Клубен бюлетин
Комуникацията е основен елемент на успешния клуб. Трябва да се окаже съдействие на новия клуб да започне издаването на бюлетин за анонсиране на програмите за предстоящите срещи и интересни новини, свързани с клуба, неговите членове и Ротари. Трябва да бъде определен редактор на клубния бюлетин, който да се среща с редактора на клубния бюлетин на клуба спонсор, за да черпи идеи относно основни теми, ресурси, предоставени от дистрикта и от РИ и относно издаването на бюлетина.
Клубен уеб сайт
Много от клубовете имат собствен уеб сайт, за да информират членовете и да лансират клубните дейности сред обществеността и на по-високо равнище. Навият клуб трябва да бъде насърчаван да създаде свой сайт, който да бъде свързан към сайта на дистрикта и на РИ.
Уеб сайт на Ротари интернешънъл
Уеб сайтът на РИ (www.rotary.org) е чудесен източник на информация относно административни, членски, програмни въпроси и въпроси, свързани с връзки с обществеността и Фондация „Ротари”.
Първа клубна асамблея
Преди първата клубна асамблея членовете на клуба спонсор може да посъветват президента на новия клуб за това как да проведе срещата и да съдействат на председателите на клубни комитети за разработването на начални планове на комитета.
Седмични програми на клуб
Клубът спонсор трябва да работи в тесен контакт с президента и председателя на програмния комитет за планиране на програми най-малко за първите шест седмици. На основата на опита на вашия клуб, споделете ефективни техники за планиране, разработване и представяне на добри програми, включително техники за определяне на добри говорители.
Развитие на членството
Акцентирайте пред офицерите на новия клуб върху значимостта на наличието на план за постоянно увеличаване на членството. Насърчавайте да се използва Наръчникът за развитие и задържане на членството (417), както и други материали за членството, изпращани на всички нови Ротари клубове. Предложете помощ на президента или на председателя на съответния комитет за обучаване на всички членове относно това как да предлагат и избират нов член, както е описано в част XI от Препоръчителното ръководство за Ротари клубове.
След шест месеца проверете клубния статут в следните области и където е необходимо, дайте напътствия:
● Добре планирани седмични програми
● Успех на комитетите по отношение на цели, свързани с увеличаване на членството, служба на общността, Фондация „Ротари” и развитие на клубни лидери
● Месечни срещи на борда на директорите
Продължете да съдействате на новия клуб чрез:
● Планиране на междуградски срещи с новия клуб
● Насърчаване на членовете да посещават редовните сбирки на новия клуб
● Насърчаване на членовете на новия клуб да присъстват на сбирка на съседен клуб
● Уверяване в това, че членовете на новия клуб, които пътуват, знаят за раздела „Където се срещат клубовете” от уеб сайта на РИ, за да могат да присъстват на сбирката на клуба в местността, която посещават.
4. Новите Ротари клубове
При създаването на нов клуб гуверньорът или неговия специален прдставител трябва да работят с чартър членовете.
Местоположение на клуба
Всеки Ротари клуб има свое местоположение, място, от което осъществява своята служба. Местоположението се състои от една или няколко общности. Местоположението на клуба трябва да бъде отбелязано в клубната конституция.
Име на клуба
Името на клуба е негова отличителна черта и показва местоположението и общността, на която служи. Когато в една местност има повече от един клуб, допълнителните клубове трябва в своето име да посочат местоположението си и друго обозначение, което да ги отличава от останалите клубове в същата местност. Генералният секретар на РИ ще използва формуляра за кандидатстване за нов клуб, за да определи дали името е подходящо. Допълнителни условия относно имената на клубовете могат да бъдат намерени в инструкциите за попълване на кандидатурата за клубно членство.
Избор на офицери и клубна асамблея
Изборът на офицери, които са способни да бъдат лидери, е от особено значение за успеха на клуба. Офицерите и директорите трябва да бъдат избрани на базата на тяхното експертно мнение, лидерство и административни способности и трябва да бъдат готови да посветят необходимото време на работа за клуба. Представителят на дистрикт гуверньора и клубът спонсор трябва да сътрудничат на нови клуб за избор на неговите офицери.
Веднага след избора на борд, трябва да се организира среща на борда. Бордът избира следните офицери: президент, елект президент (обикновено същото лице, ако клубът е чартиран през втората половина на ротарианската година – от януари до юни), вице президент (може да бъде избран повече от един), секретар, ковчежник и церемониал майстор. Тази среща бива председателствана от представителя на дистрикт гуверньора.
