РАЗДЕЛ IV - ТЕХНИЧЕСКО ЗАДАНИЕ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ОБЩЕСТВЕНАТА ПОРЪЧКА

Изработване на наръчник, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на Централно военно окръжие (ЦВО).

Изпълнителят на поръчката следва да изработи подробен наръчник съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на ЦВО. Наръчникът ще представлява настолно четиво/инструмент за архивиране на документите на ЦВО. Съдържанието му трябва да включва минимум:

• 
  конкретни стъпки/процедури за физическо съхранение на отделните документи;
  
• 
  тяхната класификация и разпределение, с цел по – лесното им идентифициране и последваща възможност за преглед и контрол;
  
• 
  политики за последващата успешна подготовка и внедряване на електронен архив във ведомството;
  
• 
  конретни стъпки/процедури за работа с електронни архиви, с цел по – лесното й използване от служителите на ЦВО и достъпа до нея от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
  

1. 
   Изработен 1 брой Наръчник – основен и подробен, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализация и индексиране на документите на Централното военно окръжие (ЦВО) към Министерство на отбраната (МО).
   

Осъществяване на цялостен преглед на наличните документи в Централно военно окръжие и организация и подготовката им за дигитализиране.

В рамките на дейността трябва да бъде извършено цялостно подреждане и организация на наличната документация на ЦВО на хартиен носител, с цел подготовката й за прехвърляне в електронен вариант (дигитализация и електронизация).

Дейността трябва да бъде реализирана посредством следните задачи:

Задача 1: Подреждане на наличните картотеки/класьори с документи и отстраняване на ненужните материали – дублиращи се документи и т.н. Ненужните документи няма да бъдат унищожавани, а просто няма да бъдат подготвени за дигитализация и електронизация;

Задача 2: Изработване и поставяне на етикети при необходимост на картотеки/класьорите с документи за документите, за които това е необходимо;

Задача 3: Съставяне при необходимост на описи на всички картотеки/класьори с документи и номериране на страниците – описите ще бъдат направени по групи и видове документи за документите, за които това е необходимо;

Задача 4: Рационално разполагане на документите по вид и хронология за максимално улесняване на търсенето и работата с тях.

Задача 5: Подготовка на приемо-предавателни протоколи за предаване на реорганизираната документация на ЦВО. Приемо – предавателните протоколи ще имат за цел гарантиране цялостта на предаваните документи и поемането на отговорност от двете страни.

В допълнение трябва да бъдат извършени и:

• 
  Отделяне при необходимост от подвързията на подвързаните документи на ЦВО без да се нарушава цялостта им;
  
• 
  Отстраняване на всички излишни материали – джобове, пликове, папки, дела и др., в които се съхраняват документите на ЦВО;
  
• 
  Отстраняване на телбоди и кламери.
  

Подреждането и окомплектоването на документацията ще се извършва съгласно инструкциите за съхраняване на документи на ЦВО. Организацията на документацията трябва да рационализира и улесни търсенето и работата с нея, както и да подпомогне последващото й дигитализиране (прехвърлянето й в електронен формат). Планира се прегледа и организацията на документацията на ЦВО да обхване 20 000 картотеки/класьори с документи.

• 
  служебни документи АСК и заповеди;
  
• 
  протоколи на ЦВО; сключени договори от страна на ЦВО; проектна документация на ЦВО; подадени заявления за административни услуги към ЦВО от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
  

1. 
   Осъществен цялостен преглед на наличните документи на ЦВО към МО и организация и подготовката им за дигитализиране на 20 000 картотеки/класьори с документи.
   

Сканиране и индексиране на докумените от архива на Централното военно окръжие (ЦВО).

Изпълнението на настоящата дейност включва:

• 
  служебни документи - АСК и заповеди;
  
• 
  протоколи на ЦВО; сключени договори от страна на ЦВО; проектна документация на ЦВО; подадени заявления за административни услуги към ЦВО от страна на заинтересованите страни – граждани и бизнес.
  

