Решение за откриване на процедурата за възлагане на обществената поръчка

РАЗДЕЛ III - ОПИСАНИЕ НА ПРЕДМЕТА НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА

Обект на настоящата обществена поръчка е услуга, по смисъла на чл. 3, ал. 1, т. 2 и чл. 14, ал. 1, т. 2 от ЗОП. Поръчката се възлага чрез „открита процедура” по глава пета от ЗОП.

Предметът на настоящата обществената поръчка по проект „Централно военно окръжие (Министерство на отбраната) – електронна и достъпна администрация“ Договор № 13-31-1/07.04.2014 г., който се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма „Административен капацитет” (ОПАК), съфинансирана от Европейския съюз чрез Европейския социален фонд е: „Изработване на наръчник, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите към ЦВО към МО, осъществяване на цялостен преглед на наличните документи на Централното военно окръжие към МО и организация и подготовката им за дигитализиране, сканиране и индексиране на документите от архива на Централното военно окръжие (ЦВО) към МО“.

Прогнозната стойност на поръчката без ДДС е: 601 000 (шестстотин и един хиляди лева) лева., с ДДС е: 721 200 лв. (седемстотин двадесет и една хиляди и двеста лева), разпределена по дейности, както следва:

Дейност 1 – 15 000 лева без ДДС

Дейност 2 – 40 000 лева без ДДС

Дейност 3 – 546 000 лева без ДДС

С изпълнението на настоящата обществена поръчка по проект № 13-31-1/07.04.2014 г., бенефициент по който е Централно военно окръжие (Министерство на отбраната), се цели да се постигне:

1. 
   Засилване на прозрачността, отчетността и ефективността на работата на администрацията на Централно военно окръжие (Министерство на отбраната) чрез въвеждането на електронна форма за съхранение на документите.
   
2. 
   Постигане на по-голяма ефективност в областта на координацията между отделните звена в рамките на Централно военно окръжие (Министерство на отбраната).
   
3. 
   Повишаване на доверието на гражданите към Централно военно окръжие (Министерство на отбраната), посредством по-открит, модерен и сигурен достъп до документи на ведомството.
   

Желаещите да се запознаят с документация за участие в обществената поръчка могат да направят това на официалния интернет адрес на Централно военно окръжие. Получаването на документация за участие не е обвързано с плащане.

Възложителят предоставя линк към Интернет страницата си: http://www.comd.bg/bg/public_orders, където може да бъде изтеглена документацията за участие.

Предвидени дейности:

Настоящите дейности ще бъдат възложени чрез „открита процедура“ на изпълнител, съгласно чл. 3, ал. 1, т. 2 и чл. 14, ал. 1, т. 2 от ЗОП и ще бъдат реализирани през периодa на изпълнение на проекта. Реализацията на обществената поръчка ще бъде възложена на изпълнител по реда на глава пета от ЗОП.

Предметът на обществената поръчка включва изпълнението на следните 3 дейности, които са свързани с извършването на услугата в пълен обем:

Дейност 1: „Изработване на наръчник, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на ЦВО към Министерство на отбраната.“

Дейност 2: „Осъществяване на цялостен преглед на наличните документи към Централното военно окръжие (ЦВО) на Министерство на отбраната (МО) и организация и подготовката им за дигитализиране.“

Дейност 3: „Сканиране и индексиране на документите от архива на Централното военно окръжие (ЦВО) към Министерство на отбраната (МО).“

Обхват на дейностите

Обхватът на дейностите, които са свързани с извършването на услугата, предмет на настоящата обществена поръчка, са както следва:

Изпълнителят на поръчката следва да изработи подробен наръчник съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на ЦВО. Наръчникът ще представлява настолно четиво/инструмент за архивиране на документите на ЦВО. Съдържанието му трябва да включва минимум:

• 
  конкретни стъпки/процедури за физическо съхранение на отделните документи;
  
• 
  тяхната класификация и разпределение, с цел по – лесното им идентифициране и последваща възможност за преглед и контрол;
  
• 
  политики за последващата успешна подготовка и внедряване на електронен архив във ведомството;
  
• 
  конкретни стъпки/процедури за работа с електронни архиви, с цел по – лесното й използване от служителите на ЦВО и достъпа до нея от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
  

В рамките на дейността трябва да бъде извършено цялостно подреждане и организация на наличната документация на ЦВО на хартиен носител, с цел подготовката й за прехвърляне в електронен вариант (дигитализация и електронизация).