Когато бордът е избран, а комитетите – определени, президентът трябва да свика първата клубна асамблея. Асамблеята служи за планираща сесия, на която председателите на комитети могат да обсъждат задълженията на своите комитети. Тя предоставя ценна възможност на тези клубни лидери да развият още повече своите планове и да ги вместят в общата програма на клуба.
Структура на клубния комитет
Комитетната структура трябва да съдейства за осъществяване на клубните цели. Комитетите трябва да се организират само за изпълняване на определена цел. Препоръчителният правилник за Ротари клубовете описва структурата и задълженията на препоръчителните комитети в част VII (Комитети) и VIII (Задължения на комитетите)¹. Клубните комитети и техните отговорности са описани и в Кодекса на ротарианската практика. Бордът на новия клуб трябва да разработи комитетна структура, която да отговаря на потребностите.
¹ Отговорностите на всеки комитет трябва да бъдат описани в Правилника на клуба. На комитета могат да бъдат поставени допълнителни отговорности от президента или клубния борд. Веднага след формиране на комитетите, трябва да бъде организирана тяхна среща, на която членовете да могат да обсъдят своите отговорности и да планират дейности. Веднага след като определят основните проекти, всеки комитет трябва да докладва за своите планове пред клубния борд. Освен в случаите, в които бордът е предоставил специално пълномощие, комитетите не трябва да предприемат действие преди на борда да бъде предоставен доклад и преди бордът да одобри доклада. Председателите на тези комитети са отговорни за редовните сбирки и за докладването на всички дейности на комитета пред борда.
Предварителен клуб
Гуверньорът дава на организационната група от доброволци наименованието „предварителен клуб” след като тя организира седмични срещи и е избрала клубни офицери, които приемат Стандартната конституция на Ротари клуб. Това наименование дава възможност на предварителния клуб да издава присъствени кредити на Ротарианците, посещаващи сбирките. Примерен дневен ред може да намерите в Приложение 1, „Седмични сбирки”.
Кандидатстване за членство в Ротари интернешънъл
Когато предварителният клуб набере 20 активни чартър членове, формулярът за кандидатстване за нов клуб може да бъде изпратен на РИ чрез гуверньора. Списъкът с членовете, представен на борда на РИ като част от кандидатурата на клуба за членство в РИ, ще се разглежда като пълен списък с чартър членовете на клуба. Преди РИ да се произнесе по кандидатурата, не трябва да се приемат нови членове в клуба. Таксата за чартиране, която е $15 на член, трябва да бъде изпратена заедно с кандидатурата.
Чартираният Ротари клуб
След като бордът на РИ одобри кандидатурата на предварителния Ротари клуб, клубът става член на Ротари интернешънъл и дистрикт гуверньорът бива уведомен за това. Специалният представител има своите отговорности, докато президентът, секретарят и председателите на основните комитети придобият познания относно своите задължения.
Първи полугодишен отчет и задължения
Новите клубове трябва да са отговорни за плащането на задълженията за полугодишния период след своето чартиране, с изключение клубовете, чартирани в периода от 16 май до 30 юни, които са освободени от подаване на 1 юли на полугодишен отчет и плащане на задължения. Същото се отнася и до клубове, чартирани в периода между 16 ноември и 31 декември по отношение на полугодишния отчет и задължения, предоставяни на 1 януари. Разсрочено плащане се изисква от нови (не чартър) членове, приети съответно в периода между юли и септември и между януари и март. Клубът трябва да бъде таксуван за по-късно приети членове, съгласно полугодишните задължения.
Ротарианска литература
След приемането на клуба в РИ, на клубния секретар биват изпратени ротарианска литература и материали. За информация относно пълния списък на литературата, вижте Приложение 2. Тези материали трябва да се използват от борда на клуба за изпълняване на неговите задължения, от всички членове, за да продължат своето обучение за Ротари. Материалите се използват и за обучение на потенциални членове.
Приложение 1:
Седмични сбирки
Приложението дава информация за провеждането на седмичните сбирки на предварителния клуб, която може да ползвате. Традиционно специалният представител работи в сътрудничество с президента на новия клуб за организирането и председателстването на тези сбирки, които може да са по образец на сбирките на клуба спонсор или на други клубове в местността.
Примерен дневен ред за първата среща
● Присъстващите се представят и казват своя бизнес или професия. Бившите ротарианци биват представени. Тези, които желаят да бъдат членове на новия клуб, биват приветствани.
● Обяснява се какво означава Ротари за общността и за отделните членове.
● Обясняват се четирите авенюта на служба, четирите елемента на ефективния клуб и други ръководни принципи, свързани с членството в Ротари.
● Разпространява се екземпляр от „Това е Ротари” (101).