Етапите на обработка на документите при сканирането, трябва да включват:

• 
  Подготовка на документите за сканиране – отговорните служители на изпълнителя следва да отделят документите от подвързията без да се нарушава цялостта; отстраняване на джобове, пликове, папки, дела, телбоди и др. След приключването на този етап, хартиеният носител на всеки отделен документ трябва да се фиксира със специални широки ластици или други крепители, които не нарушават цялостта на хартиеното тяло и то се придвижва към операторите на документните скенери;
  
• 
  Същинско сканиране – отговорните служители на изпълнителя, които работят на документните скенери премахват крепителите от хартиеното тяло и го сканират. След сканирането на съответния документ, крепителите трябва да се поставят отново и операторите да преминат към цифрово възстановяване на електронното копие на документите;
  
• 
  Цифрово възстановяване на електронното копие и поставяне на име на файла – задължително е отговорните служители на изпълнителя да проверяват името на файла, ако то е поставено автоматично от съответния софтуер и ако има грешка се коригира ръчно или се поставя такова, ако е необходимо ръчно въвеждане. И на този етап хартиеното тяло трябва да е фиксирано с крепители и да не се връща за обратно комплектоване, защото може да се наложи пресканиране на документа в случай, че цифровото възстановяване не е дало абсолютно качествен резултат. Изпълнителят трябва да разполага с оператори, които са отговорни за контрола на качеството трябва да прегледат електронното копие на всеки сканиран документ страница по страница;
  
• 
  Връщане на документите за обратно окомплектоване – на този етап, когато съответният документ е преминал всички останали етапи без забележка към крайния резултат, хартиените тела на оригиналните документи, които са фиксирани с крепители, се връщат към първоначалния етап на подготовка за сканиране, отстраняват се крепителите, които са осигурили запазване на последователността на страниците във всеки от документите и те се предават във вида, в който са били приети.
  

Избраният изпълнител трябва да следи за документи, които могат да се сканират, но за целта са необходими допълнителни настройки на скенера. Такива документи могат да бъдат:

• 
  Тези, чиито хартиен носител е с нарушена цялост – похабени ръбове, които е рисковано да се пуснат през листоподаващото устройство на скенера, за да не заседнат. В този случай за най – голяма сигурност при запазването на оригинала се използва технологията на сканиране на стъкло;
  
• 
  Тези документи, при които текстът не е съвсем ясен и четлив, но с допълнителни настройки на скенера може да се получи качествено изображение на електронното копие.
  

При осъществяване на процеса на дигитализация (създаването на електронен архив) трябва да бъде предложен и специализиран софтуер за масивно сканиране на хартиени документни архиви и специализиран софтуер за управление на електронен архив. Специализираният софтуер за масивно сканиране на хартиени документни архиви и за управление на електронния архив следва да бъде посочен в Техническата oферта на участниците, както и също да бъдат описани фукнционалностите му.

• 
  Използвана база данни от системата – MS SQL или еквивалент;
  
• 
  Системата трябва да разполага с Windows приложение или еквивалент и с Web базиран интерфейс;
  
• 
  Системата трябва да дава възможност за сканиране на документи от TWAIN съвместим скенер без значение от марката и модела му;
  
• 
  Функционалност за импортиране на електронни документи в системата във TIFF и PDF формат;
  
• 
  Експортиране и принтиране на документи от системата;
  
• 
  Възможност за обработка на документи с повече от една страница, както и автоматично разделяне на множество документи, посредством предварително зададен разделител;
  
• 
  Възможност за дефиниране на индексни полета (неограничен брой) и валидация чрез регулярни изрази;
  
• 
  Възможност за дефиниране на йерархична структура от категории, подкатегории и групи документи;
  
• 
  Попълване на различни индексни полета за различните групи документи;
  
• 
  Търсене на документи по категории и индексни полета;
  
• 
  Търсене на индексираните в системата документи по едно или повече полета;
  
• 
  Пълнотекстово търсене в документите в системата – OCR обработка на страници (на английски и български език), Търсене по ключва дума в документите в системата;
  
• 
  Търсене на документи за определен период, т.е. от „дата“ до „дата“;
  
• 
  Възможност за експорт на документи във формат TIFF и PDF;
  
• 
  Възможност за експорт на индексна информация от попълнените полета във формат CSV;
  
