Списък за церемонията по чартирането
□ Избрана и потвърдена дата
□ Избрано и потвърдено място на срещата
□ Одобрен от борда бюджет
Цена на куверта, умножена по броя на присъстващите
Разходи
Приходи
□ Поканени Ротари клубове (с подробен отчет за клубовете, приели поканата)
□ Съдържание на планираната програма
● Посрещане
● Въвеждане на ред
● Молитва
● Общо приветствие
● Вечеря
● Представяне на гостите
● Основен говорител
● Връчване на хартата
● Представяне на чартър членовете
● Поднасяне на подаръци
● Изказване на благодарност
□ Листовка, разпространена сред всички участници, която информира за времетраенето на всяка част от програмата
□ Възпоменателна програма
● Дизайн
● Отпечатване
● Предварителен екземпляр за всеки участник
□ Реклама
● Съобщение по всички вестници и радио и телевизионни станции
● Хвалебствени покани и куверти за медиите
□ Специални покани
● Местни високопоставени лица
● Всички паст и настоящи офицери на РИ в дистрикта
● Представители на други клубове за служба
□ Логистика
● Избор на храна и сервиз
● Регистрация
● Комитет за посрещане на гостите
● Украса на масата
● Разпределяне на местата
● Литература на РИ
● Грижа за специалните гости
● Система за общественозначими речи
● Гардеробна
● Улеснения за закъснелите гости
● Осветление
● Вентилация
● Паркинг
● Реквизити за програмата
Други подробности
Приложение 2:
Примерна обява
РОТАРИ КЛУБ [ГРАД]
Адрес тел ххх ххх хххх
Град, щат/провинция, пощенски код, държава факс ххх ххх хххх
Уеб сайт www.rotary.org
ЗА НЕЗАБАВНА ОБЯВА
ЛИЦЕ ЗА КОНТАКТ на телефонния номер или
на имейл email@emailaddress.com
ДАТА
Ротари интернешънъл съобщава за новия Ротари клуб в [град]
ГРАД, ДАТА – Ротари интернешънъл, най-старата хуманитарна организация в света, се разширява в [град]. Местните членове получиха хартата за присъединяване към глобалната организация от [30 000] клуба на Ротари интернешънъл в [164] държави.
Ротари е организация от [1,2 милиона] лидери от бизнеса и професиите, които оказват хуманитарна дейност и помагат за изграждането на световния мир и разбирателство.
На [дата] [Име на гуверньора] връчи клубната харта на президента на клуба [Име и професионална длъжност на президента]. Други офицери са [Име и професионална длъжност на вице президента, секретаря и ковчежника].
Ротари клуб [град] планира да осъществи следните дейности [Избройте местните дейности във вид на списък].
Ротари клуб [град] се присъединява към глобалната ротарианска мрежа от доброволци за служба на своята общност и лансиране на международно разбирателство чрез клубни проекти, стипендии, културен обмен и грантове за развитие и хуманитарни проекти.
6. Попълване на необходимите формуляри
ИНСТРУКЦИИ ЗА ПОПЪЛВАНЕ НА ФОРМУЛЯРИТЕ
Стъпка 1:
Попълване на проучване за създаване на нов клуб (Проучване за разширение)
Това проучване помага на дистрикт гуверньора за определяне на това дали в дадена общност може да се създаде Ротари клуб. Проучването се подписва от гуверньора и ръководителя и предоставя информация за евентуалните клубове спонсори и името на специалния представител на новия клуб.
Стъпка 2:
Попълване на формуляра за клуба спонсор на новия клуб (ако има такъв)
Съществуващ Ротари клуб, който се състои от най-малко 25 члена, се съгласява да бъде ментор, да напътства и спонсорира новия Ротари клуб. Не е задължително, но е препоръчително да има клуб спонсор, за да се създаде нов Ротари клуб.
Стъпка 3:
Попълване на формуляра за кандидатстване на новия клуб
Новият клуб трябва да изпълнява своите задължения в качеството си на член на Ротари интернешънъл. Фурмулярът включва списък с чартър членовете и подпис на клубния президент и секретар, които да потвърдят съответствието с конституционните документи и практиките на борда. Подписват се и специалният представител и дистрикт гуверньорът, за да одобрят приемането на клуба за членство и за да потвърдят спазването от страна на клуба на практиките на РИ. Правилното попълване на този формуляр спомага процесът да не се забави (за справка прочетете „Общи грешки при попълване на формулярите”).
Данните в следващите абзаци са описани в определения ред във формуляра за кандидатстване на членство на клуба.