Дейността трябва да бъде реализирана посредством следните задачи:

Задача 1: Подреждане на наличните картотеки/класьори с документи и отстраняване на ненужните материали – дублиращи се документи и т.н. Ненужните документи няма да бъдат унищожавани, а просто няма да бъдат подготвени за дигитализация и електронизация;

Задача 2: Изработване и поставяне на етикети при необходимост на картотеки/класьорите с документи за документите, за които това е необходимо;

Задача 3: Съставяне при необходимост на описи на всички картотеки/класьори с документи и номериране на страниците – описите ще бъдат направени по групи и видове документи за документите, за които това е необходимо;

Задача 4: Рационално разполагане на документите по вид и хронология за максимално улесняване на търсенето и работата с тях.

Задача 5: Подготовка на приемо–предавателни протоколи за предаване на реорганизираната документация на ЦВО. Приемо – предавателните протоколи ще имат за цел гарантиране цялостта на предаваните документи и поемането на отговорност от двете страни.

В допълнение трябва да бъдат извършени и:

• 
  Отделяне при необходимост от подвързията на подвързаните документи на ЦВО без да се нарушава цялостта им;
  
• 
  Отстраняване на всички излишни материали – джобове, пликове, папки, дела и др., в които се съхраняват документите на ЦВО;
  
• 
  Отстраняване на телбоди и кламери.
  

Подреждането и окомплектоването на документацията ще се извършва съгласно инструкциите за съхраняване на документи на ЦВО. Организацията на документацията трябва да рационализира и улесни търсенето и работата с нея, както и да подпомогне последващото й дигитализиране (прехвърлянето й в електронен формат). Планира се прегледа и организацията на документацията на ЦВО да обхване 20 000 картотеки/класьори с документи.

• 
  служебни документи (Азбучни служебни карти) АСК и заповеди;
  
• 
  протоколи на ЦВО; сключени договори от страна на ЦВО; проектна документация на ЦВО; подадени заявления за административни услуги към ЦВО от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
  

Изпълнението на настоящата дейност включва:

• 
  служебни документи – АСК и заповеди;
  
• 
  протоколи на ЦВО; сключени договори от страна на ЦВО; проектна документация на ЦВО; подадени заявления за административни услуги към ЦВО от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
  

Етапите на обработка на документите при сканирането, трябва да включват:

• 
  Подготовка на документите за сканиране – отговорните служители на изпълнителя следва да отделят документите от подвързията без да се нарушава цялостта; отстраняване на джобове, пликове, папки, дела, телбоди и др. След приключването на този етап, хартиеният носител на всеки отделен документ трябва да се фиксира със специални широки ластици или други крепители, които не нарушават цялостта на хартиеното тяло и то се придвижва към операторите на документните скенери;
  
• 
  Същинско сканиране – отговорните служители на изпълнителя, които работят на документните скенери премахват крепителите от хартиеното тяло и го сканират. След сканирането на съответния документ, крепителите трябва да се поставят отново и операторите да преминат към цифрово възстановяване на електронното копие на документите;
  
