Документооборот Терминът „документооборот“ включва всички взаимосвързани процеси по отношение движението на документите, от момента на тяхното съставяне или получаване до момента на тяхната окончателна обработка
Документооборот Терминът „документооборот“ включва всички взаимосвързани процеси по
отношение движението на документите, от момента на тяхното съставяне или
получаване до момента на тяхната окончателна обработка, изпращане или отлагане за
съхранение в архив.
Обработката на документите, свързана с тяхната регистрация, насочване и
приключване се осъществява в специално обособено звено – деловодство.
Движение на документите – работни процеси Вече уточнихме, че организацията на документационните процеси се осъществява
чрез вътрешни правила или правилници, в които детайлно са разработени основните
деловодни процеси, включващи:
- организация на работа с входящите документи;
- организация на работа, изготвяне и оформяне на вътрешните документи;
- организация на работа, изготвяне и оформяне на изходящи документи;
- организация на работа с предложения, сигнали и заявления за достъп до
обществена информация;
- организация на контрола по спазване на сроковете за изпълнение на
задачите, произтичащи от документите;
- организация на справочно-информационната дейност;
- запазване и текущо съхраняване на документите.
При организирането на работата с документи е важно да се спазват точно
разработените процедури в правилата/правилниците, като се следи за:
- правилното насочване на документите към ръководните нива и
административни звена, от чиято компетентност са същите;
- реализиране без загуба на време движението на документите към
съответните административни нива;
- изключване или ограничаване на обратните придвижвания, по отношение
на погрешно насочените документи.
Организация на работата с входящите документи Работните процеси свързани с организация на работата с входящите документи включва дейности по приемане, разпределение и регистриране на входящите документи, извършвани в следната последователност:
- приемане, първоначална деловодна обработка;
- разпределение на документите за регистрация;
- регистриране и сканиране на документите;
- насочване на документите към съответните ръководни нива за работа и
поставяне на задачи по тях.
Важен момент при организация на работата с входящите документи е тяхната