Чартър офицери
Всеки клуб трябва да има президент, елект президент, вице президент (може да има повече от един вице президент), секретар, ковчежник и церемониалмайстор. (Стандартна конституция на Ротари клуб, част IX, раздел 4)
Борд на директорите
Президентът, елект президентът и вице президентът са постоянни членове на борда. Ковчежникът, секретарят и церемониалмайсторът присъстват в борда по преценка на клуба. (Стандартна конституция на Ротари клуб, част IX, раздел 4)
Клубна конституция
Всеки нов клуб бива приет за член на Ротари интернешънъл след като приеме Стандартната конституция на Ротари клуб. (Правилник на РИ, раздел 2.030).
Име на клуба
Официалният формат, в който е наименованието на клуба е „Ротари клуб от общност, щат/провинция/префектура, държава”. (Стандартна конституция на Ротари клуб, част II)
В Името на клуба се съдържа наименованието на неговото местоположение. Името помага всеки, който не е запознат с областта, да намери на картата общото местоположение на клуба.
Когато в местността съществуват един или повече клубове, новият клуб трябва към наименованието на местността, съдържащо се в неговото име, да прибави друго обозначение, което да го отличава от останалите клубове в същата местност.
В допълнение на практиката, описана по-горе, трябва да се има пред вид това, че строго се забранява използването на наименования на храни в името на клуба (закуска, обяд, вечеря), въпреки че основната цел на клуба е да сподели храна. Освен това част от името на клуба не може да бъде името на Пол Харис.
Генералният секретар определя дали името е подходящо и има пълномощието да отхвърли всяко предложение за име на новия клуб или за изменение на името на съществуващ клуб, ако то предизвиква спор и объркване. Следните примери дават представа за име, което би било подходящо за Ротари клуб.
Имена на много общности
Три общности Belford-Roxo-Lote 15, R.J., Brazil
Клуб, който служи на част от графство South Fulton County
Място за сбирка на клуб графство Haywood County (Canton)
Имена на допълнителни клубове
Квартал на града Chania (Crete), Гърция
Година на чартиране Castlegar Sunrise 2000, BC, Канада
Гражданско име Carlsbad (Cavern City)
Гражданско наименование на местоположението Nagoya Airport, Aichi, Япония
Име на лицето Hilton Head Island-Van Land
Служи на брегова област Tampa Bay (Tampa)
(Забележка: „Tampa Bay само по себе си не е приемливо, защото не описва общност).
Наименование на време на сбирката
Сутрин Prospect Sunrise, S.A., Australia’
Phoenix Sunrise; Charlotte
Top-of-the-Week (понеделник сутринта)
Обед Sedana-Midday; Chriastiansburg-
Blacksburg (Обед)
Вечер Hendersonville-Sunset; Leesburg (Залез);
Winter Park Evening
Описание на местоположението
Формулярът включва писмено описание на местоположението на клуба, включително географски особености като улици и реки и/или основни очертания на политически граници. Описанията включват справка за градове, общини, провинции и щати, които няма да се променят. Препоръчва се описанието на местността на клуба да бъде възможно най-опростено.
Списание
Всеки ротарианец трябва да се абонира за The Rotarian или за официалното регионално списание.
Правилник на клуба
Клубът приема правилници, които трябва да са в съответствие с клубната конституция и конституционните документи на РИ. Ако Правилникът на клуба е модифицирана версия на Препоръчителния клубен правилник, приетият Правилник на клуба трябва да бъде прикрепен към кандидатурата.
Сбирки
Клубът може да провежда своите клубни сбирки когато и където пожелае. Но РИ очаква клубовете да провеждат сбирките на места, на които всички ротарианци могат да присъстват, независимо от своята раса, религия, пол или националност. Годишната сбирка на клуба, на която членовете избират офицери, трябва да се проведе в периода между 1 юли и 31 декември. Срещите на борда се провеждат всеки месец.
Клубни такси и вноски
Клубовете трябва да изискват встъпителна такса от най-малко $ 25 и годишен членски внос от $ 40 или техния еквивалент на покупателна способност в местната валута.
Такса за чартиране в РИ
Таксата за чартиране в РИ се заплаща на РИ за приемане на нов клуб за членство и се пресмята, като броят на чартър членовете бива умножен по $ 15 или техния еквивалент.
Клуб спонсор
Клубът на специалния представител често бива клуб спонсор, но това не е задължително. Ако друг клуб е избран да спонсорира новия клуб, гуверньорът трябва да информира специалния представител. Новият клуб може да има повече от един клуб спонсор. Поне един от тях трябва да има минимум 25 членове.
Специален представител
Ротари интернешънъл изисква актуална информация за контакт със специалния представител за въпроси или проблеми относно кандидатурата на новия клуб.
Информация за контакт с новия клуб
На РИ е необходима точна информация за контакт с клуба, за да може да изпраща на новия клуб информационни материали.
