Kой и как посреща посетителите
Правила за добрият тон за домакините и
Изтегляне 85 Kb.
|
Свързани:
Tainite, metodyka BG FINAL, Продуктова оферта Цени на ниво 30.03-12.03.2023, Дисертация-Джумайов, 01-BE-Gerdj-KNU-old, 3 Skill-based-Approach practical-task V02, 341020 doi, 9.Managementul-relatiei-cu-clientii-BG, Motivate sales team Part (1), New Admin Culture part, Customer service Predpechat (1), lection-6, Management Part, Customer service Predpechat
Правила за добрият тон за домакините игостите на деловата срещаАко заемате някаква отговорна длъжност, бъдете готови в кабинета Bи често да идват хора: представители на други фирми, колеги, вашата секретарка, потенциални клиенти, търговски агенти, непознати с различни молби, жалби, предложения. Когато ги приемете, не забравяйте правилата на етикета. Съгласно изискванията за добрия тон и жените, и мъжете трябва да стават и първи да поздравяват, ако в кабинета им влезе по възрастен човек или човек, заемащ по-висока от тяхната длъжност. За да пестите време, може да не ставате, когато влиза секретарката, освен ако не е нова служителка, влязла при Bас, за да Bи се представи. Не ставайте и когато към вашето бюро се приближи ваш колега, независимо от пола и възрастта му. При среща с делови партньор мъж правилата на добрия тон изискват жената първа да подава пъка. Ако влезете в кабинета, където са се събрали много хора, можете да се ограничите с общ поздрав: усмивка и кимване. Затова пък, ако се появите на делови прием, където Bи посрещат домакините, непременно трябва да подадете ръка при това в определена последователност, за която вече говорихме. Деловият поздрав обикновено започва с ръкостискане. Но в последните години някои срещи се ознаменуват с целувки, които в зависимост от обстоятелствата, могат да бъдат както уместни, така и неуместни. Целувката е твърде личен жест, затова трябва да бъдете много внимателни, когато става дума за делови отношения. Не е нужно да целувате човек, с когото едва се познавате - това може да предизвика у него неприязън, смут и объркване, и двамата да се окажете в неловко положение. Казано по-просто, колкото по-дълго се познавате с някого и колкото по-трайни са вашите лични, и делови отношения, толкова повече са основанията да си разменят приветствени целувки. Размяната на целувки между делови партньори по време на светски прием или банкет, където гостите са поканени със съпругите си, може да бъде напълно уместна. Ако пък срещата носи чисто делови характери се провежда в конферентна зала или в стая за преговори, трябва да се ограничите с приятелското pъкуване. Избягвайте да целувате хора, чието служебно положение е по-високо или по-ниско от вашето. Освен с ръкостискане, добрите чувства и благоразположението винаги могат да се изразят с ведра усмивка и с фразата : “Много се радвам да Bи видя”. Умението да се държим достойно в ролята на домакини Една от най-важните съставки на деловата вежливост е точността. Уговаряйки срещата в собствения си кабинет (както и отивайки на среща с партньор), старайте се да избягвате закъсненията. Ако все пак ви се наложи да се забавите, погрижете се някой да се извини от ваше име на гостите, да им предложи да седнат, да изпият чаша чай или кафе. Естествено е, че след като се появите на срещата, е необходимо още веднъж да се извините. Когато секретарката ви съобщи, че гостите са пристигнали, направете всичко възможно, за да свършите колкото се може по-бързо работата, която ви задържа. В никакъв случай у тях не трябва да се създаде впечатлението, че се бавите, за да си придадете по-голяма важност. Голямо значение има и избраното от вас време за срещата – то също е свидетелство за вашето внимание или невнимание към онези, които искат да се видят с вас. Ранните сутрешни или късните вечерни часове, а и обедните часове не се смятат за най-подходящото време за провеждане на делови разговори. Ако се налага да се срещнете около обяд, жест на елементарна вежливост от ваша страна е да предложите на събеседника си чай (кафе), сандвичи или лека закуска, за което е необходимо предварително да се погрижите. Във вашият кабинет е дошъл посетител, среща с когото сте уговорили по-рано. Разговаряйки с него, помнете, че трябва повече да слушате, отколкото да говорите. Гостът е поискал да се види с вас, за да Bи съобщи нещо важно за него самия, а може би и за вас. Дайте му възможност да изкаже всичко, което той смята за нужно, едновременно с това да усети вашата заинтересованост. Затова гледайте човека, който говори, без да отмествате погледа си в страни. Разговаряйте с него искрено и предварително обмисляйте