Утвърждавам: Административен ръководител – председател:

Осигуряването на ефективност на процеса по управление на рисковете изисква редовно и непрекъснато систематично наблюдение (мониторинг) на всеки негов етап и периодично докладване на идентифицираните рискове и предприетите действия за тяхното снижаване (реакции). За осъществяване на систематично наблюдение Административния ръководител-председател на РС-Сандански назначава със заповед нарочна комисия при РС-Сандански, която периодично /в края на всяко шестмесечие/ да преглежда риск-регистъра, да анализира състоянието на рисковете в него, и резултатите от предприетите мерки за тяхното снижаване и отстраняване, да идентифицира и предлага включването в регистъра на нововъзникнали рискове и мерки за тяхното преодоляване, както и отпадането на неактуалните такива. При възникване на внезапни събития или друга необходимост, определени рискове или целия регистър могат да бъдат преглеждани извънредно в зависимост от тяхната специфика или особена значимост или прегледа им да става при по-кратка периодичност /например ежемесечно или на всяко тримесечие/. След извършване на всеки преглед на риск-регистъра се провежда среща на членовете на комисията с Административния ръководител–председател на РС-Сандански и отговорните длъжностни лица при РС-Сандански, на която се докладват резултатите от него и се обсъждат действията, които е необходимо да бъдат предприети за неутрализирането или намаляването на съответните рискове.

За срещите на Административния ръководител на РС-Сандански и служителите на ръководни длъжности при РС-Сандански с членовете на комисията за преглед на риск-регистъра, провеждани във връзка с прегледа и актуализирането на риск-регистъра се изготвя протокол, който отразява взетите решения. Към протокола се оформя приложение, което съдържа рисковете, определени като високи/ниски. Това е необходимо, за да се осигури документирането и наблюдението на тези рискове, които по принцип не се отразяват в риск-регистъра.

Целта на процеса по мониторинг и докладване е да наблюдава дали рисковия профил (вероятността и влиянието на идентифицираните рискове) се променя, и да дава увереност на административния ръководител, че процеса по управление на риска остава ефективен във времето и са предприети необходимите действия за намаляване на риска до приемливо за РС-Сандански ниво.

За успешното наблюдение и оценяване на процеса по управление на рисковете в съда е необходимо да се регламентира:

- комуникацията и обмена на информация между всички нива и служители в РС-Сандански относно идентифицираните рискове;

- реда и сроковете за извършване на регулярните прегледи на риск - регистъра;

- реда и сроковете за докладване на всички значими рискове, предприетите действия и ефекта от тях, както и за нововъзникнали събития. Например за едни рискове срокът за докладване може да е на всеки три месеца, а за много-високи рискове - ежемесечно или дори ежедневно;

- отговорните за изпълнението на необходимите действия структурни звена и служители.

Докладите относно управлението на рисковете се адресират до Административния ръководител – председател на РС-Сандански и следва да съдържат данни за:

- предприетите действия във връзка с процеса по управление на рисковете;

- изпълнението на планираните действия, заложени в регистрите на рисковете, информация за ефективността им и в случай, че те не са били ефективни, анализ на причините за това;

- настъпила ли е промяна в описаните в регистрите рискове;

- нововъзникнали обстоятелства, които могат да предизвикат промяна в отразените в регистрите рискове;

- компетентността на служителите по отношение управлението на рисковете (информация за преминали обучения)

- спазени ли са сроковете за изготвяне на докладите.

Въвеждането на процедурата за докладване е особено важно, тъй като Районен съд-Сандански е второстепенен разпоредител с бюджетни средства и често за предприемането на дадена реакция на риск е необходимо одобрението на ВСС. Това е особено важно в случаите, когато изборът на реакция е отговорност на горестоящия разпоредител с бюджетни кредити и той трябва своевременно да бъде уведомен за рисковете и тяхната оценка, с оглед предприемане на действия от неговата компетентност.

За успешното наблюдение и оценяване на процеса по управление на рисковете в РС-Сандански са разработени следните вътрешни правила и процедури:

1. Създадена е вътрешно–информационна система и са утвърдени вътрешни правила за организацията на документооборота на счетоводните документи и общи изисквания и процедури за касовото изпълнение на бюджетната сметка на РП-Сандански.

2. Утвърдени са вътрешни правила за осъществяване на предварителен контрол за законосъобразност на различните дейности в Районен съд-гр. Сандански.

3. Издадена е заповед за определяне на състава на комисията при РС-Сандански, натоварена със задачата да идентифицира, анализира, наблюдава и докладва на Административния ръководител потенциалните рискове, изпълнението на предприетите мерки за преодоляването на опасността от действието на идентифицираните рискове и резултатите от тях, набелязването на нови такива мерки, условията и правилата за работа на тази комисия.

Докладите на членовете на тази комисия до Административния ръководител на РС-Сандански се изготвят по следната схема:

- анализ на резултатите от изпълнението на планираните действия заложени в риск-регистъра, предоставянето на информация за ефективността им, а в случай че те не са били ефективни – анализ на причините за това.

- настъпила ли е промяна в описаните в регистъра рискове

- установяване на нововъзникнали обстоятелства, които могат да предизвикат промяна в отразените в регистъра рискове.

- набелязване на нови мерки за преодоляване на опасността от въздействието на идентифицираните рискове съобразно риск–регистъра на РП-Сандански и обсъждане на същите.