Чартър списък
Кандидатурата на всеки нов клуб трябва да съдържа приложен списък с активни чартър членове, включващ имена, информация за контакт, пол и класификация.
Име
Имената ще бъдат изписани в официалните документи и списъците за кореспонденция по начина, по който са обявени в чартър списъка.
Пол
Бордът на РИ и Законодателният съвет за 2001 г. настоятелно препоръчват създаването на Ротари клубове, в които да членуват представители и на двата пола, за да бъде по-добре представен бизнес и професионалния живот на общността.
Бивш ротарианец
„Бивш ротарианец” е всяко лице, което е било член на Ротари клуб. Ротарианец, който става член на новия клуб, се отказва от членство в друг клуб в периода до приемането на новия клуб за член на РИ. Тази информация помага за уточняване на квалификацията на лицето и за правилно водене на архива.
Членство
В чартър списъка се записват само лица с активно членство. Списъкът с почетното членство се съхранява от клуба.
Класификация
Използването на класификация осигурява членството да представлява бизнес и професионалния живот в местността, в която се намира клубът.
Класификацията се определя на базата на дейността или службата, а не от заемания пост. Например, ако членът е директор на банка, класификацията не е „директор на банка”, а „търговско банкиране” (дейност на фирмата) или „банкова администрация” (професионална дейност).
Бордът на РИ препоръчва да се създаде класификация, която да отразява всяка търговска, индустриална, професионална или институционална дейност достатъчно самостоятелно, за да определя своите практики и да упражнява отговорност, въпреки че финансовият контрол и окончателното определяне на финансовите практики на всеки две или повече такива дейности, може да бъдат разглеждани за едно търговско дружество или едноличен собственик.
Например, ако голям университет има три отделни филиала, всеки от които е достатъчно самостоятелен при определянето на собствена политика, клубът трябва да установи класификация, която се отнася за основната официална дейност на всеки филиал, като филиал инженерство, правен филиал и медицински филиал.
Име на фирма
Тази информация помага за определяне доколко класификацията е подходяща и дава насока на действие при възникване на проблеми, свързани със списъка с класификациите. Ако член на клуба е със статут на самонает на работа, в списъка трябва да бъде записано „самонает”, а не името на фирмата.
Изпълнителна длъжност
Изпълнителната длъжност е тази, при която лицето:
● е собственик, съдружник, корпоративен служител или мениджър на всека благоприличен и законен бизнес или професия;
● има важна позиция във всеки благоприличен и законен бизнес или професия, бранш или агенция и има предоставени изпълнителни правомощия; или
● е пенсионер, заемал някоя от описаните по-горе позиции.
Адреси
Тази информация потвърждава, че лицето е квалифицирано за членство в новия клуб в тази местност и може да получава на своя адрес ротариански списания.
Ако имате някакви въпроси за това дали дадено лице е квалифицирано, за да бъде включено в чартър списъка или да бъде взето под внимание относно всеки въпрос, свързан с чартирането на нов клуб, моля да се свържете с представителя на своята клубна и дистрикт администрация за уточнение.
Често срещани грешки при попълване
на формулярите
Проучване за създаване на нов клуб (Проучване за разширение)
● При наличие на клуб спонсор проучването се изпраща без формуляр за клуба спонсор на новия клуб.
● Не са написани името и пълният адрес на специалния представител.
Формуляр за клуба спонсор на новия клуб
● Не е написан броят на членовете на клуба спонсор ( в клуба спонсор се изисква да има минимум 25 активни членове).
Формуляр за кандидатстване за нов клуб
● Вместо подписите на президента и секретаря на предварителния клуб има подписи на президента и секретаря на клуба спонсор
● Пропуснато е името на елект президента. Дори и елект президентът и президентът да са едно и също лице, трябва името да бъде записано и в графата елект президент.
● Пропуснато е описанието на местността, което фигурира в част III от клубната конституция. (Моля, вземете под внимание това, че дори и местоположението да е ново, трябва да му бъде направено описание. Например: град ..., тази част от града ..., граничеща на изток с ..., на запад с ..., на север с ... и на юг с ..., и т. н.).
● Не е отбелязана регистрация за съответното списание.
● Не са написани пълен адрес, включително пощенският код на мястото на сбирката.
● Встъпителната такса в местна валута не е еквивалентна на $ 25 и/или годишният членски внос в местна валута не е еквивалентен на $ 40.
● В адреса на специалния представител не е написан пощенският код.
Чартър списък
● Не е отбелязан пол.
● Не е отбелязан бивш ротарианец.
● Не е отбелязано членството.
● На мястото на класификацията е написана изпълнителна длъжност или име на длъжността.
● Пропуснато е името на фирмата (моля, вземете под внимание това, че ако липсва име на фирма, може да се използва статутът „самонает”).
