Бази от данни Съдържание Необходимост от бази от данни Определение и характеристика

9.

Формите предоставят редица предимства при работа с данните от базата с данни. Възможно е едновременно показване в една форма на всички полета от един запис, както и показване на всички записи в една форма.

Формите в Access се използват за:

• 
  -         представяне на данните в атрактивен формат със специални шрифтове и други графични ефекти, такива като цвят и сенки;
  
• 
  -         представяне на данните във вид, близък до традиционните хартиени форми с които са свикнали потребителите;
  
• 
  -         пресмятане на общи стойности;
  
• 
  -         показване на зависимостите по графичен начин;
  
• 
  -         показване на данни от няколко таблици едновременно;
  
• 
  -         автоматично изпълнение на зададени операции.
  

Някои от контролите са свързани с полета от таблица или запитване, и така, чрез тях може да се извеждат данните от таблицата или запитването, както и да се въвеждат и редактират данните.

Други контроли са само като допълнение към формата и подобряват нейния дизайн, такива контроли са линиите, правоъгълниците и други такива, които правят формата по-атрактивна.

2. Създаване на форма

Създаването на форми е възможно да стане с Form Wizards или без тях. Чрез Form Wizards се създават много бързо форми, които веднага могат да бъдат използвани.

Следващите фигури показват видовете форми, които могат да бъдат създадени чрез Form Wizards. На Фиг. 9.2. е представена Single-Column Form, на Фиг. 9.3. – Tabular Form, на Фиг. 9.4. Form Main/Subform Form. Това са основните форми, които се използват за въвеждане, актуализиране и извеждане на данни. Извън нашето внимание ще остане Graph Form, тъй като тя засега не представлява интерес за нас.







3. Създаване на форми с Form Wizard

Най-елементарният и кратък начин за създаване на свързана към таблица или запитване форма е чрез Form Wizard. След като една форма е създадена по този начин, то впоследствие в нея могат да бъдат направени много подобрения.

Една форма може да бъде създадена с помощта на AutoForm Wizard, или чрез използване на някои от другите Form Wizards.

Създаване на форма с AutoForm Wizard

1. 
   1.     В прозорец Database се избира Table или Query подпрозорец.
   
2. 
   2.     Избира се таблицата или запитването, на базата на което ще се създава форма.
   
3. 
   3.     Натиска се бутон AutoForm ()от ивицата с инструменти Standard.
   

1. 
   1.     В прозорец Database се избира подпрозорец Form.
   
2. 
   2.     Натиска се бутон New, в резултат на което се отваря New Form диалогов прозорец (Фиг. 9.5.).
   

3. От горният панел в диалоговия прозорец се избира Form Wizard, а от текстовото поле – името на таблицата или запитването, на базата на което се създава новата форма. Излизането от този прозорец става с натискане на бутон ОК.

4. Отваря се прозорец Form Wizard в който трябва да се определи кои полета и от кои таблици ще се включат в новосъздадената форма (вж. Фиг. 9.6.).

5. 
   5.     В следващият прозорец, който се отваря след натискането на бутон Next от прозорецът Form Wizard трябва да се определи (Фиг. 9.7) вида на формата, като възможностите са Columnar, Tabular, Datasheet и Justified. Преминаването към следващият диалогов прозорец става с бутон Next.
   

6. В следващият диалогов прозорец (вж. Фиг. 9.8.) трябва да се укаже какъв стил ще се използва в новосъздаваната форма. Възможностите са показани в десния панел, а общият вид на избрания стил може да се види в левия панел на диалоговият прозорец. Преминаването в следващият прозорец става с бутон Next.

7. В последният диалогов прозорец на Form Wizard се задава името, което ще има новосъздаваната форма и цялостният процес приключва с натискането на бутон Finish.

 

Създаване на форма без Form Wizard

Най-атрактивните форми се създават без Form Wizard. В този случай потребителят трябва да се потруди доста повече, но затова и създадената форма може да задоволи и най-високите изисквания.

