Доклад №0010201210 за извършен одит на финансовото управление на община Руен за периода от 01. 01. 2009 г до 30. 09. 2010 г м. ноември 2011 г

В този параграф са отчетени закупените разходи за канцеларски и строителни материали, консумативи и резервни части за хардуер, други резервни части и други материали.

а) Проверените разходи, свързани със закупуването на материали са присъщи за общината, извършени са до размера на бюджетния кредит и са документално обосновани.

б) Разходите са отчетени по съответния параграф от ЕБК и осчетоводени по с/ки 6011 „Разходи за канцеларски материали”, 6016 „Разходи за строителни материали”, 6017 „Разходи за консумативи и резервни части за хардуер”, 6018 „Разходи за други резервни части” и 6019 „Разходи за други материали” от СБП.

2.3.2. По § 10-20 “Разходи за външни услуги” са отчетени изразходените средства съответно за 2009 г. - 965 397 лв. и за 2010 г. - 549 272 лв. Спрямо общо разходите за издръжка делът на тези разходи е най-голям - над 6 %.

В този параграф са отчетени разходите за транспортни услуги, изплатени във връзка с транспортирането на служители и педагогически персонал съгласно Решение на ОбС № 126 от Протокол № 14/12.03.2009 г. и № 212 от Протокол № 24/26.02.2010 г., разходите за пощенски и телефонни услуги и други разходи за външни услуги, където са отчетени разходите по програма „Чиста околна среда”, разходите за зимно поддържане на пътищата, снегопочистване, почистване на нерегламентирани сметища и др.

а) Проверените разходи са присъщи за общината, извършени са до размера на планирания кредит и са документално обосновани.

б) Разходите са правилно осчетоводени по съответните сметки от СБП: с/ка 6022 „Разходи за транспорт”, с/ка 6023 „Разходи за пощенски и телекомуникационни услуги” и с/ка 6029 „Други разходи за външни услуги”.

2.3.4. По § 10 -16 „Вода, горива и енергия” са отчетени разходите за изразходена вода и електроенергия и разходите за гориво за отопление и гориво за притежаваните от общината автомобили в размер 523 240 лв. за 2009 г. и 438 564 лв. за 2010 г.

а) Проверените разходи за отопление са правилно осчетоводени по с/ка 6010 „Разходи за горива, вода и енергия” и отчетени по съответния параграф от ЕБК.

б) извършените разходи са присъщи за общината, изплатени са до размера на утвърдения бюджетен кредит и са документално обосновани.

При тестването на контролите по отчитането на разходите за издръжка се установи следното:⁶⁷

в) Част от предварителния контрол при поемане на задължение е и проверката за необходимостта от провеждане на процедура по ЗОП или НВМОП (т. 4 и т. 5 от контролен лист „Заявка за поемане на задължение”). Този контрол е осъществяван, но въпреки това при одита се установиха неправилно попълнени в тази си част контролни листи за разходите за храна и гориво за автомобилите. Видно от КЛ № 64/27.05.2009 г., КЛ № 145/26.09.2009 г., КЛ 231/30.06.10 г. и КЛ №129/30.04.2010 г., е чев тях е посочено, че не е необходимо провеждане на процедура по ЗОП или НВМОП, в резултат на което е допуснато тези разходи през 2009 г. и до 30.09.2010 г. да се извършат без възлагане на обществена поръчка.⁶⁸

През целия одитиран период е осъществен и документиран предварителен контрол преди извършване на разхода, съгласно Система за предварителен контрол при поемане на финансови задължения и извършване на разходи, който е допринесъл за законосъобразното разходване на бюджетните средства в общината.
2.4. Разходи за сметосъбиране, сметоизвозване и обезвреждане на битови отпадъци и поддържане чистотата на териториите за обществено ползване.