Настоящата стратегия за управление за риска в РС-Сандански е изготвена в съответствие със Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор /ЗФУКПС/. Съобразно този закон, управлението на риска в рамките на РС-Сандански, е отговорност преди всичко на Административния ръководител-председател на РС-Сандански. Той обаче изпълнява тази си отговорност със съдействието на магистратите и служителите на ръководни длъжности в РС-Сандански, тъй като в редица случаи те познават най-добре звената и служителите, които ръководят, техните цели и задачи и обвързаността на тези цели и задачи със стратегическите цели на РС-Сандански. Именно поради това Административния ръководител съвместно с тях взима решение за организирането на процеса по управление на риска и съдържанието на стратегията, както и кои магистрати и служители от РС-Сандански ще вземат участие в състава на Комисията по преглед и анализ на риск регистъра, съответно пряко ще участват в процеса на наблюдението и управлението на рисковете отразени в него.

В РС-Сандански организационната структура създадена по повод осъществяване на дейността по управлението на риска включва следните нива:

1. Административен ръководител-председател

2. Съдебен администратор.

3. Работна група (комисия) при РС-Сандански, утвърдена със заповед на Административния ръководител, натоварена със задачата да извършва периодичен преглед на риск-регистъра на РС-Сандански, да анализира отразените в него рискове и нововъзникналите такива, да анализира и докладва за резултатите от планираните и предприети мерки за намаляване на опасностите възникнали в резултат от съществуването на тези рискове и предложение за други такива с оглед гарантиране на тяхната ефективност и постигане на набелязаните стратегически цели.

4. Съдии при РС-Сандански.

5. Служители при РС-Сандански.

Отговорностите в дейността по управление на риска в РС-Сандански са разпределени както следва:
Административен ръководител-председател – отговорен за цялостното управление на риска по смисъла на чл.12 от ЗФУКПС. В тази си дейност той се подпомага от утвърдената от него работна група(комисия) и от всички служители на ръководни длъжности в РС-Сандански.

Работна група - утвърдена със заповед на Административния ръководител, натоварена със задачата да извършва периодичен преглед на риск регистъра на РС-Сандански, да анализира отразените в него рискове и нововъзникналите такива, да анализира и докладва за резултатите от планираните и предприети мерки за намаляване на опасностите възникнали в резултат от съществуването на тези рискове и предложение за други такива с оглед гарантиране на тяхната ефективност и постигане на набелязаните стратегически цели. Членовете на тази работна група се избират не само с оглед конкретната длъжност, която заемат, но и с оглед техните лични качества и компетентност - познанията им по отношение на специфичните области на дейност, по отношение на самия процес по управление на риска и т.н. Съставът на работната група се утвърждава от Административния ръководител. Работната група работи заедно със служителите на ръководни длъжности на различните управленски нива в съда, като ги подпомага при идентифицирането, оценката и избора на подходяща реакция при управлението на риска. Те проследяват добрите практики в процеса по управление на риска, поддържат връзка и обменят информация с отделните структурни звена, в които този процес е значително напреднал; организират обучения за служителите, на които представят същността и ползите от процеса по управление на риска. По този начин съществено се подобрява ефективността и ефикасността на процеса. Председателят на Съвета/координатор е служител на длъжност съдебен администратор.

Съветът по управление на риска заседава поне веднъж на всеки 12 месеца. При изпълнение на своите отговорности Съветът може да привлича за съдействие други служители от Районен съд-Сандански и/или външни лица и да провежда извънредни заседания.

- Извършва ежегоден преглед на Стратегията за управление на риска и прави предложения за актуализирането й;

- Отговаря за разработването и поддържането на риск-регистър на Районен съд-Сандански, включващ установените рискове, свързани с текущата и бъдеща дейност на съда, както и резултатите от техния анализ и оценка;

- Разработва и предлага и актуализира план за действие за прилагане на мерки за намаляване на рисковете, които са над приемливото ниво.

- Изисква и анализира информация за напредъка по изпълнението на предприетите за намаляване на рисковете мерки.

- Докладва на административният ръководител на Окръжен съд Благоевград за резултатите от дейността си на всеки 12 месеца.

Тъй като управлението на риска е неразделна част от планирането и определянето на целите и годишните приоритети на съда, идентифицирането на рисковете следва да се обвърже с бюджетната процедура за съответната година.

Има няколко съществени стъпки от ежегодната бюджетна процедура, при които е ключово да се идентифицират съществените рискове.

- обсъждане на първоначалните варианти на тригодишната бюджетна прогноза и разходните тавани за този период;

- анализиране на разчетите за развитието на политиките, програмите и инструментите за следващите три години;

- представянето и обсъждането във ВСС на проекта на бюджетната сметка за съответната година;

- приемането на закона за Държавния бюджет за съответната година от Народното събрание;

- приемането на постановление на Министерския съвет за изпълнение на Държавния бюджет за съответната година.

Като съществен момент по отношение на риска може да се посочи и изготвянето на периодични отчети за изпълнението на бюджета за текущата година (месечни, тримесечни, шестмесечни и годишни). Заедно с отчитането на бюджета да се извършва, в края на всяко шестмесечие следва да се извършва:

- преглед на риск - регистъра;

- обсъждане на идентифицираните рискове;

- ефективността на предприетите действия;

- актуализация на риск - регистъра във връзка с целите РС-Сандански за следващата година.

Идентифицирането на рисковете за посочените ключови етапи от ежегодната дейност на РС-Сандански като второстепенен разпоредител с бюджетни кредити, подпомага процеса по управление на рисковете и дава възможност риск - регистърът на организацията да се поддържа в актуално състояние. От него следва да отпаднат тези рискове, които вече са овладени - снижени са до приемливо ниво и да се включат други съществени за планирания период рискове.

Приложение № 1

Приложение № 2