думите си. Ако не сте съгласни с разсъжденията му, сдържайте раздразнението си и не правете отрицателни бележки. Знайте, че отказите също трябва да бъдат изречени учтиво. Ако пък споделяте гледната точка на госта си, овладейте своя ентусиазъм, особено когато знаете, че не Bие, а вашето ръководство ще вземат решения по обсъждания въпрос. Въздържайте се да давате обещания, когато не сте напълно уверени, че могат да бъдат изпълнени. Ако желаете да окажете внимание на събеседника си, проявете дружелюбие, като му предложите чаша чай, кафе, минерална вода или някаква друга безалкохолна напитка (в зависимост от неговите предпочитания). В много страни подобно внимание е прието да се засвидетелства не само към клиентите, а и към обикновените посетители. Прието е напитките да се сервират 5 - 10 минути след началото на срещата. Безспорно работният процес не спира по време на среща с посетител. Въпреки това помнете, че нищо не дразни и обижда така, както постоянните телефонни обаждания, който прекъсват разговора. Ако имате възможност предупредете секретарката да не Bи свързва с никого, докато приключи срещата. Ако пък някой Bи позвъни по директният ви номер, кажете му, че сте заети и се уговорете да ви позвъни по-късно. Важно е да бъдете максимално доброжелателни и да подчертавате благоразположението си с думи, с усмивка, с непринуденост в общуването. Независимо от възникналите по време на разговора проблеми, несъгласия и неразбирателство, независимо от резултата от срещата избягвайте конфронтацията и личните нападки. Краят на проточила се среща На мнозина им е много трудно да приключат уговорената среща, тъй като се боят да не засегнат чувствата на посетителя (посетителите). В резултат на това разговорът продължава доста по-дълго, отколкото е било предвидено, без при това да доведе до никакви положителни резултати. Да предложим, че вашият гост се отклонява от темата, която сте подготвили да обсъдите с него. Ако Bи е трудно веднага да приключите разговора, можете до голяма степен да го съкратите. В такъв случай е подходящо да вметнете: ”Тъй като след няколко минути имам насрочено съвещание, бих искал/а да завършим нашият разговор”. Ако пък човека срещу вас говори празни приказки и Bи губи времето, без да засяга набелязаната тема, предложете му да се видите друг път, и в заключение отбележете: “Искаше ми се да продължим разговора с вас, но сега за съжаление съм много зает/а”. Понякога възникват ситуации, които изискват да завършите разговора по най-твърдия, но неизбежен начин. За онзи, който не разбира, че определеното за разговор време е изтекло, е подходящо в кабинета да се появи секретарката и да каже: “Извинете, госпожо Стефанова, но след няколко минути е насрочена следващата ви среща. “Спасената” по такъв начин госпожа Стефанова привършва бързо разговора, като обобщава обсъждането и набелязва по-нататъшните си действия. После тя става и на събеседника не му остава нищо друго, освен да последва примера и. Като възпитан човек госпожа Стефанова го изпраща до приемната, където секретарката му помага да се облече, и учтиво се сбогуват. Посетителят излиза с приповдигнато настроение, уверен, че и госпожа Стефанова, и нейната компания, а и той самият е бил на висота. Съгласете се, че това е радикален, но много изящен изход от сложна ситуация. Ако имате секретарка и няма кой да Bи помогне да завършите безцелната визита, сами известете посетителя, че имате насрочена друга среща или намерете възможност да обобщите състоялия се разговор с надеждата, че той ще хване намека Bи и ще Bи освободи от присъствието си. Ако пък и това не подейства, Bи остава само да станете от стола и така да дадете знак, че срещата е приключила. Сбогуване след делова среща Когато трае дълго, когато се проточи, сбогуването създава неудобства и за домакина, и за госта. Щом времето, отредено за разговора, изтече ( а то обикновено предварително е регламентирано), редно е бързо да се оттеглите. Често в знак на уважение домакинът изпраща посетителя си до изхода. Опитайте се да не се изкушите да превърнете този жест в мотив да продължите разговора. Според етикета е прието да се сбогуваме по определен ред: по-възрастният пръв казва “довиждане” на по-младия; дамата първа се сбогува с мъжа; шефът пръв се сбогува с подчинения; гостът пръв се сбогува с домакина и с всички присъстващи. Когато след преговори се разделяме с партньорите си, постарайте се да стиснете ръката на всеки го. Ако в мероприятието са взели участие големи делегации, сбогувайте се само с ръководителите им, а на останалите вежливо кимнете. Изтегляне 85 Kb. Сподели с приятели:
|