Фигура 5.1. Видове счетоводни документи

81 съставен счетоводен документ същият трябва да се анулира, чрез поставяне на надпис „Анулиран“ върху самия документ. Анулираният документ не се унищожава, а следва да се съхрани в архива на предприятието. Съставя се нов счетоводен документ, като в случая не се нарушава поредността на номерацията. Това означава, че номерът на новия счетоводен документ не следва да дублира анулирания такъв. Например ако при попълване на фактура за продажба на авточасти с номер
000000005 сме попълнили грешно наименованието на получателя и искаме да го коригираме, то следва да анулираме грешно съставената фактура и да издадем нова с пореден номер 0000000006.
3.
СЪЩНОСТ И ОСОБЕНОСТИ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА
В рамките на текущото счетоводно отчитане се включва и т. нар. „документооборот“.
Документооборотът представлява процес на придвижване на документите от момента на тяхното съставяне или получаване в организацията до момента на предаването им в архив. Съществуват определени изисквания спрямо документооборота. На първо място той трябва да осигурява връзка между първичните документи, които са носители на информация за стопанските операции и събития. На второ място документооборотът трябва да подпомогне за осигуряването на надеждна информация, която да отразява в хронологичен ред възникналите стопански процеси и явления. На трето място чрез документооборота следва да се съкращава в максимална степен пътя на придвижване на документите, като за тази цел се определят отговорни лица за тяхното съставяне, обработка и използване. На четвърто място документооборота следва да осигури възможност за контрол върху дейността на предприятията. Посочените критерии следва да бъдат спазени на всеки един етап от документооборота. Най-общо етапите на документооборота са (виж Фигура 5.2.):
1.
Съставяне и приемане на документи. През този етап се изготвя съдържателната част и се оформят съответните счетоводни документи.
2.
Подготовка за обработване. Подготовката за обработка се свързва с установяване на коректността, достоверността, законосъобразността и целесъобразността на информацията в съставените документи.
3.
Обработка на подготвените документи. През този етап на документооборота се цели остойностяването, групировката и контировката на документите. По този начин се осъществява подготовка за извършване на счетоводните записвания по стопанските операции.
4.
Съхраняване на обработените документи в счетоводен архив. Отговорен за архивирането на обработените документи е главният счетоводител на организацията. Той следва да организира т. нар. „текущ“ и „постоянен“ архив. В текущия архив се съхраняват документи, използвани за целите на оперативната и счетоводна работа за текущата година. В постоянния архив следва да се съхраняват документи от предходни отчетни периоди, които служат за извършване на справки, ревизии, експертизи и т.н.

82

Изтегляне 2.38 Mb.

Сподели с приятели: