Доклад по проекта. Докладът се подава по един от следните начини

ИЗПЪЛНИТЕЛНА АГЕНЦИЯ
„ЖЕЛЕЗОПЪТНА АДМИНИСТРАЦИЯ”



МИНИСТЕРСТВО НА ТРАНСПОРТА, ИНФОРМАЦИОННИТЕ ТЕХНОЛОГИИ И СЪОБЩЕНИЯТА

Ул. “Ген. Й. Гурко” № 5, София 1000 www.iaja.government.bg

Тел: ( +359 2 ) 9409 428 iaja@mtitc.government.bg

Факс: ( +359 2 ) 987 67 69

• 
  Този доклад се изготвя и подписва от Ръководителя на проекта или от упълномощено от него лице.
  
• 
  С подписа се удостоверява, че всички данни, включени в доклада са верни, пълни и изчерпателни.
  
• 
  Информацията в доклада, трябва да е обвързана с финансовата информация, представена във финансовия отчет.
  
• 
  Докладът трябва да бъде в печатна форма и да е попълнен на български език.
  
• 
  Разширете отделните параграфи, колкото е необходимо, за да впишете цялата информация.
  
• 
  Управляващият орган няма да приеме доклада, ако дадено поле не е попълнено. В случай, че дадено поле не е приложимо, отбележете го.
  
• 
  Отговорите на всички въпроси трябва да се отнасят до периода на отчитане, посочен в т. 1.6 по-долу.
  
• 
  Годишните доклади се подават до 15 януари на годината след отчетния период. Годишен технически доклад не се изготвя, когато за същия период се представя окончателен доклад по проекта.
  
• 
  Докладът се подава по един от следните начини:
  

• 
  на хартиен и електронен носител на адресa на Управляващия орган:
  

Министерство на финансите

ул. „Г. С. Раковски” 102

София 1040

Докладът се съставя в 2 оригинални екземпляра – един за Бенефициента (съхранява се в досието на проекта) и един за Управляващия орган

1. 
   Описание
   
   1. 
      Пълно наименование по регистрация на бенефициента, съобразно договора за безвъзмездна финансова помощ: Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”, с адрес: гр. София 1000, ул. Ген. Й. Гурко” № 5, ЕИК 130663221, представлявана от Веселин Василев – изпълнителен директор и Галина Димитрова – главен счетоводител в Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”.
      
   2. 
      Име, длъжност, телефон и e-mail на лицето за контакти: Петър Миронов – ръководител на проекта, Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”, тел. 02 9409 517, pmironov@mtitc.government.bg
      
   3. 
      Пълно наименование на партньорите по проекта: - НП
      
   4. 
      Наименование на проекта: „Изграждане на ефективна и компетентна администрация, чрез повишаване квалификацията на служителите в ИА „Железопътна администрация”
      
   5. 
      Номер на договора: - № ЦА 12-22-25/01.10.2013 г.
      
   6. 
      Начална и крайна дата на периода на отчитане: - от 01.10.2013 г. до 31.12.2013 г.
      
   7. 
      Целеви групи: - Служителите в Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”.
      

2. 
   Оценка на изпълнението на дейностите по проекта
   
   1. 
      Дейности и резултати
      

През отчетния период е извършено:

Сформиране на екипа за изпълнение на проекта.

Подготовка и издаване на заповед № 14-00-95/08.10.2013 г. от Изпълнителния директор на ИА ЖА за управляващ екип на проекта.

Координационна среща на екипа за разпределение на задачите, конкретизиране на сроковете, създаване на условие за доброто управление на целия проект – Протокол № 1 от 07.10.2013 г.

Изготвяне на граждански договори за членовете на екипа от 10.10.2013 г.

Определяне на отговорник по съхранение на документите на хартиен и електронен носител – Протокол № 2 от 14.10.2013 г.

Поддържане на хартиен и електронен Регистър на документите по проекта.

Изпратено писмо № 14-00-95/14.10.2013 г. до ОПАК с график за планираните обществени поръчки .

Съгласуване и одобрение на графика за обществени поръчки с писмо № ЦА 12-22-25/17.10.2013 г.

Изпратено писмо № 14-00-95/25.10.2013 г. до Управляващия орган на ОПАК в Министерство на финансите с искане за несъществена промяна на договора.

Изготвена заповед за избор на изпълнител на обществена поръчка с предмет: „Осигуряване на информация и публичност” на проекта – заповед № 14-00-102/28.10.2013 г.

Сключване на договор за услуга с предмет „Осигуряване на информация и публичност” на проекта с избрания изпълнител „Маркетор” ООД.

Сключване на допълнително споразумение (Анекс) № 1 към договор № ЦА 12-22-25/01.10.2013 „Изграждане на ефективна и компетентна администрация, чрез повишаване квалификацията на служителите в ИА „Железопътна администрация” – писмо № 14-00-95/15.11.2013 г.

Изготвяне на ежемесечни доклади до Изпълнителния директор за хода на изпълнение на проекта и план за следващите 3 месеца – писма № 14-00-95/31.10.2013, № 14-00-95/05.11.2013 и № 14-00-95/06.01.2014 г.

Подготовка и провеждане на пресконференция на 12.12.2013 г. за стартирането на проекта „Изграждане на ефективна и компетентна администрация, чрез повишаване квалификацията на служителите в ИА „Железопътна администрация”.

• 
  1. Заповед № 14-00-95/08.10.2013 г. от Изпълнителния директор.
  
• 
  2. Длъжностни характеристики за членовете на управляващия екип – 4 броя.
  
• 
  3. Граждански договори за членовете на управляващия екип от 10.10.2013 г. – 4 броя.
  
• 
  4. Подробен план за действие.
  
• 
  5.1 Протокол № 1 от заседание на екипа на 07.10.2013 г.
  
• 
  5.2 Протокол № 2 от заседание на екипа на 14.10.2013 г.
  
• 
  5.3 Протокол № 3 от заседание на екипа на 21.10.2013 г.
  
• 
  5.4 Протокол № 4 от заседание на екипа на 29.10.2013 г.
  
• 
  5. 5 Протокол № 5 от заседание на екипа на 04.11.2013 г.
  
• 
  5.6 Протокол № 6 от заседание на екипа на 15.11.2013 г.
  
• 
  5.7 Протокол № 7 от заседание на екипа на 28.11.2013 г.
  
• 
  5.8 Протокол № 8 от заседание на екипа на 09.12.2013 г.
  
• 
  5.9 Протокол № 9 от заседание на екипа на 20.12.2013 г.
  
• 
  6. Писмо № 14-00-95/14.10.2013 г. с график за планираните обществени поръчки .
  
• 
  7. Писмо № ЦА 12-22-25/17.10.13 на Министерство на финансите за одобряване на предложения график за обществените поръчки.
  
• 
  8. Писмо № 14-00-95/25.10.2013 г. до Управляващия орган на ОПАК в Министерство на финансите с искане за несъществена промяна на договора.
  
• 
  9. Писмо № 14-00-95/15.11.2013 г. за сключване на допълнително споразумение (Анекс) № 1 към договор № ЦА 12-22-25/01.10.2013 „Изграждане на ефективна и компетентна администрация, чрез повишаване квалификацията на служителите в ИА „Железопътна администрация”
  
• 
  10. Доклад до изпълнителния директор за хода на техническото и финансово изпълнение на дейностите по проекта за месец октомври – писмо № 14-00-95/31.10.2013
  
• 
  11. Доклад до изпълнителния директор за хода на техническото и финансово изпълнение на дейностите по проекта за месец ноември – писмо № 14-00-95/05.11.2013
  
• 
  12. Доклад до изпълнителния директор за хода на техническото и финансово изпълнение на дейностите по проекта за месец декември – писмо № 14-00-95/06.01.2014
  
• 
  13. Заповед № 14-00-102/28.10.2013 г.за избор на изпълнител на обществена поръчка с предмет: „Осигуряване на информация и публичност” на проекта.
  
• 
  14. Документация за обществена поръчка чрез покани на основание чл.14 ал.5 от ЗОП с предмет „Осигуряване на информация и публичност” на проекта.
  
• 
  15. Покани за участие в обществената поръчка „Осигуряване на информация и публичност” до три фирми специализирани в тази област.
  
• 
  16. Обратни разписки от поканените за участие в обществената поръчка фирми.
  
• 
  17. Заповед № 14-00-115/14.11.2013 г.за комисия за избор на изпълнител на обществена поръчка с предмет: „Осигуряване на информация и публичност” на проекта.
  
• 
  18. Протокол от 15.11.2013 г. на комисията за избор на изпълнител на обществена поръчка с предмет: „Осигуряване на информация и публичност” на проекта.
  
• 
  19. Писмо № 14-00-95/20.11.2013 г. до избрания изпълнител „Маркетор” ООД на обществената поръчка с предмет: „Осигуряване на информация и публичност”.
  
• 
  20. Договор от 29.11.2013 г. за услуга с предмет „Осигуряване на информация и публичност” на проекта.
  

През отчетния период е извършено:

Подаване на заявки за обучение в Института по публична администрация по електронен път.

Изпращане на индивидуални и групови заявки за обучение в ИПА на хартиен носител – писмо № 14-00-95/15.11.2013 г. до Изпълнителния директор на ИПА.

Изпратена заявка в ИПА за промяна на сигнатурата на един от планираните курсове за обучения – писмо № 14-00-95/22.11.2013 г.

Изготвяне на заповеди за обучения.

Проведено обучение за двама служители от агенцията в курс „Изграждане на среда за практическо прилагане на закона за електронното управление” – придобити сертификати за успешно приключване на курса - № 56542 и № 56543 от 27.11.2013 г.

Приложете всички подкрепящи документи, доказващи извършената дейност.

Изготвени документи за дейността по проекта:

• 
  1. Заявки за обучения в Института за публична администрация на хартиен носител.
  
• 
  1.1 Заявки за обучения в Института за публична администрация на електронен носител.
  
• 
  2. Писмо № 14-00-95/15.11.2013 г. до Изпълнителния директор на ИПА.
  
• 
  3. Писмо № 14-00-95/22.11.2013 г. до Изпълнителния директор на ИПА за корекция.
  
• 
  4. Фактура № 0000004053/04.12.2013 с доставчик ИПА.
  
• 
  5. Сертификат № 56542 за успешно завършен курс „Изграждане на среда за практическо прилагане на закона за електронното управление”.
  
• 
  6. Сертификат № 56543 за успешно завършен курс „Изграждане на среда за практическо прилагане на закона за електронното управление”.
  

През отчетния период е извършено:

Подготвя се документацията за обявяване на обществена поръчка за чрез публична покана за „Избор на изпълнител за провеждане на специализирани обучения пряко свързани със специфичната дейност на служителите в Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”.

Проведени са консултации в Европейската железопътна агенция и е заявена необходимост от високо класифицирани обучители по специализирани теми от проекта – писмо 14-00-95/22.11.2013 г.

• 
  1. Писмо № 14-00-95/22.11.2013 г. до изпълнителния директор на Европейската железопътна агенция – на български език.
  
• 
  2. Писмо № 14-00-95/22.11.2013 г. до изпълнителния директор на Европейската железопътна агенция – на английски език с входящ номер от ЕЖА.
  
• 
  3. Е-mail от секретариата на ЕЖА.
  

В процеса на изпълнение на проекта сте задължени да събирате информация за индикаторите, които сте заложили в проектното си предложение, както и за броя на участниците

Извършена е несъществена промяна по договор № ЦА 12-22-25/01.10.2013 „Изграждане на ефективна и компетентна администрация, чрез повишаване квалификацията на служителите в ИА „Железопътна администрация”. Нуждите на агенцията са от обучениe в курса „Вътрешен и външен одит” (ФС-4), а не както беше записано в проектното предложение „Контрол, одит и отчетност в администрацията” Цените за обучения и в двата курса са еднакви и общата бюджетна цена за обученията в ИПА се запазва.

• 
  Писмо № 14-00-95/25.10.2013 г. до Управляващия орган на ОПАК в Министерство на финансите с искане за несъществена промяна на договора.
  
• 
  Писмо № 14-00-95/15.11.2013 г. за сключване на допълнително споразумение (Анекс) № 1 към договор № ЦА 12-22-25/01.10.2013 „Изграждане на ефективна и компетентна администрация, чрез повишаване квалификацията на служителите в ИА „Железопътна администрация”.
  
• 
  Анекс № 1 към договор № ЦА – 12-22-25/01.10.2013 г.
  

4. 
   Опишете задължително плана за изпълнение на проекта като включите конкретни дейности и дати за провеждане на събития (конференции, кръгли маси, семинари, обучения и други) за два месеца напред:
   

2. 
   Партньори и други форми на сътрудничество
   
   4. 
      Опишете вашите отношения с други организации, ангажирани в изпълнението на проекта (ако е приложимо):
      

• 
  Партньори - НП
  
• 
  Изпълнител/и (ако има такива) – всички договори с юридически лица, приложената процедура за възлагане (ако е проведена такава) и наименование на изпълнителя - НП
  
• 
  Опишете всички договори с физически лица, възложени в контекста на изпълнението на проекта през периода на отчитане, като посочите за всеки договор стойността.
  