През одитирания период в община Руен сметосъбирането, сметоизвозването и обезвреждането на битови отпадъци и поддържане чистотата на териториите за обществено ползване е бюджетна дейност и се извършва от общината. За тази цел са закупени 2 сметовозни коли чрез заем от ПУДООС по проект „Въвеждане на система за организирано сметосъбиране и транспортиране на твърдите битови отпадъци от населените места в община Руен” и към „Местни дейности” е структурирана дейност „Чистота”. В системата за организирано сметосъбиране са обхванати 23 населени места или 57,5 % от населението на общината, а в останалите 17 населени места се извършва поддържане на обществените места от работници по чистотата. Нерегламентираните сметища през одитирания период се ликвидират от фирма „Фаворит - 75” ЕООД с. Рудина, избрана по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП.⁶⁹

Одитът по изпълнение на дейността и свързаната с нея отчетност установи:⁷⁰,⁷¹

а) По данни от касовия отчет към 31.12.2009 г. и към 30.09.2010 г., разходите за сметосъбиране, сметоизвозване и обезвреждане на битови отпадъци и поддържане чистотата на териториите за обществено ползване са правилно отчетени по съответните параграфи от ЕБК в дейност „Чистота”: § 01 00 „Заплати”, § 02 00 „Др. възнаграждения и плащания на персонала”, § 05 00 „Задължителни осигурителни вноски от работодатели”, §10 00 „Издръжка”. Документалната проверка показа, че разходите са извършени по предназначение - за дейностите, свързани с битовите отпадъци, осчетоводени и документално обосновани.

б) Приетият преходен остатък по план сметка за 2009 г. в размер на 189 хил. лв. и за 2010 г. в размер 144 хил. лв. е изразходван за дейностите по чистотата.

в) Извършените плащания за услугата „събиране, стифиране и запръстяване с механизирани средства на нерегламентирани сметища” са документално обосновани с договор, рекапитулация и отчет за извършената работа за всяко населено място с подпис на кмета на кметството.

г) Сметосъбирането и сметоизвозването на битовите отпадъци в населените места, където тези дейности са организирани се извършва по график веднъж седмично със собствени сметосъбирачни коли. Постоянен контрол се осъществява от кметовете на населените места (заповед № 463 от 10.12.2007 г.), които удостоверяват това с подпис върху пътните листи на шофьорите.

д) Видно от интернет страницата на общината, контролните дейности на общинската администрация, относно изпълнението на договорните задължения на фирмите, извършващи дейности по отпадъци, са регламентирани в приетата от ОбС (Протокол N 05/06.03.2008 г.) Наредба за управление на отпадъците на територията на община Руен, изготвена на основание чл. 19 от Закона за управление на отпадъците.

Контролната дейност по тази наредба се осъществява от упълномощени със заповед на кмета на общината длъжностни лица.

е) Със заповед № 463 от 10.12.2007 г. кметът е възложил на кметовете по населени места и гл. специалист чистота в дейност „Чистота” да упражняват периодичен и постоянен контрол относно спазване на хигиенните изисквания, както и относно състоянието на депата за битови отпадъци и ползването на контейнерите и казанчетата за събирането им.⁷²

При неспазване на хигиенния режим, безразборното изхвърляне на битовите отпадъци и безстопанственото отношение при ползването на съдовете за битови отпадъци кметовете по населени места и гл. специалист чистота в дейност „Чистота” са упълномощени със заповед № 463 от 10.12.2007 г. да съставят актове по ЗАНН. Контролът по изпълнението е възложено на еколога на община Руен. За одитирания период няма съставени наказателни постановления.⁷³

В изпълнение на чл. 32 от Устройствения правилник на община Руен, на дейност „Чистота” са определени контролни функции при изпълнение на дейностите по сметопочистване, сметоизвозване и поддържането на депата за твърди отпадъци. На одитния екип не се предоставиха протоколи от извършени проверки на място.

ж) При извършеното тестване на предварителния контрол за финансово управление и контрол, в частта на предварителния контрол, документирането му и системата на двойния подпис при изпълнението на разходите по сметосъбиране, сметоизвозване и обезвреждане на битови отпадъци и поддържане чистотата на териториите за обществено ползване установи:⁷⁴

- осъществен е предварителен контрол преди извършване на разхода, съгласно Система за предварителен контрол при поемане на финансови задължения и извършване на разходи;

- предварителният контрол е документиран с контролни листа, подписани от финансовия контрольор и съответното длъжностно лице (в случая гл. счетоводител), определено със Заповед № 128/30.03.2009 г.;

- приложена е системата за двоен подпис при извършване на разхода;

- съставено е “Досие за задължение”, съдържащо изискуемите се документи - заявки, искания, ксерокопия на фактури, платежни нареждания и др.;

- тестваните контролни дейности са осъществявани през целия период на изпълнение на договора;

- не се установиха откази от финансовия контрольор за извършване на разходите през одитирания период.

С приемането на бюджета за 2009 г. (Решение на ОбС № 126 от Протокол № 14 от 12.03.09 г.) e утвърдена годишната инвестиционна програма, съдържаща поименен списък на обектите за основен ремонт, придобиване на дълготрайни материални активи (ДМА) и недълготрайни материални активи (НМДА) по източници на финансиране.

Общият размер на планираните капиталови разходи за 2009 г., след извършените актуализации е 9 443 049 лв. като от тях към 31.12.2009 г. са усвоени 8 509 302 лв., което е 90.10 % изпълнение на капиталовата програма.

а) Инвестиционната програма за 2010 г. е приета с Решение № 212 от Протокол № 24 от 26.02.2010 г., с което са спазени изискванията на чл. 10, ал. 1 от ЗДБРБ за 2010 г. След извършените актуализации размерът на капиталовата програма е 3 561 496 лв. Към 30.09.2010 г. е отчето изпълнение 662 015 лв., което е едва 18,6 % от годишната задача.⁷⁵

Извърши се проверка за съответствие на приетото от ОбС поименно разпределение на целевата субсидия по обекти за строителство и за основен ремонт за одитирания период с утвърдения от МФ разчет за финансиране на капиталовите разходи през 2009 г. и 2010 г. на община Руен, при която се установи:

б) Утвърденият от МФ разчет за финансиране на капиталовите разходи финансирани със средства от целевата субсидия за одитирания период и поименното му разпределение съответства на разпределението на целевата субсидия по обекти за строителство, прието от общинския съвет, в изпълнение на дадените указания на МФ № ФО - 2 /11.02.09 г. и № ФО - 1 от 13.01.2010 г. за съставяне и изпълнение на бюджета за 2009 г. и 2010 г. Разчетите са приложени към бюджета на общината за съответната година.

в) Утвърденият от ОбС поименен списък на обектите за основен ремонт, придобиване на ДМА и НМДА е актуализиран през 2009 г. с 5 Решения на ОбС (№ 143/Протокол № 15 от 23.04.09 г., № 147/Протокол №16 от 02.06.09 г., № 160/Протокол № 18 от 29.07.09 г.,
№ 184/Протокол от 15.12.09 г., № 192/Протокол 22 от 30.12.09 г.) и до 30 септември 2010 г. с 2 Решения на ОбС (№ 226/протокл № 26 от 28.04.2010 г. и № 270/ Протокол № 28 от 19.08.2010 г. в съответствие с изискванията на чл. 18 от ЗОБ.