• 
  Цифрово възстановяване на електронното копие и поставяне на име на файла – задължително е отговорните служители на изпълнителя да проверяват името на файла, ако то е поставено автоматично от съответния софтуер и ако има грешка се коригира ръчно или се поставя такова, ако е необходимо ръчно въвеждане. И на този етап хартиеното тяло трябва да е фиксирано с крепители и да не се връща за обратно комплектоване, защото може да се наложи пресканиране на документа в случай, че цифровото възстановяване не е дало абсолютно качествен резултат. Изпълнителят трябва да разполага с оператори, които са отговорни за контрола на качеството трябва да прегледат електронното копие на всеки сканиран документ страница по страница;
  
• 
  Връщане на документите за обратно окомплектоване – на този етап, когато съответният документ е преминал всички останали етапи без забележка към крайния резултат, хартиените тела на оригиналните документи, които са фиксирани с крепители, се връщат към първоначалния етап на подготовка за сканиране, отстраняват се крепителите, които са осигурили запазване на последователността на страниците във всеки от документите и те се предават във вида, в който са били приети.
  

Избраният изпълнител трябва да следи за документи, които могат да се сканират, но за целта са необходими допълнителни настройки. Такива документи са:

• 
  Тези, чиито хартиен носител е с нарушена цялост – похабени ръбове, които е рисковано да се пуснат през листоподаващото устройство на скенера, за да не заседнат. В този случай за най – голяма сигурност при запазването на оригинала се използва технологията на сканиране на стъкло;
  
• 
  Тези документи, при които текстът не е съвсем ясен и четлив, но с допълнителни настройки на скенера може да се получи качествено изображение на електронното копие.
  

При осъществяване на процеса на дигитализация (създаването на електронен архив) трябва да бъде предложен и специализиран софтуер за масивно сканиране на хартиени документни архиви и специализиран софтуер за управление на електронен архив. Специализираният софтуер за масивно сканиране на хартиени документни архиви и за управление на електронния архив следва да бъде посочен в Техническата oферта на участниците, както и също да бъдат описани фукнционалностите му.

• 
  Използвана база данни от системата – MS SQL или еквивалент;
  
• 
  Системата трябва да разполага с Windows приложение или еквивалент и с Web интерфейс;
  
• 
  Системата трябва да дава възможност за сканиране на документи от TWAIN съвместим скенер без значение от марката и модела му;
  
• 
  Функционалност за импортиране на електронни документи в системата във TIFF и PDF формат;
  
• 
  Експортиране и принтиране на документи от системата;
  
• 
  Възможност за обработка на документи с повече от една страница, както и автоматично разделяне на множество документи посредством предварително зададен разделител;
  
• 
  Възможност за дефиниране на индексни полета (неограничен брой) и валидация чрез регулярни изрази;
  
• 
  Възможност за дефиниране на йерархична структура от категории, подкатегории и групи документи;
  
• 
  Попълване на различни индексни полета за различните групи документи;
  
• 
  Търсене на документи по категории и индексни полета;
  
• 
  Търсене на индексираните в системата документи по едно или повече полета;
  
• 
  Пълнотекстово търсене в документите в системата – OCR обработка на страници (на английски и български език), Търсене по ключва дума в документите в системата;
  
• 
  Търсене на документи за определен период, т.е. от „дата“ до „дата“;
  
• 
  Възможност за експорт на документи във формат TIFF и PDF;
  
• 
  Възможност за експорт на индексна информация от попълнените полета във формат CSV;
  
• 
  Дефиниране на групи документи и групи потребители;
  
• 
  Дефиниране на права за достъп (категории документи и функционалност);
  
• 
  Контрол на достъпа – индивидуални пароли за достъп на потребителите; Възможност за определяне на групи потребители;
  
• 
  Контрол на достъп на потребителите на ниво база данни или Active Directory;
  
• 
  Хронология на извършените действия – логове;
  
• 
  Системата следва да осигурява целостта на базата данни и да предотвратява загубата на данни посредством функционалност за създаване на резервни копия;
  
• 
  Справки за количество сканирани и индексирани документи;
  
• 
  Уеб – базиран достъп;
  
• 
  Браузъри, с които да работи системата – Internet Exporer 9+, Google Chrome, Mozilla Firefox или еквивалент;
  
• 
  Интеграция с Active Directory, ползване на групите потребители в Active Directory – да поддържа комуникация с Active Directory в рамките на домейна на потребителя, който е стартирал приложението;
  
• 
  Време за реакция при търсене на документ – максимум 5 секунди;
  
• 
  Използваният софтуер следва автоматично да може да изправя наклонени изображения и да изчиства петна, както и да коригира яркостта на изображението.
  

