Организация на работата, свързана с изготвяне на вътрешните документи Последователността от дейности при работа с тях включва:
- изготвяне на документа в 2 екземпляра – един, със съгласувателните
подписи, остава в регистратурата и един за насочване към адресата;
- регистриране и сканиране на вътрешните документи и насочване към
съответния адресат;
- при необходимост от съгласуване на вътрешния документ с други
заинтересовани звена, изготвящият документа осъществява нужната
комуникация.
Организация на работата, свързана с изготвяне на изходящите документи При организация на работните процеси, свързани с изготвяне на изходящи
документи се извършват дейности идентични с изготвяне на вътрешни документи, с
тази разлика, че изходящите документи са адресирани до външни административни
структури.
Изходящите документи се изготвят в 2 екземпляра (а при необходимост и в
повече екземпляри), един със съгласувателните подписи остава за регистратурата и
един за изпращане до адресата.
Ако изходящият документ трябва да се подготви от няколко административни
звена, отговорникът за изпълнението на задачата задължително осъществява
съгласуването с тях. Целта е, излизане с общо становище по поставената задача и
представяне на конкретно решение на ръководството на ведомството.
След одобрение и подписване на изходящия документ, същият се регистрира,
сканира и изпраща по предназначение.