• 
  Дефиниране на групи документи и групи потребители;
  
• 
  Дефиниране на права за достъп (категории документи и функционалност);
  
• 
  Контрол на достъпа – създаване на индивидуални пароли за достъп на потребителите; Възможност за определяне на групи потребители;
  
• 
  Контрол на достъп на потребителите на ниво база данни или Active Directory;
  
• 
  Хронология на извършените действия – логове;
  
• 
  Системата следва да осигурява и гарантира целостта на базата данни и да предотвратява загубата на данни, посредством възможност за създаване на резервни копия;
  
• 
  Справки за количество сканирани и индексирани документи;
  
• 
  Уеб – базиран достъп;
  
• 
  Браузъри, с които да работи системата – Internet Exporer 9+, Google Chrome, Mozilla Firefox или еквивалент;
  
• 
  Интеграция с Active Directory, ползване на групите потребители в Active Directory – да поддържа комуникация с Active Directory в рамките на домейна на потребителя, който е стартирал приложението;
  
• 
  Време за реакция при търсене на документ – максимум 5 секунди;
  
• 
  Използваният софтуер следва автоматично да може да изправя наклонени изображения и да изчиства петна, както и да коригира яркостта на изображението.
  

Изпълнителят трябва да осигури пълна потребителска документация: ръководства за потребители, ръководство за инсталиране и конфигуриране, ръководство за администриране на системата. Изпълнителят трябва да осигури доставката, инсталирането и настройката на всички компоненти на системата.

Изпълнителят трябва да гарантира канал (електронна поща, телефонен номер, единна база за рапортуване на проблеми) за оказване на помощ и съвети в рамките на работния ден – от 9 до 17:30 часа в работни дни.

Експертите/служителите на Изпълнителя, участващи в процеса на дигитализация на документите следва да подпишат декларации за конфиденциалност и за неразпространение на информацията, до която са получили достъп при изпълнението на настоящия проект.

При приключване на процесите на сканиране на документацията, обработените документи трябва да бъдат налични в нередактируем PDF формат със съответни файлови имена и индекси.

Избраният изпълнител, който ще извърши сканирането и индексирането на документите ще осигури на място необходимото оборудване – скенери, с различни технически параметри и характеристики: нива на наситеност, оптична резолюция, скорост на сканиране, мащабиране и т.н.

След сканирането на проектната документация, тя ще бъде индексирана и въведена в обща база данни. Създадената електронна база данни ще се съхранява на основния сървър на Централно военно окръжие (Министерство на отбраната).

Софтуерът за сканиране и индексиране и за управление на електронния архив, който участниците ще предложат за изпълнение на обществената поръчка и в последствие ще предоставят на ЦВО за работа следва да отговаря на следните изисквания:

• 
  Системата/софтуерът да може да се инсталира на сървър с двуядрен процесор;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да работи на сървър с оперативна памет от 4 GB;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да работи на сървър с твърд диск 500 GB;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да се инсталира на сървър с операционна система Windows Server 2008 R2, IIS, .Net Framework 4.5;
  
• 
  Системата да може да се използва на работна станция с процесор Intel P4 и тактова честота 2.0 GHz;
  
• 
  Системата/софтуерът да може да се използва на работна станция с твърд диск 200 GB;
  
• 
  Уеб – достъп до системата трябва да може да се осъществява чрез Internet Exporer 9+, Chrome, Firefox или еквивалент.
  

След реализацията на електронния архив на ЦВО, той ще може да бъде използван онлайн и от всеки от 24-те района на Столична община, както и от Централно военно окръжие (Министерство на отбраната).

Избраният изпълнител е задължен да осигури необходимата техника и нейната поддръжка за осъществяване дейностите по подреждане, подвързване, етикиране, опис и сканиране на документите.

В допълнение, като част от услугата по настоящата дейност, фирмата изпълнител ще осигури и обучение за 30 служители на ЦВО за работа с дигиталния архив. Настолният документ при обучението ще бъде изготвения Наръчник по Дейност 1 от проекта.

Сканирани и индексирани 390 000 страници документация на ЦВО към МО с формат до А3.