г) В изпълнение на чл. 14, ал. 2 от ЗДБРБ за 2010 г. паричните постъпления от продажба на общински нефинансови активи (§ 40-00) са изразходвани към 30.09.2010 г. само за финансиране на изграждане и основен ремонт на социална и техническа инфраструктура в общината съгласно Приложение № 10 към бюджета на общината.⁷⁶

Отчетът на инвестиционната програма за 2009 г. е приет с Решение № 201 от Протокол № 23 от 28.01.2010 г., с приемането на касовия отчет на бюджета. Отчетените по бюджета към 31.12.2009 г. капиталови разходи са 8 509 302 лв., а към 30.09.2010 г. -
662 015 лв. Относителният дял на източниците на финансиране е както следва:

Относителен дял на целевата субсидия в общия обем капиталови разходи	Относителен дял на ИБФ и ИБС в общия обем капиталови разходи	Относителен дял на собствените бюджетни средства в общия обем капиталови разходи	Отн. дял на други средства в общия обем капиталови разходи
2009 г.
36.11	42.23	7.55	14.11
2010 г.
7.54	0	39.39	53.07

Анализът показва, че за финансиране на капиталовите си разходи през одитирания период общината е разчитала предимно на целевата субсидия от ЦБ и на други средства - от ПУДООС, от Междуведомствената комисия за възстановяване и подпомагане към МС, преходен остатък от целеви трансфер за 2008 г. Изпълнението на планираните капиталови разходи със средства от целевата субсидия и привлечените други средства е 100%. Изпълнението на планираните капиталови разходи със собствени бюджетни средства е 82 %, а със средства от ИБСФ - 89 %, като последните формират в най-голяма степен разликата между уточнения план и отчета на бюджета към 31.12.2009 г. Основна причина за неизпълнението на плана е пренасочването на собствен бюджетен ресурс за покриване на забавени плащания от управляващия орган по оперативни програми “Регионално развитие”, “Околна среда” и от Държавен фонд “Земеделие” в качеството му на Разплащателна агенция.

Разпределението на изпълнените капиталови разходи по параграфи е:⁷⁷

• 
  По § 51-00 „Основен ремонт”, разходи в размер на 2 155 894 лв. - 25 % от усвоените капиталови разходи за 2009 г. и 134 270 лв. или 20 % към 30.09.2010 г.;
  
• 
  по § 52-00 „Придобиване на дълготрайни материални активи” - 6 260 149 лв. - 74 % от общите капиталови разходи за 2009 г. и разходи в размер на 527 745 лв. или 80 % към 30.09.2010 г.;
  
• 
  по § 53-00 „Придобиване на нематериални дълготрайни активи” - 93 259 лв. - 1 % от общите капиталови разходи;
  

С цел да се установи законосъобразността на капиталовите разходи при изпълнението и отчитането им, се извърши проверка на 11 обекта от капиталовата програма на общината за одитирания период на стойност 5 831 611 лв. (64 % от общата стойност на отчетените в разходната част на бюджета капиталови разходи).

а) Установи се следното:⁷⁸

- проверените разходи са извършени след сключени договори за изпълнение на обектите и съобразно размера им са проведени процедури за възлагане на обществени поръчки по ЗОП и НВМОП (анализът на процедурите е включен в т. 5 на одитния доклад);

- изплатените суми съответстват на договорените стойности и са в размера на утвърдените разходи от ОбС за съответните обекти;

- количествата в съставените протоколи за приемане на извършената работа съответстват на тези по сключените договори;

- към извършените стопански операции са приложени договори, фактури, актове за извършени СМР и приемателно - предавателни протоколи за проектни работи и доставки, с което е спазено изискването на чл. 4, ал. 3 от Закона за счетоводството за документална обоснованост на разходите. Всички протоколи за извършени видове работи са подписани от инвеститорски контрол на общината;

- разходите са правилно отчетени по параграфи на ЕБК за 2009 г. и 2010 г. Осчетоводяването е извършено при спазване изискванията на Сметкоплана на бюджетните предприятия, въз основа на счетоводна документация, отговаряща на изискванията на чл. 7 от Закона за счетоводство;

- предварителният контрол е осъществяван непрекъснато и съгласно предвидения ред, в резултат на което разходите са извършени при спазване на нормативните изисквания и сключените договори.