За създаване на форма без Form Wizard се изпълняват следните действия:

1. 
   1.     В прозорец Database се избира подпрозорец Form.
   
2. 
   2.     Натиска се бутон New, в резултат на което се отваря New Form диалогов прозорец (Фиг. 9.5.).
   

Възможните изгледи са показани на Фиг. 9.9. Освен тези от Фиг. 9.9., всеки един от изгледите има възможност да бъде представен и в Print Preview изглед, и съответно отпечатан върху хартия.

Работата в прозорец Design View много прилича на създаването на всеки един проект върху работната маса, като са включени и помощни инструменти от които се нуждаете за това. Някои от тези инструменти са ивици с бутони, размерна линия, ивица с бутони за създаване на обекти във формата, линията за състоянието и др.

 

4. Избиране, преместване и подравняване на контроли

Избиране на контрол

За да могат да се правят каквито и да са промени в контрол, като промяна на размера му, преместване или подравняване, първо той трябва да бъде избран. Контролите могат да бъдат избирани поотделно или в група.

За избиране на контрол е достатъчно да се чукне върху него (вж. Фиг. 9.10.).

Възможно е да се избере контрол и чрез последователно натискане на клавиш Tab, като преди това трябва да се избере един от наличните контроли във формата.

Някои контроли, като text box, combo box и check box имат присвоен етикет. Възможно е да се избере контрол или етикета, или и двете. Когато се избере text box, към него се появяват манипулатор за преместване и манипулатори за размера, докато етикета има само манипулатор за преместване. Когато се избере етикета, той има манипулатор за преместване и манипулатори за размера, докато text box има само манипулатор за преместване (вж. Фиг. 9.11.).

 

Избиране на съседни контроли

Последователността при работа за избиране на няколко съседни контроли е илюстрирана на Фиг. 9.12.



Избиране на несъседни контроли

За целта при натиснат клавиш Ctrl се чуква върху отделните контроли. Тази техника може да се използва в комбинация с предишните техники за избиране на контроли.

Техниката използвана за избиране на контроли посредством хоризонталната размерна линия е илюстрирана на Фиг. 9.13. По сходен начин се избират контроли, когато се ползва вертикалната размерна линия.

При създаване на форма има възможност да се преместват на нужното място, както и да се променят техните размери.

Възможно да се отмени местенето и преоразмеряването на контроли. Ако още не сте отпуснали левия бутон на мишката, то трябва да се натисне Esc за да се отмени текущото действие. Ако вече е реализирано преместването или преоразмеряването трябва да се изпълни Edit | Undo или да се натисне бутон Undo от лентата с бутони Formatting.

Преместване на контрол заедно с неговия етикет

След като контрола бъде избран, показалецът на мишката внимателно се позиционира върху неговата граница (но не върху манипулаторите за преместване), докато показалецът се промени във формата на отворена длан ( ). След появяването на този вид на показалеца се натиска левия бутон на мишката и контрола, заедно с неговия етикет) се премества на новата позиция.

След като се избере контрола, маркерът на мишката се позиционира върху манипулатора за преместване на етикета, като се изчаква той да приеме формата на сочеща ръка ( ). След това етикета се провлачва до новото му място. По сходен начин се премества контрола отделно от неговият етикет.

Преместването на няколко избрани в група контроли става по сходен начин, както е описано в т. Преместване на контрол заедно с неговия етикет. Единствената разлика в използваната техника се свежда до това, че първо контролите трябва да бъдат избрани.

Избира се контрола (контролите) на който ще се променят размерите. Позиционира се показалецът на мишката върху един от манипулаторите за промяна на размера на контрола, и той се провлачва до нова позиция върху екрана. Ако преди това са избрани няколко контрола, то едновременно с промяната на размера на един от тях, пропорционално се променят размерите и на останалите контроли от групата.

