регистрация, осъществявана на основата на регистрационна схема, съдържаща
сигнатурни индекси на кореспондентите, с които си комуникира административната
структура.
Прецизното изработване на регистрационната схема дава възможност на
служителите да проследяват и извършват коректни справки и лесно да се ориентират в
представените им за работа документи.
При регистрацията, за документа се съставя Регистрационно-контролна карта
(РКК), като по този начин същият получава пореден номер и дата, в кратка анотация се
представя информация за съдържанието му, попълва се информация за неговия
автор/административна структура, срок за изпълнение и други допълнителни данни,
свързани с хода на изпълнение на задачите по документа.
На регистрация подлежат всички входящи, изходящи и вътрешни документи.
Входящите документи се регистрират в деня на получаването им, изходящите и
вътрешните, в деня на подписването им.
С един входящ/изходящ номер се регистрират документите по определен въпрос,
по този начин се извършва обвързване на документите в преписка.
След регистрация, документите се сканират (сканирането на документи се
осъществява в административни структури създали нужната организация за това) и
насочват чрез Автоматизираната информационна система (АИС) към съответните
ръководни нива за поставяне на резолюция.
С поставянето на резолюция върху документа, ръководителят възлага задачи,
както и дава указания за тяхното изпълнение.
Мястото на резолюцията е в свободното поле в горната част на оригиналния
документ и включва: име на изпълнителя/ите, задача, указания за изпълнение на
задачата (ако има такива), срок за изпълнение, дата на поставяне на резолюцията,
подпис. При изписването, резолюцията не трябва да нарушава текста на документа.
В зависимост от нивото на организация на документооборота в
административната структура, хартиените документи могат да останат в
регистратурата, а да се работи само с техния сканиран формат в АИС.
Правилното насочване на документите, съобразно функционалната ангажираност
на административните звена, е важно условие за ефективната работа на
администрацията. Грешките допускани при организация на този процес означават
загуба на време при повторното насочване на документа, отразяващи се върху
сроковете за изпълнение на задачите по него.