Проверените капиталови разходи през одитирания период са извършени на основание сключени договори, след проведени процедури за избор на изпълнител и за обекти, включени в Капиталовата програма на общината за 2009 г. и 2010 г. Изпълнението им е в съответствие с договорените стойности и количества. Отчитането е извършено по параграфи и счетоводни сметки в съответствие с действащото законодателство. Осъщественият контрол е постигнал целите си - извършените разходи са законосъобразни.
2.6. Анализът на размера на неразплатените разходи за одитирания период показа следното:

а) В края на 2009 г. общината е приключила годината със задължение в размер на 678 764 лв. за извършени СМР за обект „Водоснабдяване група села в община Руен - ІІ етап Помпена станция 2 - ІІ подземен резервоар № 2 с. Ричица - резервоар № 3 с. Заимчево”. Тези средства би следвало да се изплатят на изпълнителя след отпускането им от ПУДООС, съгласно договор № 6867 от 30.01.2009 г. между община Руен и тях, но от м. юли 2009 г. в община Руен не са постъпили средства по проекта. Същите ще бъдат погасени след получаването на сумата от ПУДООС.

б) Към 30.09.2010 г. задълженията на община Руен са в размер на 602 178 лв. -
1 791 лв. към фирма „Агросам” ЕООД, гр. Бургас за зимно поддържане и снегопочистване и 600 387 лв. за капиталови разходи към фирма „Пома груп” ЕООД гр. Бургас по цитирания по - горе обект.

През 2010 г. постъпленията от ПУДООС са възобновени и задължението към фирма „Пома груп” ЕООД, гр. Бургас се погасява редовно.

в) Неразплатените разходи са отчетени по съответните параграфи от ЕБК и осчетоводени по с/ка 4010 „Задължения от доставчици от страната”. Към отчета за касово изпълнение на бюджета за двете години от одитирания период са приложени изискващите се справки и обяснителна записка.

Основна причина за наличието на неразплатени разходи в община Руен е нередовното постъпване на договорираните средства от ПУДООС.
2.7. Анализ и оценка на организацията и функционирането на счетоводната система.

Счетоводната система в община Руен е организирана в съответствие с основните счетоводни принципи и изисквания, определени със Закона за счетоводството, Сметкоплана на бюджетните предприятия, ДДС № 20 от 2004 г. на МФ, ЕБК, ЗДБ за 2009 г. и 2010 г., ЗУДБ, ЗФУКПС и текущи указания на МФ.

Счетоводната политика е утвърдена със Заповед № 486 от 17.12.2007 г. и изменена със Заповед № 204/30.04.2008г. на кмета на общината. В общината се прилага двустранно счетоводно записване с компютърна обработка на счетоводната информация. Минималният стойностен праг на същественост за признаване на ДМА е 500 лв.

Отчитането на бюджетните сметки на първостепенния разпоредител и второстепенните разпоредители с бюджетни кредити се извършва на касова и начислена основа в съответствие с ЕБК и указанията на МФ. Нормативната основа за работа със счетоводните документи и документооборота в община Руен е разработена в раздел ІІ. Документи и документооборот от Счетоводната политика.

Индивидуалният сметкоплан е разработен в съответствие със Сметкоплана на бюджетните предприятия и при спазване на изискванията на Указанията за прилагане на Сметкоплана на бюджетните предприятия.

В счетоводната политика не са оповестени: ⁷⁹

- вариант на отчитане на сметка 4500 „Вътрешни разчети за доставки и прехвърляне на активи, пасиви, приходи и разходи” в системата на първостепенния разпоредител /т. 8.5. на ДДС № 20 от 2004 г./;

- принципи на провизиране на вземания и определянето им като трудносъбираеми или несъбираеми /т. 36.2 от ДДС №20 от 2004 г./;

- прилаганият метод, процедурите и етапите на отчетността във връзка с участието на общината в търговски дружества /т. 28 от ДДС № 20/2004 г./;

- свързаните и асоциирани предприятия, както и субсидираните дейности невключени в структурата на общината /т. 28 от ДДС № 20 от 2004 г./.