1. 
   Граждански договор на Петър Миронов – ръководител на проекта, стойност на договора – 2 051 лв.
   
2. 
   Граждански договор на Силвия Шумелова – координатор на проекта, стойност на договора - 1 631 лв.
   
3. 
   Граждански договор на Галина Димитрова – счетоводител на проекта, стойност на договора – 2 230 лв.
   
4. 
   Граждански договор на Снежана Янкова – технически сътрудник, стойност на договора – 1 565 лв.
   

• 
  Целеви групи – служителите на Изпълнителна агенция „Железопътна администрация”
  

4. 
   Ако вашата организация е получавала други безвъзмездни помощи от ЕО, до каква степен в рамките на настоящия проект са доразвити/допълнени резултатите от предходния проект (проекти) - НП
   

2. 
   Информация и публичност
   

Опишете дейностите за осигуряване на информация и публичност, които сте изпълнили в периода на отчитане.

Проведена беше началната пресконференции на която се представи проекта и очакваните резултати от изпълнението му. Изготвени бяха и разпространени материали, отговарящи на указанията на УО за публичност на ОПАК, като: презентационни материали, банери и информационни табели. Организирана беше регистрация на участниците и бяха осигурени анкетни листове съгласно изискванията на ОПАК във връзка с отчитането пред Европейската комисия. Направени са 3 броя публикации в три специализирани печатни медии за популяризиране на проекта. Текущо се публикува информация на сайта на ИА „Железопътна администрация” http://www.iaja.government.bg/, свързана с реализирането на дейностите по проекта както и са изпълнявани и други дейности за постигане на публичност на ОПАК. Във всички предвидени материали и събития по проекта се обявява съ-финансирането от ЕСФ по ОПАК, чрез поставяне на логата и слоганите на ЕС, на ЕСФ и на ОПАК. Също така задължително се изписва или цитира текста “Проектът се осъществява с финансовата подкрепа на Оперативна програма “Административен капацитет”, съ-финансирана от Европейския съюз чрез ЕСФ”. Предвидените рекламно-информационни материали са разпространени по време на провежданите кампании.

• 
  1. Покани до ръководители на МТИТС за пресконференцията във връзка с началото на проекта - заместник-министър, главен секретар, директор „Финанси” и директор „Човешки ресурси”.
  
• 
  2. Списък на присъствалите на пресконференцията.
  
• 
  3. Презентация на проекта.
  
• 
  4. Два броя информационни табели монтирани на подходящи места в МТИТС и ИА „Железопътна администрация”.
  
• 
  5. Инсталиран е информационен банер на сайта на агенцията.
  
• 
  Реализирана визуална индентификация на проекта на сайта на ИА „Железопътна администрация”.
  
• 
  Периодично се актуализира информацията на сайта.
  
• 
  Изготвяне на табели с имената на презентиращите на пресконференцията.
  
• 
  6. Изготвяне на прес съобщение и 3 броя публикации в специализирани издания за железопътен транспорт – вестник „Железничар”, бр. 28, от 13.12.2013 г., вестник „Транспортен вестник”, бр. 44, от 13.12.2013 г. и списание „Железопътен транспорт”, бр. 1 за 2014 г.
  
• 
  7. Доклад за изпълнените дейности по информация и публичност за стартирането на проекта от фирмата изпълнител – „Маркетор” ООД.
  
• 
  8. Изготвен е приемно –предавателен протокол между ИА ЖА и „Маркетор” ООД.
  
• 
  9. Одобрен е констативен протокол за извършеното по услугата „Информация и публичност”.
  
• 
  10. Фактура № 0000000964 от 12.12.2013 г.за изпълнение на дейностите по информация и публичност на проекта.
  
• 
  11. Снимки от пресконференцията.
  
• 
  12. Снимки на информационните табели в МТИТС.
  
• 
  13. Анкетни листове за присъствалите на пресконференцията.
  

2. 
   Проверки на място
   

Опишете всички проверки на място, които са Ви били извършени от страна на УО на ОПАК или друга проверяваща организация/институция, както и открити нередности и предложени корективни мерки (ако е приложимо) - НП

2. 
   Одит
   

2. 
   Друго
   

Декларирам, че:

1. 
   Всички данни, включени в доклада са верни, пълни и изчерпателни.
   
2. 
   Партньорът/партньорите по проекта са запознати с настоящия доклад.
   

Име на ръководителя на проекта или на упълномощено от него лице: - Петър Миронов

Подпис и печат: ………………………………