Избират се няколко контрола. След това се изпълнява командата Format | Size, и една от следните подкоманди:

 

5. Копиране и изтриване на контроли

Възможно е да се създават копия на контроли посредством дублирането им или чрез копиране и вмъкване. Когато се копира контрол, то копието му попада в Clipboard, след което от там той може да се вмъкне в същата или друга форма и отчет.

Дублирането на контрол е удобен начин за създаването на група контроли, такива като check boxes, option buttons или toggle buttons. Дублирането е подходяща техника, когато трябва да се създаде контрол със същите характеристика, както на друг контрол.

Дублирането на един съществуващ контрол започва с неговото избиране. След това се изпълнява командата Edit | Duplicate.

Копиране и вмъкване на контрол

При тази операция се ползват командите Edit | Cut или Copy, а след това Edit | Paste.

За изтриване на контрол то той трябва да се избере и да се натисне клавиш Del или да се изпълни командата Edit | Delete.

 

6. Подравняване на контроли

Подравняване на контроли по мрежата

Избират се контролите, които ще се подравняват. Изпълнява се команда Format | Alignment | To Grid.

Когато трябва да се подравняват контроли, трябва да се избират само контроли от една колона или един ред. Например, в едноколонна форма могат първо да се подравнят само етикетите, а след това и контролите.

Подравняването започва с избирането на етикетите или контролите, които ще се подравняват. Изпълнява се команда Format | Align, а след това се избира и някоя от следните подкоманди:

Left – подравнява етикетите и/или контролите от една колона според лявата граница на най-левия от избраните етикети и/или конт­роли.

Right – подравнява етикетите и/или контролите от една колона според дясната граница на най-десния от избраните етикети и/или контроли.

Top – подравнява етикетите и/или контролите от един ред според горната граница на най-горният от избраните етикети и/или контроли.

Bottom – подравнява етикетите и/или контролите от един ред според долната граница на най-ниско разположеният от избраните етикети и/или контроли.

Задаване на еднакво разстояние между контролите

След като се реализират процеси по местене на контроли във форма, често се достига до ситуация, когато разстоянието между някои контроли е много малко, а същевременно между други е много голямо. Възможно е между отделните етикети и/или контроли да се зададе еднакво разстояние, както и да се увеличи или намали разстоянието между тях.

Ако трябва да се подравняват разстоянието между етикети и/или контроли от една колона, то те се избират, след което се изпълнява командата Format | Vertical Spacing | Make Equal.

Ако трябва да се намали разстоянието между етикети и/или контроли от една колона, то те се избират, след което се изпълнява командата Format | Vertical Spacing | Decrease. Най-горният от тях не променя местоположението си, тъй като командата влияе само на останалите от групата етикети и/или контроли. Преместването е в съответствие със стъпката на мрежата.

Ако трябва да се увеличи разстоянието между етикети и/или контроли от една колона, то те се избират, след което се изпълнява командата Format | Vertical Spacing | Increase. Най-горният от тях не променя местоположението си, тъй като командата влияе само на останалите от групата етикети и/или контроли. Преместването е в съответствие със стъпката на мрежата.

Ако трябва да се подравняват разстоянието между етикети и/или контроли от един ред, то те се избират, след което се изпълнява командата Format | Horizontal Spacing | Make Equal.

Ако трябва да се намали разстоянието между етикети и/или контроли от един ред, то те се избират, след което се изпълнява командата Format | Horizontal Spacing | Decrease. Най-левият от тях не променя местоположението си, тъй като командата влияе само на останалите от групата етикети и/или контроли. Преместването е в съответствие със стъпката на мрежата.

Ако трябва да се увеличи разстоянието между етикети и/или контроли от един ред, то те се избират, след което се изпълнява командата Format | Horizontal Spacing | Increase. Най-левият от тях не променя местоположението си, тъй като командата влияе само на останалите от групата етикети и/или контроли. Преместването е в съответствие със стъпката на мрежата.