Община Руен е включена в Единната сметка чрез СЕБРА за обща субсидия и други трансфери за държавни дейности, обща изравнителна субсидия и други трансфери за местни дейности, трансфери за капиталови разходи, целеви трансфери от дирекция “Финанси на общините” и трансфери от дирекция “Финанси на реалния сектор”.

За отчитане на стопанските операции по параграфи и счетоводни сметки се използва програмен продукт „ФСД” на Министерството на финансите, който работи в режим на „DOS”. Не е постигната пълна аналитичност на видовете разходи по подпараграфи на ЕБК, което създава възможност от допускане на грешки при изготвяне на справки с разшифровки по подпараграфи към касовия отчет.

Община Руен е защитила проект за подобряване състоянието на басейна на р. Камчия, чрез изпълнение на интегриран воден проект на с. Люляково, община Руен, в резултат на което е сключен договор с Министерството на околната среда и водите (МОСВ) за получаване на безвъзмездна финансова помощ по оперативна програма “Околна среда 2007 - 2013 г. “

Съгласно първоначално сключеният договор, бюджетът на проекта възлиза на
40688 хил. лв., като съфинансирането от общината е в размер на 106 хил. лв. Впоследствие, в резултат на постигнато споразумение с изпълнителя на проекта, количествено-стойностните показатели на бюджета са оптимизирани и бюджетът и съфинансирането са намалени - те са станали съответно 32169 хил. лв. и 84 хил. лв.

Управляващ орган на оперативната програма е дирекция “Кохезионна политика за околна среда”, а Междинно звено - дирекция “Фондове на ЕС за околна среда” (ФЕСОС) при Министерството на околната среда и водите (МОСВ).

Работата по проекта е стартирала през 2008 г., когато е получена първата авансово преведена сума. Впоследствие, през 2009 г. преводите на средства са преустановени и до 30.09.2010 г. бенефициентът не е получил други суми - с допълнително споразумение към сключения първоначално договор е предвидено проектът да приключи до 2013 г.

Проверката за законосъобразност на управленските действия и на изразходените през одитирания период средства по програмата установи следното: ⁸⁰ (ОД - РД за ДСП, справка за ОП, РД за проверка на справка)

а) Екипът за разработване на проекта и разпределението на функциите между членовете е определен със заповед на кмета на общината, в съответствие с изискванията на чл. 11, ал. 4 от ПМС № 249 на МС от 17.10.2007 г. Видно от заповедта екипът по проекта се състои от служители в общината, подбрани с подходящи за целта длъжности, предвидено да съвместяват в работно време работата по проекта, без да са предвидени възнаграждения в тази връзка. Длъжностните характеристики са актуализирани и служителите са запознати с правата и отговорностите си по проекта.

б) Сключен е договор № 58111-С087-278 от 15.12.2008 г. с договарящия орган МОСВ, комплектуван с всички необходими приложения към него и след проведени процедури за възлагане на обществени поръчки, с което са спазени изискванията на чл. 3 и чл. 6, ал. 1, т. 1 и т. 2 от ПМС № 121 на МС от 2007 г.

в) Във връзка с чл. 4, ал. 2 и чл. 12, ал. 4 от Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор и чл.24, ал. 1, т. 6 от специалните условия на договора за безвъзмездна помощ № 58111-С087-278 от 15.12.2008 г. е одобрена от кмета на общината Процедура за обработване на исканията за средства от община Руен към междинното звено по ОП “Околна среда 2007 - 2013 г.”, която на основание Заповед № 22 от 13.01.2009 г. следва да се прилага при оформяне на исканията за средства по одитирания проект.