● Обяснява се ролята на дистрикта и дистрикт гуверньора. Прави се справка с Процедурния наръчник (035).
● Обясняват се изискванията за посещаемост и се дава предложение къде в местността членовете могат да осъществяват сбирките.
● Обяснява се целта на срещите на дистрикта и на конгреса на РИ.
● Обяснява се значимостта на членството, целта на класификационната система и необходимостта от нови членове.
● Акцентира се върху изискванията за членство: хора с добър характер и добра бизнес и професионална репутация, които или:
○ са собственик, партньор, корпоративен служител или мениджър в уважавана професия или бизнес;
○ имат важна позиция в бизнес или професия, бранш или агенция с добра репутация и имат изпълнителна длъжност с предоставени правомощия;
○ са пенсионери, заемали някоя от изброените по-горе позиции.
● Обясняват се финансовите задължения на клуба, дистрикта и РИ.
● Събиране на неплатени дотогава вноски за чартиране, които са $ 15 на човек.
● Прожектиране на филма „Това е Ротари” (449) или на други филми или материали на РИ за програмата на срещата и отделяне на време за дискусии.
● Съобщаване и обясняване на схемата на следващите срещи.
● Закриване.
Примерен дневен ред за втората среща
● Присъстващите се представят и казват своите професии. Бившите ротарианци биват представени. Потенциалните членове на новия клуб биват приветствани.
● Разглеждат се отново клаузите за членство и за класификациите. Обясняват се отговорностите и привилегиите на членството в Ротари.
● Разпространява се „Това е Ротари” (001) на тези, които не са получили екземпляр от него на предишната среща.
● Потвърждава се денят, часът и мястото на седмичните сбирки.
● Събират се всякакви неплатени дотогава задължения.
● Съобщава се, че на следващата среща (ако предварителният клуб има необходимия минимален брой членове – 20) ще бъдат приети клубната конституция и клубният правилник и ще бъдат избрани офицерите и бордът на директорите. Всички членове трябва да бъдат готови да гласуване.
● Обяснява се планът за следващите няколко срещи.
● Закриване.
Примерен дневен ред за третата среща ¹
● Определя се местоположението на клуба и неговото име, което отличава клуба в тази местност. Вземете под внимание, че името не е официално до неговото одобряване от борда на РИ; не изготвяйте материали с името на клуба преди да осъществите контакт с дистрикт представителя на клуба и дистрикт администрацията.
● Приемане на Стандартната конституция на Ротари клуб.
● Избира се седмицата и месецът за годишната среща на офицерите, която трябва да се проведе в периода между 1 юли и 31 декември.
● Избира се денят и седмицата за месечните срещи на борда.
● Определя се встъпителната такса и годишният членски внос. Сумата трябва да покрива задълженията към РИ и към дистрикта. Изискваните от РИ встъпителни такси и членски внос се отбелязват в кандидатурата за членство.
● Разработва се клубна комитетна структура, която да съдейства за изпълнението на клубните цели.
● Приема се правилник на клуба, в съответствие с Правилника и Конституцията на РИ и Стандартната конституция на Ротари клуб.²
● Изясняват се отчетите, както е посочено в кандидатурата за членство и се обяснява, че членовете трябва да се съгласят да поддържат фундаменталните характеристики на Ротари.
● Избор на офицери.
● Закриване.
¹ На тази среща клубът обикновено кандидатства за членство в Ротари интернешънъл. Когато 20 или повече квалифицирани членове се съгласят да бъдат чартър членове и платят встъпителната такса, предварителният клуб трябва да избере офицерите, да приеме Стандартната конституция на Ротари клуб и комплект правилници, трябва да събере таксата за чартирането от всеки чартър член и да попълни формуляра за кандидатстване за нов клуб.
² Екземпляри могат да бъдат намерени в уеб сайта на РИ (www.rotary.org), както и в Процедурния наръчник (035).
Приложение 2:
Ресурси за клубния секретар и президент
Представителят на клубната и на дистрикт администрацията изпраща на секретаря на новия клуб следните публикации:
Това е Ротари (001) – Основна информация за Ротари
Официален указател (007) – Данни за мястото на сбирката на Ротари клуб, списъци на офицерите на РИ, официални лицензирани лица за изделия, носещи емблемата на Ротари и имена и адреси на офицери на РИ.
Каталог на РИ (019, 2 екземпляра) – Описания и цени на наличните публикации на РИ. Електронният каталог на РИ може да бъде намерен на адрес www.rotary.org
Процедурен наръчник (035, един екземпляр за президента и секретаря) – Чудесен наръчник за въпросите, свързани с клубната администрация, включително конституционните документи и практиките на борда на РИ. Също може да се намери в уеб сайта на РИ и на CD-ROM.