● Пропусната е изпълнителна длъжност. Когато членът е собственик или съдружник, за целта използвайте същите тези термини.
● В някои случаи бива пропуснат адресът на местожителство или на месторабота. Моля, ако двата адреса съвпадат, ясно да посочите това.
● Пропуснат е пощенският код на адреса на местожителство или на месторабота.
● Броят на членовете в чартър списъка не съответства на броя на платените такси за чартиране на клуба.
Разни
● Името на предложения клуб е същото като това на клуб, който е закрит. В такъв случай трябва да бъде предоставена пълна информация.
Моля, вземете под внимание това, че обикновено всички реквизити от формуляра трябва да бъдат попълнени. Когато даден реквизит не е подходящ, това трябва да бъде отбелязано или трябва да се зачертае неподходящият текст.
7. Често задавани въпроси
Q. Необходимо ли е проучване за създаване на нови клубове (Проучване за разширение)?
А. Да, бордът на РИ изисква такова проучване преди да се наберат членове за новия клуб.
Q. Трябва ли новият клуб да има клуб спонсор?
А. Не, но бордът насърчава наличието на клуб спонсор. Новият клуб може да има един или повече клубове спонсори. Поне един от тях трябва да има най-малко 25 активни членове.
Q. Трябва ли специалният представител да бъде от клуба спонсор?
А. Не. В много случаи клубът на специалния представител е клуб спонсор, но това не е задължително. Гуверньорът може да избере всеки ротарианец за специален представител.
Q. Има ли изискване за минимален или максимален брой членове в чартър списъка?
А. Минималният брой е 20, но няма изисквания за максимален брой членове.
Q. Има ли някакви ограничения за класификациите?
А. Да. До 5 или 10 процента от активните членове в клуба трябва да бъдат с еднаква класификационна сфера. Например чартър списък с 32 членове може да съдържа до 5 члена с класификация в образованието или финансите. От друга страна чартър списък с 60 члена може да има до 6 членове (10 %) с еднаква класификация.
Q. Приемлива ли е класификацията „Агент недживими имоти”?
А. Не. Класификацията описва дейността на фирмата или професионалната дейност на лицето, а не наименованието на длъжността. Затова класификацията „Агент недвижими имоти” или „Продажби недвижими имоти” е неприемлива.
Q. Може ли член на съществуващ Ротари клуб да бъде в чартър списъка на нов клуб?
А. Да. Оттеглянето на член от съществуващ клуб трябва да се осъществи на датата, на която предварителния клуб бъде приет за член на РИ. Един ротарианец не може да бъде член едновременно на два клуба, освен ако членството не е почетно.
Q. Може ли нов клуб да бъде постоянно ограничаван относно времето и/или мястото на сбирката?
А. Не. Когато клубът бъде приет за член на РИ, той има същите права като другите Ротари клубове по отношение на това сам да определя деня, часа и мястото на сбирката.
Q. Има ли изисквания относно описанието на местността?
А. Да. Изисква се писмено описание. Описанието е необходимо, за да може членовете да разберат каква е местността, в която служи клубът и от която са неговите членове.
Q. Как може новият клуб да избегне проблемите, свързани с кандидатстването?
А. Когато частичният чартър списък бъде готов, изпратете го на представителя на клубната и дистрикт администрацията за разглеждане и коментар.
Q. Само формалност ли е одобрението на новия клуб от борда?
А. Не, определено не. Документите за кандидатстването биват подробно разгледани, за да е сигурно, че съответстват на конституционните документи на РИ и на практиките на борда. Има случаи, при които предварителни Ротари клубове никога не са придобили статут на Ротари клубове.
Q. Подписването на документите ли е единствената роля на дистрикт гуверньора при създаването на нов клуб?
А. Не. Гуверньорът трябва най-напред да одобри проучването за създаване на нов клуб и след това да определи специален представител. Гуверньорът трябва и да свидетелства факта, че попълнената кандидатура е разгледана и одобрена.
Q. Всеки ротарианец ли може да създаде нов клуб?
А. Не. Ротаианците, проявяващи интерес към създаване на нов клуб, трябва да работят със своя дистрикт гуверньор и определения специален представител.
8. Необходими формуляри за създаване на нов клуб
Главата съдържа трите основни документа за членство в Ротари интернешънъл:
● Проучване за създаване на нов клуб (Проучване за разширяване)
● Формуляр за клуба спонсор на новия клуб
● Формуляр за кандидатстване на новия клуб
Всеки оригинален документ трябва да бъде изпратен на дистрикт гуверньора за разглеждане и/или одобрение, а след това трябва да се изпрати в офиса на РИ. За клубния архив трябва да се запази копие.
Организиране на нов клуб ~
Сподели с приятели: |