г) През одитирания период е изготвено едно искане за извършване на авансово плащане. Първото искане за авансово плащане по посочения договор е изготвено в съответствие с Приложение № 4 към договора и е изпратено до междинното звено - дирекция “ФЕСОС” с писмо, изх. № І-2-929 от 15.04.2009 г., с необходимите съпровождащи документи съгласно Указанията за бенефициентите на безвъзмездна финансова помощ по ОП “Околна среда 2007-2013 г.”, в резултат на което е получен аванс в размер на 4 058 хил. лв., съответстващ на регламентирания в договора аванс - 10% от стойността на обекта. Изпълнено е изискването да се гарантира от бенефициента, че не е налице двойно финансиране на включените в искането разходи, дадено с посочените Указания.

д) С получените средства, след документална проверка, съобразно с Указанията на МОСВ относно искане на средства за плащане, общината е превела аванс на изпълнителя на СМР и аванс за строителен надзор и инженеринг, общо в размер на 3535 хил. лв., извършени са и разходи за обяви (разходи за публичност) - разходите са допустими и са свързани с проекта съгласно изискванията на чл. 3, ал. 3 и чл.4, ал. 8 от ПМС № 62 от 2007 г., което е вписано в декларация на общината. Тъй като преводът на средствата е за аванс и не е свързан с конкретно изпълнена дейност, не е извършена проверка на място от бенефициента.

До момента на настоящия одит, разходи за възнаграждения на служителите от екипа, ангажирани по проекта не са извършени.

е) Съгласно т. 1.4 от заповед № 16 от 2009 г. на кмета на общината е предвидено за мониторинг и контрол по проекта да отговаря ръководителя на проекта. С Приложения № 5 (месечно); № 6 (тримесечно) ; № 7 (годишно) и № 8 (окончателно) към договора са определени формите за докладване от екипа. Впоследствие, с писмо изх. № 91-00-995 от 21.12.2009 г. на МОСВ са определени нови форми за докладване.

В изпълнение на утвърдената от кмета Процедура за мониторинг и контрол на ниво проект през 2009 г. са изготвени предвидените доклади - тримесечни и годишни за напредъка по проекта, а през 2010 г., в съответствие с изменените нови образци за докладване на напредъка са изготвени месечни справки (форма за отчитане на напредъка, когато не се искат средства) и един доклад през месец октомври 2010 г.

ж) За осъществяване контрол върху проекта са разработени одитни пътеки за управление и контрол на процедурите, документите и финансовите средства по проекти, финансирани от ЕС, извършена е актуализация на СФУК в Подсистема 2 “Предварителен контрол при поемане на финансово задължение и извършване на разход”, която е в съответствие с процедурата за извършване на верификации и плащания в рамките на оперативна програма “Околна среда” 2007 - 2013 г., актуализирани са прилаганите документи - Работна инструкция 02-02 за извършване на разход, Работна инструкция за поемане на задължение - 02-01, Контролен лист за верификация, ДОК 02-02-01 - искане за извършване на разход. Предвидено е тези контроли да се осъществяват от същите длъжностни лица, които имат задължения за контрол и по бюджетните разходи на общината, както и от ръководителя и счетоводителя на проекта.

С писмо, изх. № 08-004829 от 11.11.2009 г., МОСВ е спряло верификацията на искане № 2 за средства на общината с изх. № ІV - 2797 от м. октомври 2009 г. към Междинното звено до приключване на проверката на обществените поръчки, проведени от общината в изпълнение на договор № 58111 - СО87-278 от АДФИ, поради регистрирана нередност по процедурите за възлагане на обществена поръчки с предмет “Подобряване състоянието на басейна на р. Камчия” - разделяне на поръчка за проектиране през 2008 г. в нарушение на
чл. 15, ал. 6 от ЗОП и по втора поръчка за СМР и инженеринг през 2009 г. - посочване на конкретен вид и марка в техническите спецификации, в нарушение на чл. 32, ал. 2 от ЗОП. След проверката на АДФИ за установените нарушения са съставени АУАН на бившия кмет на общината.

Вследствие на констатираната нередност са предприети действия от Бенефициента и е актуализирана Процедурата по регистриране, докладване и последващо проследяване на случаи на нередности в рамките на проекти, реализирани със средства по оперативната програма.