Факти за Фондация „Ротари” (159) – Кратка статистическа информация за организацията, обхвата и програмите на Фондация „Ротари”.
Сборник на клубните офицери (225) – Включва Наръчника на клубния президент, Наръчника на клубния секретар, присъствени карти и Наръчник на клубния комитет. Това е практически наръчник за клубни президенти, клубни секретари и клубни комитети.
Формуляр за данни за членството (страница 37 от Наръчника на клубния секретар) – Формуляри, които се изискват за отчитане и актуализиране на информацията за клубното членство.
Брошура за емблемата на РИ (238) – Коректура на емблемата на РИ (1/2 „ до 4 „) за използване в клубния указател и клубния бюлетин. Електронните версии могат да бъдат намерени на адрес www.rotary.org
Как да се предложи нов член (254) – Брошура с основните процедури за избор на нови членове.
АБВ на Ротари (363) – Компактен наръчник за историята, обичаите и традициите на Ротари.
Ръководство за ресурси за развитие на членството (417) – Начини за набиране и задържане на членове.
Какво е Ротари? (419) – Карта с размер на портмоне, която дава отговори на често задавани въпроси за Ротари и може да се разпространява сред неротарианци.
Общности в действие: Ръководство за ефективни проекти (605А) – Книжка за разработването на ефективни общностни проекти.
Папка с темата на Ротари (900) – Отнася се за темата и произведения на изкуството за настоящата година.
Брошура с президентските отличия / Формуляр за сертифициране (900IA/IB) – Два материала, които описват настоящата програма за отличия на президента на РИ.
Развитие на членството (916) – Обяснява различни стратегии, подходи и средства за развитие на членството.
Ротариански новини – Източник на настояща информация за дейностите на Ротари клуб в глобален мащаб.
5. Връчване на хартата
Хартата на новия клуб, подписана от президента на Ротари интернешънъл, носеща официалния печат, се изпраща на дистрикт гуверньора обикновено в рамките на четири седмици след приемането на клуб за членство. Дистрикт гуверньорът също подписва хартата и я връчва на новия клуб. Клубната харта трябва да бъде внимателно запазена и ако е възможно - поставена в рамка и на видно място в щабовете, мястото за сбирки на клуба или офиса на секретаря.
Среща за връчване на хартата
Срещата за връчване на хартата, на която новият клуб бива официално приет в Ротари, трябва да бъде едно от най-паметните събития в историята на Ротари клуб. Основните елементи на програмата трябва да са приветствената реч за Ротари и връчването на хартата от дистрикт гуверньора. Преди да връчи хартата дистрикт гуверньорът трябва да се увери, че клубът функционира успешно.
Забележка: Новият клуб не трябва да чака до официалното връчване на хартата, за да започне своята дейност, но след като бъде приет за членство от борда на директорите на РИ, задължително веднага трябва да започне да функционира. Датата на срещата за връчването на хартата не трябва да бъде определяна в никакъв случай преди да бъде одобрена кандидатурата за членство, с оглед евентуално забавяне на одобрението. Датата на чартиране на клуба, която поставя началото на членството в РИ, е датата, на която клубът е приет от борда на РИ, а не датата на церемонията по чартирането.
Планиране за срещата за връчване на хартата
Дата и място
Дистрикт гуверньорът, в сътрудничество със специалния представител и офицерите на новия клуб, определя датата и часа на срещата за връчване на хартата. Офицерите в сътрудничество със специалния представител, организират и планират събитието. При избора на дата трябва да се вземе под внимание това, че за внимателното планиране на програмата и посрещането на гостите, както и за разгласяване на събитието в целия дистрикт, е необходимо време. Трябва да се избягва застъпване на събитието с други събития в дистрикта, за да може членовете на други клубове да участват. Изборът на място на срещата зависи от наличието на необходимото оборудване и очакваната посещаемост.
Оценка на разходите
Задължително е срещата да не породи дефицит на парични средства. Цената на билета трябва да бъде приемлива, но подходяща за покриване на всички разходи по церемонията.
При изготвяне на бюджета вземете под внимание очакваната посещаемост и разходите за храна на човек, както и разходите, свързани с отпечатването на програми, куверти за вечерята, карти, покани, реклами и други разходи, като украшения, разходи по програмата и специални гости.
Покани, отправени към клубовете в дистрикта
При изпращането на покани, трябва да се предвиди достатъчно време за клубовете да анонсират събитието на най-малко две от своите редовни клубни сбирки. В поканата трябва да се посочи датата, часът, цената и мястото на събитието, както и името на говорителя, лице за контакт и срок за резервации. Препоръчва се ротарианците да заплащат резервациите предварително.
