Регистрация на документите. Електронна регистрация на документите
Изтегляне 16.19 Kb.
|
Свързани:
PetiaAngelkova Autoreferat 16.05.2018, ustna-rech-pri-deca-s-uvreden-sluh, dokumentite.com-syvremenni-predizvikatelstva-v-obuchenieto-i-rehabilitaciqta-pri-decata-s-uvreden-sluh, Документооборот. Движение на документите – работни процеси,
|
Регистрация на документите. Електронна регистрация на документите Регистрация на документите На регистрация подлежат всички входящи, изходящи и вътрешни документи. При регистрация за документа се съставя Регистрационно-контролна карта, при което той получава пореден номер и дата, в кратка анотация се представя информация за съдържанието му, попълва се информация за неговия автор/административна услуга, срок за изпълнение и други допълнителни данни, свързани с хода на изпълнение на задачите по документа. Входящите документи се регистрират в деня на получаването им, изходящите и вътрешните, в деня на подписването им. С един входящ/изходящ номер се регистрират документите по определен въпрос, по този начин се извършва обвързване на документите в преписка. След регистрация документите се насочват към съответните ръководители за поставяне на резолюция. С поставянето и ръководителят възлага задачи, както и дава указания за тяхното изпълнение. Регистрация в дневник Най-често документите се регистрират в дневник. Форми- входящ и изходящ дневник или комбиниран дневник, в който задължително се записват на ръка в хронологична последователност регистрационния номер и датата на регистриране. Дневник тип ЕДСД- регистрират се цели преписи с един и същ номер или с последователни входящи и изходящи номера. Регистрация в картотека Значително по-добра за регистриране е картотечната система с контролни карти (РКК). Предлага индивидуално и групово регистриране. Индивидуалното регистриране предлага всеки документ да се регистрира на отделна карта. Регистрирането на заявления и жалби е законово уредено и се извършва отделно от останалата документация. Заповедите, протоколите и другите документи, по които не възникват преписки, се регистрират бездневнично, с класиране. Класирането и регистрирането става по групи, в зависимост от дейността, за която се отнасят. На всеки документ, пред поредния номер се поставя индекс, предвиден за съответната група, към която спада документа, съгласно номенклатурата на делата. Тези документи се индексират с регистрационен индекс, който има следната структура: XX – XX където: XX – XX — Индекс, съгласно номенклатурата на делата; XX – XX — Пореден номер на документа за съответната група При груповата регистрация данните от групата документи се описва на един фиш. Полетата, които се попълват са: Корепондент; Вид документ; Резолиран от; Кореспондентски регистрационен индекс; Относно; Задача на резолюцията. При регистрирането на документите на първата страница се поставя регистрационен щемпел. Щемпелът може да има различна форма. Той съдържа: Наименование на учреждението или структурното звено, в което се извършва регистриране. Най-често се прави със съкращения; Индекс, който се състои от условно означение – цифрено или буквено; Номер и дата на регистрирането. Пример: ХХ – ХХ – ХХ ХХ – ХХ –ХХ – индекс на кореспондента, съгласно регистрационната схема ХХ – ХХ – ХХ – пореден номер номер на РКК от съответната кореспондентска партида. В зависимост от предназначението им, РКК имат различен цвят на отпечатъка: черен (РКК–1) — за регистрационно-справочната картотека; зелен (РКК–2) — за главната контролна картотека и за справочните картотеки; син (РКК–3) — за сроковите картотеки при информационните органи по сроков контрол I ниво и за централната срокова картотека; червен (РКК–4) — зa сроковите картотеки при информационните органи по сроков контрол II ниво. Електронна регистрация на документите Система Е-ДОКУМЕНТООБОРОТ осигурява безхартиена технология на деловодната работа чрез регистрация на работни документи, движението и съгласуването им в електронен вид, запазването на всички версии и бележките към тях. Тя включва: деловодна регистрация на хартиени документи, сканирани документи, електронни документи- по всички използвани деловодни технологии; автоматично регистриране, водене, приключване на преписки по кореспонденти, поддържане на реални и виртуални преписи и дела с документи; автоматично Е-регистриране на документи, изпратени от една регистратура до друга в рамките на организацията; автоматично регистриране на документи от e-mail с обединяване на няколко съобщения в един документ, поради голям обем на прикачените файлове; автоматично регистриране на документи от e-mail чрез разбиване на входно e-mail съобщение, съдържащо няколко документа за поотделна деловодна регистрация на всеки от тях. Изтегляне 16.19 Kb. Сподели с приятели:
|