Видно от писмо на кмета на общината, изх. № І-2-2963 от 24.11.2009 г., в резултат на дадени препоръки от МОСВ на Бенефициента в Предварителен одитен доклад за извършен одит и след подробен анализ на количествено - стойностните параметри по сключените договори с изпълнителя на поръчката е постигнато съгласие за оптимизиране (намаление) на стойността на договора и вследствие на това, с Допълнително споразумение № 1 от 26.08.2010 г. с МОСВ е намален размера на безвъзмездната помощ, удължен е срокът за получаване - 2013 г. и размерът на аванса е увеличен - от 10% става - 20%.

След подписаното споразумение, изпълнението на СМР е възстановено с акт № 11 от 30.09.2010 г. за размразяване на строителството и от МОСВ не са превеждани други средства по проекта освен аванса по искане № 1 от 2009 г.

з) През 2009 г. са извършени плащания на фирмата - изпълнител по проекта - по 2 бр. фактури за аванс и по 6 бр. фактури за проектиране и разходи за публичност на проекта. През 2010 г. няма осъществени разходи по проекта.

Съгласно Указанията за искане на средства за междинно и окончателно плащане, верифицирането на разходите от бенефициента е задължително условие за сертифициране на разходите от Сертифициращия орган, или преди всяко плащане общината трябва да извърши 100% документални проверки на фактурите и другите документи, доказващи извършването на разходи. Това изискване на МОСВ е спазено от Бенефициента и в резултат на това са върнати на доставчиците фактури както следва: № 1/13.07.2009 г.; № 2/24.07.2009 г. с изх.

е) В изпълнение на изискванията на ДДС № 07 от 2008 г. и ДДС № 8 от 2008 г. предоставените средства на Бенефициента са отчетени като трансфер на средства по отделна банкова извънбюджетна сметка с код 7443 „Текущи извънбюджетни сметки на общините в левове за средства от определени европейски фондове”, като по същата сметка е отчетено и съответното общинско съфинансиране. При изготвянето и представянето на касовите отчети и оборотни ведомости, информацията по оперативната програма е представена и в обособена форма, с оглед отделното й консолидиране и осигуряване на национално ниво на информация за разходването на средства в тази връзка.

По време на одита се тестваха регламентираните и съществуващи контроли за управление на средствата, получени от фондове на Европейския съюз и приложени при конкретната оперативна програма, при което се установи: ⁸¹

и) Изследваните контролни дейности са изпълнявани съобразно регламентирания в организацията ред, действали са непрекъснато и са прилагани през одитирания период.

Контролните дейности са били ефективни през одитирания период, в резултат на което: всички необходими документи за кандидатстване по проекта са окомплектовани и проектът е одобрен от Управляващия орган - МОСВ; съфинансирането по проекта със средства на общината е след преценка и одобрение от ОбС; Бенефициентът е верифицирал фактурите на доставчиците чрез 100% проверка на представените документи, като плащанията са извършени след корекция на тези фактури, които не са изготвени в съответствие с Указанията на МОСВ; счетоводната политика е допълнена с изискванията за водене на счетоводство на проекта и получените и изразходени средства по ОП са отчетени в съответствие с изискванията на ДДС № 07 от 2008 г. и ДДС № 08 от 2008 г.; при осъществяване на стопанските операции е приложена системата на двойния подпис и предварителния контрол при поемане на финансово задължение и извършване на разход.
Създадена е добра организация за управление на проекта, съответстваща на нормативните изисквания до етапа до който е достигнало неговото изпълнение - както при подготовката на проекта, така и по отношение управлението на ангажираните човешките ресурси, на осъществения мониторинг и контрол на плащанията и отчитането на проекта. В резултат на това през одитирания период не са допуснати незаконосъобразни разходи в общината със средствата по ОП “Околна среда 2007 г. -
2013 г.”.