Реклама
Съобщете за събитието в местните новинарски медии, за да може общността да получи представа за това какво е Ротари и да научи за новия клуб.¹ Снимки и биографии на основателя на Ротари и на настоящите президент и генерален секретар на РИ могат да бъдат получени от Секретариата по поръчка.
За да съдействате за изграждане на приятелски отношения с местните медии, изпратете хвалебствена покана на издателите или редакторите на местните вестници и директорите на радио и телевизионните станции.
Регистрация
Предоставете достатъчно улеснения за регистриране. За да се улесни процесът по представянето, трябва , ако е подходящо, да подготвите баджове с имената и името на клуба на всички посетители.
Програма
Цялата програма трябва да бъде съставена така, че да лансира приятелството и да въодушеви членовете на новия клуб. Ако самото място на срещата позволява, направете преди банкета посрещане или среща за приятелските групи. РИ предлага новите ротарианци и техните брачни партньори да носят идентификационни баджове, които са различни от тези на другите присъстващи на събитието.
Трябва да се отдели внимание на избора на ротарианеца, който ще направи основното обръщение. Говорителят трябва да има отличен опит на ротарианец и сподобност да държи пламенна реч.
Обикновено или специалният представител на дистрикт гуверньора или президентът на клуба спонсор движи нещата, свързани със срещата и служи като церемониалмайстор. Той проверява дали всеки участник е наясно какво и за какво време да свърши. Всеки участник трябва да получи екземпляр от програмата предварително.
Примерната програма е следната:
● Посрещане/Среща за приятелските групи
● Въвеждане на ред
● Молитва
● Общо приветствие
● Вечеря
● Представяне на официалните гости
● Представяне на присъстващите ротарианци
● Реч за Ротари
● Връчване на хартата
● Приемане на хартата и реч на президента на новия клуб
● Представяне на членовете на новия клуб и техните брачни партньори
● Поднасяне на подаръци от други клубове
● Изказване на благодарност от страна на дистрикт гуверньора или специалния представител.
¹ Примерен бюлетин е представен в Приложение 2 към тази глава и в www.rotary.org
Възпоменателна програма
Като спомен и исторически документ за връчването на хартата, може да бъде направена възпоменателна програма на срещата. Тя не трябва да бъде сложна или да изисква големи разходи. Програмата обикновено съдържа:
● Име на новия клуб
● Време и място на срещата за връчване на хартата
● Програма, включително имена на говорители
● Развлечения
● Имена на офицери и чартър членове
● Име на клуба(клубовете) спонсор(и) или на специалния представител
● Друга интересна информация
Подаръци за новия клуб
Често спонсорът и други клубове поднасят подарък на новия клуб, като трибуна на говорител, Ротари флаг, Ротари значки или камбана и чукче. Клубовете спонсори могат да предложат и да покрият таксата за чартирането на новия клуб. Дистрикт гуверньорът или специалният представител трябва да организира такива подаръци и преди срещата да уведоми церемониалмайстора кои клубове ще поднесат подаръци.
Почетни гости
За да бъде клубът представен на общността, на която ще служи, трябва да бъдат отправени покани и към местни високопоставени лица и към всички паст и настоящи офицери на Ротари интернешънъл, които са с местожителство в същия или в съседни дистрикти. Новият клуб трябва да реши към кои почетни гости да отправи хвалебствена покана.
Комитет по посрещане на гостите
Много важно е всеки гост да бъде лично поздравен. Клубът спонсор често създава комитет по посрещане на гостите. Комитетът трябва да разполага със списък на Ротари клубовете, чиито членове ще присъстват на церемонията.
Разположение
Дистрикт гуверньорът, специалният представител, президентът на клуб аспонсор, президентът и секретарят на новия клуб, почетните гости и техните брачни партньори обикновено сядат на почетно място.
Връчване на хартата от дистрикт гуверньора
Дистрикт гуверньорът обикновено връчва хартата, като изказва подходящо за случая слово, което може да се състои от:
● Описание на разрастването на Ротари
● Преглед на условията, с които клубът се е съгласил, след като става член на Ротари интернешънъл
● Значението на Ротари за неговите отделни членове и за цялата общност
● Ползите от ротарианското приятелство в дистрикта и по света
● Значимостта на непрекъснатото увеличаване и развитие на членовете
● Ползи и значимост на присъствието на Дистрикт конференция и на Конгреса на РИ
След словото дистрикт гуверньорът връчва хартата.
Приложение 1:
Сподели с приятели: |