VII. Административна служба (секретариат, канцелария) Във всички разгледани държави омбудсманът се подпомага от служители. В някои от тях (Испания, Португалия, Австрия, Гърция) функционира Секретариат към омбудсмана. В Гърция се назначават 30 научни сътрудници и 40 служители със специална квалификация.
VIII. Бюджет Правилото е, че омбудсманът се ползва с финансова независимост. В повечето държави бюджетът на административната служба на омбудсмана се изготвя от него и се приема от законодателния орган като част от парламентарния бюджет или като самостоятелна част от държавния бюджет.
В Гърция необходимите средства се предвиждат в държавния бюджет, в перото за Министерството на вътрешните работи.
IX. Доклад Общо задължение за омбудсманите във всички държави е изготвянето на ежегоден доклад пред парламента. Това е своеобразен отчет на дейността на омбудсмана за изминалата година, който съдържа информация за:
