които държите на хартиен носител но не искате да пренасяте в електронен вид към момента. С тях Смарт Флоу работи както със сканираните документи, но без налични сканирани страници. Можете да добавите референции към тези документи (напр. „Договор с Мегахим – том 12 / 2007”), и евентуално да ги сканирате по-късно.
-
Хипер-връзки – това са хипер-връзки към страници в Интернет. Можете да ги копирате от Вашия уеб-браузър (Internet Explorer, Firefox, Opera и т.н.) в екрана за документи на Смарт Флоу. При извикване на такава хипер-връзка се отваря уеб-браузъра на Вашия компютър и показва исканата страница.
2. Организация на работа
Организацията на работа в Смарт Флоу е разделена на два големи дяла:
-
Категории – това са папки в които се слагат документи, данни и контакти със стравнително постоянен характер за дадения офис или кантора. Например това са документи свързани със служителите на офиса, сравнително постоянни договори с клиенти, вътрешни документи за компанията или организацията, справочници и т.н.
-
Работни процеси – това са папки в категориите, в които се слагат документи, данни и контакти, и които са свързани с всекидневната работа в офиса, имат ясно определено начало, етапи през които трябва да минат преди да завършат, евентуално срокове за етапите и краен срок. Например това са договори с клиенти за извършване на определена услуга или доставка на стока, договори за покупко-продажби, проекти по които се работи в офиса, водени дела (за адвокатските кантори) и др. За всеки работен процес може да се зададат конкретни изпълнители, които да се следят в последствие. За всеки работен процес могат да се зададат стъпки (задачи) също със срокове и изпълнители.
Често използваните документи могат да се изнесат като шаблони за използване от съответната група потребители. Еднотипните работни процеси също могат да се изнесат като шаблони, с техните стъпки, документи, данни, и свързани контакти.
Стъпки за създаване на категории
След първоначалната инсталация на Смарт Флоу има създадена една единствена категория – Моята компания. Ако искате да структурирате по-добре работата си и да добавите още категории според конкретния си начин на работа следвайте стъпките по-долу:
-
Изберете меню Управление / Категории за да видите съществуващите към момента категории (папки съдържащи документи, данни и свързани контакти), както и да създадете нови според собствените си нужди.
-
Горе вляво е показано дървото на достъпните ви категории. Горе вдясно са детайлите за избраната категория, както и списъка на групите за които тази категория е достъпна. По-долу вдясно са списъците с данни, документи и бележки за избраната категория. Долу вляво са контактите асоциирани към избраната категория.
-
В началото има създадена една единствена категория – Моята компания. Тя е достъпна за всички потребители на Смарт Флоу, за да имат отправна точка към техните собствени под-категории. Затова тази категория не може да бъде изтривана, а само преименувана по Ваше желание. За да добавите нова под-категрия кликнете с десния бутон на мишката върху категорията в която искате да добавите новата под-категория и изберете Добави нова под-категория от контекстното меню.
-
Появява се диалога за създаване на нова под-категория. Задайте името на новата под-категория, и групите за които тази категория ще бъде достъпна. Обърнете внимание на отметките дали тази категория ще бъде лична или поверителна. Личните категории са видими само за потребителя който ги е създал, а поверителните за потребителите от избраните групи които имат право да виждат поверителни данни. След това натиснете бутона ОК и новата категория ще бъде добавена.
-
За да изтриете погрешно добавена или излишна под-категория кликнете с десния бутон на мишката върху името на под-категорията и изберете Изтрий под-категория от контекстното меню. На въпроса дали сте сигурни в това което правите отговорете с Да. След това избраната под-категория ще бъде изтрита. Ако под-категорията има свои под-категории те също ще бъдат изтрити.
-
По аналогичен начин добавете всички първоначално необходими Ви категории. В последствие ще можете да добавите още при нужда от същия този екран, или от директно от екраните за работни процеси или шаблони. В крайна сметка ще получите структура от категории подобна на примера по-долу.
-
Данни. За всяка категория може да създавате списък от данни които представляват интерес за Вас. За целта в панела за Данни, в колоната Наименование напишете името на съответния ред данни, а в колоната Стойност стойността на данните (ако има такава). Може да оставите колоната Стойност празна и по-късно да нанесете необходимите конкретни данни за дадения ред. Данните се копират от категориите в ново-създадените им под-категории, както и в работните процеси, задачи и шаблони създавани по-късно в дадената категория.
-
Колоната за Тип на данните е Текст, освен ако не зададете друго. Ако искате дадения ред данни да е от друг тип кликнете с мишката в колоната Тип Данни. Отваря се диалога за редакция на дадения ред данни.
-
В полето Тип може да изберете нов тип на данните – Дата, Време, Процент, Да/Не, и т.н. По-долу може да промените наименованието, стойността и евентуално формата за извеждане на данните, ако дадения тип данни позволява различни формати. Може да укажете и дали дадените данни са лични или поверителни. Личните данни са видими само за потребителя който ги е създал, а поверителните – за потребителите които имат право да виждат поверителна информация.
-
Отметката Копиране показва дали дадения ред данни ще се копира в под-категории на дадената категория, или в работни процеси и шаблони създадени в категорията по-късно. По принцип всички данни се копират, освен ако не зададете друго за определени редове данни.
-
Например ако в категорията Дела за която сме създали данни (Дело номер, Дата на завеждане и Съд) добавим под-категорията Граждански дела, в новата под-категория ще получим автоматично същия набор данни. Обърнете внимание че и групите за които е достъпна категорията се копират автоматично в ново-създадената под-категория.
-
За да изтриете един ред данни кликнете с десния бутон на мишката върху реда данни за изтриване и изберете Изтрий данни от контекстното меню. След това отговорете утвърдително на въпроса дали сте сигурни в това което правите. За да изтриете всички данни за дадената категория или под-категория изберете Изтрий всички данни от контекстното меню.
-
Документи. За всяка категория може да създавате списък от документи - електронни, сканирани, препратки към хартиени документи - които представляват интерес за Вас. За целта в панела за Документи натиснете бутона Нов. Появява се диалога за създаване на нов документ.
-
В полето Заглавие се задава (ако е необходимо) заглавие или кратко описание за ново-създавания документ. В полето Категория се посочва категорията на дадения документ. Отметката Изходящ показва дали става дума за изходящ или входящ документ, отметката Попълване указва дали полетата за данни в изходящия документ да бъдат попълнени от автоматично Смарт Флоу. Повече за автоматичното попълване на документи можете да прочетете в част 3 на този наръчник.
-
Може да укажете дали документа които добавяте към категорията е личен или поверителен. Личните документи са видими само за потребителя който ги е създал, а поверителните – за потребителите от разрешените групи които имат право да виждат поверителна информация.
-
Обърнете внимание на полето Начин на създаване. Както уточнихме по-рано Смарт Флоу може да работи с различни типове документи - електронни, сканирани, препратки към хартиени документи, хипер-връзки.
-
Сканиране – по този начин могат да бъдат добавяни сканирани документи, или препратки към хартиени не-сканирани документи. За да създадете само препратка в полето Заглавие запишете препратката така както желаете да я видите впоследствие (напр. „Договор с Мегахим – том 12 / 2007”). И в двата случая (сканирани или несканирани документи) след потвърждаване с бутона ОК се отваря екрана за работа със сканирани документи. Ако добавяте сканиран документ на този екран може да направите конкретното сканиране на документа, или импортване на вече сканираните страници, а ако добавяте само препратка към хартиен документ, просто затворете екрана за сканиране. Ако желаете по-късно да до-сканирате или редактирате сканирания документ трябва само да изберете заглавието на документа в списъка, и екрана за сканиране ще се отвори отново. Повече за сканирането на документи може да прочетете в част 3 на настоящия наръчник.
-
По документ от категория – позволява да добавите в избраната категория вече съществуващ документ-шаблон от друга категория. Ако отметката Вземи заглавието на документа е селектирана, за заглавие се взема заглавието на копирания документ. В противен случай се взема заглавието въведено в полето Заглавие на новия документ.
-
По шаблон – позволява да добавите документ създаден от документ-шаблон. Ако отметката Вземи заглавието на шаблона е селектирана, за заглавие се взема заглавието на шаблона. В противен случай се взема заглавието въведено в полето Заглавие на новия документ. Повече за създаването и използването на шаблони на документи може да прочетете в част 3 на настоящия наръчник.
-
Импорт на файл – позволява да изберете и добавите в списъка документи на избраната категория вече създаден файл (или файлове) от файловата система на компютъра Ви. Ако отметката Вземи името на файла за заглавие е селектирана, за заглавие се взема името на импортвания файл. В противен случай се взема заглавието въведено в полето Заглавие на новия документ.
-
Интернет адрес – позволява да въведете хипер-връзка към Интернет страница. В полето Заглавие може да въведете кратко описание на хипер-връзката. Ако впоследствие изберете този тип документ от списъка ще се отвори уеб-браузър и ще покаже страницата чиито адрес сте въвели. Бутончето с лупата позволява да проверите каква страница ще се отвори в браузъра за Интернет-адреса който сте въвели.
-
Празен документ от тип – позволява да създадете празен електронен документ. Изберете типа на документа от комбото, и въведете заглавие за новия документ в полето Заглавие. След това натиснете бутона ОК и новия документ ще бъде създаден и отворен за редакция.
-
Ако искате да отворите вече създаден документ за разглеждане, редактиране или сканиране е достатъчно да изберете заглавието му в списъка от документи. Друг начин за отваряне е да кликнете върху името на документа с десния бутон на мишката и да изберете Отвори документ от контекстното меню.
-
Ако желаете да промените заглавието, някои от опциите, да добавите данни или бележки към избрания документ изберете Детайли за документ от контекстното меню, или натиснете бутона Детайли в дясната страна на панела за документи. Появява се прозореца за промяна детайлите на документа. Тои е много сходен с диалога за създаване на нов документ, но без възможност за избор на начин на създаване на документа.
-
За да попълните отново данните от категорията в избрания документ от списъка, изберете Попълни данни от контекстното меню. Повече за автоматичното попълване на документи можете да прочетете в част 3 на този наръчник.
-
За да изтриете документ от списъка изберете Изтрий документ от контекстното меню. Отговорете утърдително на въпроса дали сте сигурен в действието си. След това избрабния документ ще бъде изтрит.
-
Бележки. За да добавите бележка натиснете бутона Нова в панела за бележки, въведете текста на бележката и натиснете бутона ОК. Бележката ще бъде добавена в списъка от бележки към настоящата категория.
-
Свързани контакти. За да добавите контакт свързан с избраната категория кликнете с десния бутон на мишката върху панела за свързани контакти (долу вляво на екрана) и изберете Добави нов контакт от контекстното меню. От списъка на контактите изберете контакт и натиснете бутона ОК. Ако контакта не съществува в списъка с контакти може да го добавите като използвате контекстното меню на диалога за добавяне на контакти.
Сподели с приятели: |