Делова кореспонденция(лингвостилистика) – Диана Иванова
Изтегляне 187.5 Kb.
|
| Инициали – идентифицират лицата, съставили и написали писмото.
Регистрационни индекси. Копие до други адресати. Оставен ред за вписване на изходящ номер. Приложение – отбелязване, че към писмото се прилагат други документи. Удостоверителни надписи – „Препис!”, „Извлечение!”, „Вярно с оригинала”, след което се вписва длъжността на удостоверяващия, име, подпис, дата. Печат на институцията. Обикновено деловите писма се пишат на бланка. Бланката на институцията съдържа цялостната инфорчация за нея: адресите на главния офис и поделенията, телефон, факс, електронен адрес; могат да се посочат данъчен номер и IBAN номер. Писмата могат да бъдат писма искане (заявка, запитване), писмо отговор, писмо рекламация. Писмо искане – включва уводни думи, които показват целта на писмото, кой и за какмо пише. В изложението се обяснява същността на проблема, по който се пише. Заключението е любезно и доброжелателно, насочено към конкретно действие, което трябва да се приеме. Отговор на писмо искане се пише в случаите, когато се иска от нас: Доставка, извършване на услуга и други. Изпращане материали като каталози, оферти, договори, ценова листа, за да се изпълнят поръчки и услуги. Отговор на въпроси относно продукцията или услугата на институцията. Отговора на писмото искане може да бъде утвърдителен – да показва добра воля и благосклонно отношение. Съпричастен онговор се дава, когато не сме в състояние да удовлетворим дадено искане, но можем да помогнем по друг начин. Това трябва да се декларира, като се потърси алтернатива, близка до искането. Когато имаме отрицателен отговор на писмото искане, отказът трябва да се направи любезно, като се посочат обективните причини за това. Не се започва с отрицателно изречение, трябва да се изрази готовност за сътрудничество в бъдеще. Писмо оферта – писмата оферти се пишат, за да приканят към закупуване на продукти, да привлекат партнъори за бизнеса, да се предложат услуги, идеи и други. В писмото оферта се описват качествата на продукта (услугата), акцентира се върху неговите предимства, предлага се изгода за клиента, обявява се цената. Към писмото оферта се прилагат: визитна картичка, образецна продукта, рекламни материеали. Текстът на писмото трябва да предразполага към активност от страна на купувача. Писмо рекламация (жалба, въражение) – с писмото рекламация се предявяват основателни искания към институцията, допуснала неспазване на договорни отношения, несъответствия при доставка на стоки и услуги и други. Целта на рекламацията е да потърси обещетение, да се компенсират загубите. В писмата рекламации се констатират неточности, търси се разрешение на проблема. Пишат се по повод некачествена или повредена стока, закъснение на доставката, некоректно изпълнение на поръчката. Писмата отговори на рекламацията се пишат във всички случаи, независимо какъв ще бъде резултатът – положителен или отрицателен. Поднасяне на извинения. Приемане рекламацията за основателна (при доказан пропуск). Частично удовлетворяване на искането. Отхвърляне на рекламацията (тактично, с аргументи). Писма за връзки с обществеността – този вид писма не се отличават съществено от разгледаните, но в тях има възможност за по-голямо творчество и разнообразие. С тях благодарим, информираме, поздравяваме; създаваме благоприятно обществено мнение; те засилват имиджа на компанията и други. Писмата могат да бъдат информатимни, благодарствени, поздравителни, състрадателни и съболезнователни,писма покани. Лични бизнес писма. В личните бизнес писма се изтъква поводът за писмото. Започва с любезно обръщение. Излага се съдържанието. В заключителната част се включват поздравите и пожеланията. Завършва се с любезна фраза и със собственоръчен подпис. Не се слага печат. Изпраща се с марка (а не „по сметка”). Изтегляне 187.5 Kb. Сподели с приятели:
|