Изпълнителят трябва да осигури пълна потребителска документация: ръководства за потребители, ръководство за инсталиране и конфигуриране, ръководство за администриране на системата. Изпълнителят трябва да осигури доставката, инсталирането и настройката на всички компоненти на системата.

Изпълнителят трябва да гарантира канал (електронна поща, телефонен номер, единна база за рапортуване на проблеми) за оказване на помощ и съвети в рамките на работния ден – от 9 до 17:30 часа в работни дни.

Експертите/служителите на Изпълнителя, участващи в процеса на дигитализация на документите, следва да подпишат декларации за конфиденциалност и за неразпространение на информацията, до която са получили достъп при изпълнението на настоящия проект.

При приключване на процесите на сканиране на документацията, обработените документи трябва да бъдат налични в нередактируем PDF формат със съответни файлови имена и индекси.

Избраният изпълнител, който ще извърши сканирането и индексирането на документите на ЦВО и ще осигури на място необходимото оборудване – скенери, с различни технически параметри и характеристики: нива на наситеност, оптична резолюция, скорост на сканиране, мащабиране и т.н.

След сканирането на проектната документация, тя ще бъде индексирана и въведена в обща база данни. Създадената електронна база данни ще се съхранява на основния сървър на Централно военно окръжие (Министерство на отбраната).

Софтуерът за сканиране и индексиране и за управление на електронния архив, който участниците ще предложат за изпълнение на обществената поръчка и в последствие ще предоставят на ЦВО за работа следва да отговаря на следните изисквания:

• 
  Системата/софтуерът да може да се инсталира на сървър с двуядрен процесор;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да работи на сървър с опeративна памет от 4 GB;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да работи на сървър с твърд диск 500 GB;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да се инсталира на сървър с операционна система Windows Server 2008 R2, IIS, .Net Framework 4.5;
  
• 
  Системата да може да се изполва на работна станция с процесор Intel P4 и тактова честота 2.0 GHz;
  
• 
  Системата/софтуерът да може се използва на работна станция с твърд диск 200 GB;
  
• 
  Уеб достъп до системата трябва да може да се осъществява чрез Internet Exporer 9+, Chrome, Firefox или еквивалент.
  

След реализацията на електронния архив на ЦВО, той ще може да бъде използван онлайн и от всеки от 24-те района на Столична община, както и от Централно военно окръжие (Министерство на отбраната).

Избраният изпълнител е задължен да осигури необходимата техника и нейната поддръжка за осъществяване дейностите по подреждане, подвързване, етикиране, опис и сканиране на документите.

В допълнение, като част от услугата по настоящата дейност, фирмата изпълнител ще осигури и обучение за 30 служители на ЦВО за работа с дигиталния архив. Настолният документ при обучението ще бъде изготвения Наръчник, който е изработен по Дейност 1 от проекта.

Срокът за изпълнение на обществената поръчка е 6 месеца, считано от датата на подписване на договора за възлагане на изпълнението й и задължително в рамките на Договор № 13-31-1/07.04.2014 г.

1.1) Изработен 1 брой Наръчник – основен и подробен, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на Централното военно окръжие (ЦВО) към Министерство на отбраната (МО).

2.1) Осъществен цялостен преглед на наличните документи на ЦВО към МО и организация и подготовката им за дигитализиране на 20 000 картотеки/класьори с документи.

3.1) Сканирани и индексирани 390 000 страници документация на ЦВО към МО с формат до А3.